• No results found

cognitive work analysis.

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "cognitive work analysis."

Copied!
6
0
0

Loading.... (view fulltext now)

Full text

(1)

Microsoft access as a modelling tool for

cognitive work analysis

Introduction

A number of computer‐based modelling tools have been proposed and some developed for 

components of cognitive work analysis or for the framework in its entirety. Inevitably, those tools 

have limitations.  They lack the flexibility that is desired for a framework such as cognitive work 

analysis which has not yet achieved a stable level of maturity. Additionally, the tools are custom built 

by single research groups for this specific purpose and lack the organisational support that is 

desirable for a software tool that could continue to find use through many generations. 

In this note, I illustrate the use of Microsoft Access as a modelling tool for cognitive work analysis. It 

is a widely used software application which has been supported by Microsoft through many 

generations. It has widespread use in diverse domains and is likely to continue as a key component 

of the Microsoft Office Suite. It is a relational database application and its relational properties in 

particular allow it to take account of the relationships within and between the multiple stages of 

cognitive work analysis. 

The source data for this illustration are drawn from my recent tutorial on cognitive work analysis 

(Lintern, 2013).  

Cognitive

work

analysis

in

brief

Cognitive work analysis is a multi‐stage framework in which each stage deals with one or more sets 

of cognitively‐relevant capabilities and constraints.  I will not describe the framework in any more 

detail here but if you are not familiar with cognitive work analysis, I have a number of resources on 

my site, www.cognitivesystemsdesign.net, (ranging from a couple of pages up to book length) that 

explain it. 

Access

is

a

relational

database

In common with Excel, Access is a database application. In contrast to Excel, it allows an analyst to 

build relationships between tables. If you do not understand what that means, or if you are 

otherwise unfamiliar with Access, you will probably need to consult an Access tutorial.  Here I will 

assume you know the basics. 

The ability to model relationships is the most powerful reason that Access is a suitable tool for 

modelling the results of cognitive work analysis.  This particular feature allows changes you make in 

any part of the analysis to flow automatically through to other linked tables. For example, if you 

change a term or find a spelling error or need to add elements to any of your analytic products, 

these changes will update automatically in any of the linked tables.   I typically use Visio, another 

Microsoft application, to represent the products of a cognitive work analysis.  Inevitably, I find things 

(2)

This is a particularly labour‐intensive and time‐consuming business. In Access, you make the change 

once and it updates automatically through the analysis. 

However, Microsoft Access does not offer the types of visual layouts supported by Visio and other 

dedicated tools. I find the visual layout to be important early in an analysis as I am exploring the 

work domain and the patterns of work but less so as I proceed. Typically, I start with Visio and then 

revert to tables as I become more familiar with the work domain and the patterns of work. 

Access

modelling

The analytic products of cognitive work analysis are represented as tables within Access.  Figure 1 

offers an overview of the tables I have developed for this tutorial example.  The links shown in Figure 

1 are relationships as modelled in Access. I will illustrate how to build relationships in Access by 

reference to how I modelled means‐ends link within the abstraction‐decomposition space.  I will 

then outline the overall structure of the complete analysis. 

Means‐ends links within the abstraction‐decomposition space

I develop individual tables for each of the levels of the abstraction decomposition space and then 

specify relationships between tables that represent adjacent levels (Figure 1). Note, for example, the 

relationship between system purpose and domain values.  

 

Figure 1: Screen capture of the Microsoft Access relationships view showing the tables and relationship links for the abstraction decomposition space and the work task docket

(3)

There is one potentially confusing issue with relationships. The means‐ends links between levels in 

an abstraction‐decomposition space constitute many‐to‐many mappings (a single element at one 

level can support many elements at the next level up and a single element at the upper level can be 

supported by many elements at the next level down).  

Access copes with many‐to‐many mappings by use of a junction table (a table that sits between the 

two other tables). I believe the use of a junction table complicates the representation of the 

abstraction‐decomposition space without offering any added value.  I have chosen, in this modelling 

exercise, to avoid use of junction tables by treating the relationships as one‐to‐many. 

Given that choice, I needed to decide whether my one‐to‐many mappings go from means to ends or 

from ends to means. That is, should my model show many means mapping into a single end or many 

ends being supported by a single means? Arbitrarily, I chose the former. For example, my system 

purpose table lists two purposes and shows which values support them.  In the Access relationships 

view, this is indicated by the line connecting the two tables. You will note the symbols on the line, 

the number one at the values end and the infinity symbol at the purpose end. Following the Access 

convention, this is to be read as each value appears only once in the values table but many times in 

the purposes table

Relationships involving the work task docket

I create a work situations table, a work tasks table, a cognitive processes and cognitive states table, a 

cognitive strategies table, and a cognitive strategies and cognitive modes table (Figure 1). 

The work situations table lists the potential work situations. 

The work tasks table lists the work tasks. A one‐to‐many relationship with the domain functions 

table is used to identify the domain functions associated with particular work tasks. A one‐to‐many 

relationship with the work situations table is used to identify the work situations associated with 

particular work tasks. 

The cognitive processes and cognitive states table contains a work‐tasks column, which is populated 

via a relationships link to the work tasks table.  There is also a column for each cognitive state and 

each cognitive process associated with the decision ladder. Check boxes are used to indicate the 

cognitive states and cognitive processes activated for each work task. I have so far marked the 

cognitive states and cognitive processes associated only with the plan and replan work tasks. 

The cognitive strategies table lists all potential cognitive strategies and also the reasons a worker 

might use a particular strategy. 

The cognitive strategies and cognitive modes table has a work‐tasks column which is populated via a 

relationships link to the work tasks table.  It has a strategies column, which is populated via 

relationship link to the cognitive strategies table. This column associates work tasks with strategies. 

Because some work tasks involve the use of multiple strategies (actually or potentially), specific work 

tasks may appear in the work tasks column more than once. This table also has separate columns for 

the three cognitive modes (skills, rules, knowledge). Check boxes are used to indicate the cognitive 

(4)

Relationships involving the social transactions docket

I create a social transactions table, a transactions reach table, an agents table, a transactions 

demands table, two transactions dimensions tables (spatial and temporal), and a transaction 

resources (or design ideas) table (Figure 2). 

 

Figure 2: Screen capture of the Microsoft Access relationships view showing the tables and relationship links for the social transactions docket

The social transactions table has columns for transaction reach (populated via a relationship link to 

the transactions reach table), for interacting agents (populated via a relationship link to the agents 

table), for transaction demands (populated via a relationship link to the transactions demands 

table), for spatial transaction dimensions (populated via a relationship link to the spatial transactions 

dimensions table), for temporal transaction dimensions (populated via a relationship link to the 

temporal transactions dimensions table), and for resources or design ideas (populated via a 

relationship link to the resources or design ideas table. 

The transactions reach table has a column for transaction reach. 

The agents table has a column for agents. 

(5)

Each of the two transactions dimensions tables (spatial and temporal) has a column for the relevant 

transaction dimension. 

The transaction resources (or design ideas) table has a column for transaction resources or design 

ideas. 

Relationships involving the staffing docket

I create a staffing table, a work modules table, and a staff roles table (Figure 3). 

 

Figure 3: Screen capture of the Microsoft Access relationships view showing the tables and relationship links for the staffing docket

The staffing table has columns for platoon subgroup (populated via a relationship link to the work 

modules table), and for role and rank (both populated via relationship links to the staff roles table). 

Additional columns have been created for other criteria but have not yet been filled in. 

The work modules table has a column for platoon subgroup. 

The staff roles table has columns for role designation and for rank. 

Summary

This completes my brief description of how I used Microsoft Access to model the results of my 

cognitive work analysis described in Lintern (2013). I intend the Microsoft Access model that this 

note describes as an illustration of the way Access can be used rather than as a description of the 

way it should be used. I have explored several variations on ways of populating tables and 

developing relationships. I have not included descriptions of those in this note because I wanted to 

present a relatively simple tutorial that would suggest the possibilities rather than to provide 

(6)

The use of Microsoft Access as a modelling tool for cognitive work analysis has three primary 

benefits. It comfortably accommodates the results from analysis of an extensive system, one so large 

that it would tax the capabilities of tools that offered visual representations of the analytic products. 

Additionally, changes in or additions to one table flow automatically through to other linked tables. 

Finally, Microsoft Access is a well‐established software application with solid organisational support 

and is likely to continue to be maintained as a viable product through many generations. 

Reference

Lintern, Gavan (2013).  Joker One: A Tutorial in Cognitive Work Analysis.  Melbourne, Australia: 

Cognitive Systems Design.   

References

Related documents

Spell duration does not seem to be in- fluenced by educational levels and, after controlling for aggregate and local labor market conditions, does not seem to be influenced by

Skalpel automatically achieves all of the above by first labelling all parts of the program generating constraints annotated with these labels, solving these constraints and if

Linux, however, does provide a kernel option starting with the 3.10 kernel to disable the timer tick on processors running a single task.. Disabling Timer

H1: SMEs representing individual clusters (based on the use of marketing communication tools and their intended use) in terms of selected attributes (enterprise size,

As noted in the Literature Review, above, scholarship on the determinants of foreign direct investment (FDI) variously argue the influence of GDP growth, the openness of a

If you select the slow process mode, as each record is processed, the record number, sex, age, weight (in kgs), height (in cms), anthropometry data, and edit flag (if any) are shown

Table 3 presents estimates of the triple differences for total benefits and number of benefit receivers by gender, using the age of the oldest male and female in the

risk of recurrent MDD associated with parental maltreatment, parental depression, anxiety disorder comorbidity, and substance disorder comorbidity. The available evidence is mildly