การใช งานโปรแกรม Microsoft Word ร น 2002 และ 2003

การใชงานโปรแกรม

Microsoft Word

รุน

2002

และ

2003

โปรแกรมพิมพเอกสาร ที่นิยมใชงานในปจจุบันคือโปรแกรม Microsoft Word รุน 2002 หรือ 2003 ซึ่งเปนสวนหนึ่งของโปรแกรมชุดสํานักงาน (Microsoft Office) โดยขอเสนอเทคนิค และวิธีการประยุกตใชงานดานตาง ๆ ดังนี้ 1. การกําหนดหนวยวัด (เซนติเมตร หรือ นิ้ว) วิธีทํา เลือกเมนู เครื่องมือ / ตัวเลือก / เลือกหนา ทั่วไป / หนวยการวัด (เปลี่ยนตาม ความตองการ) / ตกลง 2. การกําหนดระยะขอบกระดาษ และ หัว/ทาย กระดาษ วิธีทํา เลือกเมนู แฟม / ตั้งคาหนากระดาษ / เลือกหนา ระยะขอบ / เปลี่ยนระยะขอบ ตามที่ตองการ แนะนํา บน และ ซาย ขนาด 1.5 นิ้ว ลาง และ ขวา ขนาด 1 นิ้ว / เลือกหนา เคาโครง เปลี่ยนระยะหัวกระดาษ แนะนําขนาด 1 นิ้ว / กดปุม คาเริ่มตน (เพื่อใหโปรแกรมตั้งเปนคาเริ่มตน ทุกครั้งที่เรียกใชงาน) / ตกลง

กรณีที่ตองการใหเอกสารบางหนาเปนแนวนอน สามารถเลือก การวางแนว ใหเปน แนวนอน จากนั้นใหไปกําหนดแสดงตัวอยาง จุดนี้เปนตนไป สวนถาตองการใหหนาถัดไปเปน แนวตั้ง ใหทําในลักษณะเดียวกัน 3. การกําหนดรูปแบบ และขนาดตัวอักษร วิธีทํา เลือกเมนู รูปแบบ / แบบอักษร / เปลี่ยนทั้ง ภาษาไทยและภาษาอื่นๆ และ ขอความ ละติน เปน แบบอักษร Angsana New / ลักษณะแบบอักษร ธรรมดา / ขนาด 16 / กดปุม คาเริ่มตน (เพื่อใหโปรแกรมตั้งเปนคาเริ่มตนทุกครั้งที่เรียกใชงาน) / ตกลง

4. การเปด-ปด แถบเครื่องมือ วิธีทํา เลือกเมนู มุมมอง / แถบเครื่องมือ / เลือกแถบเครื่องมือที่ตองการ แนะนํา มาตรฐาน จัดรูปแบบ และ รูปวาด (ถามีเครื่องหมาย แสดงวาเลือกแถบดังกลาวเพื่อใชงานบน หนาจอภาพ) โดยแนะนําวาควรใชแถบเครื่องมือที่ชื่อวา “มาตรฐาน” “จัดรูปแบบ” และ “รูปวาด” 5. การทําเลขหนาของเอกสาร วิธีทํา เลือกเมนู มุมมอง / หัวกระดาษและทายกระดาษ / สามารถพิมพขอความใน ชองหัวกระดาษ หรือ กําหนดใหแสดงเลขหนา (เพิ่มเลขหนาอัตโนมัติ) โดยขอความในหัวกระดาษ จะปรากฏทุกแผนที่อยูในแฟมขอมูลเดียวกัน (ยกเวนจะกําหนดไมใหแสดงหนาแรก)

5.1 กด เพื่อแทรกเลขหนา กดเพื่อแทรกเลขหนา โดยจะเริ่มจากหนา 1 เสมอ (สามารถเปลี่ยนหนาเริ่มตนได) 5.2 กด เพื่อจัดรูปแบบหมายเลขหนา โดยสามารถกําหนดเลขหนาเริ่มตน โดย สามารถพิมพตัวเลขที่ตองการใหแสดงเปนหนาแรกของแฟมขอมูลในชอง นอกจากนี้เลขหนา สามารถเปลี่ยนรูปแบบลําดับ จาก 1 2 3 เปน ก ข ค หรือรายการที่มีใหเลือก 5.3 กด เพื่อตั้งคาหนากระดาษ กรณีที่ตองการใหหนาแรกของแฟมขอมูล ไมแสดง เลขหนา (แตนับหนา) โดยใหเลือก หนาแรกตางกัน 6. การคนหาขอความ และการคนหาแบบแทนที่ วิธีทํา เลือกเมนู แกไข / คนหา / พิมพขอความที่ตองการคนหา ในชองสิ่งที่คนหา / กดปุม

สวนการคนหาและแทนที่ ทําในลักษณะเดียวกัน โดยพิมพขอความที่ตองการคนหา ในชองสิ่งที่คนหา และ พิมพขอความที่ตองการแทนที่ ในชองแทนที่ดวย จากนั้นสามารถเลือกกด ปุมไดทั้ง หรือ หรือ 7. การพิมพสัญลักษณพิเศษ เชน Ω π χ เปนตน วิธีทํา เลือกเมนู แทรก / สัญลักษณ / เลือกแบบอักษรเปน Symbol / เลือกสัญลักษณที่ ตองการ แลวกดปุม เมื่อใชงานเสร็จแลวใหกดปุม

8. การพิมพสัญลักษณพิเศษ เชน ) ; 8 o เปนตน

วิธีทํา เลือกเมนู แทรก / สัญลักษณ / เลือกแบบอักษรเปน Wingdings / เลือก สัญลักษณที่ตองการ แลวกดปุม เมื่อใชงานเสร็จแลวใหกดปุม

9. การพิมพตัวยกกําลัง และ ตัวหอย แบบรวดเร็ว วิธีทํา ตัวยกกําลัง กดปุม Ctrl และ Shift คางไว จากนั้นใหกดปุม = ตัวหอย กดปุม Ctrl คางไว จากนั้นใหกดปุม = หมายเหตุ เมื่อเลิกใชตัวยกกําลัง หรือ ตัวหอย ใหกดเหมือนเดิมเพื่อคืนสภาวะปกติ 10. การเปลี่ยนที่ตั้งแฟม วิธีทํา เลือกเมนู เครื่องมือ / ตัวเลือก / เลือกหนา ตําแหนงที่ตั้งแฟม / เลือกชนิด ของแฟมที่ตองการเปลี่ยนที่ตั้ง เชน เอกสาร / กดปุม / หาที่ตั้งแฟมตามที่ตองการ / / 11. การแทรกรูปภาพ วิธีทํา เลือกเมนู แทรก / รูปภาพ / เลือกความตองการที่จะแทรก เชน ภาพตัดปะ (อยูในโปรแกรม Microsoft Office อยูแลว) หรือ จากแฟม (ภาพที่อยูในแหลงเก็บขอมูลอื่น เชน CD-ROM Thumb Drive เปนตน) ในกรณีนี้ขอยกตัวอยาง ภาพตัดปะ

สามารถกําหนดรายละเอียดตางๆ ในการคนหาและแสดงรูปภาพ จากนั้นใหกดปุม จากนั้นเลือกรูปภาพที่ตองการใชงานแลวกดคลิก หรือสามารถเลือกรูปภาพที่ตองการโดยกดที่ แลวเลือก รายการคอลเลกชันที่ตองการ จากนั้นเลือกรูปภาพที่ตองการใชงาน

12. การพิมพสมการคณิตศาสตร

เมื่อพิมพขอความ หรือสูตร เสร็จแลว ใหคลิกนอกกรอบขอความที่พิมพ สักครูจะกลับสู หนาตาง Microsoft Word ปกติ และถาตองการแกไขขอความ หรือสูตรที่อยูในวัตถุ (Object) สามารถกดดับเบิ้ลคลิก ตรงตําแหนงขอความ หรือสูตร ดังกลาว สักครูจะเปลี่ยนไปสูหนาตางวัตถุ เพื่อใหแกไข 13. การเปลี่ยนรูปแบบเสน และขนาดเสน วิธีทํา เปดใชแถบเครื่องมือที่ชื่อวา “รูปวาด” (Drawing) จากเมนู มุมมอง / แถบ เครื่องมือ / รูปวาด จากนั้นสามารถคลิกเพื่อเลือก เสน หรือ ลูกศร จากแถบเครื่องมือ จากนั้นใหทําการลากเสน โดยคลิกเมาสที่จุดเริ่มตน และกดคางไว โดยลากไปยังจุดปลายทาง แลว จึงปลอยมือ - ถาตองการขนาดเสน (เล็ก กลาง ใหญ) สามารถเปลี่ยนไดที่ ลักษณะเสน - ถาตองการเปลี่ยนเปนเสนประ สามารถเปลี่ยนไดที่ ลักษณะเสนประ - ถาตองการเปลี่ยนทิศทาง หรือรูปแบบของลูกศร สามารถเปลี่ยนไดที่ ลักษณะ ลูกศร 14. การสรางกรอบคําบรรยาย วิธีทํา เปดใชแถบเครื่องมือที่ชื่อวา “รูปวาด” จากนั้นใหคลิก แลวเลือก โดยจะมีลักษณะของกรอบคําบรรยายแบบตางๆ ให เลือกใชงาน พิมพขอความหรือสูตรภายในกรอบ

เมื่อคลิกเลือกรูปแบบของคําบรรยายแลว ใหคลิกเมาสจุดเริ่มตน โดยกดเมาสคางไวแลว ลากจนไดขนาดที่ตองการ จากนั้นจึงปลอยมือ เมื่อไดกรอบคําบรรยายแลว สามารถปรับเปลี่ยนขนาดใหญ เล็ก ไดตามความตองการ หรือ สามารถเปลี่ยนจุดแหลม โดยตองคลิกไปที่เสนรอบกรอบคําบรรยาย สังเกตจุดสีเหลือง สามารถ คลิกเมาสที่จุดสีเหลือง กดคางไว แลวเลื่อนไปยังจุดที่ตองการ จากนั้นจึงปลอยมือ 15. การจัดระยะหางระหวางบรรทัด ที่มากกวาปกติ วิธีทํา กรณีที่ตองการใหมีการเวนระยะบรรทัดมากกวาการกดปุม Enter 1 ครั้ง และไมกวางมากถึงกด Enter 2 ครั้ง ที่หลาย ๆ คนเรียกวา “ปดหนึ่ง บิดสอง” เมื่อเทียบกับเครื่อง พิมพดีด สามารถทําไดโดยเลือกเมนู รูปแบบ / ยอหนา

โดยสามารถปรับระยะหางไดที่ 16. การเรียงลําดับตัวอักษร ตามตัวอักษรนํา วิธีทํา การจัดทําบรรณานุกรม ปกติจะใหเรียงตามลําดับอักษรจาก ก ไปถึง ฮ และ จาก A ไปถึง Z โดยจะเลือกจากตัวอักษรตัวแรกของบรรทัด การเรียงลําดับสามารถกระทําโดย การลากเมาสใหคลุมบรรทัดที่ตองการเรียงลําดับอักษร จากนั้นใหเลือกเมน ตาราง / เรียงลําดับ จากนั้นใหกดปุม

17. การเปลี่ยนสัญลักษณหัวขอยอย วิธีทํา การเปลี่ยนสัญลักษณหัวขอยอย สามารถทําได 2 กรณี คือ 1. พิมพงานพรอมสัญลักษณหัวขอยอย แลวเปลี่ยนภายหลัง 2. เปลี่ยน หรือเลือก สัญลักษณหัวขอยอย แลวจึงพิมพงาน การเปลี่ยนสัญลักษณหัวขอยอย สามารถทําไดโดยการเลือกเมนู รูปแบบ / สัญลักษณแสดงหัวขอยอยและเลขลําดับ

18. วิธีการทําเลขลําดับหัวขอยอย

วิธีทํา เลือกเมนู รูปแบบ / สัญลักษณแสดงหัวขอยอยและเลขลําดับ... / เลือกหนา

นอกจากนี้ยังสามารถ เพิ่มการเยื้อง (จาก 1 เปน 1.1 เปน 1.1.1) โดยกดปุม หรือ ลดการเยื้อง (1.1.1 เปน 1.1 เปน 1.) โดยกดปุม ถามีลําดับเลขอยูแลว แตตองการใหเริ่มลําดับใหม ใหทําการลากเมาสใหคลุม พื้นที่ที่มีเลขลําดับของเกาอยู จากนั้นใหเลือกทําตามขั้นตอนเหมือนเดิม จากนั้นใหคลิกเลือกที่ แลวจึงกด 19. วิธีการจัดรูปแบบขอความที่มากกวา 1 บรรทัด ที่ใชงานรวมกับเลขลําดับหัวขอยอย ตัวอยางที่ไดจากเลขลําดับหัวขอยอย ผลที่ไดจากการแกไข วิธีทํา สามารถปรับรายละเอียดตาง ๆ ไดที่ คือ การกําหนดใหเยื้องบรรทัดแรก แยก 2 สวน โดยที่ (บน) คือ กั้นหนาลอย และ (ลาง) คือ เยื้องซาย (แนะนําใหวางเมาสบน แลวจึงลากไปยังตําแหนงที่ตองการ) คือ แท็บซาย

สั่งแสดงขอความเต็มจอภาพ จึงเหมาะสมกวา เมื่อเลิกใชงาน ใหกด ปดภาพเต็มจอ สักครูจะกลับสูสภาวะเดิม 21. การสรางปุม หรือเพิ่มคําสั่งใหแถบเครื่องมือ วิธีทํา เลือกเมนู เครื่องมือ / กําหนดเอง / เลือก ประเภท / เลือก คําสั่ง ที่ตองการ เชน ตองการสรางปุม เรียงลําดับจากนอยไปมาก ใหทําการเลือกประเภท ตาราง และ กดเมาสคางที่ เรียงลําดับจากนอยไปมาก คางไวพรอมลากไปวางบนแถบเครื่องมือตามตําแหนงที่ตองการแลวจึง ปลอยมือ / กดปุม 22. วิธีการเปลี่ยนภาษา (ไทย / อังกฤษ) ของแถบรายการเลือก (Menu Bar) วิธีทํา การเปลี่ยนภาษาของแถบรายการเลือก จะเปลี่ยนไดก็ตอเมื่อ เครื่องคอมพิวเตอร นั้นลงโปรแกรม Microsoft Office ทั้งรุนที่เปนภาษาไทย และภาษาอังกฤษ

หมายเหตุ ขณะที่ทําการเปลี่ยนภาษาของแถบรายการเลือก ตองปดโปรแกรมตาง ๆ ที่อยูในชุดโปรแกรมของ Microsoft Office 2003 กอน

สามารถเปลี่ยนภาษาโดยเขาไปที่เมนูเริ่ม (Start Menu) / Program / Microsoft Office / Microsoft Office Tools / การตั้งคาภาษา Microsoft Office 2003

1.1 เลื่อนเมาสไปที่แถบเครื่องมือ 1.2 คลิกเมาสซายที่ จากนั้นใหคลิกเลือกที่เมนู คําสั่งเพิ่มเติม.... 1.3 สักครูจะปรากฏกลองโตตอบของคําสั่งเพิ่มเติม ที่ชื่อวา “ตัวเลือของ Word” โดย กําหนดใหเลือกแถบดานที่ที่ ขั้นสูง สวนดานขวาที่เปนตัวเลือกขั้นสูงใหเลื่อน Scroll Bar (เลื่อนลงลาง) โดยเลื่อนไปที่ แสดง จากนั้นบริเวณแสดงการวัดในหนวย ให เปลี่ยนเปน นิ้ว

1.4 จากนั้นตอบ

2. การตั้งคาขอบกระดาษ และ หัวกระดาษ

2.4 จากนั้นใหกด และ 3. การกําหนดแบบอักษร 3.1 เลือกเมนู หนาแรก จากนั้นใหกด ในกลุมแบบอักษร 3.2 จากนั้นใหเลือกหนา แบบอักษร เพื่อกําหนดรูปแบบ และขนาด ตามที่ตองการ 3.3 จากนั้นใหกด และ

4.2 จากนั้นใหเลือกหนา การเยื้องและระยะหาง พรอมกําหนดตัวเลขระยะหางตาม ตองการ