Vacancy Announcement (VNMM086)

IOM Mission in Myanmar – Yangon 318‐A, Ahlone Road, Dagon Township, Yangon, Myanmar  E‐mail: [email protected] • Website: http://www.iom.int  Tel: +95‐1‐210588 • Fax extension 5010

 

Vacancy Announcement (VNMM086) 

 

The  International  Organization  for  Migration  (IOM)  office  in  Yangon,  a  Geneva‐based international  organization  with  over  150  offices  world‐wide,  is  seeking  qualified  professionals  to  join  the IOM  offices in Bogalay, Mawlamyinegyun, Loikaw and Myawaddy Townships, Myanmar. 

 

VA No.  Position Title  No. of position Duty Station 

VA/15/152  Head of Sub‐Office  1  Bogalay Township, Ayeyarwaddy Region  VA/15/153  Head of Sub‐Office  1  Mawlamyinegyun Township, 

Ayeyarwaddy Region 

VA/15/154  Head of Sub‐Office  1  Loikaw Township, Kayah State  VA/15/155  Head of Sub‐Office  1  Myawaddy Township, Kayin State 

*Remark: Above vacancies are for one year fixed‐term contracts.*      Interested candidates are invited to submit an application letter and an updated CV with a maximum  length of 3 pages including names and contact details of 3 referees (copies of certificates and further  documents are not required at this stage) to below address;      International Organization for Migration (IOM)  Mission in Myanmar – Yangon Office  318‐A, Ahlone Road, Dagon Township, Yangon, Myanmar  Tel Land Line  :  +95‐1‐210 588, +95‐1 230 1960~2  Tel CDMA  :  09 7323 6679, 09 7323 6680  Fax    :  + 95‐1‐210588 (Ext: 5010)      Email    : [email protected]    (OR)    International Organization for Migration (Bogalay Sub Office)  Attention: Admin /Finance Assistant  No.140, Bo Tayza Street, Ward 1,   Bogalay Township, Ayeyarwaddy Division, Myanmar  Tel:  +95 9 732 10 412    (OR)      

IOM Mission in Myanmar – Yangon   International Organization for Migration (Mawlamyinegyun Sub Office)  Attention: Admin /Finance Assistant  No.2, (11) Road, Ward‐4,   Mawlamyinegyun Township  Phone: 09 732 38 412, 09 732 16 974    (OR)     International Organization for Migration (Loikaw Sub office)  Attention: Admin /Finance Assistant  Na/48, Bo Tay Za Street, Naung Yar (A) Quarter  Loikaw Township, Kayah State, Myanmar  Phone: +95 9 32760695, 09 32760696, 083 22601    (OR)      International Organization for Migration (Myawaddy Sub Office)   Attention: Admin /Finance Assistant   Bogyoke Road, Ward (5),   Corner of Yar Kyaw (1st) Road (near Htan Hna Pin Taxi Gate)   Myawaddy Township   Ph: 09 4252 74044, 09 4252 96419      Application deadline: 20 November 2015 (Friday).    Note that the cover letter should clearly state the title of the position that is applied for.  Only short‐listed candidates will be contacted. 

1

T

ERMS OF 

R

EFERENCE

 

  I. POSITION INFORMATION  Vacancy announcement  Position title  Position grade  Duty station  Appointment Type  VN (internal and external)  Head of Sub‐Office  NO‐A   Loikaw Township, Kayah State  One Year Fixed Term (with possibility of extension)  Seniority band:   Job family:   Organizational unit:   Position number  Position rated   Subject to rotation  Band III Executive  Loikaw Sub‐office      No  Reporting directly to  Chief of Mission  Overall supervision by    Managerial responsibility  Yes  Directly reporting staff     

II. ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE 

Established in 1951, IOM is the leading inter‐governmental organization in the field of migration and  works  closely  with  governmental,  intergovernmental  and  non‐governmental  partners.  IOM  is  dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing  services and advice to governments and migrants. 

 

Under  the  direct  supervision  of  the  Chief  of  Mission,  and  with  the  programmatic  guidance  of  relevant Programme  Managers and  administrative  direction of  the Resource Management Officer,  working closely with National Officers, he/she is responsible for the day to day management of the  Loikaw sub‐office and IOM staff in Loikaw.  

III. RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES   

In particular, s/he will be responsible for the following:   

1. Maintain  regular  and  constructive  liaison  and  communication  with  the  State  Government,  Township and Village authorities, with  a particular emphasis on relevant sector authorities,  as  well  as  UN/INGO/NGO  partners  and  other  key  stakeholders,  with  a  view  to  facilitating  and  coordinating the implementation of on‐going and new activities; 

 

2. To oversee  day to day   administrative functions of the Loikaw  sub‐ office, ensuring IOM Rules  and  Regulations  are  followed,  with  support  from  the  Yangon  team,  in  particular  Resource  Management  Department  in  Yangon,  including  in  the  field  of  finance  and  admin  and  human  resources; 

 

3. To  implement  measures  to  ensure  staff  safety  and  security  in  line  with  relevant  policies  and  guidance of IOM, UNDSS, closely working with Yangon office and Security Focal Point; 

 

4. To    coordinate  the  day  to  day  implementation  of  project  activities,  in  line  with  the  agreed  proposals and  strictly adhering to the timelines / deadlines and other project requirements, in  close  coordination    with  Yangon  team,  as  well  as  in  discussions  with  beneficiaries,  relevant  authorities,  donors, and other stakeholders.  

   

5. To conduct regularly monitoring and evaluation of activities on the ground by ensuring effective  feedback mechanisms involving not only IOM staff but key stakeholders (e.g. beneficiaries, local  health  authorities,  health  facility  staff,  volunteer  health workers);  to  provide  timely  reports  to  Yangon on problems encountered and recommend corrective actions and to implement them in  coordination with the Yangon team.    6. To prepare timely reports, including monthly statistics, to the relevant unit in Yangon; assist in  finalizing the reports to donors and government counterparts as required;    7. in close coordination with the CoM,  represent IOM in relevant coordination meetings as well as  other workshops/fora etc as requested by Yangon team; to participate in monitoring visits and  review meetings;    8. To provide a monthly report to CoM, RMO, Programme Manager(s)on programmatic, resource  management, and liaison matters, according to an established format; to participate  in internal  coordination and review meetings in Yangon as required;   

9. With  the  support  and  under  the  guidance  of  Yangon,  to  contribute  to  identification  of  opportunities  and  development  of  new  projects  and  initiatives,  in  coordination  with  the  government  authorities,  partner  agencies  and  other  stakeholders,  to  undertake  assessment  missions as necessary;    10. Setting up and maintaining good inter‐team communications and taking action including conflict  resolution when required; ensuring all new team members are adequately briefed and inducted  on arrival in the field, and departing team members provide effective handover.    11. Perform other duties as required.      IV. COMPETENCIES  The incumbent is expected to demonstrate the following technical and behavioural competencies  Behavioural     Accountability   Accepts and gives constructive criticism   Follows all relevant procedures, processes, and policies   Meets deadline, cost, and quality requirements for outputs   Monitors own work to correct errors   Takes responsibility for meeting commitments and for any shortcomings   

3   Client Orientation   Identifies the immediate and peripheral clients of own work   Establishes and maintains effective working relationships with clients   Identifies and monitors changes in the needs of clients, including donors, governments, and  project beneficiaries   Keeps clients informed of developments and setbacks    Continuous Learning   Contributes to colleagues' learning   Demonstrates interest in improving relevant skills   Demonstrates interest in acquiring skills relevant to other functional areas   Keeps abreast of developments in own professional area    Communication   Actively shares relevant information   Clearly communicates, and listens to feedback on, changing priorities and    procedures   Writes clearly and effectively, adapting wording and style to the intended audience   Listens effectively and communicates clearly, adapting delivery to the audience    Creativity and Initiative   Actively seeks new ways of improving programmes or services   Expands responsibilities while maintaining existing ones   Persuades others to consider new ideas   Proactively develops new ways to resolve problems    Leadership and Negotiation   Convinces others to share resources   Actively identifies opportunities for and promotes organizational change   Presents goals as shared interests   Articulates vision to motivate colleagues and follows through with commitments    Performance Management   Provides constructive feedback to colleagues   Identifies ways for their staff to develop their abilities and careers   Provides fair, accurate, timely, and constructive staff evaluations   Uses staff evaluations appropriately in recruitment and other relevant HR procedures   Holds  directly  reporting  managers  accountable  for  providing  fair,  accurate,  timely,  and 

constructive staff evaluations    Planning and Organizing   Sets clear and achievable goals consistent with agreed priorities for self   and others   Identifies priority activities and assignments for self and others   Organizes and documents work to allow for planned and unplanned   handovers   Identifies risks and makes contingency plans   Adjusts priorities and plans to achieve goals   Allocates appropriate times and resources for own work and that of team members    Professionalism   Masters subject matter related to responsibilities 

 Identifies issues, opportunities, and risks central to responsibilities   Incorporates gender‐related needs, perspectives, and concerns, and promotes equal gender  participation   Persistent, calm, and polite in the face of challenges and stress   Treats all colleagues with respect and dignity   Works effectively with people from different cultures by adapting to  relevant cultural contexts   Knowledgeable about and promotes IOM core mandate and migration solutions    Teamwork   Actively contributes to an effective, collegial, and agreeable team   environment   Contributes to, and follows team objectives   Gives credit where credit is due   Seeks input and feedback from others   Delegates tasks and responsibilities as appropriate   Actively supports and implements final group decisions   Takes joint responsibility for team's work    Technological Awareness   Learns about developments in available technology   Proactively identifies and advocates for cost‐efficient technology solutions   Understands applicability and limitation of technology and seeks to apply  it to appropriate work    Resource Mobilization   Establishes realistic resource requirements to meet IOM needs    Technical     Policy and Representation   Represents IOM in high‐level interactions with clients 

 Correctly  interacts  with  and  advises  on  interfacing  with  senior  level  stakeholders  as  appropriate 

 Develops effective partnerships with prospective donors and other stakeholders   Establishes and maintains effective working relationships with implementing partners   Plans operations within the context of IOM's global core mandates and responsibilities   Identifies  long‐term  trends  and  global  political  developments  that  can  impact  on  the  core 

mandates and their executions   Drives the mobilization of resources to meet IOM mandates.   Interfaces with senior‐level stakeholders to secure resources to meet IOM needs    Migration   Effectively interfaces with government officials of appropriate level on matters related to  substantive migration issues and the work of IOM   Effectively applies knowledge of migration issues within organizational context   Correctly frames migration issues within their regional, global, and political context      V. EDUCATION AND EXPERIENCE    Myanmar national.       Master’s Degree in Economics, Social Sciences, International Relations, Political Sciences or 

5

 Strong management skills, demonstrated by at least two years work experience managing  projects  for  international  organizations  or  government  and  institutions  focusing  on  community health. 

 Sound knowledge of project implementation and evaluation; familiarity with financial and  business administration.  

 Ability to analyse information, evaluate options, think and plan strategically. 

 Experience of managing and developing a team, and ability to lead and motivate staff.   Capacity  to  work  independently;  ability  to  work  effectively  and  harmoniously  with 

colleagues from various culture and professional background.   Ability to work through participatory approach.   Demonstrated gender sensitivity.   Ability to travel and work under difficult conditions.   Excellent interpersonal, communication and presentation skills, including ability to speak in  public; good writing, communication and negotiation skills.   Good level of computer literacy (Microsoft Office).      VI. LANGUAGES  Required     Excellent written and spoken Myanmar and English    Advantageous     Understanding local language/dialects is an advantage.