ค ม อการใช งาน กองท นฯ โดยโปรแกรม Microsoft Outlook 2003

(1)

คูมือการใชงาน

E-Mail@

กองทุนฯ

โดยโปรแกรม

Microsoft Outlook 2003

เริ่มตนเขาสู Microsoft Outlook 2003

รูปที่ 1

เริ่มคลิก Start Æ All Programs

(2)

การเขาโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 เปนครั้งแรกนั้น ทานจะตองทําการตั้งคาของโปรแกรม ฯ กอนโดยทํา ตามขั้นตอนดังนี้ รูปที่ 2 << คลิกNext >> รูปที่ 3 โปรแกรมฯ จะถามทานวามีความตองการที่จะตั้งคา E-Mail หรือไม >> ถาจะตั้งคาตอไปใหเลือกYes แลว << คลิกNext>>

(3)

รูปที่4

ใหทานเลือกMicrosoft Exchange Server *

<< คลิกNext >>

• ชอง Microsoft Exchange Server ใหพิมพ slfmail.studentloan.or.th

• ชอง User Name ใหพิมพ ชื่อของทาน ที่ใช Login เขาเครื่องคอมพิวเตอร ในที่นี้ใช mis01

• หลังจากนั้นใหคลิกปุม Check Name เพื่อตรวจสอบชื่อของทานวามีอยูในฐานขอมูลระบบเมลหรือไม

(4)

ใหคลิกที่ปุมFinish ก็เปนอันเสร็จสิ้นการตั้งคาโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 หลังจากที่ตั้งคา

โปรแกรม Microsoft Outlook 2003 สวนแรกแลว ตอไปก็จะเปนการตั้งคาในสวนที่ 2 ซึ่งเมื่อหลังจากติดตั้ง

สวนนี้เสร็จแลวก็จะสามารถใชงานไดทันที ดังภาพขางลางนี้

(5)

เขามาครั้งแรกจะเห็นวามี E-Mail เขามา 1 ฉบับ ซึ่งเปน E-Mail ตอนรับ การใชงาน Microsoft Outlook 2003

(6)

ไปที่ เมนู Tools เลือก E-mail Accounts จะปรากฎดังรูปที่ 10 •

รูปที่ 10

ใหเลือก View or change existing e-mail accounts และขั้นตอนตอไปโปรแกรมก็จะใหสราง Folder

Mail สวนตัวขึ้นมาดังรูปที่ 11

(7)

ใหคลิกปุม New Outlook Data File…

ใหเลือก Office Outlook Personal Folders File (.pst) แลวกด OK

รูปที่ 13

และใหตั้งชื่อ File (Ex. Suttichai_T) สําหรับเก็บ E-mail แลววางไวใน Folder (Ex. Mailbox) ที่ทาน

(8)

รูปที่ 14

• ชอง Name ใสชื่อของคุณ เชน Mr.Suttichai Thungtong

• เลือก รูปแบบการเขารหัส ในที่นี้ผมขอแนะนํา ใหเลือก High Encryption

• ใส Password เชน slf99+d1

• Verify Password ก็ใหใส slf99+d1อีกครั้ง หลังจากนั้นคลิกปุม OK จะปรากฎดังรูป 15

(9)

ใหดูที่สวน Deliver new e-mail to the following location: จะเห็นวามีชื่อของทานอยู ใหเลือกที่ชื่อของทาน แลวคลิกปุม Finish รูปที่ 16 คลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสราง Folder สวนตัว รูปที่ 17 ใส Passwordที่ทานตั้งไวในตอนแรก หลังจากนั้นใหคลิกปุม OK รูปที่18 เสร็จสิ้นกระบวนการตั้งคาแลวครับ

(10)

เริ่มตนการใชงานโปรแกรม

Microsoft Outlook 2003

เริ่มจากการเปดโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 ขึ้นมา และทานจะถูกถาม Password ชั้นที่1

(1)

ตามที่ทานไดตั้งคาไวในตอนแรก

รูปที่ 19

(11)

ของระบบที่มีมาให สวนที่สรางขึ้นมาเอง

(12)

รูปที่ 21 (2) ทําการทดสอบการสงอีเมลมาจากขางนอก (www.gmail.com) เขามายัง [email protected] • จะเห็นวา อีเมล จะเขามาที่ Mailbox – mis01 • หลังจากนั้นประมาณ 30 วินาที (เปนคาที่ถูกตั้งขึ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถปรับคาเองไดในภายหลัง) และ อีเมล จะถูกยายมาอยูที่ Folder สวนตัวที่เราสรางขึ้นมา นั่นหมายความวา อีเมล นั้นไดเก็บเขามาอยูใน เครื่องคอมฯ ของเราแลว ซึ่งก็จะทําใหพื้นที่ใน Mailbox ของเรามีที่วางที่จะรับ อีเมล ไดอยางตอเนื่อง จนกวาพื้นที่บน Hard disk ของเครื่องคอมฯ ของทานจะเต็ม • แตถาเราไมไดเปดโปรแกรม Microsoft Outlook 2003 และ อีเมลของทาน ซึ่งมีคนสงมาหาทานอยู เรื่อยๆ ซึ่งจุดนี้จะทําใหอีเมลของทานเต็ม และคนตอไปที่จะสงอีเมลมาหาทาน ก็จะสงหาทานไมได

จนกวาทานจะเปด Microsoft Outlook 2003 เพื่อดึงอีเมล เขาสู Folder สวนตัวของทาน ซึ่งจะทําให

อีเมลของทานมีพื้นที่วางในการรับอีเมลลตอไปไดครับ ในเรื่องนี้จึงไดมีการกําหนด Mailbox Limit ไว

(13)

รูปที่ 22 แสดง อีเมล ที่ไดเขามายังFolder สวนตัวแลว การสงอีเมลนั้นสามารถแบงออกไดเปน 2 หัวขอหลักๆดังนี้ การสงไปหาบุคคลภายใน กองทุนฯ (1) การสงไปหายังบุคคลภายนอกกองทุนฯ (2)

(14)

การสงไปหาบุคคลภายในกองทุนฯ ใหคลิกปุม New (1) รูปที่22 จะปรากฎหนาจอดังรูปที่ 23 รูปที่23 หนาจอที่เราจะทําการ เขียน E-Mail ไปหาคนอื่นๆ ได

(15)

ถาจะสง E-Mail ใหกับบุคคลที่เปนพนักงานกองทุนฯ (คนที่ใช E-Mail ที่อยูภายใต (2) @studentloan.or.th) สามารถคลิกที่ปุม To…หรือ Cc ไดซึ่งจะมีรายชื่อตางๆขึ้นมาใหเลือกดังรูปที่ 24 รูปที่24 สวนนี้สําหรับใสชื่อเรื่องของจดหมาย สวนเนื้อหาที่ตองพิมพ รูปที่25

(16)

ขณะนี้เราสามารถที่จะสง E-Mail ไดแลว / แตจะยังไมสง “ ซึ่งเราจะแนบไฟลงานเขาไปดวยดูรูปตอไปเลยครับ” วิธีการ ใหไปกดที่ รูป เพื่อทําการแนบไฟลที่เราตองการ เมื่อเลือกไดแลว ก็จะเห็นแบบในรูปที่ 26 ที่นี้ก็สามารถกดสง E-Mail ไดโดยกดที่ปุมSend รูปที่ 26 จะเห็นวามีสวน Attach…เพิ่มเขามาหลังจากที่เราไดแนบไฟลเขาไปแลว [เสร็จสิ้นการสงE-Mail ภายในองคกร] ---

(17)

การสงไปหายังบุคคลภายนอกกองทุนฯ

จะตางกันเพียงแค เราตองพิมพ E-Mail ของบุคคลปลายทางเขาไปเอง

แตเราก็สามารถเพิ่มเปนContact สวนตัวได

สมุดเก็บรายชื่อ

Global Address List: สมุดเก็บรายชื่อ User ทั้งหมดในองคกรซึ่ง Administrator เปนผูดูแลสามารถเลือกรายชื่อที่ ตองการติดตอจากสมุดเลมนี้ไดทันที

การสรางผูติดตอ : Contact

(18)

การสรางกลุมผูติดตอใหม

1. Click ปุมสราง

(19)

2. กําหนดรายละเอียดของผูติดตอที่ตองการ รูปที่29 3. Click บันทึกแลวปดจากนั้นจะปรากฏผูติดตอที่สรางถูกเก็บอยูในที่ติดตอ นอกจากนี้เรายังสามารถกลุมผูติดตอไดเองโดยการเลือกE-mail Addressจากสมุดรายชื่อไวในกลุมที่เรา สรางขึ้นเองไดเชนกลุมเพื่อนเปนตน

(20)

การสรางกลุมของผูติดตอเองทําไดดังนี้ 1. Click ลูกศรสีดําขางปุมสราง 2. เลือกรายชื่อการแจกจาย 3. กําหนดชื่อของกลุมตามตองการ 4. เลือกสมาชิกที่ตองการเก็บไวในกลุม 5. บันทึกแลวปด รูปที่30

(21)

การสรางปฏิทินCalendar

การสรางตารางนัดหมายเพื่อชวยในการเตือนความจํา สามารถกําหนด Reminder เพื่อใหปรากฏขอความ

เตือนเมื่อใกลถึงกําหนดการนัดหมายได นอกจากนั้นยังสามารถสรางการนัดประชุมเปนกลุมกับ User อื่นไดอีก ดวยเมื่อตองการทํางานกับCalendar ใหคลิกที่ไอคอนCalendarบน Navigation Pane หรือที่Folder List

การสรางCalendar รายวัน 1. ปุม บน Toolbar: แสดงการทํางานภายใน 1 วันโดยสามารถเลือกวันที่ที่ตองการไดจากปฏิทิน ดานขวาและตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุได 2. ปุม : แสดงการทํางานภายใน 5 วันที่เริ่มตนที่ตองการไดจากปฏิทินทางดานขวาและ ตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุไดในแตละวันรวม 5 วัน 3. ปุม : แสดงการทํางานภายใน 7 วันโดยสามารถเลือกวันที่เริ่มตนที่ตองการไดจากปฏิทินดานขวา และตารางเวลาการนัดหมายที่ระบุไดในแตละวันรวม 7 วัน 4. ปุม : แสดงการทํางานภายในหนึ่งเดือน รูปที่31

(22)

การสรางตารางนัดหมาย

Private Appointment: การสรางตารางนัดหมายสวนตัว

1. เลือกวันนัดหมายที่ตองการโดยคลิกปุม

2. เลือกวันที่ที่ตองการกําหนดการนัดหมายจากปฏิทินดานขวา

3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลาหรือ Click ปุม หรือ Double Click บนแถบสีเลือก สรางจะปรากฏหนาตางการนัดหมาย รูปที่32 4. กําหนดรายละเอียดในการนัดหมายตามตองการ 5. Click ปุมบันทึกแลวปดจะกลับมาที่ตารางนัดหมายและจะปรากฏแถบสีแดงชื่อเรื่องการนัดหมายตามที่มีการ กําหนดรายละเอียด

(23)

(24)

Meeting Appointment : การสรางตารางการนัดหมายแบบกลุม

ผูเชิญประชุม : Meeting Organizer ผูที่จะทําการเชิญประชุมสามารถสง Message เชิญผูอื่นเขารวม

ประชุมพรอมกันไดรวมทั้งสามารถตรวจสอบเวลาวางของทุกคนที่ถูกเชิญประชุมเพื่อความสะดวกในการ กําหนดเวลาประชุมยิ่งขึ้นดวยซึ่งมีขั้นตอนดังตอไปนี้

1. เลือกตารางแบบรายวันหรือราย 5 วันหรือรายสัปดาห 2. เลือกวันที่ที่ตองการกําหนดการนัดหมายจากปฏิทินดานขวา 3. Double Click ลงบนเวลาของตารางเวลาหรือ Click ปุม

4. ในแทปการนัดหมายใหกําหนดรายละเอียดตางๆตามตองการเชนเดียวกับการนัดหมายสวนตัว 5. Click ปุม เพื่อกําหนดรายชื่อผูเขารวมประชุม รูปที่34 6. Click ปุมถึงเพื่อเลือกรายชื่อผูเขารวมประชุม 7. Click ปุมสงจดหมายจะถูกสงไปยังผูที่ถูกเชิญใหเขารวมประชุมทั้งหมด END