เอกสารประกอบ การจ ดการความร ป งบประมาณ พ.ศ ค ม อ/แนวทาง เร อง การจ ดท ารายงานการควบค มภายใน (ระด บส วนงานย อย)

(1)

เอกสารประกอบ

การจัดการความรูปงบประมาณ พ.ศ. 2557

คูมือ/แนวทาง

เรื่อง

“

การจัดทํารายงานการควบคุมภายใน

”

(ระดับสวนงานยอย)

(ตามคํารับรองการปฏิบัติราชการของสวนราชการประจําปงบประมาณ พ.ศ.2557)

ตัวชี้วัดรวม : (RM)

(รอยละความสําเร็จของการดําเนินงานดานการจัดการความรูเทียบกับเปาหมาย)

กลุมตรวจสอบภายใน กรมสงเสริมวัฒนธรรม

กระทรวงวัฒนธรรม

(2)

คํานํา

กลุมตรวจสอบภายใน กรมสงเสริมวัฒนธรรม ไดจัดการความรูเกี่ยวกับการ

ตรวจสอบภายใน โดยรวบรวมจากเอกสาร ตํารา แนวปฏิบัติและจากประสบการณของผู

ตรวจสอบภายในนําความรูเหลานั้นมาประมวลเปนองคความรูเรื่อง คูมือ/แนวทาง

“

การจัดทํา

รายงานการควบคุมภายใน

”

(ระดับสวนงานยอย) เพื่อใหบุคลากรของสวนราชการปฏิบัติไดอยาง

ถูกตอง สอดคลองกับระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน วาดวยมาตรฐานการควบคุมภายใน

พ.ศ.

2544

กันยายน 2557

(3)

สารบัญ

ความเปนมา

1

ความหมายการควบคุมภายในของ คตง.

2

แนวคิด/องคประกอบของการควบคุมภายใน

2

ขั้นตอนการประเมินความเสี่ยง

4

ขั้นตอนการจัดทํารายงานระดับสวนงานยอย

9

ภาคผนวก 1

ตัวอยาง (แบบติดตาม)

14

ภาคผนวก 2 ตัวอยาง (แบบ ปย.1)

16

ตัวอยาง (กระดาษทําการ)

2

3

ตัวอยาง (แบบ ปย.2)

3

2

ภาคผนวก 5 ตัวอยาง เกณฑการประเมิน

3

4

(4)

1

ความเปนมา

ตามระเบียบคณะกรรมการตรวจเงินแผนดินวาดวยการกําหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน

พ.ศ. 2544

ซึ่งออกโดยอาศัยอํานาจตามพระราชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญ

วาดวยการตรวจเงินแผนดิน

พ.ศ. 2542

มาตรา

15 (3) (ก) (ค) และมีผลบังคับใชตั้งแตวันที่

27

ตุลาคม

2544

เปนตนมา

สาระสําคัญของ

ระเบียบฯ

ดังกลาว

คือ

กําหนดใหหนวยงานภาครัฐทุกแหงตองดําเนินการเกี่ยวกับระบบการควบคุมภายใน

2

ประการ

ไดแกการจัดวางระบบการควบคุมภายใน

และการประเมินผลระบบการควบคุมภายใน

ซึ่งตองมี

การประเมินผลทุกปและจัดสงรายงานการประเมินผลตอผูเกี่ยวของ

ไดแก

ผูกํากับดูแล

(

ปลัดกระทรวง)

คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลประจํากระทรวง

และคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน

ภายใน

90

วัน

นับแตวันสิ้นปงบประมาณ

(

ภายในวันที่

30 ธันวาคม) การประเมินผล

แบงเปน

2

สวน

คือ

การประเมินผล

ดวยตนเอง

(CSA : Control Self

Assessment) ซึ่งมี

2

ระดับ

ไดแก

ระดับองคกรหรือหนวยรับตรวจและ

ระดับสวนงานยอยหรือหนวยงานยอยและการประเมินผลโดยอิสระ

(Independent Assessment)

ซึ่งประเมินโดยผูตรวจสอบภายใน

การควบคุมภายในเปนระบบ

หรือกระบวนการที่ผูกํากับดูแล

ฝายบริหาร

และบุคลากรทุกระดับของหนวยงานรวมกันกําหนดใหมีขึ้นโดยแทรกอยูในกระบวนการปฏิบัติงานตามปกติ

นอกจากนี้

ยังเปนเครื่องมือที่ผูบริหารนํามาใชเพื่อใหความมั่นใจอยางสมเหตุสมผลวาการดําเนินงานจะ

บรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงคที่กําหนด

ไดแกดานการดําเนินงาน

(Operation :

O) ดานการรายงาน

ทางการเงิน

(Financial : F) และดานการปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบขอบังคับที่เกี่ยวของ

(Compliance : C) ระบบการควบคุมภายในแมวาจะจัดวางไวดีเพียงใดก็ตาม

เมื่อระยะเวลาผานไปความมี

ประสิทธิภาพ

และประสิทธิผลของมาตรการควบคุมดานตางๆ

ก็อาจเปลี่ยนแปลงไปตามสภาวะแวดลอมทั้ง

จากภายในและภายนอกหนวยงานการติดตามและประเมินผลการควบคุมภายใน

จึงเปนสิ่งสําคัญและจําเปนที่

จะชวยใหความมั่นใจวาระบบการควบคุมภายในที่มีอยูยังคงสามารถปองกันหรือลดความเสี่ยงตาม

สถานการณที่เปลี่ยนแปลงใหอยูในระดับที่ยอมรับได

หรือจําเปนตองปรับปรุงใหทันตอสถานการณที่

เปลี่ยนแปลงไป

เพื่อใหระบบการควบคุมภายในคงความมีประสิทธิภาพ

และประสิทธิผลอยูเสมอ

อนึ่ง

คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ

ไดกําหนดแนวทางการตรวจสอบและประเมินผลภาค

ราชการ

ประจําแตละปงบประมาณ

โดยกําหนดประเด็นหัวขอในการตรวจสอบและประเมินผล

เพื่อให

คณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลประจํากระทรวง

ใชประกอบการสอบทานและจัดทํารายงานผลการ

ตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการของแตละกระทรวง

ซึ่งไดกําหนดเรื่องการควบคุมภายในและการ

บริหารความเสี่ยง

จะตองดําเนินการรายงานตอคณะกรรมการตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ

ปละ

2

ครั้ง

ไดแก

การรายงานระหวางป

(

รอบ

6

เดือน) ใหจัดสงรายงานภายในวันที่

30

เมษายน

และรายงาน

ประจําป

(

รอบ

12

เดือน) ใหจัดสงรายงานภายในวันที่

30 ธันวาคม ของแตละป

ดังนั้น

สวนราชการในสังกัดกรม

สงเสริมวัฒนธรรม

จึงตองดําเนินการรายงานการประเมินผลการควบคุมภายใน

ตามระเบียบคณะกรรมการ

ตรวจเงินแผนดินวาดวยการกําหนดมาตรฐานการควบคุมภายใน

พ.ศ. 2544 และตามแนวทางการตรวจสอบ

และประเมินผลภาคราชการดังกลาว

(5)

2

แนวคิดเกี�ยวกับการควบคุมภายใน



เป็น

“

กระบวนการ

”

ที�รวมไว้หรือเป็นส่วนหนึ�งใน

การปฏิบัติงานตามปกติ



เกิดขึ�นได้โดย

“

บุคลากร

”

ในองค์กร



ทําให้เกิด

“

ความมั�นใจในระดับที�สมเหตุสมผล

”

เท่านั�น

ว่าการปฏิบัติงานจะบรรลุวัตถุประสงค์ที�

กําหนด

ฝ่ายบริหาร –จัดให้มีระบบ และติดตามผล ผู้ปฏิบัติงาน-ปฏิบัติตามระบบ

ความหมาย

ตาม

คตง.

“

การควบคุมภายใน

”

หมายความว่า

กระบวนการปฏิบัติงานที�ผู้กํากับดูแล

ฝ่ายบริหารและบุคลากรของหน่วยรับตรวจจัดให้มีขึ�น

เพื�อ

สร้างความมั�นใจ

อย่างสมเหต ุสมผลว่า

การดําเนินงานของหน่วยรับตรวจจะ

บรรลุ

วัตถุประสงค์ของการควบคุมภายใน

ด้านประสิทธิผลและประสิทธิภาพของ

การดําเนินงาน

ซึ�งรวมถึงการดูแลรักษาทรัพย์สิน

การป้องกันหรือลด

ความผิดพลาด

ความเสียหาย

การรั�วไหลการสิ�นเปลือง

หรือการทุจริตใน

หน่วยรับตรวจ

ด้านความเชื�อถือได้ของรายงานการทางการเงิน

และ

ด้าน

การปฏิบัติตามกฎหมาย

ระเบียบ

ข้อบังคับและมติคณะรัฐมนตรี

(6)

3

ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร



ผู้บริหารระดับสูง

มีหน้าที�รับผิดชอบโดยตรงในการ

กําหนดหรือออกแบบและประเมินผลการควบคุมภายใน



ผู้บริหารระดับรองลงมาทุกระดับ

มีหน้าที�กําหนดหรือ

ออกแบบการควบคุมภายในของส่วนงานที�แต่ละคน

รับผิดชอบ

การควบคุมภายในเป็นเครื�องมือที�ผู้บริหารนํามาใช้เพื�อให้ความมั�นใจอย่าง

สมเหตุสมผลว่าการดําเนินงานจะบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ที�กําหนด

ผู้บริหารควรตระหนักว่าโครงสร้างการควบคุมภายในที�ดีเป็นพื�นฐานที�สําคัญ ของการควบคุมเพื�อให้การดําเนินงานบรรลุผลสําเร็จตามวัตถุประสงค์ของ หน่วยรับตรวจ

4.

สารสนเทศ

และการสื�อสาร

3.

กิจกรรม

การควบคุม

2.

การประเมิน

ความเสี�ยง

5.

การติดตามประเมินผล

โครงสร้าง อํานาจหน้าที� การบริหารงานบุคคล ปรัชญา บุคลากร จริยธรรม ระบุปัจจัยเสี�ยง วิเคราะห์ความเสี�ยง การจัดการความเสี�ยง นโยบาย/วิธีปฏิบัติ การกระจายอํานาจ การสอบทาน ฯลฯ

1.

สภาพแวดล้อมการควบคุม

องค์ประกอบของการควบคุมภายใน

(7)

4

ขั�นตอนในการประเมิน

1.การระบุปัจจัยเสี�ยง (Risk Identification

)

3.การบริหารความเสี�ยง (Risk Management)

2.การวิเคราะห์ความเสี�ยง (Risk Analysis)

กําหนด วัตถุประสงค์ระดับ องค์กร/กิจกรรม ใช้ในการประเมินการ ควบคุมภายในเพื�อ รายงาน

Input Process Output

การประเมินความเสี�ยง

* บุคลากร(จํานวนความรู้ทักษะ การปฏิบัติงาน) * งบประมาณ(จํานวนเหมาะสม) * เครื�องมืออุปกรณ์ทรัพย์สิน(จํานวน การใช้งาน) * ข้อมูล(ครบถ้วนถูกต้องเป็นปัจจุบัน) * บุคลากร(จํานวนความรู้ทักษะ การปฏิบัติงาน) * งบประมาณ (จํานวนเหมาะสม) * เครื�องมืออุปกรณ์ทรัพย์สิน (จํานวน การใช้งาน) * ข้อมูล (ครบถ้วนถูกต้องเป็นปัจจุบัน) * โครงสร้างองค์กร/มอบหมายงาน (เหมาะสมตรงตามตําแหน่ง) * กฎหมาย/มาตรฐานงาน(ครอบคลุม ชัดเจนปฏิบัติได้) * ระบบงาน(ชัดเจนเพียงพอเหมาะสม) * การบริหารจัดการ(เป็นระบบชัดเจน โปร่งใสเป็นธรรมตรวจสอบได้) * การสื�อสาร/ประสานงาน/ ประชาสัมพันธ์(ช่องทางสมํ�าเสมอ ต่อเนื�อง) * เทคโนโลยี(เพียงพอเหมาะสม ปฏิบัติงานได้จริง) * โครงสร้างองค์กร/มอบหมายงาน (เหมาะสมตรงตามตําแหน่ง) * กฎหมาย/มาตรฐานงาน(ครอบคลุม ชัดเจนปฏิบัติได้) * ระบบงาน(ชัดเจนเพียงพอเหมาะสม) * การบริหารจัดการ(เป็นระบบชัดเจน โปร่งใสเป็นธรรมตรวจสอบได้) * การสื�อสาร/ประสานงาน/ ประชาสัมพันธ์(ช่องทางสมํ�าเสมอ ต่อเนื�อง) * เทคโนโลยี(เพียงพอเหมาะสม ปฏิบัติงานได้จริง) * ปริมาณ * คุณภาพ * ระยะเวลา * การใช้จ่าย * การใช้ประโยชน์ (เป็นไปตามวัตถุประสงค์/เป้าหมายของ งาน/โครงการ) * ปริมาณ * คุณภาพ * ระยะเวลา * การใช้จ่าย * การใช้ประโยชน์ (เป็นไปตามวัตถุประสงค์/เป้าหมายของ งาน/โครงการ) ความเสี�ยง

ตัวอย่างการระบุปัจจัยเสี�ยง

(8)

5

การวัดผลกระทบ

(

Impact)

เป็นการพิจารณาถึงความรุนแรงของเหตุการณ์ต่างๆ

ที�จะเกิดความเสียหาย/ผลกระทบต่อองค์กร ซึ�งมีทั�ง

ผลกระทบในเชิงปริมาณ (คิดเป็นมูลค่าความสูญเสียได้)

และในเชิงคุณภาพ

การวิเคราะหความเสี่ยง

เทคนิคการวิเคราะหความเสี่ยงมีหลายวิธี

โดยทั่วไปจะวิเคราะหความเสี่ยงโดยประเมินความถี่ที่จะเกิดหรือ

โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยง (Likelihood) และผลกระทบของ

ความเสี่ยง (Consequences) โดยการใหคะแนน

(9)

6

66

5 4 3 2 1 ตํ�า 1 กลาง ปาน 2 สูง 3 มาก สูง 4 5 ผล กระ ทบ โอกาสที�จะเกิด

แผนภูมิความเสี�ยง (Risk Profile

)

การจัดลําดับความเสี่ยง

คํานวณระดับความเสี่ยง(Risk Exposure) เทากับผลคูณของคะแนน

ระหวางโอกาสที่จะเกิดกับความเสียหายเพื่อจัดลําดับความสําคัญ

และใชในการตัดสินใจวาความเสี่ยงใดควรเรงจัดการกอน

(10)

7

ผลกระทบ (Impact)

5

10

15

20

25

4

8

12

16

20

3

6

9

12

15

2

4

6

8

10

1

2

3

4

5

1

2

3

4

5

โอกาสที�จะเกิด (likelihood) Risk Appetite Boundary

ตัวอย่างแผนภูมิความเสี�ยง (Risk Profile)

(

ต่อ

)

การบริหารความเสี�ยง

การหลีกเลี�ยงความเสี�ยง

การลดหรือควบคุมความเสี�ยง

การยอมรับความเสี�ยง

การแบ่งปันหรือถ่ายโอน

(11)

8

ระดับส่วนงานย่อย

ระดับหน่วยงาน

ผู้ตรวจสอบภายใน

แบบ

ปย

.1

แบบ

ปย

.2

แบบ

ปอ

.2

.1

แบบ

ปอ

.3

แบบ

ปส

.

การรายงานต่อคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดินตามระเบียบฯ ข้อ 6

ให้จัดส่งเฉพาะหนังสือรับรองการประเมินผลการควบคุมภายใน (ปอ.1)

รายงานแบบอื�นให้เก็บไว้ที�หน่วยงานเพื�อใช้ประโยชน์ต่อไป

สรุปผลการประเมินและจัดทํารายงานการประเมิน

แบบประเมินองค์ประกอบ การควบคุมภายใน ₁

ปย.

1

2 จุดอ่อนของ การควบคุมภายใน ภาคผนวก ข ขั�นตอนการจัดทํารายงานระดับส่วนงานย่อย

การจัดทํารายงานฯ :

ส่วนราชการ

ปย.

2

ภาคผนวก ก แบบประเมินเฉพาะด้าน -ด้านการบริหาร - ด้านการเงิน– ด้านการผลิต– ด้านอื�นๆ

(12)

9

รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของ

การควบคุมภายใน

–

หน่วยงาน

(ปย.

1

)

ขั�นตอนที�

1

ประเมินแต่ละองค์ประกอบของมาตรฐานการควบคุมภายใน

ประเด็นการประเมิน

(1)

ผลการประเมิน

(2) คําอธิบายเพิ�มเติม

(3)

มี/

ใช่

ไม่มี/

ไม่ใช่ อื�นๆ

1.

สภาพแวดล้อมของ

การควบคุม

2.

3.

กิจกรรมการควบคุม

4.

สารสนเทศและการสื�อสาร

5.

การติดตามประเมินผล

รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน(ปย.

1

)

ชื�อหน่วยงาน

(ระดับส่วนงานย่อยของหน่วยรับตรวจ)

สรุปผลการประเมิน

...

(13)

10

2

ติดตามผลการปฏิบัติตาม

แผนการปรับปรุงการควบคุมภายในของงวดก่อน

รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตาม

แผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน

(สตง.

ไม่กําหนดแบบฟอร์ม)

แผนการปรับปรุง

การควบคุมภายในงวดก่อน

(ปย.

3

เดิม/ปย.

2

ใหม่)

นําเสนอผลการดําเนินการตามแผนการปรับปรุง

การควบคุมภายในของงวดก่อน

ทําหรือไม่-ได้ผลหรือเปล่า

(14)

11

วัตถุประสงค์ ของการ ควบคุม (1) จุดอ่อนของ การควบคุม ความเสี�ยง (2) งวด/เวลาที� พบจุดอ่อน (3) การปรับปรุง (4) กําหนดเสร็จ/ ผู้รับผิดชอบ (5) สถานะการ ดําเนินการ* (6) วิธีการติดตาม และสรุปผล การประเมิน/ ข้อคิดเห็น (7) ชื�อผู้รายงาน... (หัวหน้าส่วนงานย่อย) ตําแหน่ง... วันที� ...เดือน...พ.ศ... ชื�อส่วนงานย่อย... รายงานผลการติดตามการปฏิบัติงานตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในของวดก่อน-ระดับหน่วยงานย่อย สําหรับงวดปี2557ตั�งแต่วันที�1ตุลาคม2556ถึงวันที�31มีนาคม2557 แบบติดตาม *สถานการณ์ดําเนินการ = ดําเนินการแล้วเสร็จตามกําหนด = ดําเนินการแล้วเสร็จล่าช้ากว่ากําหนด x= ยังไม่ดําเนินการ 0= อยู่ระหว่างดําเนินการ กิจกรรม/วัตถุประสงค์ ของการควบคุม (1) ความเสี�ยง (2) การควบคุมภายในที�มีอยู่ (3) จุดอ่อนของการ ควบคุมภายใน (4) การปรับปรุง/ การควบคุม (5) กําหนด เสร็จ/ ผู้รับผิดชอบ (6) การจัดทํารายงานผลการดําเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน การจัดทํารายงานผลการดําเนินการปรับปรุงการควบคุมภายใน รายงานแบบ รายงานแบบปยปย..22ณณวันที�วันที�3030กันยายนกันยายน25562556 วัตถุประสงค์ ของการ ควบคุม (1) จุดอ่อนของ การควบคุม ความเสี�ยง (2) งวด/เวลาที� พบจุดอ่อน (3) การปรับปรุง (4) กําหนดเสร็จ/ ผู้รับผิดชอบ (5) สถานะการ ดําเนินการ * (6) วิธีการติดตาม และสรุปผล การประเมิน/ ข้อคิดเห็น (7) รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผน รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนณณวันที�วันที�3131มีนาคมมีนาคม25572557

(15)

12

รายงานการประเมินผลและ

การปรับปรุงการควบคุมภายใน

(ปย.

2

)

3

พิจารณาความเพียงพอและเหมาะสม

ของการควบคุมภายใน

รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตาม

แผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน

สรุปผลการประเมินองค์ประกอบของ

มาตรฐานการควบคุมภายใน

(

ปย

.

1

)

1 2

การติดตามผล

ระหว่างการปฏิบัติงาน

ชื�อหน่วยงานย่อย... กระดาษทําการ การประเมินความเสี�ยงการควบคุมภายใน สําหรับงวดปี... สิ�นสุดวันที� ...เดือน...พ.ศ. ... ลําดับ ความเสี�ยง ระดับ ความ เสี�ยง ระดับ คะแนน ผลกระทบ โอกาส การประเมินความเสี�ยง ความเสี�ยง/ ปัจจัยเสี�ยง วัตถุประสงค์ ของงาน/ กิจกรรม ขั�นตอน ของงาน/ กิจกรรม แบบประเมิน

(16)

13

การปรับปรุง การปรับปรุง การควบคุม การควบคุม (5) (5) กําหนดเสร็จ กําหนดเสร็จ// ผู้รับผิดชอบ ผู้รับผิดชอบ (6) (6) หมายเหตุ หมายเหตุ (7) (7) ความเสี�ยงที� ความเสี�ยงที� ยังมีอยู่ ยังมีอยู่ (4) (4) การประเมินผล การประเมินผล การควบคุม การควบคุม (3) (3) การควบคุมที�มี การควบคุมที�มี อยู่ อยู่ (2) (2) กิจกรรม กิจกรรม// วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ ของการควบคุม ของการควบคุม (1) (1) โอกาส โอกาส (4) (4) การประเมินความเสี�ยง การประเมินความเสี�ยง ผลกระทบ ผลกระทบ (5) (5) ระดับ ระดับ คะแนน คะแนน (6) (6) ลําดับความ ลําดับความ เสี�ยง เสี�ยง (8) (8) ระดับความ ระดับความ เสี�ยง เสี�ยง (7) (7) ความเสี�ยง ความเสี�ยง// ปัจจัยเสี�ยง ปัจจัยเสี�ยง (3) (3) วัตถุประสงค์ วัตถุประสงค์ ของงาน ของงาน// กิจกรรม กิจกรรม (2) (2) ขั�นตอน ขั�นตอน ของงาน ของงาน// กิจกรรม กิจกรรม (1) (1)

การวิเคราะห์และพิจารณาการปรับปรุงการควบคุมภายใน

เพื�อจัดทําแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน

แบบปย.2 แบบ แบบปยปย..22 แบบประเมิน แบบประเมิน แบบประเมิน ชื�อส่วนงานย่อย... รายงานการประเมินผลและการปรับปรุงการควบคุมภายใน สําหรับปีสิ�นสุดวันที� ... เดือน... พ.ศ. ... กระบวนการ ปฏิบัติงาน/ โครงการ/กิจกรรม/ ด้านของงานที�ประเมิน และวัตถุประสงค์ของ การควบคุม การควบคุมที� มีอยู่ ประเมินผลการ การควบคุม ความเสี�ยงที� ยัง มีอยู่ การปรับปรุง การควบคุม กําหนดเสร็จ/ ผู้รับผิดชอบ หมายเหตุ -ระบุวัตถุประสงค์ ของกิจกรรมหรือ ด้านของงาน -ระบุขั�นตอน -วัตถุประสงค์ของ แต่ละขั�นตอน สรุป ขั�นตอน/วิธี ปฏิบัติงาน/ นโยบาย/ กฎเกณฑ์ เพียงพอ และมี ประสิทธิผล หรือไม่ ระบุความ เสี�ยงที�ยังมี อยู่ที�มี ผลกระทบ ต่อ ความสําเร็จ เสนอแนะ การ ปรับปรุง เพื�อป้องกัน หรือลด ความเสี�ยง ระบุ ผู้รับผิดชอบ ระบุข้อมูลอื�นที�ต้อง แจ้งให้ ทราบเช่น วิธีดําเนิน การ ชื�อผู้รายงาน... (หัวหน้าส่วนงานย่อย) ตําแหน่ง... วันที� ...เดือน...พ.ศ... แบบ ปย.2

(17)

14

ตัวอยาง (แบบติดตาม)

รายงานผลการประเมิน

องคประกอบของการควบคุม

ภายใน

(18)

รายงานผลการติดตามการปฏิบัติตามแผนการปรับปรุงการควบคุมภายในของงวดกอน - ระดับสวนงานยอย

สําหรับงวด 12 เดือน ตั้งแตวันที่ 1 เดือนตุลาคม พ.ศ. 2555 ถึงวันที่ 30 เดือนกันยายน พ.ศ. 2556

วัตถุประสงค ของการควบคุม (1) จุดออนของการควบคุม หรือความเสี่ยงที่ยังมีอยู (2) งวด/เวลาที่พบ จุดออน (3) การปรับปรุง (4) กําหนดเสร็จ/ ผูรับผิดชอบ (5) สถานะการ ดําเนินการ *(6) วิธีการติดตามและสรุปผล การประเมิน/ ขอคิดเห็น (7) - การจัดทําแผนและดําเนินการตาม แผนพัฒนาบุคลากรหนวยตรวจสอบภายใน วัตถุประสงค 1. เพื่อเปนการพัฒนาและเพิ่มพูนความรู ทักษะ ทัศนคติที่ดี ของบุคลากรในการ ปฏิบัติงานตรวจสอบ และการใหบริการได อยางมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล 2. เพื่อใชเปนแนวทางในการดําเนินการ พัฒนาและฝกอบรมบุคลากรของกลุม ตรวจสอบภายใน 3. เพื่อพัฒนาบุคลากรที่ปฏิบัติงานดานการ ตรวจสอบภายใน ใหมีความรู ความสามารถ ทันตอการเปลี่ยนแปลง 4. เพื่อเตรียมความพรอมและรองรับการ ประกันคุณภาพงานตรวจสอบภายในจาก ภายนอก - การพัฒนาความรูของบุคลากร ยังไมมีความชัดเจนเนื่องจากการ พัฒนาอาจยังไมครอบคลุมทุก ระดับและทุกสมรรถนะของงาน ตรวจสอบภายใน 31 มีนาคม 56 - จัดเก็บขอมูลรายการฝกอบรม รายบุคคลของหนวยตรวจสอบ ภายใน ตั้งแตเดือนตุลาคม 55 ถึงเดือนมีนาคม 56 - จัดทําแผนพัฒนาบุคลากรทั้งใน ระดับบุคคลประจําป 2556 - ติดตามและรายงานผลตาม แผนการพัฒนาบุคลากร - กันยายน 56 / กลุมตรวจสอบ ภายใน  _-_{จัดทําแผนการพัฒนาบุคลากร} ป 2556 ตามสมรรถนะหลัก - เก็บขอมูลรายละเอียดการ ฝกอบรมที่บุคลากรเขารวม โครงการ - บุคลากรจัดทําสรุปผลเรื่องที่ เขารวมฝกอบรม และเสนอ อธิบดีฯ รับทราบ - จัดทําสรุปผลการฝกอบรมตาม แผนพัฒนาบุคลากร ชื่อผูรายงาน...…………...… (...) ตําแหนง หัวหนากลุมตรวจสอบภายใน วันที่ ...ตุลาคม...2556... ∗_{สถานะการดําเนินการ}_: ₌_{ดําเนินการแลว เสร็จตามกําหนด}  ₌_{ดําเนินการแลว เสร็จลาชากวากําหนด} X = ยังไมดําเนินการ 0 = อยูระหวางดําเนินการ แบบติดตาม

(19)

16

ตัวอยาง (แบบ ปย.1)

รายงานผลการประเมินองคประกอบ

ของการควบคุมภายใน

(20)

17

รายงานผลการประเมินองคประกอบของการควบคุมภายใน

สําหรับป สิ้นสุดวันที่ 30 เดือนกันยายน พ.ศ. 2556

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ใช ไมมี/_{ไมใช} อื่นๆ 1. สภาพแวดลอมของ การควบคุม การกําหนดขอกําหนด_{ดานจริยธรรมและขอ} กําหนดเกี่ยวกับความ ขัดแยงทางผลประโยชน อยางชัดเจนและแจงใหบุคลากร ทุกคนทราบ  _{มีเอกสารกฎบัตรการตรวจสอบ} ภายในแจงเวียนเปน หนังสือเวียนใหทุกคนใน หนวยงานทราบและถือปฏิบัติ โครงสรางการจัดองคกรองคกร และสายการบังคับบัญชา เหมาะสมกับขนาดและลักษณะ การดําเนินงาน  _{มีโครงสรางตามกฎกระทรวง} บุคลากรในหนวยงาน มีจํานวนเพียงพอและเหมาะสม กับปริมาณงาน  _{เจาหนาที่ตรวจสอบมีนอยกวา} การรองรับไดทุกหนวยรับตรวจ การกําหนดอํานาจหนาที่และ ความรับผิดชอบของบุคลากร อยางชัดเจนโดยจัดทําคําบรรยาย ลักษณะงาน ( Job Description) และคุณสมบัติเฉพาะตําแหนง ( Job Specification) ครอบคลุมทุกตําแหนงงาน  _{มีการกําหนดอํานาจหนาที่และ} ความรับผิดชอบของบุคลากร แตไมมีการจัดทําคําบรรยาย ลักษณะงาน และ คุณสมบัติเฉพาะตําแหนง บุคลากรมีความรูทักษะและ ความสามารถตรงกับงานที่ไดรับ มอบหมาย  การพัฒนาความรู ความสามารถ ใหกับบุคลากรทุกระดับอยาง สม่ําเสมอ  _{จัดทําแผนการพัฒนาบุคลากร} ประจําป 2556 และสรุปผลการ ฝกอบรม มาตรฐานการประเมินผล การปฏิบัติงานชัดเจน และเปน ธรรม  _{มีการจัดทําตัวชี้วัดรายบุคคลทุก} รอบ 6 เดือน

(21)

18

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ใช ไมมี/_{ไมใช} อื่นๆ 2. การประเมินความเสี่ยง การกําหนดภารกิจ และ วัตถุประสงคขององคกรอยาง ชัดเจน เปนลายลักษณอักษร  _{เอกสารกฎบัตรการตรวจสอบ} ภายในและแผนการตรวจ วัตถุประสงคของ แตละกิจกรรมสอดคลองกับ ภารกิจและวัตถุประสงคของ องคกร  _{ประเมินความเสี่ยงเพื่อ} วางแผนกอนการจัดทําแผน ตรวจสอบ การจัดทําประมาณการ ทรัพยากรที่จําเปนตองใชในการ ดําเนินการตามวัตถุประสงค  _{ประกอบการจัดทําแผนงาน} ประจําป หนวยงานประเมิน ความเสี่ยงในกิจกรรมที่ตน รับผิดชอบโดยสม่ําเสมอ  _{ประเมินการควบคุมภายใน} ทุกรอบ 6 เดือน และ 12 เดือน

(22)

19

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ใช ไมมี/_{ไมใช} อื่นๆ 3. กิจกรรมการควบคุม การกําหนดแนวทาง การปฏิบัติงานอยางชัดเจนเปน ลายลักษณอักษร และครอบคลุม ทุกกระบวนการปฏิบัติงาน  _{มีแนวทางการดําเนินงานกรม} บัญชี และคูมือจากการจัดการ ความรูของป ที่ผานๆ มา การทบทวนความเหมาะสมของ แนวทางการปฏิบัติงาน ใหสอดคลองกับสถานการณที่ เปลี่ยนแปลงไป  _{มีการทบทวนหรือ} ปรับเปลี่ยนแผนประจําปใน ระหวางดําเนินงาน การกําหนดระดับและขอบเขต ของอํานาจหนาที่ ในการอนุมัติอยางชัดเจนเปน ลายลักษณอักษร  _{กําหนดเปนเอกสารกฎบัตร} การตรวจสอบภายใน การกําหนดขอบเขตของงานอยาง ชัดเจนวาเริ่มตนและสิ้นสุดณ จุดใด เพื่อให การประสานงานระหวาง หนวยงานมีความชัดเจน ไมเกิดความสับสน  _{จัดทําเปนแผนการปฏิบัติงาน} ของแตละเรื่องที่ตรวจสอบ

(23)

20

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ใช ไมมี/_{ไมใช} อื่นๆ 4. สารสนเทศและการสื่อสาร • _{ความครอบคลุมของขอมูล การรวบรวมขอมูล} ที่จําเปนตองใชใน การวางแผน การตัดสินใจและ การปฏิบัติงาน อยางสอดคลองกับ ความตองการของผูใชอยาง ครบถวน  _{มีการจัดการความรูภายในกลุม} และรายงานการปฏิบัติงาน ปญหาขอขัดของและแผนงาน ในอนาคต • _{การใชประโยชนจากขอมูล การนําขอมูลที่รวบรวม} มาใชในการวางแผน การตัดสินใจ และ การปฏิบัติงานในเรื่องตางๆ  _{นํามาใชในการตรวจสอบแตละ} เรื่องที่เกี่ยวของ • _{ความทันเวลาของขอมูล} ขอมูลที่รวบรวมไดรับ การทบทวนปรับเปลี่ยน ใหเปนปจจุบันอยูเสมอ  _{มีการสืบคนและปรับปรุงขอมูล} ที่ใชประกอบการปฏิบัติงาน • _{ความถูกตองของขอมูล} การสอบยันความถูกตองของ ขอมูลระหวางหนวยงานที่ทํางาน เกี่ยวเนื่องกัน  _{สอบทานเปรียบเทียบขอมูล} ระหวางหนวยรับตรวจ การกําหนดแบบฟอรม ในการจัดเก็บและ การรายงานขอมูลใหเปน รูปแบบเดียวกัน เพื่อใหไดขอมูล ที่ถูกตอง ครบถวน และเปน มาตรฐานเดียวกัน  _{จัดทําเปนกระดาษทําการในแต} ละเรื่อง

(24)

21

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ ใช ไมมี/ไมใช อื่นๆ • _{การสื่อสารภายใน} หนวยงาน การจัดใหมีการสื่อสารระหวาง_{หัวหนาหนวยงานกับผูปฏิบัติงาน} เพื่อใหทราบปญหาหรืออุปสรรคใน การปฏิบัติงาน และคนหาแนวทาง ในการแกไขปญหาและอุปสรรค  _{มีชองทางสื่อสาร โดยการหารือ} แบบไมเปนทางการ การจัดใหมีการสื่อสารระหวาง หัวหนาหนวยงาน เพื่อใหทราบ ปญหาหรืออุปสรรคในการ ปฏิบัติงาน และคนหาแนวทางใน การแกไขปญหาและอุปสรรค  _{มีชองทางสื่อสาร โดยการหารือ} แบบไมเปนทางการ การจัดใหมีชองทางการสื่อสาร เพื่อใหทราบความคิดเห็นและเรื่อง รองเรียนเกี่ยวกับการปฏิบัติงานใน เรื่องตางๆ  _{มีชองทางสื่อสาร โดยการหารือ} แบบไมเปนทางการ การรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับการ รองเรียนและการแสดงความเห็น เกี่ยวกับ การปฏิบัติงานในเรื่องตางๆอยาง สม่ําเสมอ และนําขอมูลที่ไดรับมา ประกอบการพิจารณา ในการดําเนินการเรื่องตางๆ  _-_{การแจงใหพิจารณาเขา} ตรวจสอบจากหนวยรับตรวจ - การรวบรวมขอมูลตางๆ ในการ ประเมินความเสี่ยงเพื่อวางแผน ตรวจสอบประจําป • _{การสื่อสารภายนอก} หนวยงาน การจัดใหมีชองทาง_{การสื่อสาร เพื่อใหทราบความ} คิดเห็น หรือ เรื่องรองเรียนเกี่ยวกับ การปฏิบัติงานในเรื่องตางๆ จาก บุคคลภายนอก

 มีชองทาง web page และ face

book ใหแจงกลับทาง e-mail การรวบรวมขอมูลเกี่ยวกับการ รองเรียนและการแสดงความเห็น เกี่ยวกับ การปฏิบัติงานในเรื่องตางๆอยาง สม่ําเสมอ และ นําขอมูลที่ไดรับมาประกอบการ พิจารณา ในการดําเนินการเรื่องตางๆ  มีชองทางสื่อสาร โดยการหารือ แบบไมเปนทางการ

(25)

22

องคประกอบของ การควบคุมภายใน ประเด็นการประเมิน ผลการประเมิน คําอธิบาย/หมายเหตุ มี/ใช ไมมี/_{ไมใช} อื่นๆ 5. การติดตามประเมินผล • _{การติดตามผล} การติดตามความกาวหนาของ การปฏิบัติงานเปนระยะๆ โดย เปรียบเทียบกับเปาหมาย หรือ ตัวชี้วัด ที่กําหนดไว ทั้งในเชิงปริมาณ เวลา และคุณภาพ  _{ตามแบบรายงานตัวชี้วัดรอบ} 6 และ 12 เดือน การกําหนดใหมีการชี้แจงสาเหตุ ที่การดําเนินงาน ไมเปนไปตามเปาหมายหรือ ตัวชี้วัดที่กําหนดไว และนํา ขอมูลดังกลาวมาพิจารณา กําหนดแนวทางในการ ดําเนินการแกไข  _{ชี้แจงในแบบรายงานตัวชี้วัด} และสรุปผลการดําเนินงาน ตามแผนประจําป การปรับปรุงและแกไขขั้นตอน การปฏิบัติงานที่มีขอบกพรอง อยางสม่ําเสมอ  _{รวบรวมขอมูล และสืบคน} แนวทางการปฏิบัติงานใหมๆ • _{การประเมินผล} การประเมินและติดตามผลการ ดําเนินกิจกรรมโดยหนวยงาน ตรวจสอบภายใน/หนวย ประเมินผล และผูตรวจสอบ/ผู ประเมินจากภายนอก  _{เคยไดรับการประเมิน} คุณภาพงานจาก กรมบัญชีกลางแลว และจะ เขาโครงการอีก ในป 2557

สรุปผลการประเมิน :

-

โครงสรางการควบคุมภายในของ กลุมตรวจสอบภายใน กรมสงเสริมวัฒนธรรม

ครบ

5

องคประกอบ ตามมาตรฐานการควบคุมภายในของคณะกรรมการตรวจเงินแผนดิน

ลงลายมือชื่อ...

(...)

ตําแหนง

หัวหนากลุมตรวจสอบภายใน

วันที่.../.../...

(26)

23

ตัวอยาง (กระดาษทําการ)

(27)

24

กลุมตรวจสอบภายใน กรมสงเสริมวัฒนธรรม กระดาษทําการ ประเมินความเสี่ยงการควบคุมภายใน สําหรับงวดป 2556 สิ้นสุดวันที่ 30 กันยายน พ.ศ. 2556 ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (1) ปจจัยเสี่ยง (2) การวิเคราะหความเสี่ยง ระดับ ความเสี่ยง (5) กิจกรรมควบคุม (6) สารสนเทศ และการสื่อสาร (7) การติดตาม และประเมินผล (8) โอกาส (3) ผลกระทบ (4) 1. การบริหารงานตรวจสอบภายใน 1.1 การจัดทําแผนการตรวจสอบ ตามผลการประเมินความเสี่ยง 1.2 การกําหนดปจจัยเสี่ยง - ดานกลยุทธ - ดานการดําเนินงาน - ดานการบริหารความรู - ดานการเงินการบัญชี - ดานการปฏิบัติตาม กฎระเบียบ 1.3 การกําหนดลักษณะของงาน - งานใหความเชื่อมั่น - งานใหคําปรึกษา 1.4 การกําหนดประเภทของงาน ดานการใหความเชื่อมั่น - การจัดทําแผนมี องคประกอบไมครบถวน (วัตถุประสงค ขอบเขตการ ตรวจสอบ ผูรับผิดชอบ งบประมาณ ) - ไมไดกําหนดปจจัยเสี่ยง ใหครอบคลุมดานตางๆ - ไมไดกําหนดลักษณะงาน ไวในแผนงาน - ไมไดกําหนดประเภทของ ใหความเชื่อมั่นไวใน 1 1 1 1 4 4 3 3 4 4 3 3 - การจัดทําแผนสอดคลองกับผล การประเมินความเสี่ยงและ นโยบาย/ความคิดเห็นของ ผูบริหาร - จัดทําการประเมินความเสี่ยงเพื่อ วางแผนตรวจสอบ - กําหนดไวในเอกสารกฎบัตรการ ตรวจสอบภายใน - แบงประเภทของงานตาม ประเภทการตรวจสอบ - แผนการตรวจสอบ - หลักฐานการประเมินความ เสี่ยง - กระดาษทําการประเมิน ความเสี่ยง - แผนการตรวจสอบ - มาตรฐานการตรวจสอบ - แผนการตรวจสอบ - ตัวชี้วัดการดําเนินงานตาม แผนการตรวจสอบประจําป 2556 - ตัวชี้วัดการควบคุมภายใน และการบริหารความเสี่ยง ประจําป 2556 - ตัวชี้วัดการบริหารจัดการ ความรูประจําป 2556 - การประเมินตนเองของกลุม ตรวจสอบภายในประจําป 2556 - ตัวชี้วัดการดําเนินงานตาม แผนการตรวจสอบประจําป 2556

(28)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (1) ปจจัยเสี่ยง (2) การวิเคราะหความเสี่ยง ระดับ ความเสี่ยง (5) กิจกรรมควบคุม (6) สารสนเทศ และการสื่อสาร (7) การติดตาม และประเมินผล (8) โอกาส (3) ผลกระทบ (4) 1.5 การอนุมัติระยะเวลาแผนการ ตรวจสอบ 1.6 การจัดทําแผนการตรวจสอบ ระยะยาว 1.7 งบประมาณและอัตรากําลัง 1.8 รอยละของ คน : วัน/ป ที่ใชในการปฏิบัติงานตรวจสอบ 1.9 หัวหนาหนวยกําหนดนโยบาย และแนวทางการปฏิบัติงานไว เปนลายลักษณอักษร - ไมไดจัดทําแผนระยะยาว - ขอมูลการประเมินความ เสี่ยง - เงินและบุคลากรไม เพียงพอกับปฏิบัติงาน - ระยะเวลาการปฏิบัติงาน ไมเพียงพอกับปริมาณงาน - ไมมีนโนบายการ ปฏิบัติงานที่ชัดเจน 1 1 2 2 1 3 3 2 2 3 3 3 4 4 3 - ดําเนินการวางแผนตรวจสอบให แลวเสร็จภายในเดือนกันยายน - เกณฑการประเมินผลการ ปฏิบัติงานตรวจสอบภายใน - กําหนดในแผนการตรวจสอบ ประจําป - กําหนดในแผนปฏิบัติงาน - ดําเนินการตามมาตรฐานดาน ปฏิบัติงาน - แผนการตรวจสอบ - แผนการตรวจสอบระยะ ยาวและหลักฐานการอนุมัติ - โครงสรางการแบงสวน ราชการ - โครงสรางงบประมาณ อัตรากําลังผูตรวจสอบภายใน - แผนการตรวจสอบ แผนปฏิบัติงาน ผลการ ปฏิบัติงานจริง - นโยบายที่เปนลายลักษณ อักษร - รายงานการประชุม - แนวทางการปฏิบัติงานที่ ไดรับความเห็นชอบจาก หัวหนาหนวย - คูมือที่ไดรับความเห็นชอบ - แผนปฏิบัติงาน - ตัวชี้วัดการควบคุมภายใน และการบริหารความเสี่ยง ประจําป 2556 - ตัวชี้วัดการบริหารจัดการ ความรูประจําป 2556 - การประเมินตนเองของกลุม ตรวจสอบภายในประจําป 2556

(29)

ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (1) ปจจัยเสี่ยง (2) การวิเคราะหความเสี่ยง ระดับ ความเสี่ยง (5) กิจกรรมควบคุม (6) สารสนเทศ และการสื่อสาร (7) การติดตาม และประเมินผล (8) โอกาส (3) ผลกระทบ (4) 1.10การจัดทําคูมือปฏิบัติงาน ตรวจสอบ และมีการนําไป ปฏิบัติ 1.11การประสานงานและใหความ รวมมือกับหนวยงานอื่น ที่ เกี่ยวของกับงานตรวจสอบ 2. การปฏิบัติงานตรวจสอบ - การสํารวจขอมูลเบื้องตน - การประเมินผลระบบการควบคุม ภายใน - ไมมีแนวทางการ ปฏิบัติงานตรวจสอบ โดยเฉพาะในแตละเรื่อง - ขาดขอมูลที่เกี่ยวของการ ดําเนินงาน - ซึ่งอาจเกิดขึ้นจากเจตนา หรือไมเจตนา - บางกิจกรรม/งาน/ โครงการ มิไดประเมิน ความเสี่ยง และหรือไม ครอบคลุม - การประเมินความเสี่ยง เพื่อจัดลําดับความเสี่ยง อาจคาดเคลื่อนซึ่งสงผลตอ การวิเคราะหขอมูล ผิดพลาด 1 1 2 1 3 3 3 3 3 3 6 3 - การบริหารจัดการความรู ประจําปภายในกลุมงาน - ระเบียบกระทรวงการคลังฯ หลักเกณฑ/ขอบังคับที่เกี่ยวของ - การเขาชี้แจงเพื่อใหหนวยรับ ตรวจทราบถึงวัตถุประสงค และ เจตนารมณของการตรวจสอบ เพื่อใหขอมูลครบถวน - การใหขอเสนอแ�