Avni Rexhepi
PARATHËNIE
Ky libër u dedikohet studentëve të Fakultetit Elektroteknik, por mund ta përdorin të gjithë ata që shfaqin interesim për programin Microsoft Access. Ky është botimi i parë dhe vërejtjet e sygjerimet e lexuesve janë të mirëseardhura, në rast ribotimi. Të gjithë shembujt e marrë në libër, janë marrë më shumë për qëllime shkollore, për të shërbyer si udhëzime në realizimin e detyrave të caktuara, e jo si projekt i gatshëm për përdorim, apo pjesë të ndonjë projekti. Emrat e marrë si shembuj janë të rastit dhe përjashtohet mundësia e keqpërdorimit të qëllimshëm. Në disketen e bashkangjitur, ndodhen fajllat e shembujve të përdorur në libër të kompresuar me WinZip. Për të dy shembujt është dhënë fajlli vetëm me tabela për ushtrime, si dhe fajlli i kompletuar i bazës së të dhënave.
Njohuritë paraprake lidhur më bazat e të dhënave dhe për programet e paketit Microsoft Office do të jenë lehtësim për përdorimin e këtij teksti.
Për vërejtjet dhe sygjerimet, mund të na kontaktoni përmes postës elektronike, në adresën: [email protected].
MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access është program për krijimin dhe mirëmbajtjen e bazave të të dhënave dhe është pjesë përbërëse e paketit Microsoft Office. Versionet e programit janë avansuar me secilin version të ri të paketit Microsoft Office, mirëpo konceptet themelore të punës janë të njëjta në të gjitha versionet. Natyrisht, me secilin version të ri, shfaqen përmirësime dhe avansime lidhur me veprimet e caktuara, por ato nuk ndryshojnë thelbin e rregullave të Accessit. Shpjegimet dhe shembujt e marrë në këtë libër, janë realizuar në versionin Microsoft Access 2000.
Bazat e të dhënave
paraqesin grumbull të organizuar të dhënash. Nëse marrim një shembull nga përditshmëria, p.sh, një zyre për informim dhe shërbime është përgjegjëse për organizimin e të dhënave për një ndërmarrje të caktuar. Punonjësit e asaj zyreje, informatat për ndërmarrjen, që kanë të bëjnë me të punësuarit, punët e përditshme, shërbimet që i ofron ndërmarrja etj., imirëmbajnë përmes përdorimit të tabelave të ndryshme. Pra për vendosjen, ruajtjen dhe mirëmbajtjen e të dhënave në mënyrën më të përshtatshëme, të dhënat
organizohen në formë tabelare. Për shembull, një tabelë do të përdorej për ruajtjen e informatave për të punësuarit, ku do të paraqiteshin: emri dhe mbiemri, adresa, datëlindja, vendlindja, mosha, sektori punues, orari i punës, paga mujore, etj. Për përpunim më detal të informatave për një të punësuar - shënim në tabelë (rresht të tabelës) përoren formularë, gjegjësisht forma për paraqitje më të përshtatshme të të dhënave. Shtypja dhe dorëzimi i raporteve të ndryshme që shërbejnë për shtypjen e të dhënave dhe rezultateve të ndryshme, etj., më së miri bëhet duke shtypur raportet gjegjëse.
Njësia themelore e bazës së të dhënave është tabela, e cila i ruan të dhënat në formë të organizuar. Tabela i ka rreshtat (Records - Rekordet, regjistrimet, të dhënat) dhe kolonat, gjegjësisht fushat (Fields) të cilat përshkruajnë një vlerë ose karakteristikë të caktuar të rekordit.
Instalimi i programit
Accessi është pjesë e paketit Microsoft Office, prandaj me rastin e instalimit të paketit instalohet edhe accessi. Përmes CD-së instaluese, instalimi i programit
fillon automatikisht, me vendosjen e CD-së instaluese në CD-ROM. Nëse nuk fillon vetvetiu, në njësinë e CD-ve, zgjedhet setup.exe, me të cilin fillon instalimi i paketit Microsoft Office.
Startimi
i
programit
, bëhet prej menysë Start, duke zgjedhur menynëPrograms, dhe varësisht prej instalimit, mund ta gjeni direkt si nënmeny në Programs (si në fig.1.), ose aty është si një tërësi paketi Microsoft Office, e si
nënopcion Microsoft Access. Normalisht programi mund të startohet direkt prej desktopit përmes ikonës Microsoft Access, nëse ajo veq ekziston ne desktop.
Fig. 1. Startimi i programit, përmes menysë Start.
Kur programi startohet, paraqitet dritarja e Microsoft Access-it (në vazhdim të tekstit: Access), dhe dritarja për dialog (d box) e cila mundëson zgjedhjen e opcioneve fillestare për krijimin e një baze të re, ose startimin e bazave ekzistuese, të cilat janë përdorur së fundi. (Fig. 2)
Nëse dëshironi të filloni krijimin e bazes së re të të dhënave, fillohet në pjesën
Create a new Database using (krijo bazë të re përmes) me opcionet: Blank Database (Bazë e zbrazët e të dhënave), për përgatitjen e bazës së re, fillimisht të
zbrazët dhe Database Wizard (Magjistari për database). (Wizardet-janë nënprograme ndihmëse të paketit Microsoft Office, të cilat e udhëheqin
shfrytëzuesin hap pas hapi, duke i dhënë udhëzimet e nevojshme, për realizimin e detyrave të caktuara). Accessi ofron ndihmë me rastin e krijimit të bazës së re të të dhënave, përmes Database Wizard, (nënkuptohet se përdoret me kusht të njohjes së gjuhës angleze).
ialog-Fig. 2. Dritarja e parë, me rastin e startimit të programit.
Të marrim së pari rastin e bazës së re, të zbrazët. Prej dialogut fillestar, zgjedhim opcionin: Blank Database. Në ekran menjëherë paraqitet dialogu tjetër, File New
database- Ruaje bazën e re të të dhënave, përmes të cilit Accessi kërkon së pari të
krijohet fajlli në të cilin do të ruhet baza e re që krijohet. Pasi të zgjedhni folderin ku dëshironi të krijohet ajo, në File name - Emri i fajllit, zgjedhni emrin e
bazën e të dhënave që krijohet. (Nëse dëshironi, mundeni që me komandën Create
New Folder, si në fig., së pari të krijoni Folder të ri dhe pastaj veprimet e
përshkruara). Fillimisht, aty accessi propozon emrin db1.mdb, pra tipi i fajllit është *.mdb (mdb-Microsoft DataBase). Emrin e fajllit db1, e ndryshoni dhe zgjedhni emër të ri sipas dëshirës. Normalisht, nuk p
fajllit për
ërjashtohet mundësia që ta pranoni edhe mrin e propozuar db1. Pastaj shtypet tasti: Create (Krijo), dhe më këtë accessi krijon bazën e re të zbrazët të të dhënave.
Fig. 3. Zgjedhja e folderit, dhe emrit për fajllin e bazës që krijohet.
Nëse zgjedhni opcionin Database Wizard, atëherë Accessi, së pari ju ofron
mundësinë e zgjedhjes së shabllonit të parapërgatitur të bazës (Fig. 4). Ekziston një numë
Adre etj.
r mjaft i madh i bazave të gatshme, për qëllime të ndryshme përdorimi, si sari me kontakte, Koleksione të ndry hme, Inventare, Shërbime të thirrjes,s Pas zgjedhjes së shabllonit të gatshëm, përmes dialogut File new database (fig 3) përsëri zgjedhni vendin (folderi) dhe emrin e fajllit, për bazën e të dhënave që krijohet.
Fig. 4. Shabllonet e gatshme, të bazave të të dhënave, që i ofron accessi.
Hap pas hapi, Accessi ju ofron opcionet për zgjedhje, si në fig. 5, me ç'rast mund të bëhen modifikime të opcioneve të gatshme që i ofron Accessi për shabllonin
përkatës. Me tastet, Cancel (Anulo, Pezullo), Back (Prapa), Next (Tjetri), Finish
(Fundi , P pas hapi, duke përcjellur udhëzimet e magjistarit
deri në përfundim të procedurës, kur me Finish vendosim për krijimin e bazës së gatshme, sipas opcioneve të zgjedhura prej atyre që i ofroi magjistari.
Në atë rast, Accessi e krijon bazën e re të gatshme me strukturën dhe elementet e saj, me ç'rast në ekran shfaqet dritarja Database Wizard, me treguesit Creating…, për secilin element të bazës. Nëse zgjedhim shabllonin Contact
Management-Administrimi i kontakteve, pra një adresar me informata për kontaktet e ndryshme,
kalohet nëpër hapat vijues, si zgjedhja e fushave: emri, mbiemri etj., që do të ruhen në një tabelë.
ërfundo) lëvizim hap
Hapi i parë, fillimi. Zgjedhja e fushave
Zgjedhja e emrit të bazës Përfundimi Fig. 5 . Hapat, gjatë krijimit të bazës përmes magjistaarit.
Fig. 6. Ecuria e krijimit të bazës, përmes Database Wizard
Me këtë rast, Accessi krijon bazën Contact Management1, me të gjitha elementet e nevojshme, si tabelat, format, raportet, etj., si në fig 7.
Fig. 7 - Baza e krijuar përmes magjistarit.
Pra, siç shihet në fig. 7, dritarja e bazës së të dhënave përmban faqet (objektet):
Tables (Tabelat), Queries (Pyetësit), Forms (Format), Reports (Raportet), Pages
DRITARJA E ACCESIT
Menya Shiriti i veglave
Rreshti i statusit
Fig. 8 - Dritarja e Accessit
Dritarja e bazës
nshme e Accessit gjatë punës duket si në fig. 8. Normalisht, si në indows, kemi edhe titullin e dritares dhe në skajin e djathtë, pullat Dritarja e zako
çdo dritare në W
(tastet) minimize, maximize dhe close . Në krye të dritares gjendet menya kryesore e programit me përmbajtjen: File (Fajlli), Edit (Editimi, përpunimi), View (Pamja), Insert (Inserto), Tools (Veglat), Window (Dritarja) dhe Help (Ndihma
ur hapet një tabelë, pyetës
). ose formë, shtohet edhe menya Records (Rekordet). K
Përf nd
shkurtes omandave rësisht se
çka kemi të hapur prej d Nëse kemi hapur ndonj tabelë, në rast të formës Në pjesën e brendshme eventualisht ndonjë drit
poshtme, kemi rreshtin momentale ose
informata për elementin sLock,
Insert, etj.
Kur kemi të hapur vetë
menyve është, si do të p het në pjesën e ardhshme të tekstit. Mirëpo nëse hapet ndonjë tabelë, for
ndryshon varësisht prej të cilën jemi duke bërë
e fajllave. Në fund, është edhe lista e undi menysë gje
at e k
et shiriti i veglave, i cili përmban ikonat (tastet) për të cilat përdoren më së shpeshti gjatë punës. Va
ritareve në ekran, ashtu ndryshon edhe shiriti i veglave. ë tabelë, atëherë aty shfaqet shiriti i veglave për punë me
, shiriti i veglave për punë me formë, etj.
të dritares kemi dritarën e bazës së hapur të të dhënave, dhe are të hapur të tabelës, formës, etj. Dhe në fund në pjesën e e statusit, i cili jep shpjegime për gjendjen
e zgjedhur aktualisht, dhe statusin e tasteve Cap m dritaren e bazës së të dhënave, atëherë përmbajtja e
ërshkru
më, apo element tjetër, atëherë edhe përbajtja e menyve kontekstit. Pra menytë automatikisht përshaten për punën momentalisht.
Menya File
Në menynë File, si zakonisht, kemi komandat që kanë të bëjnë me hapjen e fajllit të ri ose ekzistues, ruajtjen dhe shtypjen
fajllave të hapur së fundi.
Fig. 9 - Menya File
dëshirojmë të - Open Databa - Get External për marrjen e ccessit ose programev (lidhi tabelat)
tjetër, të Acce jera.
- Close (mbylle), mbyllë bazën (fajllin e hapur)
- Save (Ruaje), ruan ndryshimet në bazën me të cilën jemi duke punuar momentalisht, në fajllin e njëjtë, me të njëjtin emër.
- Save as/Export (Ruaje si/eksporto)- shërben për ruajtjen me emër të ri, gjegjësisht eksportimin në format tjetër në ndonjë program tjetër të objektit aktual, tabelës, formës, etj. - New database (Hapja e bazës së re), pra përdoret kur
fillojmë krijimin e një baze të re.
se (Hape bazën), shërben për hapjen e bazës Data (Merr të dhëna të jashtme), shërbën
të dhënave prej ndonjë baze tjetër të A e tjera për baza të të dhënave ose Link tables
, për marrjen e të dhënave prej ndonjë tabele
- Page Setu ( Konfigurimi i faqes)
azën, në formë rezymeje, ndër të tjera edhe me elementet përbërëse, si në fig.10.
p
- Print Previw ( Shikimi paraprak) (inspektimi) i shtypjes
- Print… ( Shtype…) - shtypja në printer, ku përmes dritares së hapur të dialogut
Print, përcaktojmë opcionet e shtypjes
- Send (Dërgo)
- Database Properties (karakteristikat e bazës) - jep informacionet lidhur me b
t e bazës
Pra, faqja Contents paraqet sa tabela, form pyetës etj., ka baza.
rdorimit të menyve, sepse shpeshherë menytë nuk janë të plota, enytë që janë përdorur kohën e fundit dhe ato kryesore, kur t një shigjet
Fig. 10 - Karakteristika
Dritarja ka faqet: General (të përgjithshme),
a,
Summary (rezyme), Statistics (statistika), Contents (përmbajtja) dhe Custom (e
zakonshme).
Verejtje:
Duhet pasur kujdes gjatë pë
por në to paraqiten vetëm m se
në fund të menysë paraqite ë e dyfishtë e cila mundëson hapjen e menysë së plotë. Pasi ta hapni menynë e plotë dhe të përdorni një prej menyve që nuk shihej në listë, herën e ardhshme kur hapet menyja ajo paraqitet në listë, si meny që është përdorur së fundi.
Menya Edit
Menyja Edit, varësisht prej asaj se a ka ndonjë objekt të zgjedhur të bazës (tabelë, formë, etj), ka përmbajtje të ndryshme. Shërben për editimin e të dhënave në bazë, kopjimin, zhvendosjen, fshirjen, kërkimin etj.
Fig. 11 Edit
- Paste - Ngjite - thërret prej memorjes përmbajtjen momentale të saj (nga Clipboard). Kemi edhe opcionet e
- Menya Paste, si Paste Special, Paste as Hype Append.
-Undo - Zhbëje - anulon veprimin e fundit dhe kthen gjendjen e mëparshme, p.sh., para kopjimit, zhvendosjes,
etj.
- shërben për zhvendosjen e të dhënave në e elementeve në forma, raporte etj., në memorje
erit (Clipboard-pjesa e rezervuar e memorjes që të njëjtat thirren në pozitë të re
kuptimin e marrjes prej memorjes
t të
rlink, dhe Paste
Delete - fshije, bën fshirjen e të dhënës apo objektit të zgjedhur (selektuar), në
ëse jemi në tabelë p.sh kemi edhe:
rd - Zgjedhe rekordin - Select all records
Në vazhdim kemi
etj. Pra shihet se m arëse horizontale.
-Find - Gjeje - shë rkim, me të cilin i kërkojmë
vlerat e caktuara, n ë, etj.
- Replace - Zëvend ë
re, po ashtu bëhet t që hapet.
Go to Shko tek
-Menya View - Pamja, shërben për rregullmin e pamjes së dritares së Accessit, dhe elementeve të dritares. Pra, ketu zgjedhim se çka do të shihet në ekran gjatë punës me Access, ndryshimit, reje - Cut - P tabelë, os të kompjut për këtë qëllim), ashtu pëmes Paste- Ngjit (ka
dhe ngjitjes-vendosjes në pozite të re, aty ku është momentalisht kursori ose zgjedhja).
- Copy - Kopjo - bën kopjimin e vlerës ose të objekti
zgjedhur, në memorje të kompjuterit, pa ndikuar fare në origjinalin.
-
tabelë, forme etj. N
- Delete Record-Fshije rekordin - Delete Column - Fshije kolonën
- Select Reco
- Zgjedhi të gjitha rekordet
pjesën që ka të bëjë më kërkimin e të dhënave në tabela, forma enya është e ndarë në pjesë, me vizat nd
rben për hapjen e dialogut për kë ë tabelë, form
ëso - shërben për zëvendësimin e vlerës ekzistuese, me vlerë t
përmes dialogu
shërben për kalim në rekordin e caktuar.
Fig. 12 - Menya View
e ve të objekteve në bazën e
s emrit), By type (Sipas tipit), By created (Sipas dates së krijimit), By modified (Sipas dates së modifikimit), etj. Auto arrange
. 13), por përmes Customize, ne përshtasim sipas ëshires se cili grup do të shihet pastaj në listën toolbars.
ndonjë objekt (tabelë, formë, etj.) atëherë automatikisht, në iritin e veglave, veglat database zëvendësohen, me ato për tabelë, formë, etj.
- Database objects ( Objektet e bazës) - objektet në dritaren bazës (tabela, forma, etj)
Pjesa e rregullimit të pamjes së ikona të dhënave (tabelave, formave, etj.), si: - Large icons (Ikonat e mëdha)
- Small icons (Ikonat e vogla) - List (Lista)
- Details (Detajet) - shifen edhe data e krijimit, modifikimit, madhesia etj.
- Arrange Icons (Rregullo ikonat) - me nënopcionet e saj shërben për rregullimin e renditjes së ikonave: By name (Sipa
(Rregullimi automatik) me shpërndarje simetrike.
New Open Save Print Preview Spelling C
- Line up icons - Rreshto ikonat në vijë të drejtë, bën rreshtimin kur nuk është aktivizuar opcioni Auto arrange në menynë Arrange icons.
- Properties - Karakteristikat, për objektin e zgjedhur. - Code - Kodi, i shkuar në Visual Basic for Applications.
- Toolbars - Shiritat e veglave, përmes nënopcioneve të tij: Database - Baza,
Toolbox - Kutija e vegave, Web - Veglat për web faqe, dhe Customize - Përshtati,
përcakon se cilat vegla të punës do të shihen në ekran gjatë punës. Zakonisht shihet shiriti i veglave - Database (fig
d - Kur aktivizohet, sh ut Copy Paste Format painter Undo Office ks Lin Analyze La Ic
het treguesi i mausit mbi ikonë (t dhe emri i ikonës, gjegjësisht funk në shiritin e veglave janë shkurtes
në dorë rge ons Small Icons List Details Code Properties Ralationships New Object Office assistant Fig. 13 -Database toolbar - Shiriti i veglave database
Nëse vetëm poziciono ast) dhe mbahet aty për një
kohë, do të paraqitet e sioni që ajo kryen nëse
klikohet në të. Ikonat a për aktivizikimin e
komandave të cilat normalisht i kërkojmë nëpër menytë e programit. Shiriti i veglave faktikisht përmban ato komanda që përdoren më së shpeshti, ashtu që t'i kemi " ", e të mos humbim kohë t'i kërkojmë nëpër meny. Në skaj, pas tastit
për ndihmë, ndodhet edhe tasti More buttons i cili mundëson shtimin ose largimin e steve prej shiritit të veglave.
enya Insert
M ba n e të dhënav taM
enya Insert, përm e.n komandat për insertim të objekteve të reja në bazë
Fig. 14 - Menya Insert
- Table - Tabelë
- Qyeru - Pyetës (kueri) - Form - Formë (formularë) - Report - Raport
- Macro - Makro - Module - Modul
- Class Module - Modul klase - AutoForm - Formë automatike
automatik - AutoReport - Raport
Menya Tools
Menya Tools-Veglat , përmban veglat e programit.
- Spelling - Drejtshkrimi në gjuhën angleze - Autocorrec
Fig. 15. Menya Tools
t – Përmirësimi automatik i gabimeve
- Offic - Rela - Anal ënave - Data - Secu - Repl - Star projektit - Mac - Activ - Add-Ins - Shtesat tions - Opcionet
e Links - Lidhja me Office
tionships – Relacionet mes tabelave yze - Analizo, bën analizën e bazës së të dh base Utilities- Shërbimet për bazën e të dhënave rity - Siguria, mbrojtja e të dhënave
ication - Replikimi
tup…- Startimi, opcionet për startimin e ro - Makrot
eX Controlls… - Kontrollat ActiveX
Shpjegimet përkatëse, për nënopcionet, do të jipen gjatë përdorimit të tyre, në pjesët përkatëse të tekstit.
enya Window
M
enya Window - Dritarja, përmban komandat për rregullimin e dritareve të M
objekteve të bazës, kur kemi të hapura më shumë dritare. P.sh në ekran mund të kemi të hapura njëkohësisht dritaret për dy-tri tabela, forma, ose disa tabela, disa forma e ndonjë pyetës (kueri), etj.
cionin e fshehjes
Fig. 16 - Menya Window
momentalisht dhe me Përmes menysë Window, dritaret e hapura të objekteve, brenda dritares së Accessit, shpërndahen simetrikisht dhe me madhësi të barabarta.
- Tile horizontaly - rradhitja (palosja) horizontale - Tile Verticaly - rradhitja vertikale
- Cascade - kaskadë
- Arrange Icons - rregullimi i ikonave - Hide - fshehe, bën fshehjen e dritares - Unhide - largo op
Në fund të menysë, paraqitet lista e dritareve të hapura
shënjën e zgjedhjes tregohet dritarja aktive momentale, kurse me klik kalohet në në
Menya Help
Menya Help - Ndihma, përmban u ë
përdorimit të programit dhe shpjeg htje.
dritaren e dëshiruar. Pra një prej mënyrave të kalimit prej dritares së një objekti, dritaren e objektit tjetër është përmes kësaj menye.
dhëzimet të cilat i ndihmojnë shfrytëzuesit gjat imet deri në detaje të vogla, për cilëndo çës
sft Access Help F1 - N
Office As
, duke dhënë mundësinë e shtypjes së tekstit ë pyetjen dhe pastaj, ai ofron udhëzimet e me lidhur me temën për të cilën është ruar pyetja.
Fig. 17. Menya Help
- Micro dihma për Access. Siç
shihet, në çdo moment, me shtypjen e tastit funksional F1 në tastierë, mund të aktivizohet ndihma në Access, dhe sistant (Asistenti për Office), i
standardizuar në të gjitha programet e Office-it ofron ndihmë
lidhur m mundsh parasht
- Show Office Assistant - Paraqite
What's this? - Çka është kjo - ndihma direkte, duke aktivizuar treguesin me
nformata, lidhur me versionin aktual të rogramit dhe mundësitë për kërkim të udhëzimeve
ndihmësin e Office-it (fig. 17.a) -
pikëpyetje dhe duke shtypur në pjesën e dritares për të cilën kërkohet ndihmë. - Microsoft on the web - Microsofti në web (internet)
- Detect and Repair… - Detektimi dhe riparimi i gabimeve. - About Microsoft Access - Dritarja me i
p dhe ndihmës shtesë.
a
your question here, and then
ruaje pyetjen tënde këtu dhe
rch), shtypet teksti i pyetjes, arch ndihmësi i gjenë
sa përgjigje që lidhen me truar.
j ekranit asistentin, e n e djathte të mausit, dhe pastaj
ur zgjedhni Hide. Menyja n opcionet, Choose assistant… min e pamjes së asistentit, dhe macion me figurën e asistentit a shiritin me vegla, dhe tri faqe: r përgjigje, dhe Index-Indeksi. ën e djathtë paraqiten temat
Fig. 17.c.
është e organizuar si libër, me kapituj dhe tema të veçanta, te cilat i zgjedhni duke i hapur kapitujt e librit, me shenjen plus që e kanë para, e cila pastaj shndërrohet në minus. Mbyllja bëhet duke shtypur shenjën minus. Tema e zgjedhur paraqitet në anën e djathtë të dritares. Contents - Përmbajtja, faktikisht Fig. 17. Ne pjesën: Type click search (shk
pasaj shtype Sea dhe pastaj me Se përgjigjet, ose di pyetjen e parash
Fig. 17.b
Kur dëshironi të largoni pre klikoni me pulle
në menynë e hap
Options, rregullo
mundëson ndërri
Animate bën ani .
Dritarja e hapur e ndihmes, duket si ne fig. 17, c. K
Contents-Përmbajtja, Answer Wizard-Magjistari pë
Dritarja kryesore është e ndarë në dy pjesë. Në pjes specifike të zgjedhura në anën e majtë.
Fig. 17.d.
Në faqen Answer Wizard, t pozita e parë, What would you
like to do?- Çka dëshironi të
bëni?, në tekst-boksin ku është teksti: Type your
question…shtypet pyetja
me tastin Search gjinden temat e lidhura me atë pyetje dhe paraqiten ne listën përfundi, (Search topic to display), e pastaj përmbajtja e temës së zgjedhur aty paraqitet në anën
ek
dhe
e djathtë.
Në faqen Index, faktikisht është indeksi
shkronjë të re njësoj, deri sa t ve.
Fig. 17.
i të gjitha fjalëve të rradhitura sipas alfabetit, dhe posa të shtypet shkronja e parë në pozitën 1- type keywords - shkruaje fjalën çelës, në
s
ë
Pastaj në pozitën 3. Choose anën e djathtë hapet faqja m
Menya Format
Menya format paraqitet nëse ,
ajo ka të bëjë me formatizim r. Në
rast se kemi hapur një tabelë
e. ngushtohet rrethi i pyetje
a topic-zgjedhe temën, zgjedhet tema prej listës, dhe në
e përmbajtjen për temën e zgjedhur.
kemi hapur dritaren e ndonjë tabele, forme, etj. Pra in e vlerave dhe të elementeve të dritares së hapu , atëherë menya format, duket si vijon:
pozitën 2. Or choose keyword
- ose zgjedhe fjalën çelës -
paraqiten fjalët që fillojnë më atë shkronjë, dhe për çdo
ig. 18a - Menya Format
- Subdatasheet - Nënfaqja e të dhënave
ndërrimet e zakonshme të tekstit, ngjyrës, etj.
- Datasheet… - Faqja e të dhëna
- Row height… - Lartësia e rreshtave - Column width… - Gjerësia e kolonave
- Rename c
- Hide Columns - Fshehi kolonat
- Unhide Columns…- Kthe kolonat e fshe - Freeze Columns - Ngriji kolo
mbajtur në ekran kolonat e c rrotullimit për shikim të kolon
Fig. 18b. Menya Records
- Filter - Filtro, shërben për filtrimin e të dhënave, në tabelë, pyetës (kueri) ose formë.
- Sort - Sorto, shërben për rradhitjen e të dhënave sipas alfabetit (vlerat tekstuale), ose madhësisë (vlerat numerike).
- Apply Filter/Sort - Apliko filtrin/sortin. - Remove Filter/Sort - Largo filtrin/sortin. - Save Record - Ruaje rekordin
- Refresh - Rifresko të dhënat. - Data entry - Futja e të dhënave
Pra, siç shihet, këto komanda kanë të bëjnë më rekordet në tabelë, formë ose pyetës (kueri), dhe gjatë aplikimit do të shpjegohen më detajisht.
F
- Font… - Fonti, lloji i shkronjave, pra mundëson
ve
olumn - Riemërto kolonën
hura
nat, shërben për të aktuara me rastin e
ave të skajshme.
- Unfreeze All Columns - Shkriji të gjitha kolonat
Menya Records
Nëse është hapur ndonjë tabelë, formë etj, në menynë kryesore të programit paraqitet edhe menya Records - Rekordet.
Menytë e kontekstit
Kemi edhe mundësinë e përdorimit të menysë speciale, që njihet si menya e shpejtë, ose menya e kontekstit, e cila shfaqet kur shtypet pulla e djathtë e mausit.
Komandat që paraqiten në meny varen prej vendit ku ndodhet treguesi i mausit në momentin e shtypjes. Kjo meny mund të hapet edhe përmes kombinimit: SHIFT+F10. Për të mbyllur këtë meny, mjafton të shtypet kudo jashtë saj, ose përmes ESC, ALT, ose ENTER.
Fig. 18c. Menya e kontekstit
Objektet e bazës së të dhënave
Accessi është sistem i orientuar në objekte për udhëheqjen e bazës së të dhënave (DBMS-Database Management System), që do të thotë se tërë baza e të dhë është e përbërë prej objekteve të cilat kanë karakteristika
nave të caktuara, ose atribute të
ktura
ë tjera, të cilat gjithashtu kanë tiparet e tyre. Për shembull tiparet si: ikonet etj. Për secilën rej tyre ekziston lista e tipareve të cilat mund t'i përshtatni për të siguruar efektin e dëshiruar.
Në dritaren e programit, kur e hapni fajllin e bazës së të dhënave, shihet dritarja e bazës dhe objektet (elementet) përbërëse të saj si në fig. 19.
njohura si tipare-karakteristika (properties), përmes së cilave përcaktohet stru e tyre, pamja dhe sjellja. Për shembull, vetitë e tabelës përfshijnë, përshkrimin e tabelës, subjektit të tabelës dhe renditjen e rekordeve në tabelë (alfabetike, kronologjike ose në bazë të një ose më shumë fushave).
Njëherit, secili prej objekteve kryesore të Accessit është kontejner (bartës) i objekteve t
emri, madhësia, fonti, tipi i të dhënave etj. Format dhe raportet përmbajnë objekte si fushat e të dhënave, titujt, kontrollat, numrat e faqeve, graf
Fig. 19. Dritarja e bazës së të dhënave
Dritarja kryesore e bazës përmban objektet vijuese: Tables-Tabelat, Queries-Pyetësit, Forms-Format, Reports-Raportet, Pages-Faqet, Macros-Makrot dhe
Modules-Modulet. Brenda ditares, varësisht prej objektit të zgjedhur shihen
elementet përkatëse, p.sh, në fig. 19 shihet se në faqen tables, kemi: - Create Table in DesignView - Krijo tabele në modin e dizajnit
- Create Table by Using Wizard - Krijo tabele duke përdorur magjistarin
- Crete Table by Entering Data - Krijo tabele duke futur të dhënat
Këto janë opcionet që i ofron programi për krijimin e tabelave dhe në vijim kemi listën e tabelave që veq ekzistojnë në bazën e hapur të të dhënave. Per secilin prej objekteve, ekzistojnë Create… in design view dhe Create…by using wizard. Gjithashtu, në dritare në shiritin e veglave të dritares, shihet se i kemi tri taste:
Open-Hape, Design-Dizajni dhe New-I ri/E re, të cilat mundësojnë që p.sh., tabela
ose elementi tjetër i zgjedhur, të hapet: për përdorim me Open, ose për ndryshimin e dizajnit të saj - Design. Kurse krijimi i tabeles së re, gjegjesisht elementit përkatës, bëhet me tastin New.
Grupi Favorites-Favoritet, përmban "folderin" special me fajllat gjegjësisht objektet e preferuara, që favorizohen prej shfrytëzuesit.
Modet
Gjatë punës në Access kemi modin e punës (modin e ekzekutimit), në të cilin përdoren tabelat, format dhe elementet e tjera të krijuara dhe modin e dizajnimit, në të cilin bëhet dizajnimi i tabelave, formave dhe elementeve tjera. Deri sa punohet në modin e dizajnimit, shfrytëzuesi nuk manipulon drejpërdrejt me të dhënat, por e dizajnon pamjen dhe formën e objekteve të bazës, të cilat pastaj përdoren në modin e punës. Gjatë modit të dizajnimit, nuk shihen vlerat e të dhënave, por vetëm objektet dhe elementet që dizajnohen, e të cilat në modin e punës mund të përmbajnë të dhëna.
Tabela
Tabela paraqet elementin themelor të bazës së të dhënave edhe në Access. Në tabelë ruhen të dhënat dhe tabela shërben si bazë prej të cilës objektet tjera i marrin dhe mandej i përdorin në forma të ndryshme të dhënat e tabelës. Tabela ka rreshtat-rekordet dhe kolonat-fushat (fig. 20).
Fig. 20 - Tabela
Ti
rekordi është një tërësi, pra, një rekord me fus të dritares së
ta lëvizje (navigim) nëpër rekorde (navigation buttons), ku
tregohet se në cilin rekord është i pozicionuar i
ak k rekordi g gjës (shih fig. 21).
tujt e kolonave-fushave paraqesin emrin e fushës përkatëse dhe krejt rreshti-hat prekatëse. Në fund
belës janë pullat për
momentalisht kursori pra, rekord tual, pastaj pullat për kalim te je
- rekordi e parë - rekordi i ardhëshëm
- rekordi i fundit
Tregohet rekordi aktual (1), prej numrit te pergjithshëm të rekordeve (of 5). - rekordi paraprak
- rekordi momental - rekord i ri në fund të tabelës - prej 5 (numri i rekordeve)
Me përdorimin e këtyre pullave, kursori vazhdimisht është i pozicionuar në kolonën e parë të tabelës. Lëvizja nëpër tabele mund të bëhet edhe përmes tastie dhe atë p
rës, ërmes 4 shigjetave: majtas, djathtas, poshtë, lart, si dhe përmes pullave:
d un
n e majtë të
Home - Kalo në fushën e parë të rekordit, End - Kalo në fushën e fundit të rekordit
Page Up - Kalo në rekordin e parë, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori Page Down - Kalo në rekor in e f dit, në fushën ku aktualisht ndodhet kursori
Përmes mausit mund të kalojmë direkt në cilëndo pozitë të tabelës, duke u ozicionuar me kursor në qelulën përkatëse dhe duke shtypur pullë
p mausit.
Nëse tabela përmban numër të madh të fushave, atëherë në pjesën e poshtme të dritares paraqitet edhe shiriti rrëshqitës horizontal
i cili mundëson lëvizjen në pjesën e majtë, gjegjësisht të djathtë të tabelës. Shtypja e njëpasnjëshme e pullave dhe , bën zhvendosjen pjesë pjesë, kurse shtypja dhe zvarritja treguesit proporcional të pozitës në shiritin rreshqitës bën zhvend e shpejtë në pjesën përkatëse proporcionalisht me zhvendosjen.
osjen
uery - Pyetësi (Kueri)
yetësi është një pyetje që parashtrohet në bazën e të dhënave. Pyetësi shërben për
timit i mundëson shfrytëzuesit të zgjedhë vetëm fushat ose rekordet e e tabelës, në bazë të një kushti të caktuar ose disa kushteve njëkohësisht.
Q
P
nxjerren e vlerave të caktuara prej tabelës ose prej disa tabelave. Tabela mund të ketë shumë rekorde dhe shumë fusha për secilin rekord, kurse shfrytëzuesit gjatë punës mund t'i nevojiten vetëm disa rekorde ose vetëm disa fusha të rekordit. Për nxjerrjen e pjesërishme të të dhënave prej tabeles përdoret pyetësi, i cili gjatë
onstruk k
caktuara t
Në fig. 22 kemi paraqitur pyetësin, i cili prej tabeles addresses ka nxjerrë vetëm fushat që shihen. Zgjedhja e fushave dhe kritereve, bëhet në modin e dizajnimit. Edhe në dritaret e pyetësve, kemi pullat për lëvizje nëpër tabelën e pyetësit, si në fig. 21.
Forma
Për punë më të lehtë me rekordet e veçanta dhe për të parë njëkohësisht të gjitha fushat e rekordit të veqantë përdoret Forma (Formulari). Brenda formës, renditja e fushave mund të bëhet sipas dëshirës. Mund të përdoren të dhënat prej një ose më shumë tabelave. Posaqërisht janë të përshtatshme për krijimin e formave të njëjta me formularët që shtypen në letër, p.sh., brenda kompanisë. Forma krijohet përmes modit të dizajnimit ose duke përdorur magjistarin për forma.
Fig. 23. - Forma
Edhe dritarja e formës, përmban pullat për lëvizje nëpër rekorde, si në fig. 21.
Raporti
itjen dhe shtypjen e të dhënave në letër, përdoren raportet. Pra raporti htë elemet tjetër i bazës së të dhënave, me anë të të cilit, nxirren në letër të
ohet
rti i posaqëm i ërshtatshëm për shtypjen e etiketave të zarfeve (kovertave), letrave qarkore etj. Në Për paraq
ës
dhënat e nevojshme, prej tabelës, pyetësit ose formës. Pamja e raportit rregull në modin e dizajnimit, me ç'rast ka mundësi të zgjedhet mënyra sa më e
përshtatshme e rradhitjes së të dhënave, sortimi, etj. Në raport mund të paraqiten edhe grafikonet e ndryshme. Gjithashtu mund të përdoret edhe rapo
fund të dritares së raportit, gjithashtu kemi pullat për lëvizje (si në fig. 21), por në ëtë rast për lëvizje nëpër faqet e raportit. Në fig. 24. është paraqitur raporti per k
tabelën addresses.
Fig. 24. - Raporti
Faqet
Faqet, ose faqet për qasje në të dhëna, janë objekt i ri në versionin Microsoft
Access 2000. Këto janë web faqe speciale të Accessit të dizajnuara për shikimin
dhe manipulimin e të dhënave përmes Internetit. Faqja për qasje në të dhëna mund të përmbajë edhe të dhëna prej burimeve tjera, si Microsoft Excel.
Makrot
Makroja paraqet një varg veprimesh të njëpasnjëshme, të ruajtura në një tërësi si një komandë e vetme. Përdoren për të lehtësuar dhe shpejtuar punën më të dhënat. Sa herë që aktivizohet makroja, që nga ana e shrytëzuesit duket si një komandë e vetme, kryhet vargu i të gjitha operacioneve të ruajtura në makro.
Modulet
Modulet paraqesin kode të programuara përmes gjuhes programuese Visual Basic
for Applications (që është pjesë e paketit Microsoft Office). Pra për realizimin e
kodit, përdoren komandat e gjuhës programore Visual Basic, por të përshtatura për aplikacionet e Office-it, si Wordi, Exceli, Accessi, etj. Njohja e gjuhës programues
BAZAT RELACIONALE TË TË DHËNAVE
Baza e të dhënave është është koleksion i informatave të ndërlidhura me qëllim të veçantë, si p.sh., evidenca e detyrave të caktuara, udhëheqja me punën e
bibliotekës, etj. Nëse bëhet grumbullimi i informatave për klimën në një regjion dhe suksesin e nxënësve në një shkollë, atëherë kjo s'paraqet bazë të të dhënave, sepse informacionet e mbledhura s'janë të ndërlidhura që të përdoren bashkarisht. Por informatat për porositë e kompanisë, konsumatorët e saj, furnizuesit e saj dhe të punësuarit e kompanisë, paraqesin një bazë të të dhënave.
Kur të gjitha të dhënat janë të në një tabelë të vetme, atëherë kemi rastin e bazës së rrafshët (Flat database). Kur të dhënat ruhen në disa tabela të ndara, por të lidhura mes veti përmes relacioneve të ndryshme, atëherë kemi të bëjmë me "Bazat relacionale të të dhënave".
Kur përdoret sistemi i kompjuterizuar për udhëheqjen e bazës së të dhënave, siç është Access-i, baza e të dhënave është bazë relacionale. Principi në të cilin bazohen bazat relacionale të të dhënave është se informatat janë të ndara në tërësi logjike të ndërlidhura në relacione të ndryshme mes veti, të cilat ruhen në tabela të veçanta në kuadër të fajllit. Tabelat janë objekti themelor në thelbin e bazës së të dhënave. Ato paraqesin bazën aktive të sistemit për ruajtjen dhe marrjen e informatave.
Kur informatat ndahen në tabela, mund t'i paraqitni, ndryshoni, shtoni ose largoni, përmes përdorimit të formularëve, të bëni kërkimin dhe të fitoni ose jo, disa ose të gjitha informatat dhe t'i shtypni ato në raport.
Në Access termi "bazë e të dhënave" përdoret për definimin e bashkësisë së objekteve në të cilat ruhen, manipulohen dhe prej të cilave nxirren të dhënat. Këto komponente përfshijnë tabelat, pyetësit, format, raportet, faqet, makrot dhe modulet.
Relacionet
Ekzistojnë shumë përparsi në shpërndarjen e të dhënave në tabela (baza
relacionale) ndaj ruajtjes së të gjitha të dhënave në një tabelë të përbashkët (e cila quhet "flat file, flat table" - fajll i rrafshët, tabelë e rrafshët). Një ndër përparsitë kryesore është redudanca (teprica) e të dhënave, e cila jo vetëm që zvogëlon nevojnë për hapësirë në disk, por edhe i shpejton proceset e ndryshme.
Përmirësimet e rëndësishme me rastin e implementimit të bazave relacionale janë: - Fleksibiliteti - nëse të dhënat ndryshohen, duhet të azhurohet vlera vetëm
në një vend. Të gjitha format, pyetësit dhe raportet e marrin vlerën prej aty. - Thjeshtësia - secila tabelë në strukturën relacionale paraqet një objekt me
të dhëna që i përgjigjen vetëm një aspekti të caktuar të bazës, si p.sh, të punësuarit, prodhimet, urdhëresat, etj.
- Fuqia - ruajtja e të dhënave në tabela të ndërlidhura mundëson grupimin,
kërkimin dhe nxjerrjen e informatave në numër të pakufizuar mënyrash. - Lehtësia e përdorimit - në tabela të vogla, të thjeshta, është lehtë të gjinden
informacionet.
P.sh., nëse në një kompani për kryerjen e punëve të ndryshme mbahet evidenca për porositë e klientëve, të dhënat mund të ruhen në një tabelë të vetme, duke krijuar kështu një fajll të rrafshët. Për çdo porosi do të ekzistonte një rekord. Mirëpo ruajtja e të dhënave për klientin bashk me informatat për porosinë do të
nënkuptonte përsëritjen e disa të dhënave. Gjithashtu, nëse ndonjë prej klientëve, e ndërron numrin e telefonit, do të duhet të ndërrohet ajo e dhënë në të gjitha pozitat ku kemi rekordet për atë klient. Informatat për të punësuarit po ashtu do të
përsëriteshin për secilen urdhëresë të punës.
Shumë më efikase do të ishte të kemi tabela të veqanta për informatat për klinetët, për të punësuarit dhe për urdhëresat e punës. Fusha me informatat për identifikimin e klientit mund të shtohet në tabelën ku ruhen informatat për klinentet dhe në tabelën urdhëresat e punës, për të krijuar lidhjen mes tabelave, e cila quhet relacion ose varshmëri (relationship). Ngjashëm, identifikatori i të punësuarve mund të lidhë urdhëresat e punës me të punësuarit.
Në fig. 2.1 është paraqitur baza relacionale e të dhënave me relacionet mes tabelave. Informatat janë ndarë në tri tabela me fusha speciale, përmes të cilave vendosen relacionet.
Vija e relacionit është paraqitur mes fushave që i lidhin tabelat. Kjo mundëson që të gjinden të gjitha urdhëresat e punës për konsumatorin (klientin) dhe informatat për të për një urdhëresë të caktuar pune.
Gjatë krijimit të bazës së të dhënave është me rëndësi të vendoset si të shpërndahen të dhënat. P.sh, nëse të dhënat për klientin ruhen bashkë me të dhënat për
urdhëresat e punës, atëherë do të kemi përsëritje të të dhënave për klientin në secilin rekord në një urdhëresë pune, nëse klineti porositë më shumë punë të
ndryshme. Gjithashtu, është me rëndësi koha, në rastet kur ka informata që
përdoren rrallë herë, si p.sh arkivi i urdhëresave të kryera të punës, të cilat më mirë është të ruhen veçantë, e të përdoren vetëm kur nevojiten.
Fig. 2.1 - Dritarja e relacioneve - relationships
Vërejte: Edhe pse në figurë shihet vetem nje tabelë "Punëtorët", në fakt ekzisotjnë
3 të tilla (për secilin relacion të ri krijohet: Punëtorët_1, Punëtorët_2…), por janë vendosur një mbi një, për lehtësim.
Normalizimi
Normalizimi njihet si proces i ristrukturimit të fajllave të të dhënave. Qëllimi përfundimtar i normalizimit është zvogëlimi i të dhënave në bazën e të dhënave në strukturën më të thjeshtë të mundshme dhe minimizimi i redudancës së të dhënave, gjegjësisht organizimi i fushave të të dhënave, me qëllim të gjetjes së mënyrës me efikase dhe më fleksibile të ruajtjes së të dhënave.
Normalizimi ka një bazë të komlikuar matematikore, e cila përmbanë gjendjet specifike të quajtura forma normale. Secila prej formave normale paraqet një "pengesë" të cilën duhet ta tejkaloj baza e të dhënave për të kaluar në shkallën e ardhshme. Sa më e lartë të jetë forma e normalizimit, aq më restriktiv është testimi. Arritja e formës së tretë të normalizimit konsiderohet e mjaftueshme për bazat relasionale të të dhënave.
Forma e parë e normalizimit eleminon të dhënat e dyfishta. Për shembull, tabela
Urdhëresat e punës, përmbanë informatat për tre të punësuar, të cilët përbëjnë një
ekip në ndonjë detyrë. Nëse i punësuari ka më shumë detyra, informatat për të do të përsëriteshin në rekordet tjera.
Forma e dytë kërkon që të gjitha të dhënat në tabelë të jenë të varura ose ti
referohen direkt subjektit të tabelës, i cili zakonisht quhet çelësi primar. Për shembull, emrat e mbiemrat e klientëve nuk janë të "ndërlidhur" direkt me fushën e çelësit primar të Numrit të urdhëresës së punës, në tabelën Urdhëresat e punës, kështu që ata duhet të eleminohen dhe të zëvendësohen me fushën e cila lidhë rekordet e tabeles së urdhëresave me tabelën Konsumatorët.
Forma e tretë normale eliminon fushat që mund të përfitohen prej fushave tjera.
Për shembull, nëse në tabelën e urdhëresave të punës, ekziston fusha: Vlera totale (e cila është shumë e fushave: Vlera e punës, dhe Vlera e materialit të shpenzuar), atëherë, ajo duhet të largohet, për të plotësuar formën e tretë të normalizimit. Pra, të gjitha këto duhet pasur parasyshë me rastin e projektimit të bazës së të dhënave dhe tabelave përkatëse.
Llojet e relacioneve
Tabelat mund të jenë të ndërlidhura përmes relacioneve mes tyre në tri mënyra:
një-me-një, një-me-shumë, dhë shumë-me-shumë. Tipi që definohet varet prej
numrit të rekordeve që përmbajnë vlera të njëjta në secilën tabelë.
Për tu ndërlidhur tabelat, secila duhet të ketë çelës primar, fushë e cila ka vlerë unike për secilin rekord. Çelësi primar mund të përmbajë dy, tri ose më shumë fusha, kombinimi i të cilave jep vlerë unike për secilin rekord.
Më së shpeshti përdoret relacioni një-me-shumë kur një rekord i tabelës mund të ketë më shumë rekorde gjegjëse në tabelën tjetër. Tabela e parë quhet "prind" kurse e dyta "fëmijë". Për shembull, në tabelën Konsumatorët, ekziston një rekord për secilin klient (konsumatorë). Në tabelën Urdhërat e punës, mund të kemi shumë urdhëresa pune për secilin konsumator. Të dy tabelat do të kenë një fushë e cila përfaqëson konsumatorin e caktuar. Në tabelën prind-Kosnumatorët, duhet të ekzistoj çelësi primar (Primary key) i cili përmbanë vlerë unike (IDKonsumatori). Në tabelën e dytë fusha quhet çelës i huaj ose i çelës i jashtëm(Foreign key) dhe nuk është e thënë të ketë vlerë unike.
Në fig. 2.1 shihet se të dy relacionet janë një-me-shumë, si sygjerojnë simbolet në skaje të vijave të relacionit. Në anën e tabelës "një" paraqitet 1, kurse në anën e tabelës "shumë" paraqitet shenja infinit (∝). Fushat e çelësave primar janë të shkruara me shkronja të theksuara (Bold) në listën e fushave të tabelës. Çelësat e
huaj janë të shënuar me vijën e varshmërisë kah emri i fushës në listën e fushave të tabelës së dytë.
Relacioni një-me-një është lloj i matricës në të cilën secilit rekord të njërës tabelë, i përgjigjet rekordi gjegjës i tabelës tjetër. Asnjëra tabelë nuk është "prind". Fushat kryesore në të dy tabelat janë çelësa primar.
Relacioni shumë-me-shumë, në realitet si i tillë nuk lejohet në bazat relacionale. Shumë rekorde të tablesë së parë kanë vlera të fushave kryesore si edhe shumë rekorde të tabelës tjetër. Për të krijuar relacion të tillë, në Access, duhet krijuar një tabelë të tretë, e cila quhet tabela e lidhjes (junction table-tabele e bashkimit, e lidhjes) ndërmjet këtyre dy tabelave, për të mundësuar ndarjen e relacionit
shumë-me-shumë në dy relacione një-shumë-me-shumë.
Integriteti referencial
Integriteti referencial është sistem opcional i rregullave, i cili siguron relacion të drejtë dhe mosndryshim të gjendjes së bazës së të dhënave, me rastin e futjes, azhurimit-ndryshimit dhe fshirjes-largimit të të dhënave.
Rregulla themelore e integritetit referencial është se, për çdo rekord të tabelës së dytë (ana "shumë") duhet të ekzistoj vetëm një rekord gjegjës në tabelën "prind" (ana "një"). Për shembull, në relacionin mes tabelës Konsumatorët (prindi) dhe
Urdhëresat e punës (fëmiu) secili urdhër i punës duhet të ketë referencë kah
konsumatori. Nuk mund të keni urdhëresë pune, e të mos keni konsumator. Rregullat e integritetit referencial, gjithashtu pengojnë fshirjen e rekordeve të konsumatorit, nëse ekziston njonjë urdhëresë pune e papërfunduar për atë konsumator.
Pra një rezime e rregullave të integritetit referencial do të ishte:
- nuk mund të krijoni rekord në tabelën e dytë (fëmijë), nëse nuk ekziston rekordi në tabelën "prind"
- nuk mund të fshini rekordin e tabelës "prind", nëse ekziston rekord i cili eshtë i ndërlidhur në të në tabelën e dytë
- nuk mund të ndryshohet rekordi në tabelën e dytë ashtu që për çelësin e huaj të mos ketë vlerë përkatëse në tabelën "prind"
- nuk mund të ndryshohet vlera e çelësit primar në tabelën "prind" deri sa të ekziston rekord i lidhur me të në tabelën e dytë
Këto rregulla ndihmojnë në ruatjen e bazës komplete dhe precize të të dhënave. Para se të përdoret integriteti referencial, duhet të vërtetoni se a janë plotësuar kushtet vijuese:
- fusha e tabelës "prind" duhet të jetë çelës primar, ose së paku të ketë vlerë unike
- fushat e ndërlidhura duhet të kenë vlera të tipit të njëjtë
- të dy tabelat duhet të jenë në kuadër të të njejtës bazë të Access-it. Rregullat e njëjta vlejnë edhe për relacionin një-me-një. Aplikimi i rregullave të integritetit referencial në relacionet e tilla siguron që secili rekord i njërës tablelë të ketë vetëm nje rekord gjegjës në tabelën tjetër.
Si shembull i kompletuar për udhëzime dhe për ushtrime, në Access është i dhënë edhe shembulli i bazës Northwind.mdb, (gjindet në folderin ku është instaluar programi: Microsoft Office/Office/Samples).
Krijimi i bazës së të dhënave
Dizajnimi i bazës së të dhënave
Procesi i dizajnimit fillon me analizën e detyrave të bazës së të dhënave. Së pari, duhet gjetur mënyrën se si do ta përdorin atë shfrytëzuesit. Për të pasur informata të duhura, duhet biseduar me secilin prej shfrytëzuesve ashtu që të keni dijeni mbi atë se çka presin ata. Duhet pasur parasysh se procesi i dizajnimit është përsëritës, në faktin se shfrytëzuesit i përshtaten sistemit të ri me kohën dhe do të kërkojnë opcione të reja që mund të ju hyjnë në punë, si p.sh., një formularë i ri, një pyetës specifik ose edhe një vlerë e re që krijohet me llogaritje të ndryshme.
Nga ana tjetër, në një moment të caktuar duhet ndërprerë procesin e dizajnimit dhe duhet filluar me realizimin ose përgatitjen e verzionit të ri. Shfrytëzuesve duhet treguar mundësitë e formave dhe raporteve të Accessit, duke u treguar disa forma dhe raporte të shtypura.
Procesi i dizajnimit të bazës së të dhënave mund të paraqitet në disa hapa:
1. Të shihet çka presin shfrytëzuesit dhe cilat të dhëna janë të nevojshme për të siguruar rezultatin.
2. Planifikimi i shpërndarjes së të dhënave 3. Analizimi i fushave të secilës tabelë
4. Përcaktimi i fushës unike e cila siguron që dy rekorde mos të jenë të njejta në një tabelë (çelësi primar).
5. Si janë të ndërlidhura tabelat mes veti - relacionet.
6. Verifikimi i dizajnit dhe kalimi nëpër procedurë së bashku me shfrytëzuesit.
7. Krijimi i tabelave dhe futja e të dhënave. 8. Analizimi dhe optimizimi i bazës.
Në tekst, në vijim do të përdorim dy shembuj: "Baza e studentëve" (ose "Fakulteti") dhe "Baza e shitjes së kartelave telefonike"..
Në bazën e studentëve kemi tabelat: Studentët-të dhënat për studentët, Lëndët-lëndët, gjegjësisht provimet të cilat duhet t'i kalojnë studentët dhe tabelën
Fletëparaqitjet-të dhënat për provimet të cilave u nënshtrohen studentët, që në
fakt do të shërbejë si tabelë lidhëse mes tabelave Studentët dhe Lëndët, sepse këto dyja do të kenë relacionin shumë-me-shumë. Përmes tabelës Fletëparaqitjet, tabelat
Studentët dhe Lëndët kalojnë në dy relacione një-me-shumë me tabelën Fletëparaqitjet. Pra shumë studentë duhet të kalojnë shumë provime. Atëherë
përmes tabelës Fletëparaqitjet, një student do të hyjë në shumë provime
(një-me-shumë), dhe në një Provim-Lëndë do të hyjnë shumë studentë (një-me-shumë).
Baza e shitjes së kartelave telefonike, përmbanë të dhënat për një pikë shitjeje të kartelave telefonike, në të cilën punojnë katër shitës. Përmbanë tabelën me të dhënat për shitësit (Tabela e shitësve) dhe tabelën e shitjeve (Shitja), me ç'rast për secilën shitje regjistrohet lloji i kartelës së shitur, çmimi i saj dhe shitësi i cili ka bërë shitjen. Këta dy shembuj do të përdoren për shpjegime nëpër pjesë të caktuara të tekstit. Në shtojcën në fund të librit, janë dhënë detajet lidhur me këta dy
TABELAT
Tabelat janë bërthama e bazave relacionale të të dhënave. Zhvillimi i bazës së të dhënave fillon me krijimin e tabelave në të cilat ruhen të dhënat. Krijimi i
kujdesshëm i strukturës së tabelave mund të kontribuojë dukshëm në ekzekutimin efikas të programit dhe në të kundërtën, dështimin e tij. Në Access ekzistojnë shumë vegla për krijimin dhe adaptimin e tabelave, të cilat mund të ndihmojnë mbushjen më të lehtë të tabelës me të dhëna dhe nxjerrjen më të lehtë të tyre. Në këtë kapitull përpunohet dizajnimi dhe struktura e tabelave.
Krijimi i tabelës përmes Table Wizard
Magjistarët ndihmës janë ndihmesë në çdo punë në Access. Edhe tabela mund të krijohet shpejtë dhe lehtë duke përdorur ndihmën e magjistarit për tabela (Table
Wizard).
Fig. 3.1 - Dritarja e bazes
Në dritaren e bazës (fig. 3.1), me objektin (faqen) e zgjedhur
Tables, mund të zgjedhni direkt Create table by using wizard
(klikohet dy herë ose zgjedhet dhe pastaj shtypet tasti Open në shiritin e veglave), ose të shtypni tastin New, në shiritin e veglave.
Fig. 3.2 - Shiriti i veglave në dritaren Database zgjedhur - Design - Dizajnimi i tabelës
- Open - Hapja e tabelës së
- New - E re - Tabelë e re
Në rast paraqitet ig.
3.3) në të cilën mund të zgjedhni Table wizard .
se shtypet New, në ekran do të dritarja e dialogut New Table, (f dhe pastaj të shtypni tastin OK
Fig. 3.3 - Dialogu New Table
jn -Table wizard - magjistari për
Dritarja e dialogut që paraqitet, Table wizard, (fig. 3.4), ju mundëson të zgjedhni nga kategoritë e ofruara: Business-Biznes dhe Personal-Personale, prej listës së tabelave të gatshme si shembuj (Sample tables) dhe për tabelën e zgjedhur në listën
-Datasheet view - pamja tabelare -Design view - pamja në diza tabela
-Import table - Importo tabelën -Link Table – Lidhe tabelën
e fushave të propozuara (Sample fields) zgjedhni fushat përk
djathtë paraqitet lista Fields in my new table (fushat në tabelë ja
e fushave bëhet përmes tasteve përkatëse.
atëse. Në anën e n time të re). Zgjedh
Fig. 3.4 - Table wizard
- ë e e të aj, n ërshtatshme për tabelës në fushën paraprake. - F ë tabelën time të re
shtuara përmes tasteve vijuese: - Sample Tables shembuj tabelash - ofron mundësin zgjedhjes së shablloneve të gatshme të tabelave për qëllim
ndryshme dhe past propozon fushat përkatëse në listë vijuese. - Sample Fields - shembuj fushash - paraqet listën e fushave të p llojin e zgjedhur të
ields in My new table - fushat n - paraqet listën e fushave të
- shto fushën e zgjedhur - shtoji të gjitha fushat e listës - largo fushën e zgjedhur
Fig. 3.5 - Tastet për zgjedhje
Fushën e zgjedhu
- largo të gjitha fushat
r në listën e fushave të tabelës së re që krijohet mund ta
),
secilin kontakt), Emri, Mbiemri, Vendi dhe
elefoni Mobil.
riemërtoni sipas dëshirës, duke shtypur tastin Rename Field…(Riemërto fushën… që ndodhet nën listë.
Si shembull, do të krijojmë tabelën: "Tabela e kontakteve", me fushat: IDKontakti (çelës primar-identifikatori unik për
Pas zgjedhjes së fushave, vijojmë në hapat e ardhshëm përmes tasteve: Cancel-anulo, Back-prapa, Next-tjetri dhe Finish-fundi. Nëse hiqet dorë nga krijimi i tabelës, në çdo moment mund të shtypni Cancel. Deri para shtypjes së Finish mund të lëvizni para/prapa sipas nevojës.
Pasi të shtypet Next, në hapin e dytë (fig. 3.6a) për tabelën që krijohet dhe pyet për mënyrën e çelës primar: Do you want the wizard to set a p
magjistari të përcaktojë çelësin primar për ju).
magjistari ofron zgjedhjen e emrit përcaktimit të fushës që do të jetë
rimary key for you? (A dëshironi që
Fig. 3.6a - Emri i tabelës dhe përcaktimi i çelësit primar.
Nëse zgjedhim: Yes, set a primary
key for me - Po, përcakto çelësin
tari mërim ë
e rimary key - Jo, unë do të
rë
primar për mua, atëhere magjis
e shton një fushë të re me nu automatik për dhënie të vlerave unike dhe vazhdon me hapin si n fig. 3.6c.
Nëse zgjedhim: No, I'll set th
p
përcaktoj çelësim primar - atëhe
në hapin e ardhshëm (fig. 3.6b) magjistari pyet për fushën që do të përcaktohet si çelës primar.
Fig. 3.6b - Zgjedhja e çelësit dhe mënyrës së
automatikisht për rekordet e - Num
Prej listës zgjedhim fushën për çelës primar (IDKontakti). Pastaj prej opcioneve të ofruara, zgjedhim tipin e të dhënave që do çelësi primar. të përmbajë shëm ë Accessi i përcakton reja bers I enter when I add new records - numrat që i përcaktoj vet
ers and/or letters I enter when I add new records - Numrat dhe/ose shkronjat që i përcaktoj kur të shtoj rekordet e reja.
- Consecutive numbers Microsoft
Access assigns automaticaly to new records - Numrat e njëpasnjë q
dhënies së vlerave të tij.
kur të shtoj rekordet e reja.
Në hapin vijues, magjistari pyet për relacionet e ekzistojnë në bazë (nëse ato ekzistojnë) (fig. 3.6 3.6.d)
mundshme me tabelat që .c) dhe llojin e relacionit (fig.
Fig. 3.6c - Përcaktimi i relacioneve me tabelat ekzistuese. het do të i, i pet, t… në ypim me të, kalohet Mundësia e zgjedhjes së tabelës me të cilën tabela e re që krijo
jetë e lidhur përmes një relacion cili përcaktohet në faqen që ha ofrohet nëse shtypet tasti
Relationships…- Relacione
Si shihet, në fillim për tabelat ekzistuese thuhet se nuk janë relacion (not related to…) Nëse për tabelën në listë sht tastin Relationships… për të përcaktuar relacionin në hapin vijues (fig. 3.6d), përndryshe kalohet në hapin e ardhshëm (fig. 3.6e)
Fig,. 3.6d - Përcaktimi i llojit të relacionit.
ënyrën se si është e n me tabelën
l match Një
table - Një rekord nga tabela
).
belën tuaj të re.
ëtu kemi pyetjen: "After the wizard creates dhe table, what do you want to do? -
Çka dëshiron të bësh pasi magjistari të krijojë tabelën? - Dhe në vijim ofron listën
me tri opcione, të cilat përcaktojnë mënyrën se si do të veprohet: Zgjedhim m
ndërlidhur tabela e re "Tabela e
kontakteve" në relacio
e zgjedhur:
- The tables aren't related - tabelat nuk janë në relacion.
- One record in the "X" wil many records in the "Y" table. -rekord nga tabela e re (X) me shumë rekorde në tabelën ekzistuese (Y), (një me shumë) - One record in the "Y" table will match many records in the "X"
ekzistuese (Y) me shumë rekorde në tabelën e re (X), (shumë me një
Pas përcaktimit të relacionit, shtypim OK dhe kthehemi në dritaren 3.6c. Pastaj me
Next, kalojmë në hapin e fundit, fig. 3.6e. Në hapin e fundit, si thotë edhe vet
magjistari "That's all the information the wizard needs to create your table" - Këto
janë të gjitha informatat që i nevojiten magjistarit për të krijuar ta
Fig. 3.6e - Zgjedhja e veprimit pas krijimit të tabelës dhe përfundimi me Finish.
o
h,
kim të dizajnit të tabelës, fig
-
, tjen e të dhënave në të (fig. 3.8)
përshtatshëm për futjen e të dhënave, cili të dhënat i përcjellë në tabelë (fig. 3.9)
- Enter data into the table using a form the wizard creates for me - Futi të dhënat në tabelë duke përdorur formën që magjistari do ta krijojë për mua. Në këtë rast
Accessi do të formojë një formë-formularë të
- Modify the table design - Modifik
dizajnin e tabelës - nëse zgjedhet
ky opcion pasi të shtypet Finis Accessi kalon në dritaren për modifi
(3.7).
- Enter data directly into the table
Inserto të dhënat direkt në tabelë.
Në këtë rast pas shtypjes së Finish Accessi hap dritaren e tabelës së krijuar dhe mundëson fu
i
Fig. 3.7 - Dritarja për dizjnim të tabelës
rin e
e. Në modin e dizajnimit, mund të bëjmë ndryshime në dizajnin e tabelës, dhe të përcaktojmë tipin e vlerave për secilën fushë, num karaktereve, etj. Dizajnimi i tabelave, do të shpjegohet detajisht, në pjesën për dizajnimin e tabelav
Fig. 3.8 - Dritarja e tabelës së gatshme për përdorim.
Në rastin se zgjedhim opcionin e futjes direkte të të dhënave në tabela, aktivizohet tabela dhe mundësohet direkt mbushja e
het, tabelës me të dhëna. Siç shi fusha e parë, e përcaktuar si çelës primar me vlera automatike, do të merr vlerat automatikisht, kurse shfrytëzuesi jep vlerat vetëm për fushat tjera.
Nëse zgjedhet opcio
Fig. 3.9 – Forma për insertim të të dhënave në tabelë, e krijuar prejAccessit.
merr vlerat automatike, të cilat përcakton Accessi.
ni për
mbushjen e tabelës përmes formës o të
Kontakti, e
përcaktuar si çelës primar, do të i
ëse ne fig. 3.6e, zgjedhet-vërtetohet fusha (check box-i) "Display Help on
working with the table" (Paraqite ndihmën për punë me tabelë), atëhere programi
ofron ndihmë për punën me cilindo prej opcioneve që është zgjedhur.
Me rastin e dhënies së vlerave për numrin e telefonit, sigurisht do të paraqiten probleme, për shkak se kërkohet formati specifik i numrave i dizajnuar përmes maskës specifike, për të cilin do të mësoni detajisht në pjesën për dizajnimin e tabelave.
që e krijon Accessi, atëhere d krijohet forma si në figurë. Edhe këtu shihet, se fusha ID
Krijimi i tabelës në pamjen tabelare - Datasheet View
Tabela e re mund të krijohet edhe përmes Create Table by entering Data në dritaren e bazës, (fig. 3.10) ose duke shtypur tastin New në shiritin e veglave e pastaj Datasheet View në dritaren e hapur - New table - Tabela e re (fig. 3.11).
Fig. 3. 10 - Dritarja e bazës
Nëse zgjedhet Create table by
entering data dhe pastaj shtypet Open në shiritin e veglave, ose
klikohet dy herë Create Table by
entering data, krijohet tabela e re,
ne të cilën futen të dhënat në mënyrë direkte. Hapet dritarja e re e tabelës, si në fig. 3.12.
Nëse në shiritin e veglave në dritaren e bazës është shtypur tasti
New, paraqitet dritarja New Table,
në të cilën zgjedhim Datasheet
View dhe OK. Edhe në këtë rast
hapet dritarja e re e tabelës së gatshme për mbushje më të dhëna (fig. 3.12).
Fig. 3.11 - Dritarja New Table - Tabela e re.
Në të dy rastet, do të hapet dritarja me tabelën e gatshme për futjen e të dhënave cila do të ketë 21 rreshta dhe 10 kolona. Mirëpo tabela e krijuar, si shihet në fig. 3.12 emrat e fushave-kolonave i ka për fillim si: Field1… Field10
usha1
e
…Fusha10). Pra, krijohet struktura e tabelës, kurse në vazhdim duhet të më emrat e fushave, e pastaj edhe të redizajnohet tabela nëse paraqitet nevoja.
(F përcaktoj
Fig. 3.12 -Tabela e krijuar me Datasheet View.
Fig. 3.13 - Menya Format
Për të ndryshuar emrin e kolonës, zgjedhim kolonën, duke klikuar në emrin e kolonës dhe pastaj në menynë
Format, (fig. 3.13) e cila paraqitet kur hapet ndonjë
tabelë, zgjedhim Rename Column. Në atë rast, emri i kolonës, në të cilën kemi pasur kursorin ose ka qenë e zgjedhur, do të selektohet dhe do të përgatitet për t'u ndryshuar. Pastaj, përmës tastierës shtypim emrin e ri për kolonën përkatëse. Për të gjitha kolonat, përsërisim veprimin e njëjtë. I njëjti veprim, mund të kryhet më shpejt edhe si në vijim:
Fig. 3.14 - Emri i kolonës
aktuar emrat e kolonave, klikojmë dy herë emrin e kolonës (Field1) dhe zgjedhet emri i fushës, i cili përgatitet për t'u ndryshuar (fig. 3.14) përmes Për të përc
Fig. 3.15 - Riemërtimi
Mundet edhe të shtypet pulla e djathtë e mausit, në ), në të cilën pastaj zgjedhim Rename
Column-Riemërto Kolonën e cila njësoj e përgatitë emrin e
fushës për t'u ndrysh
Pasi t'i riemërtojmë kolonat, largojmë kolonat e tabelë, duhet vepruar si vijon:
emrin e fushës dhe të hapet menyja e kontekstit (fig. 3.15
uar, si në fig. 3.14.
tepërta . Për të fshirë kolonën në
Fig. 3.16 - Fshirja e kolonës - menya Edit.
Zgjedhim kolonën duke klikuar në
t
di
titullin e saj, dhe pastaj prej menysë
Edit zgjedhim nënmenynë Delete Column.Njësoj do të veprojmë me
të gjitha kolonat e mbetura. Në rastin tonë, do të krijojmë tabelën e njëjtë, me tabelën "Tabela e
kontakteve", që e krijuam më herë
përmes magjistarit, me fushat:
IDKontakti, Emri, Mbiemri, Ven
dhe Telefoni Mobil.
Fig. 3.17 - Fshirja e kolonës - menya e shpejtë.
nd ta bëjmë edhe duke taj het
të
rën e treguar, pasi të ruhet tabela, Accessi automatikisht i largon ato.
Fshirjen mu
klikuar në titullin e kolonës me tastin e djathë të mausit dhe pas në menynë e kontekstit (që nji edhe si meny e shpejtë), e cila do hapet, zgjedhim Delete Column -
fshije kolonën.
Edhe nëse nuk i fshijmë fare kolonat dhe rreshtat e tepërt, në mëny
Tabela tani është e gatshme për pranimin e të d d të fillojmë me vendosjen e të dhënave në tabelë.
Pasi të përfundohet me emërtimin dhe përcaktim
eventualisht vendosjen e të dhënave, të cilën o ta bëjmë edhe më
v h
duke shtypur tastin
hënave dhe menjëherë mun in e numrit të kolonave, dhe rmalisht mund
n ë onë, duhet të ruhet tabela. Ruajtja mund të b
Save
et përmes menysë: File-Save, ose ve. Mundemi edhe të mbyllim në ekran do të paraqitet dialogu me juar:
ye se a dëshirojmë të ruajmë tabe
- Yes - Po, dhe kalohet në emërtimin e tabelës (Fig. 3.19.) - No - Jo, mbyllet tabela dhe nuk ruhet fare.
,
në shiritin e vegla dritaren e tabelës me tastin Close me ç'rast
p tjen lën e kri
- Cancel - anulohet veprimi dhe kthehet përsëri dritarja me tabelën e
Fig. 3.18 - Vërejtja për ruajtjen e tabelës.
hapur.
Fig. 3.19 - Emërtimi i tabelës.
(Tabela e kontakteve - datashe dhe shtypim OK.
Kur zgjedhet Yes, hapet dritarja e cila pyet për emrin e tabelës, duke propozuar fillimisht emrin Table1. Emërtojmë tabelën me emrin
et)
Në vazhdim në ekran do të paraqitet vërejtja:
Vërejtja tregon se edhe ps është e domosdoshme meg
Fig. 3.20 - Vërjetja për çelësin primar.
-
e nuk jithatë
Do you want to crea
të ësi të
- Ye shto
- No - Jo, dhe tabela nuk do të ketë fushë të def mund ta shtojmë më vonë sipas dëshirës. - Cancel - anulojmë veprimin dhe kthehemi në Për momentin do të zgjedhim No-Jo, dhe më vo çelësi primar, në modin e dizajnimit.
- There is no primary key defined
Nuk është definuar çelësi primar.
rekomandohet të definohet çelësi primar, për të mundësuar që më vonë të vendosen relacionet me tabelat tjera. Pyetja e parashturar është:
k
te a primary key now? - A dëshironi
zgjedhim:
n një fushë të re, me emrin ID. inuar si çelës primar, mirëpo atë dritaren e tabelës përsëri.
në do të shohim se si përcakotohet
rijoni tash çelësin primar? Kemi mund s - Po, dhe Accessi në tabelën e krijuar
