ค ม อการใช งาน imeeting 2013

คู่มือการใช้งาน

โปรแกรมจองห้องประชุมและรถออนไลน์

สารบัญ

1. การใช้งานครั้งแรก

1

1.1 ล็อกอินเข้าสู่ระบบ 2 1.2 ก�าหนดข้อมูลหน่วยงาน 3 1.3 ก�าหนดข้อมูลแผยก 4 1.4 ก�าหนดผู้ใช้งาน 5

2. ตั้งค่าระบบการส่งเมลล์

7

2.1 ตั้งค่าระบบการส่งเมลล์ 8

3. ก�าหนดข้อมูลพื้นฐาน

9

3.1 อุปกรณ์ห้องประชุม 10 3.2 ข้อมูลห้องประชุม 11 3.2.1 แนบภาพห้องประชุม 12 3.3 ข้อมูลรถ 13 3.3.1 แนบภาพรถ 14

4. สร้างผู้ใช้งานและผู้อนุมัติ

15

4.1 สร้างผู้ใช้งานประเภทผู้จอง 16 4.2 สร้างผู้ใช้งานประเภทผู้อนุมัติประจ�าแผนก 17 4.3 ก�าหนดผู้อนุมัติประจ�าแผนก 18 4.4 น�าเข้ารายชื่อสมาชิกจากไฟล์ Microsoft Excel 19

5. ท�ากรายการจอง

20

5.1 บันทึกจองห้องประชุม 21 5.2 บันทึกจองใช้รถ 23

6. อนุมัติรายการจอง

24

6.1 อนุมัติรายการจองห้องประชุม 25 6.2 อนุมัติรายการจองใช้รถ 26

7. สอบถามการจองและยกเลิก

27

7.1 รายการจองห้องประชุม และยกเลิกการจอง 28 7.2 ปฏิทินการใช้ห้อง 29 7.3 สอบถามห้องประชุมว่าง 30 7.4 รายละเอียดห้องประชุม 31

8. รายงานและกราฟ

32

8.1 รายงาน 33 8.2 กราฟ 34

9. ข้อมูลส่วนตัว

35

9.1 รายการจองห้องประชุมส่วนตัว 36 9.2 รายการจองใช้รถส่วนตัว 36 9.3 แก้ไขข้อมูลส่วนตัว และเปลี่ยนรหัสผ่าน 37

คู่มือ iMeeting 2013 : 1

การใช้งานครั้งแรก

1

เมื่อทำ�ก�รติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ในก�รใช้ง�นครั้งแรกผู้ใช้ง�นต้องทำ�ก�รกำ�หนด ข้อมูลพื้นฐ�นที่จำ�เป็นในก�รเข้�ใช้ระบบในครั้งต่อๆ ไปก่อนโดยจะมีก�รกำ�หนด 1. กำ�หนดข้อมูลหน่วยง�น 2. กำ�หนดข้อมูลแผนก 3. สร้�งผู้ใช้ง�นในระดับ admin (ผู้ดูแลระบบ) เนื่องจ�กในก�รใช้ง�นครั้งแรกยังไม่มีชื่อผู้ใช้ง�นจึงจำ�เป็นต้องใช้ชื่อและรหัสพิเศษ (จะมีอยู่ใน ไฟล์ text ในโฟลเดอร์ติดตั้งโปรแกรม) เพื่อเข้�ใช้ง�นไปสร้�งข้อมูลพื้นฐ�นข้�งต้นก่อนอย่�งละ 1 ร�ยก�รก่อน หลังจากนั้นผู้ใช้งานไม่ต้องใช้ชื่อและรหัสพิเศษเข้าใช้งาน เนื่องจากชื่อและรหัสพิเศษนี้จะมองเห็นเมนูแค่ บางเมนูเท่านั้น

1.1 ล็อกอินเข้าสู่ระบบ

เนื่องจ�กก�รใช้ง�นครั้งแรกต้องใช้ชื่อและรหัสพิเศษในก�รเข้�ใช้ง�นก่อนโดย (หลังจากนั้นใช้ชื่อ และรหัสผ่านที่สร้างใหม่ในการเข้าใช้งาน)

1. เปิด Browser (แนะนำ�ให้ใช้ FireFox) แล้วพิมพ์ URL เพื่อเรียกใช้ง�น เช่น

http://localhost/imeeting โดยที่ localhost คือ ip หรือชื่อเว็บ ของเครื่องที่ติดตั้ง หรือ ห�กใช้เครื่องที่ติดตั้งทำ�ง�นก็ใช้คำ�ว่� localhost ก็ได้ 2. คลิกเมนู เข้าสู่ระบบ 3. กรอกชื่อผู้ใช้ง�น และรหัสผ่�น แล้วคลิกปุ่ม ตกลง

2

1

3

คู่มือ iMeeting 2013 : 3

1.2 กำาหนดข้อมูลหน่วยงาน

1. คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลหน่วยงาน จะแสดงหน้�จอดังภ�พ 2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะแสดง Dialog เพื่อให้กรอกข้อมูล 3. กรอกข้อมูลต่�งๆ แล้วคลิกปุ่ม บันทึก 4. ในหน้�แสดงร�ยก�รห�กต้องก�รแก้ไขข้อมูลคลิกที่ปุ่ม แก้ไข ในบรรทัดร�ยก�รนั้น หรือห�ก ต้องก�รลบข้อมูลคลิกที่ปุ่ม ลบ (โดยโปรแกรมจะถ�มยืนยันก�รลบก่อนทุกครั้ง) 5. ในก�รค้นห� สามารถพิมพ์ รหัสหน่วยงาน หรือชื่อหน่วยงาน (เพียงบางคำา) ที่ช่องค้นห� แล้วคลิกปุ่ม ค้นหา เพื่อแสดงคำ�ค้นที่ต้องก�ร

1

2

3

1.3 กำาหนดข้อมูลแผนก

1. คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลแผนก จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

2

2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะแสดง Dialog เพื่อให้กรอกข้อมูล 3. กรอกข้อมูลต่�งๆ แล้วคลิกปุ่ม บันทึก 4. ในหน้�แสดงร�ยก�รห�กต้องก�รแก้ไขข้อมูลคลิกที่ปุ่ม แก้ไข ในบรรทัดร�ยก�รนั้น หรือห�ก ต้องก�รลบข้อมูลคลิกที่ปุ่ม ลบ (โดยโปรแกรมจะถ�มยืนยันก�รลบก่อนทุกครั้ง) 5. ในก�รค้นห� สามารถพิมพ์ รหัสแผนก, ชื่อแผนก หรือชื่อหน่วยงาน (เพียงบางคำา) ที่ช่อง ค้นห� แล้วคลิกปุ่ม ค้นหา เพื่อแสดงคำ�ค้นที่ต้องก�ร

3

คู่มือ iMeeting 2013 : 5

1.4 กำาหนดผู้ใช้งาน

1. คลิกเมนู ข้อมูลสมาชิก แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลสมาชิก จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

2

2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล เพื่อทำ�ก�รเพิ่มผู้ใช้ง�น โปรแกรมจะแสดงหน้�จอดังภ�พ 3. กรอกข้อมูลต่�งๆ ให้ครบโดยเฉพ�ะช่องร�ยก�รที่มีเครื่องหม�ย * สีแดง โดยที่ในการเพิ่ม ข้อมูลนั้นผู้ใช้งานต้องกรอก รหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่านด้วย (แต่ถ้�เป็นก�รแก้ไขข้อมูล 2 ช่องนี้จะไม่แสดง รหัสผ่�น จะเป็นช่องว่�งเอ�ไว้) 3.1 ประเภทสม�ชิก ในครั้งแรกนี้ให้เลือกเป็น ผู้ดูแลระบบ และสถ�นะเลือกเป็น ใช้งาน โดยที่ประเภทสม�ชิกในระบบนี้จะมีอยู่ด้วยกัน 3 ประเภทคือ 3.1.1 ผู้จองห้องประชุม สิทธิ์ส�ม�รถจองห้องประชุม และสอบถ�มข้อมูลต่�งๆ ได้ 3.1.2 ผู้อนุมัติประจำาประแผนก สิทธิ์ส�ม�รถจองห้องประชุม, สอบถ�มข้อมูล, อนุมัติร�ยก�รจองได้ (ต้องไปกำ�หนดด้วยว่�ส�ม�รถอนุมัติร�ยก�รจองของแผนก ใดได้บ้�ง) รวมถึงยกเลิกร�ยก�รจองได้ 3.1.3 ผู้ดูแลระบบ เพิ่ม ลบ แก้ไข ข้อมูลพื้นฐ�น ร�ยชื่อห้องประชุม ร�ยชื่อรถ ข้อมูล ต่�งๆ ได้ทุกเมนู รวมถึงยกเลิกร�ยก�รจองได้ 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อทำ�ก�รบันทึกข้อมูล

3

4

ต้องก�รลบข้อมูลคลิกที่ปุ่ม ลบ (โดยโปรแกรมจะถ�มยืนยันก�รลบก่อนทุกครั้ง)

5. ในก�รค้นห� สามารถพิมพ์ ชื่อ-สกุล หรือ ชื่อเข้าใช้งาน (เพียงบางคำา) ที่ช่องค้นห� แล้ว คลิกปุ่ม ค้นหา เพื่อแสดงคำ�ค้นที่ต้องก�ร

เสร็จการกำาหนดค่าการเข้าใช้งานโปรแกรมครั้งแรกแล้ว ในการเข้าใช้งานครั้งต่อๆ ไปให้ใช้ชื่อเข้าใช้งาน ที่พึ่งได้สร้างขึ้นใหม่นี้ (เป็นสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ) ในการเข้าใช้งานต่างๆ

คู่มือ iMeeting 2013 : 7

ตั้งค่าระบบการส่งเมลล์

2

ในก�รตั้งค่�ระบบโปรแกรมนี้ จะตั้งค่�เพียงเฉพ�ะก�รส่งเมลล์ แจ้งก�รขอก�รจอง และแจ้งผล ก�รอนุมัติ ซึ่งจะต้องล็อกอินเข้�ใช้ระบบโดยชื่อผู้ใช้ง�นที่เป็นประเภท ผู้ดูแลระบบ (ในหัวข้อ 1.4)

2.1 ตั้งค่าระบบการส่งเมลล์

1. คลิกเมนู ตั้งค่าระบบ แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ตั้งค่าระบบ จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

2

3

4

5

2. ห�กต้องก�รเปิดใช้ระบบก�รส่งเมลล์ให้คลิกถูกที่ช่อง เปิดใช้ โดยระบบจะส่งเมลล์เมื่อ 2.1 เมื่อทำ�ร�ยก�รจองห้องประชุม ระบบจะส่งเมลล์แจ้งไปยังผู้อนุมัติประจำ�แผนกที่ผู้ จอง สังกัดอยู่ (ไม่ส่งให้ผู้ใช้ง�นประเภทผู้ดูแลระบบ) 2.2 เมื่อทำ�ร�ยก�รจองห้องประชุมแล้วมีก�รเลือกอุปกรณ์ ระบบจะส่งเมลล์แจ้งไปยังผู้ที่ ดูแลอุปกรณ์นั้นๆ 2.3 เมื่อมีก�รอนุมัติผลก�รจอง และเมื่อมีก�รแก้ไขผลก�รอนุมัติ (ทั้งก�รจองห้องประชุม และรถ) 2.4 เมื่อทำ�ร�ยก�รจองใช้รถ 3. ช่องอีเมลลของระบบ ให้กรอกอีเมลล์ที่เป็น Gmail เท่�นั้น โดยระบบจะใช้อีเมลล์นี้ในก�รส่ง รวมถึงรหัสผ่�น ก็คือรหัสผ่�นของ Gmail นั้น 4. ช่อง อีเมลล์ทดสอบรับเข้า ให้ใช้อีเมลล์ของอะไรก็ได้ ที่มีอยู่จริง แล้วคลิกปุ่ม ทดสอบ ส่ง Mail ระบบจะส่งอีเมลล์ไปยังอีเมลล์ของช่องนี้ โดยก�รจะส่งเมลล์ได้หรือไม่นั้น ต้องเป็นไปต�มเงื่อนไขที่ โปรแกรมกำ�หนด 5. คลิกปุ่ม บันทึกการตั้งค่าระบบ เพื่อบันทึกข้อมูล 1. หากเปิดใช้ระบบนี้ ทุกครั้งที่บันทึกรายการจอง และการอนุมัติผลการจอง โปร แกรมจะทำางานช้าลงกว่าเดิม เนื่องจากต้องติดต่อกับ Mail Server ทั้งนี้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับความ เร็วของอินเทอร์เน็ตของผู้ใช้งาน และความสเถียรภาพของ Gmail ณ. ขณะนั้น 2. อีเมลล์ของผู้รับอาจจะไปอยู่ในอีเมลล์ขยะ (JunkMail) ดังนั้นให้ตรวจสอบที่ กล่องอีเมลล์ขยะด้วย

คู่มือ iMeeting 2013 : 9

กำาหนดข้อมูลพื้นฐาน

3

โดยจะกำ�หนดข้อมูลร�ยก�รต่อไปนี้ 1. อุปกรณ์ห้องประชุม 2. ข้อมูลห้องประชุม 3. ข้อมูลรถ และยังมีก�รกำ�หนดข้อมูลหน่วยง�น (ดูวิธีก�รในข้อ 1.2) กำ�หนดข้อมูลแผนก (ดูวิธีก�รในข้อ 1.3)

3.1 อุปกรณ์ห้องประชุม

1. คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย อุปกรณ์ห้องประชุม 2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะแสดงหน้�จอสำ�หรับกรอกข้อมูล 3. ทำ�ก�รกรอกข้อมูลอุปกรณ์ห้องประชุม 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล

1

2

4

3

5. ในก�รค้นห� สามารถพิมพ์ ชื่ออุปกรณ์ หรือ รายละเอียด (เพียงบางคำา) ที่ช่องค้นห� แล้ว คลิกปุ่ม ค้นหา เพื่อแสดงคำ�ค้นที่ต้องก�ร

คู่มือ iMeeting 2013 : 11

3.2 ข้อมูลห้องประชุม

1. คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย อุปกรณ์ห้องประชุม 2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะแสดงหน้�จอสำ�หรับกรอกข้อมูล 3. ทำ�ก�รกรอกข้อมูลห้องประชุม 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล

1

2

3

4

3.2.1 แนบภาพห้องประชุม

ผู้ใช้ง�นส�ม�รถแนบภ�พห้องประชุมได้ 4 ภ�พ โดยที่ร�ยก�รห้องประชุมนั้นต้องบันทึกข้อมูล ก่อน ซึ่งมีวิธีก�รดังนี้ 1. คลิกแท็บ ภาพห้องประชุม 2. คลิกปุ่ม เรียกดู ในแต่ละช่องภ�พประกอบ เพื่อทำ�ก�รเลือกภ�พจ�กเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. คลิกปุ่ม อัพโหลด เพื่อทำ�ก�รอัพโหลดภ�พ

1

3

2

คู่มือ iMeeting 2013 : 13

3.3 ข้อมูลรถ

1. คลิกเมนู ข้อมูลพื้นฐาน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลรถ

1

2

2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล โปรแกรมจะแสดงหน้�จอสำ�หรับกรอกข้อมูล 3. ทำ�ก�รกรอกข้อมูลรถ 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล

3

4

3.3.1 แนบภาพรถ

ผู้ใช้ง�นส�ม�รถแนบภ�พรถได้ 4 ภ�พ โดยทต้องบันทึกข้อมูลรถก่อน ซึ่งมีวิธีก�รดังนี้ 1. คลิกแท็บ ภาพห้องประชุม 2. คลิกปุ่ม เรียกดู ในแต่ละช่องภ�พประกอบ เพื่อทำ�ก�รเลือกภ�พจ�กเครื่องคอมพิวเตอร์ 3. คลิกปุ่ม อัพโหลด เพื่อทำ�ก�รอัพโหลดภ�พ

1

3

2

คู่มือ iMeeting 2013 : 15

สร้างผู้ใช้งานและผู้อนุมัติ

4

สร้�งผู้ใช้ง�นสำ�หรับใช้ในก�รจอง และอนุมัติก�รจองโดยลำ�ดับก�รทำ�ง�นดังนี้ 1. สร้�งผู้ใช้ง�นประเภท ผู้จองห้องประชุม 2. สร้�งผู้ใช้ง�นประเภท ผู้อนุมัติประจำ�แผนก 3. กำ�หนดสิทธิ์ก�รอนุมัติ ของผู้อนุมัติประจำ�แผนกว่�ส�ม�รถอนุมัติร�ยก�รจองของแผนกใดได้ 4. นำ�เข้�ร�ยชื่อส�ม�ชิกจ�กไฟล์ Microsoft Excel สำ�หรับผู้ที่มีสิทธิ์ทำ�ร�ยก�รจองได้นั้น คือผู้ใช้ง�นทุกประเภทที่ล็อกอินเข้�สู่ระบบ แต่ ผู้ที่อนุมัติร�ยก�รจองได้นั้นจะมีเพียงผู้ใช้ง�นประเภทผู้ดูแลระบบ และผู้ใช้ง�นประเภท ผู้อนุมัติ ประจำ�แผนก (แต่ต้องกำ�หนดสิทธิ์ก่อนว่�อนุมัติแผนกใดได้บ้�ง)

1. คลิกเมนู ข้อมูลสมาชิก แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลสมาชิก จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

2

2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล เพื่อทำ�ก�รเพิ่มผู้ใช้ง�น โปรแกรมจะแสดงหน้�จอดังภ�พ 3. กรอกข้อมูลต่�งๆ ให้ครบโดยเฉพ�ะช่องร�ยก�รที่มีเครื่องหม�ย * สีแดง โดยที่ในการเพิ่ม ข้อมูลนั้นผู้ใช้งานต้องกรอก รหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่านด้วย (แต่ถ้�เป็นก�รแก้ไขข้อมูล 2 ช่องนี้จะไม่แสดง รหัสผ่�น จะเป็นช่องว่�งเอ�ไว้) 3.1 ประเภทสม�ชิกเลือกเป็น ผู้จองห้องประชุม และสถ�นะเลือกเป็น ใช้งาน 3.2 ในกรณีที่ต้องก�รรับอีเมลล์ตอบกลับผลก�รอนุมัติ จะต้องกรอกอีเมลล์ที่ช่อง อีเมลล์ 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อทำ�ก�รบันทึกข้อมูล

4.1 สร้างผู้ใช้งานประเภทผู้จอง

3

4

ชื่อเข้�ใช้ง�น คือชื่อสำ�หรับใช้ในก�ร ล็อกอินเข้�สู่ระบบ ดังนั้นควรกำ�หนดเป็นภ�ษ�อังกฤษ (อ�จ จะผสมตัวเลขด้วย) เพื่อให้ง่�ยต่อก�รจำ�

คู่มือ iMeeting 2013 : 17 1. คลิกเมนู ข้อมูลสมาชิก แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลสมาชิก จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

2

2. คลิกปุ่ม เพิ่มข้อมูล เพื่อทำ�ก�รเพิ่มผู้ใช้ง�น โปรแกรมจะแสดงหน้�จอดังภ�พ 3. กรอกข้อมูลต่�งๆ ให้ครบโดยเฉพ�ะช่องร�ยก�รที่มีเครื่องหม�ย * สีแดง โดยที่ในการเพิ่ม ข้อมูลนั้นผู้ใช้งานต้องกรอก รหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่านด้วย (แต่ถ้�เป็นก�รแก้ไขข้อมูล 2 ช่องนี้จะไม่แสดง รหัสผ่�น จะเป็นช่องว่�งเอ�ไว้) 3.1 ประเภทสม�ชิกเลือกเป็น อนุมัติประจำาแผนก และสถ�นะเลือกเป็น ใช้งาน 3.2 ในกรณีที่ต้องก�รรับอีเมลล์ตอบกลับผลก�รอนุมัติ จะต้องกรอกอีเมลล์ที่ช่อง อีเมลล์ 4. คลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อทำ�ก�รบันทึกข้อมูล

4.2 สร้างผู้ใช้งานประเภทผู้อนุมัติประจำาแผนก

3

4

เมื่อกำ�หนดเป็นผู้อนุมัติประจำ�แผนกแล้ว ชื่อผู้ใช้ง�นนี้จะยังไม่ส�ม�รถอนุมัติร�ยก�ร จองได้ จนกว่�จะได้กำ�หนดสิทธิ์ก�รอนุมัติ ซึ่งจะกล่�วในหัวข้อถัดไป

1. คลิกเมนู ข้อมูลสมาชิก แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ผู้อนุมัติประจำาแผนก จะแสดงหน้�จอดังภ�พ 2. ระบบจะแสดงเฉพ�ะร�ยชื่อผู้ใช้ง�นที่เป็นประเภท ผู้อนุมัติประจำ�แผนก (สร้�งจ�กหัวข้อ 3.2 ที่ผ่�นม�) ให้คลิกที่ปุ่ม กำาหนดแผนกที่ดูแล ของร�ยชื่อที่ต้องก�ร 3. ทำ�ก�รกำ�หนดว่�ส�ม�รถอนุมัติร�ยก�รจองแผนกใดได้บ้�ง โดย 3.1. คลิกเลือกที่ร�ยก�รท�งด้�นขว�มือ (เลือกได้หล�ยแผนก) 3.2. คลิกปุ่ม กำ�หนดสิทธิ์อนุมัติ เพื่อเป็นก�รบันทึกร�ยก�ร

1

2

4.3 กำาหนดสิทธิ์ผู้อนุมัติประจำาแผนก

3.2

3.1

คู่มือ iMeeting 2013 : 19 1. คลิกเมนู ข้อมูลสมาชิก แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย นำาเข้าข้อมูล 2. ทำ�ก�รสร้�งไฟล์ Excel โดยมีรูปแบบต�มที่โปรแกรมกำ�หนด จ�กนั้นคลิกปุ่ม เรียกดู เพื่อทำ� ก�รเลือกไฟล์ Excel ที่ได้สร้�ง 3. คลิกปุ่ม เริ่มการนำาเข้าข้อมูล เพื่อเริ่มก�รประมวลผล

4.4 นำาเข้ารายชื่อสมาชิกจากไฟล์ Microsoft Excel

ทำารายการจอง

5

คู่มือ iMeeting 2013 : 21 1. คลิกเมนู บันทึกการจอง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย บันทึกจองห้องประชุม จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

3

2

5.1 บันทึกจองห้องประชุม

2. กรอกร�ยละเอียดในก�รจอง โดยเฉพ�ะช่องที่มีเครื่องหม�ย * 3. คลิกปุ่ม เลือกห้องว่าง เพื่อทำ�ก�รเลือกห้องประชุมที่ว่�ง โปรแกรมจะแสดงหน้�ต่�งสำ�หรับ เลือกห้อง โดยที่ 3.1. โปรแกรมจะแสดงเฉพ�ะห้องที่ยังไม่ถูกจองในช่วงวันเวล�ที่เลือก 3.2. ห�กห้องไหนมีก�รกำ�หนดให้จองล่วงหน้� แล้ววันเวล�ที่เลือกจอง น้อยกว่�เวล�จอง ล่วงหน้�ที่จะถึง โปรแกรมจะแสดงว่�ต้องมีจองล่วงหน้� 3.2. วันเวล�ที่เลือกจอง ตรงกับช่วงเวล�ปัจจุบัน โปรแกรมก็จะแสดงว่� ไม่ส�ม�รถจอง ย้อนหลังได้ 4. คลิกปุ่ม เลือก เพื่อทำ�ก�รเลือกห้องประชุมที่ต้องก�ร

4

เพิ่มวันจอง (อย่�พึงกดปุ่มบันทึก) 6. ทำ�ก�รกรอกวันที่จอง และเลือกเวล� จ�กนั้นคลิกปุ่ม เลือกห้องว่าง โปรแกรมจะแสดง หน้�ต่�งสำ�หรับก�รเลือกห้องว่�ง (เหมือนข้อ 3) แต่โปรแกรมจะไม่เช็คห้องว่�งที่ได้เลือกไปแล้วในข้อ 3 แต่จะ เช็คห้องว่�งที่มีก�รทำ�ร�ยก�รจองแล้ว 7. คลิกปุ่ม ตกลงเพิ่มวันจอง ห�กต้องก�รเพิ่มวันจองอีกให้ทำ�ซ้ำ�ข้อ 6 (โปรแกรมจะไม่เช็คห้อง ซ้ำ�ห้องว่�ง ห�กมีก�รจองในช่วงวันเวล�ที่ได้เลือกในข้อ 3 และ 6) 8. ตรวจสอบความถูกต้องในการกรอกข้อมูล (เนื่องจากหากบันทึกไปแล้วจะไม่สามารถ แก้ไขได้ ต้องแจ้งผู้อนุมัติให้ยกเลิกให้เท่านั้น (แจ้งด้วยตนเอง) จ�กนั้นคลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล

5

8

6

7

คู่มือ iMeeting 2013 : 23 สำาหรับการบันทึกจองใช้รถ จะมีวิธีการทำางานเหมือนกันกับการจองห้องประชุม ดังนั้น สามารถศึกษาวิธีใช้งานได้จากหัวข้อ 5.1 บันทึกจองห้องประชุม

5.2 บันทึกจองใช้รถ

1. คลิกเมนู บันทึกการจอง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย บันทึกจองใช้รถ จะแสดงหน้�จอดังภ�พ

1

อนุมัติรายการจอง

6

อนุมัติร�ยก�รจองห้องประชุม และร�ยก�รจองใช้รถ ส่วนนี้ใช้ง�นได้เฉพ�ะผู้ใช้ง�นประเภท ผู้อนุมัติประจำ�แผนก และผู้ดูแลระบบ

คู่มือ iMeeting 2013 : 25

6.1 อนุมัติรายการจองห้องประชุม

1. คลิกเมนู ประจำาวัน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย จองห้องประชุมรออนุมัติ จะแสดงหน้�จอดัง ภ�พ โดยตัวเลขที่แสดงอยู่ จะเป็นตัวบ่งบอกว่�มีร�ยก�รจองกี่ร�ยก�รที่ยังไม่ได้อนุมัติผลก�รจอง พร้อมทั้ง ร�ยก�รที่แสดงในหน้�จอ ก็จะแสดงเฉพ�ะร�ยก�รที่ยังไม่มีก�รอนุมัติ 2. คลิกปุ่ม แสดง ตรงบรรทัดร�ยก�รจองที่ต้องก�รอนุมัติ 3. เลือกผลก�รอนุมัติ 4. กรอกหม�ยเหตุก�รอนุมัติ 5. คลิกปุ่ม บันทึกผลการอนุมัติ (ห�กเปิดใช้ระบบก�รส่งเมลล์ โปรแกรมจะแจ้งผลกลับไปยังผู้ จอง ต�มอีเมลล์ที่ได้กรอกไว้ในข้อมูลสม�ชิก ของผู้จองคนนั้น)

1

2

3

4

5

6.2 อนุมัติรายการจองใช้รถ

คลิกเมนู ประจำาวัน แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย จองใช้รถอนุมัติ โดยขั้นตอนก�รอนุมัติจะเหมือนกับ ขั้นตอนก�รอนุมัติจองห้องประชุม (ในข้อ 6.1) ผู้ใช้ง�นส�ม�รถศึกษ�วิธีก�รใช้ง�นได้จ�กขั้นตอนที่ 6.1

คู่มือ iMeeting 2013 : 27

สอบถามการจองและยกเลิก

7

สอบถ�มร�ยก�รจองห้องประชุม, ร�ยก�รจองใช้รถ รวมถึงก�รยอกเลิกร�ยก�รจองห้องประชุม และร�ยก�รจองใช้รถ โดยก�รสอบถ�มจะมีร�ยก�รให้เลือกดังนี้ สอบถามห้องประชุม 1. ร�ยก�รจองห้องประชุม 2. ปฏิทินก�รใช้ห้อง 3. สอบถ�มห้องประชุมว่�ง 4. ร�ยละเอียดห้องประชุม สอบถามรถ 1. ร�ยก�รจองใช้รถ 2. ปฏทินก�รใช้รถ 3. สอบถ�มรถว่�ง 4. ร�ยละเอียดรถ โดยที่ร�ยก�รสอบถ�มรถนั้นจะมีขั้นตอนเหมือนกับก�รสอบถ�มห้องประชุม ดังนั้นในบทนี้จึงจะ เสนอเฉพ�ะวิธีก�รสอบถ��มห้องประชุมเท่�นั้น

7.1 รายการจองห้องประชุม และยกเลิกการจอง

1. คลิกเมนู สอบถามห้อง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย รายการจองห้องประชุม โปรแกรมจะแสดง ร�ยก�รจองห้องประชุมต�มเงือนไขก�รกรอก โดยจะแสดงเป็นลำ�ดับต�มวันที่ (ในก�รณีที่ร�ยก�รจองร�ยก�ร นั้นมีก�รจองเพิ่มจำ�นวนวันอีก 1 วัน โปรแกรมก็จะแสดงแยกร�ยก�รกัน รวมเป็นแสดง 2 ร�ยก�ร) 2. คลิกปุ่ม แสดง ตรงบรรทัดร�ยก�รที่ต้องก�รแสดง 3. ในกรณีที่เป็นผู้อนุมัติประจำ�แผนก ของแผนกในร�ยก�รจองนั้น หรือเป็นผู้ดูแลระบบ โปรแกรมจะแสดงช่อง ผลการอนุมัติ เพื่อให้เปลี่ยนแปลงผลก�รอนุมัติ (ห�กเปลี่ยนผลก�รอนุมัติ ต้องคลิกปุ่ม บันทึกผลการอนุมัติ ด้วยเสมอเพื่อเป็นก�รบันทึกผล และโปรแกรมจะแจ้งอีเมลล์กลับไปยังผู้จอง)

1

2

3

คู่มือ iMeeting 2013 : 29

7.2 ปฏิทินการใช้ห้อง

เป็นก�รแสดงร�ยก�รจองห้องประชุมในรูปแบบของปฏิทิน โดยแสดงครั้งละ 1 เดือน 1. คลิกเมนู สอบถามห้อง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ปฏิทินการใช้ห้อง 2. คลิกที่ ไอคอนสีส้ม หรือสีเขียว ที่อยู่ในช่องวันที่ เพื่อแสดงหน้�ต่�งข้อมูลก�รจอง

1

2

7.3 สอบถามห้องประชุมว่าง

1. คลิกเมนู สอบถามห้อง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย สอบถามห้องประชุมว่าง 2. เลือกช่วงวันที่ และเวล�ที่ต้องก�รสอบถ�ม จ�กนั้นคลิกปุ่ม แสดงห้องว่�ง 3. โปรแกรมจะแสดงห้องประชุมที่ยังไม่ถูกจอง (และไม่แสดงร�ยชื่อห้องที่อยู่ระหว่�งก�รรอ อนุมัติด้วย)

1

2

คู่มือ iMeeting 2013 : 31

7.4 รายละเอียดห้องประชุม

1. คลิกเมนู สอบถามห้อง แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย รายละเอียดห้องประชุม 2. คลิกปุ่ม แสดง ณ.บรรทัดของร�ยชื่อห้องประชุมที่ต้องก�รแสดง 3. ภ�พแสดงร�ยละเอียดห้องประชุม

1

2

รายงานและกราฟ

คู่มือ iMeeting 2013 : 33

8.1 รายงาน

1. คลิกเมนู รายงาน / กราฟ แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย รายงาน 2. คลิกเลือกร�ยง�นที่ต้องก�ร โดยโปรแกรมส�ม�รถแสดงร�ยง�นได้ 2 แบบคือ แสดงแบบ PDF (เครื่องนั้นต้องอ่�นไฟล์ PDF ได้) และแสดงในรูปแบบ Excel ตัวอย่างรายงานในรูปแบบ PDF ตัวอย่างรายงานในรูปแบบ Excel สำ�หรับก�รแสดงผลแบบ Excel เมื่อเปิดขึ้นม�จะยังไม่แสดงเส้นต�ร�ง ให้เข้�ไปที่เมนูของ Excel ชื่อเมนู เครื่องมือ --> ตัวเลือก จ�กนั้นคลิกที่แท็บ มุมมอง แล้วคลิกถูกที่ เส้นตาราง

1

2

8.2 กราฟ

1. คลิกเมนู รายงาน / กราฟ แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย กราฟ 2. คลิกเลือกกร�ฟที่ต้องก�ร (ณ.เวอร์ชั่นนี้มีร�ยก�รให้เลือกเพียง 2 ร�ยก�ร) เครื่องที่

1

2

ตัวอย่างกราฟ

คู่มือ iMeeting 2013 : 35

ข้อมูลส่วนตัว

9

แสดงร�ยก�รจองห้องประชุมส่วนตัว, จองใช้รถส่วนตัว รวมถึงส�ม�รถแก้ไขข้อมูลส่วนตัวและ เปลี่นรหัสผ่�น

9.1 รายการจองห้องประชุมส่วนตัว

9.2 รายการจองใช้รถส่วนตัว

แสดงร�ยก�รจองห้องประชุมโดย แสดงเฉพ�ะร�ยก�รของตัวเองเท่�นั้น (แสดงต�มชื่อผู้ใช้ง�นที่ ล็อกอินเข้�สู่ระบบ ยกเว้นผู้ดูแลระบบจะมองเห็นทุกร�ยก�ร) 1. คลิกเมนู รายการส่วนตัว แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย รายการจองห้องประชุมส่วนตัว 2. คลิกปุ่ม แสดง เพื่อแสดงร�ยละเอียดร�ยก�ร แสดงร�ยก�รจองใช้รถโดย แสดงเฉพ�ะร�ยก�รของตัวเองเท่�นั้น (แสดงต�มชื่อผู้ใช้ง�นที่ล็อกอิน เข้�สู่ระบบ) 1. คลิกเมนู รายการส่วนตัว แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย รายการจองใช้รถส่วนตัว 2. คลิกปุ่ม แสดง เพื่อแสดงร�ยละเอียดร�ยก�ร

1

1

2

2

คู่มือ iMeeting 2013 : 37

9.3 แก้ไขข้อมูลส่วนตัวและเปลี่ยนรหัสผ่าน

ผู้ใช้ง�นส�ม�รถแก้ไขข้อมูลส่วนตัว และเปลี่ยนรหัสผ่�นได้จ�กหัวข้อนี้โดย 1. คลิกเมนู รายการส่วนตัว แล้วคลิกเลือกเมนูย่อย ข้อมูลส่วนตัว 2. แก้ไขข้อมูลที่ต้องก�ร แล้วคลิกปุ่ม บันทึกข้อมูล

1

2