ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1
บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ
บริกำรสืบค้นข้อมูลหนังสือรำชกำร มี 6 เมนูย่อย คือ 1. สอบถำมหนังสือ 2. สอบถำมข้อมูลหนังสือส่งภำยนอก 3. รำยงำนสมุดทะเบียน 4. รำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของเจ้ำหน้ำที่ปฏิบัติงำน 5. รำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของหน่วยงำน 6. รำยงำนกำรคืนเรื่อง ขั้นตอนการสืบค้นหนังสือราชการ 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนูย่อย ที่ต้องกำรด ำเนินกำรส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 1. สอบถามหนังสือ สำมำรถเลือกค้นหำหนังสือได้ทุกประเภทภำยในระบบ ทั้งหนังสือรับภำยนอก หนังสือ รับใหม่ หนังสือส่งภำยนอก หนังสือส่งภำยใน (บันทึกข้อควำม) ค ำสั่ง เป็นต้น ตัวอย่ำง ค้นหำหนังสือส่งภำยนอก เลขที่ ศธ 04038.130/68 ลงวันที่ 2 สิงหำคม 2557 เรื่อง ขอเลื่อนวิทยฐำนะช ำนำญกำรพิเศษ ขั้นตอนการสอบถามหนังสือราชการ Login โดยรหัสผ่ำนของสำรบรรณกลำงส ำนักงำน, สำรบรรณกลำงโรงเรียน หรือ สำรบรรณกลุ่ม ปฏิบัติดังนี้ 1) E-office 2) งำนสำรบรรณ 3) บริกำรสืบค้นข้อมูลงำนสำรบรรณ 4) สอบถำมหนังสือ 5) ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรสืบค้น เพื่อค้นหำ 5.1 เลือกบทบำทพิเศษ (สำรบรรณกลำงส ำนักงำน, สำรบรรณกลำงโรงเรียน และสำรบรรณ กลุ่ม) เมื่อต้องกำรสืบค้นหนังสือของหน่วยงำน หรือกลุ่มงำน 3 4 2 1
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 5.2 ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรสืบค้น เพื่อค้นหำ 5.2.1. กรอกข้อมูลอื่นที่ทรำบ เพื่อค้นหำ เช่น เลขที่หนังสือ ศธ 04038.130/68 หรือระบุลงวันที่.... เรื่อง... จำกหน่วยงำน/บุคคล หรือ ระบุข้อมูลเท่ำที่ทรำบ เพื่อประโยชน์ในกำรค้นหำ 5.2.2. กด “ค้นหำ” 5.2.3 หน้ำจอจะแสดงผลข้อมูลที่ค้นหำ (ดังภำพ) คลิกที่ 1 ครั้ง เพื่อเปิดงำนที่ต้องกำร
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 5.2.4. หน้ำจอจะแสดงผลข้อมูลที่ค้นหำ (ดังภำพ)
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 2. สอบถามหนังสือภายนอก ก่อนที่จะไปดูวิธีกำรสืบค้นหนังสือรำชกำร ต้องท ำควำมเข้ำใจกับหนังสือ และวิธีกำร ส่งออกหนังสือรำชกำรกันก่อน กำรส่งหนังสือรำชกำรออกภำยนอก มีวิธีกำรส่ง 2 แบบ ดังนี้ แบบที่ 1 ส่งออกแบบปกติ มีกำรเสนอหนังสือรำชกำรที่ต้องกำรส่งออกเพื่อพิจำรณำอนุมัติ ตำมล ำดับสำยงำน แบบที่ 2 ส่งออกโดยใช้เมนู “ออกเลขทันที” จะไม่มีกำรเสนอหนังสือรำชกำรที่ต้องกำร ส่งออกเพื่อพิจำรณำอนุมัติตำมล ำดับสำยงำน จะปฏิบัติได้ โดย ใช้รหัสของผู้อ ำนวยกำรหน่วยงำน สำรบรรณกลำง การสืบค้นหนังสือราชการ * จำกวิธีกำรส่งออกหนังสือรำชกำรที่แตกต่ำงตำมบทบำท และวิธีกำร จึงส่งผลให้ ควำมสำมำรถในกำรสืบค้นหำหนังสือที่ส่งออกไปแล้วมีควำมแตกต่ำงกันไปตำมบทบำทพิเศษ ของ แต่ละบุคคล โดยค ำนึงถึงวิธีกำรส่งออกจำก 2 กรณีที่กล่ำวไว้ข้ำงต้น ** กำรสืบค้นหนังสือรำชกำรจะใช้เมนูเดียวกัน แตกต่ำงกันที่ควำมสำมรถในกำรสืบค้น ขึ้นอยู่กับบทบำทหน้ำที่พิเศษที่ก ำหนดไว้ แบบที่ 1 สืบค้นหนังสือราชการที่ส่งออกแบบปกติ ผู้ใช้งำนทุกคน จะสำมำรถสืบค้นหนังสือรำชกำรที่ส่งออกโดยเสนองำนตำมล ำดับขั้นตอน ได้ แต่มีข้อจ ำกัดในกำรสืบค้นตำมบทบำทหน้ำที่ของตน ดังนี้ 1) สารบรรณกลางส านักงาน สารบรรณกลางโรงเรียน สำมำรถสืบค้นหนังสือ ส่งออก หนังสือรับได้ทั้งหมด ภำยในหน่วยงำนของตนเอง ได้ 3 รูปแบบ ดังนี้ - สืบค้นแบบหน่วยงำน (ภำยในส ำนักงำน หรือภำยในโรงเรียนของตนเอง) - สืบค้นแบบกลุ่มงำน (ทุกกลุ่มงำนภำยในส ำนักงำน หรือภำยในโรงเรียนของตนเอง) - สืบค้นแบบบุคคล (ทุกคนภำยในส ำนักงำน หรือภำยในโรงเรียนของตนเอง)
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 2) สารบรรณกลุ่ม สำมำรถสืบค้นหนังสือส่งออก หนังสือรับได้เฉพำะภำยในกลุ่มงำนที่ ตนเองรับผิดชอบ ได้ 2 รูปแบบ ดังนี้ - สืบค้นแบบกลุ่มงำน (ค้นกลุ่มงำนตนเองรับผิดชอบ) - สืบค้นแบบบุคคล (ทุกคนภำยในกลุ่มงำนของตนเอง) 3) บุคคล สำมำรถสืบค้นหนังสือส่งออก หนังสือรับได้เฉพำะงำนที่ตนเองรับผิดชอบ แบบที่ 2 สืบค้นหนังสือราชการที่ส่งออกโดยใช้เมนู “ออกเลขทันที” ผู้ที่สำมำรถสืบค้นหนังสือรำชกำรที่ออกโดยเมนู “ออกเลขทันที” ได้ จะต้องเป็นผู้ที่มี บทบำทพิเศษ คือ สำรบรรณกลำงส ำนักงำน สำรบรรณกลำงโรงเรียน และสำรบรรณกลุ่ม ตัวอย่างการสืบค้นหนังสือราชการ ปฏิบัติตำมขั้นตอน ดังนี้ หนังสือที่ต้องกำรสืบค้น ศธ 04038.130/68 ลงวันที่ 02/08/2557 เรื่อง ขอเลื่อนวิทยฐำนะช ำนำญกำรพิเศษ ขั้นตอนการสืบค้นหนังสือราชการ 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนู สอบถามข้อมูลหนังสือส่งภายนอก 2 3 4 5
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 6. ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรสืบค้น เพื่อค้นหำ 6.1 กรณีสืบค้นหนังสือรำชกำรที่ส่งออกโดยใช้เมนู “ออกเลขทันที” ต้องเลือกบทบำท พิเศษ (สำรบรรณกลำงส ำนักงำน, สำรบรรณกลำงโรงเรียน และสำรบรรณกลุ่ม) ก่อนค้นหำ 6.2 ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรสืบค้น เพื่อค้นหำ 6.2.1. กรอกข้อมูลอื่นที่ทรำบ เพื่อค้นหำ เช่น เลขที่หนังสือ : ศธ 04038.130/68 หรือระบุลงวันที่.... เรื่อง... จำกหน่วยงำน/บุคคล หรือ ระบุข้อมูลเท่ำที่ทรำบ เพื่อประโยชน์ในกำรค้นหำ 6.2.2. กด “ค้นหา” 6.2.3 หน้ำจอจะแสดงผลข้อมูลที่ค้นหำ (ดังภำพ) คลิกที่ 1 ครั้ง เพื่อเปิดงำนที่ต้องกำร 6.1 6.2.1 6.2.2
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 หน้าจอจะแสดงผลข้อมูลที่ค้นหา (ดังภาพ) หรือ... เลือก “หนังสือน าส่ง” และเปิด file งานเมื่อต้องการดูรายละเอียดเอกสาร เลือก “ความเคลื่อนไหว” เพื่อติดตามความเคลื่อนไหว ของหนังสือ และเปิด file งานเมื่อต้องการดูรายละเอียดเอกสาร
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 3. รายงานสมุดทะเบียน เพื่อตรวจสอบข้อมูลสมุดทะเบียนหนังสือของหน่วยงำนต่ำง ขั้นตอนการเรียก รายงานสมุดทะเบียน 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนู รายงานสมุดทะเบียน 6. ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรเรียกดูรำยงำน เพื่อค้นหำ ควำมสำมำรถในกำรเรียกรำยงำน ของแต่ละคน จะขึ้นอยู่กับบทบำทพิเศษ ดังนี้ - สำรบรรณกลำงหน่วยงำน/โรงเรียน สำมำรถเรียกดูรำยงำนได้ทั้งหมด ทั้งแบบ หน่วยงำน กลุ่มงำน หรือแบบรำยบุคคลที่อยู่ภำยในหน่วยงำนนั้นๆ - สำรบรรณกลุ่ม สำมำรถเรียกดูรำยงำนได้แบบกลุ่มงำน และแบบรำยบุคคลที่อยู่ ภำยในกลุ่มงำนนั้นๆ - ผู้ใช้งำนทั่วไป หรือเจ้ำหน้ำที่ที่ไม่มีบทบำทพิเศษ จะสำมำรถเรียกดูรำยงำนได้เฉพำะ ของตนเองที่ปฏิบัติ หมำยเหตุ กรณีเรียกดูรำยงำนของหน่วยงำน หรือ กลุ่มงำน ผู้ที่มีบทบำทพิเศษ ก่อนที่จะด ำเนินกำรสืบค้น ต้องเลือกบทบำทพิเศษก่อน 2 3 5 4
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 จะแสดงหน้ำจอ ดังภำพ ระบุข้อมูล เพื่อค้นหำ - เลือก ชื่อสมุดทะเบียน - เลือกช่วงวันที่ต้องกำรรำยงำน จากวันที่ ... ถึงวันที่ ... เลือกบทบาทพิเศษ
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 - เลือกกลุ่มงำน หรือบุคคลที่ต้องกำรเรียกรำยงำน กรณีเลือกบุคคล คลิกที่บุคคล และแว่นขยำย เพื่อเรียกรำยชื่อบุคคล คลิกที่แว่นขยำย เพื่อเรียกรำยชื่อบุคคล คลิกเลือกรำยชื่อที่ต้องกำรเรียกรำยงำน กด “ตกลง” เมื่อระบุข้อมูลครบ เลือกแสดงผลในรูปแบบ PDF หรือ Excel คลิกเลือกค ำสั่ง “พิมพ์” เพื่อแสดงรำยงำน 1 2 3 จะแสดงผลดังภำพ
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 กรณีเลือกแบบกลุ่มงาน หรือ หน่วยงาน คลิกที่หน่วยงำน และแว่นขยำย เพื่อเรียก รำยชื่อหน่วยงำน หรือ กลุ่มงำน คลิกเลือกรำยชื่อหน่วยงำน หรือ กลุ่มงำนที่ต้องกำรเรียกรำยงำน กด “ตกลง” เมื่อระบุข้อมูลครบ เลือกแสดงผลในรูปแบบ PDF หรือ Excel คลิกเลือกค ำสั่ง “พิมพ์” เพื่อแสดงรำยงำน
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 เมื่อคลิกค ำสั่ง พิมพ์ ระบบจะดำวน์โหลด ขอมูลแสดงรำยงำนในรูปแบบที่เลือกเป็นไฟล์ PDF หรือ Excel ตำมที่ต้องกำร ดังตัวอย่ำง 4. รายงานสถิติการด าเนินงานของผู้ปฏิบัติงาน เพื่อตรวจสอบข้อมูลกำรด ำเนินงำนของผู้ปฏิบัติงำนในหน่วยงำน ขั้นตอนการเรียก รายงานสถิติการด าเนินงานของผู้ปฏิบัติงาน 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนู รายงานสถิติการด าเนินงานของผู้ปฏิบัติงาน
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 แสดงหน้ำจอรำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของผู้ปฏิบัติงำน ดังภำพ ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรเรียกดูรำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของผู้ปฏิบัติงำน ควำมสำมำรถในกำรเรียกดูรำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของผู้ปฏิบัติงำนของแต่ละคน จะขึ้นอยู่ กับบทบำทพิเศษ ดังนี้ - สำรบรรณกลำงหน่วยงำน/โรงเรียน สำมำรถเรียกดูรำยงำนแบบรำยบุคคลได้ทุกคนที่ อยู่ภำยในหน่วยงำนนั้นๆ - สำรบรรณกลุ่ม สำมำรถเรียกดูรำยงำนได้แบบกลุ่มงำน และแบบรำยบุคคลที่อยู่ ภำยในกลุ่มงำนนั้นๆ - ผู้ใช้งำนทั่วไป หรือเจ้ำหน้ำที่ที่ไม่มีบทบำทพิเศษ จะสำมำรถเรียกดูรำยงำนได้เฉพำะ ของตนเองที่ปฏิบัติ หมำยเหตุ กรณีเรียกดูรำยงำนของหน่วยงำน หรือ กลุ่มงำน ผู้ที่มีบทบำทพิเศษ ก่อนที่จะด ำเนินกำรสืบค้น ต้องเลือกบทบำทพิเศษก่อน 2 3 4 5
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 - เลือกช่วงวันที่ต้องกำรรำยงำน จากวันที่ ... ถึงวันที่ ... - คลิกปุ่ม เพื่อพิมพ์รำยงำน ดังภำพ กำรออกจำกโปรแกรม คลิกปุ่ม “ออก” เพื่อออกจำกโปรแกรม
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 5. รายงานสถิติการด าเนินงานของหน่วยงาน เพื่อตรวจสอบข้อมูลกำรด ำเนินงำนของหน่วยงำน ขั้นตอนการเรียก รายงานสถิติการด าเนินงานของผู้ปฏิบัติงาน 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนู รายงานสถิติการด าเนินงานของหน่วยงาน แสดงหน้ำจอรำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของผู้ปฏิบัติงำน ดังภำพ ระบุข้อมูลหนังสือที่ต้องกำรเรียกดูรำยงำนสถิติกำรด ำเนินงำนของหน่วยงำน สำมำรถเรียกดูรำยงำนได้แบบกลุ่มงำน และหน่วยงำน ผู้ที่สำมำรถในกำรเรียกดูรำยงำนสถิติ กำรด ำเนินงำนของหน่วยงำนต้องมีบทบำทพิเศษ ดังนี้ - สำรบรรณกลำงหน่วยงำน สำรบรรณกลำงโรงเรียน สำมำรถเรียกดูรำยงำนแบบกลุ่ม งำน และหน่วยงำน - สำรบรรณกลุ่ม สำมำรถเรียกดูรำยงำนแบบกลุ่มได้เท่ำนั้นๆ 2 3 4 5
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 - ผู้ใช้งำนทั่วไป หรือเจ้ำหน้ำที่ที่ไม่มีบทบำทพิเศษ จะไม่สำมำรถเรียกดูรำยงำนสถิติกำร ด ำเนินงำนของหน่วยงำนได้ - เลือกช่วงวันที่ต้องกำรรำยงำน จากวันที่ ... ถึงวันที่ ... คลิกปุ่ม เพื่อพิมพ์รำยงำน แสดงรำยงำน ดังภำพ - กำรออกจำกโปรแกรม คลิกปุ่ม “ออก” เพื่อออกจำกโปรแกรม
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 6. รายงานการคืนเรื่อง เพื่อตรวจสอบรำยกำรหนังสือที่หน่วยงำนผู้ใช้งำนได้ท ำกำรลงสมุดส่งไปยังหน่วยงำน ปลำยทำงแล้วหน่วยงำนปลำยทำงได้ท ำกำรคืนเรื่องกลับมำยังหน่วยงำนผู้ใช้งำน ขั้นตอนการเรียก รายงานการคืนเรือง 1. Login โดยรหัสผ่ำนของตนเอง (ตำมบทบำทที่ต้องกำรสืบค้น) 2. ไปที่เมนู E-office 3. ไปที่เมนู งานสารบรรณ 4. ไปที่เมนู บริการสืบค้นข้อมูลหนังสือราชการ 5. ไปที่เมนู รายงานการคืนเรือง แสดงหน้ำจอรำยงำนกำรคืนเรื่อง ดังภำพ 2 3 4 5
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1 ระบุรำยละเอียดของรำยงำน จำกวันที่, ถึงวันที่ วันที่ คลิกปุ่ม เพื่อเลือกจำกปฏิทิน
บุคคลที่คืนเรื่องคลิกปุ่มเพื่ออกจำกรำยกำรหน่วยงำนที่คืนเรื่อง คลิกปุ่ม เพื่อเลือกจำกรำยกำร
คลิกปุ่ม เพื่อพิมพ์รำยงำน จะแสดงรำยงำน ดังภำพ
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1
คู่มือ
ระบบงานส านักงานอิเล็กทรอนิกส์ (OBEC e-Office)
ในส่วนระบบงานสารบรรณ
ของ
ส านักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน
ส านักเทคโนโลยีเพื่อการเรียนการสอน
กลุ่มบริการเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร
โทร 0 2288 5906
ส ำนักเทคโนโลยีสำรสนเทศและกำรสื่อสำร (สทร.) ส ำนักงำนเขตพื้นที่กำรศึกษำประถมศึกษำชัยภูมิ เขต 1