แนะนําโปรแกรม Microsoft Word
Microsoft Word 2000 หรือเรียกสั้นๆ วา Word 2000 โปรแกรมสําหรับงานประมวลผล คําระบบภาษาไทย - ภาษาอังกฤษ ที่ทํางานบนวินโดวส 95/98/2000 ผลิตภัณฑบริษัท ไมโครซอฟต โดยมีความสามารถตางๆ ดานการพิมพและประมวลผลคํา ในระบบ ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ และความสามารถอื่นๆ ที่จะชวยเพิ่มประสิทธิภาพการ ทํางานใหสูงขึ้น ดังนี้ • ปรับปรุงจอภาพการทํางาน ใหสามารถสั่งงานไดเพียงการกดปุมเมาสเพียง ครั้งเดียว (Single Click) • สนับสนุนการใชงานชื่อแฟมขอมูลระบบ 255 ตัวอักษร
• เพิ่มระบบความชวยเหลือ (Help) แบบถามตอบอัตโนมัติ (Answer Wizard) โดยผูใชเพียงแตปอนขอความเพื่อขอความชวยเหลือ • เพิ่มระบบตรวจสะกดอัตโนมัติระหวางการพิมพงาน (Spell It) โดยหากพบคําผิดโปรแกรม จะกํากับดวยเสนใตสีแดง และผูใชสามารถใหโปรแกรมแสดงคําที่ถูก โดยการกดปุมขวา ของเมาส • เพิ่มประสิทธิภาพของคําสั่ง Auto Format ใหครอบคลุมถึงการจัดรูปแบบเสนกรอบ, หัว เรื่องและเลขเศษสวน • เพิ่มระบบเนนขอความสําคัญโดยการใส Highlight ดวยสีตางๆ รายละเอียดจอภาพการทํางาน หนาตางการทํางานของโปรแกรม MS-Word 2000 แบงได 2 หนาตาง คือ หนาตางโปรแกรม (Application Window) และหนาตางเอกสาร (Document Window) โดยองคประกอบของทั้งสอง หนาตางมีลักษณะใกลเคียงกัน
การแสดงแถบเครื่องมือ (Show/Hide Toolbars) คําสั่งของ Word 2000 มีคอนขางมาก ดังนั้นจึงมีการสรางปุมเครื่องมือเพื่อใหเรียกใชงานไดสะดวก และจัดหมวดหมูบนแถบเครื่องมือ ซึ่งสามารถเรียกใชงานไดดังนี้ • เลือกเมนู View • เลือกคําสั่ง Toolbars … จะปรากฏเมนูยอย ดังนี้ • Click เมาสเลือกแถบเครื่องมือที่ตองการ • ถามีเครื่องหมาย กําหนดใหแสดงแถบเครื่องมือ • ไมมีเครื่องหมาย กําหนดไมใหแสดงแถบเครื่องมือ
3
ตําแหนงแถบเครื่องมือ (Floating / Fixed Toolbars)
Toolbars ใน Word มีรูปแบบการแสดงผล 2 แบบ คือ แบบลอยตัว (Floating Toolbars) และแบบ ตายตัว (Fixed Toolbars)
การเปลี่ยน Tool Bar แบบตายตัว ไปเปนแบบลอยตัว
• เลื่อนเมาสไปชี้บริเวณชองวางระหวางไอคอน ใน Tool Bar นั้นๆ
• Drag เมาส นําไปปลอยในพื้นที่พิมพงาน หรือ Double Click การเปลี่ยน Tool Bar แบบลอยตัว เปนแบบตายตัว
หลักการพิมพงาน การพิมพงานใน Word ควรยึดหลักดังนี้ • การพิมพเนื้อหา ใหพิมพไปเรื่อยๆ ไมตองกดปุม เมื่อถึงจุดสิ้นสุดบรรทัด เพราะ โปรแกรมจะตัดคําขึ้นบรรทัดใหมใหอัตโนมัติ • เมื่อพิมพผิด สามารถใชปุมลบ ไดแก ปุม Backspace • กดปุม เมื่อจบหัวเรื่อง, พารากราฟ หรือขึ้นบรรทัดใหม (บรรทัดวาง) • การขึ้นบรรทัดใหม โดยใหเปนขอความในพารากราฟเดิม ใหกดปุม • การยอหนา ใชปุม (หรือคําสั่ง TAB หรือคําสั่งจัดยอหนา) ระยะกระโดดของ TAB สามารถปรับเปลี่ยนได • ไมควรเคาะชองวางระหวางคํามากกวา 1 ชอง • งานพิมพบน Word จะมีสัญลักษณบางอยางที่ไมแสดงผลในสภาพปกติ เรียกวา
"Nonprinting Character" เชน เครื่องหมายจบพารากราฟ (paragraph mark) เครื่องหมายขั้น บรรทัดใหม (Line-Break Character) ซึ่งสามารถควบคุมใหแสดงหรือไมตองแสดงโดยใช ปุม Show/Hide ตั้งฟอนตมาตรฐานไวใชงานตลอดไป หลายๆ ทานคงคุนเคยกับการใชฟอนต AngsanaUPC ขนาด 16 Point ซึ่งเมื่อมีการเปดเอกสารใหม แตละครั้ง เราจะตองมาเสียเวลา ในการตั้งฟอนตดังกลาวเสมอ ลองมาแกไขดวยวิธีดังตอไปนี้ดูนะ ครับ • คลิกเลือกเมนูคําสั่ง Format, Font • ตั้งคาเกี่ยวกับฟอนตที่จะใชงานบอยๆ เชน AngsanaUPC ขนาด 16 Point • คลิกที่ปุม Default
5
• แลวคลิกปุม Yes เพื่อยืนยันการตั้งฟอนตใหเปนคามาตรฐาน ตอไปเมื่อเปดไฟลใหม โปรแกรมจะรูจักฟอนตที่ตั้งไวตลอดไป
• สําหรับ Word 2000/XP จะตองตั้งฟอนตมาตรฐานเปน ...NEW เทานั้น โดยกําหนดคา ฟอนตจากรายการ Latin text font และ Complex scripts ใหตรงกัน จากนั้นคลิกปุม Default เพื่อกําหนดใหเปนคาติดตั้งตลอดไป
จัดหนากระดาษ (PAGE SETUP)
งานพิมพมีมากมาย หลากหลายแบบ แตละแบบก็มีลักษณะการวางเนื้อความที่แตกตางกันออกไป มี ขอกําหนดเกี่ยวกับขนาดกระดาษ ระยะกั้นหนา-หลัง ขอบกระดาษตาง ๆ ไป ดังนั้นกอนเริ่มพิมพ งานใดๆควรกําหนดคาติดตั้งเกี่ยวกับกระดาษ
• เรียกคําสั่ง File, Page Setup… ปรากฏ Dialog Box ดังนี้
• รายการเลือกของ Page Setup มี 4 รายการ ไดแก
1. Margins ตั้งคาเกี่ยวกับขอบกระดาษ หัวกระดาษ ทายกระดาษ 2. Paper Size ตั้งคาเกี่ยวกับลักษณะ และขนาดของกระดาษ 3. Paper Source ตั้งคาเกี่ยวกับการปอนกระดาษ
7
เกร็ดนาสนใจ - สามารถ Double Click บริเวณพื้นสีเทาของ Ruler Line เพื่อเรียกหนาตาง Page Setup
แท็ปกับงานพิมพ (TAB)
งานเอกสารประเภทตาราง รายการ มักจะจัดขอมูลใหอยูในแนวระดับเดียวกัน ซึ่งใน Word ไมนิยม ใชการเคาะ Space Bar แตใหกดปุม เพื่อเลื่อน Cursor ไปตามตําแหนงที่ตั้งระยะไว เรียกวา ตําแหนงระยะกระโดด หรือ TAB
โดยปกติ Word จะมีระยะกระโดดอัตโนมัติ โดยตั้งระยะไวทุก ๆ ครึ่งนิ้ว สังเกตไดจาก Ruler Line
การเลื่อนตําแหนงแท็ป
การตั้งแท็ปจาก Ruler Line
นอกจากตําแหนงแท็ปทุกระยะครั้งนิ้ว ที่ Word เตรียมไว ผูใชยังสามารถกําหนดตําแหนงแท็ปได เอง โดยอาศัยปุมเลือกแท็ปจาก Ruler Line
• ชี้เมาสไปยังปุมเลือก TAB • Click เมาสเพื่อเลือกรูปแบบแท็ป
• ชี้เมาสไปยังตําแหนงที่ตองการตั้ง TAB ใน Ruler Line • Click เมาส จะปรากฏสัญลักษณแท็ป ณ ตําแหนงนั้น การลบแท็ป • ชี้เมาสไปยังสัญลักษณแท็ปที่ตองการลบใน Ruler Line • กดปุมเมาสคางไว แลวลากเมาสออกจาก Ruler Line • สัญลักษณแท็ปจะหายไปจาก Ruler Line ตาราง (Table)
9
ตารางจะเปนสวนประกอบที่สําคัญอีกสวนหนึ่งของเอกสาร Word ไดเตรียมคําสั่งสรางตารางไว พรอมสําหรับผูใช โดยมีวิธีการสรางตาราง ดังนี้
วิธีที่ 1
• Click ที่ไอคอนสรางตาราง (Insert Table) • ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง
• กําหนดขนาดตารางที่ตองการ โดย Drag เมาส • ปรากฏตารางจอภาพ
วิธีที่ 2
• เรียกใชคําสั่ง Table, Insert Table
• ปรากฏ Dialog Box กําหนดขนาดตาราง ดังนี้ • กําหนดขนาดตาราง โดยพิมพจํานวนคอลัมนในรายการ Number of Columns จํานวนแถว ในรายการ Number of Rows • เมื่อเลือกปุม OK จะปรากฏตารางจอภาพ การเลือกแถว • Mouse Pointer อยูหนาแถวที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรเฉียงขวา)
• Click เมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกแถวตามที่ตองการ การเลือกคอลัมน • Mouse Pointer อยูเหนือคอลัมนที่ตองการ (สังเกตเปนรูปลูกศรชี้ลงสีดํา) • Click เมาส หรือ Drag เมาส เพื่อเลือกคอลัมนตามที่ตองการ การลบแถว หรือคอลัมน • เลือกแถว (หรือคอลัมน) ที่ตองการลบ
• เลือกคําสั่ง Table, Delete Rows (หรือ Delete Columns) หรือ
11
• เลือกแถว (หรือคอลัมน) ที่ตองการลบ • Mouse Pointer อยูในแถบสี
• Click ปุมขวาของเมาส (ตอไปจะเรียกวา "Click ขวา") • เลือกคําสั่ง Delete Rows (หรือ Columns)
การพิมพขอมูลในตาราง
• เลื่อน Cell Pointer ไปยัง Cell ที่ตองการปอนขอมูล โดยสามารถ o ชี้ Mouse Pointer ณ Cell ที่ตองการ แลว Click Mouse o หรือ กดปุมลูกศร เลื่อน Cursor
o หรือ กดปุม เพื่อเลื่อน Cursor • พิมพขอมูลที่ตองการลงใน Cell
• การพิมพขอมูลใน Cell โดยใชตําแหนงแท็ป ใหกดปุม
• การกดปุม ใน Cell ใด จะเปนการเพิ่มจํานวนบรรทัดใหกับ Cell • เลื่อน Cell Pointer ไปยัง Cell ใหม โดยสามารถ
o ชี้ Mouse Pointer ณ Cell ที่ตองการ แลว Click Mouse o หรือ กดปุมลูกศร เลื่อน Cursor
o หรือ กดปุม เพื่อเลื่อน Cursor การแทรกแถว/คอลัมน
• Cell Pointer อยูในแถวที่ตองการแทรก • เลือกคําสั่ง Table, Insert Rows
• หรือ เลือกคําสั่ง Insert Rows จากเมนู Click ขวา • เลือกคอลัมนที่ตองการแทรก
• เลือกคําสั่ง Table, Insert Columns
การปรับความกวางของคอลัมน
• เลื่อน Mouse Pointer ไปอยูในแนวเสนแบงคอลัมนของตาราง (Mouse Pointer มีรูปราง เปนลูกศร 2 ทิศชี้ซาย - ขวา) • Drag เมาสใหไดขนาดที่ตองการ การรวมเซลล (Merge Cells) ตารางที่มีลักษณะเปนหัวเรื่อง จะตองอาศัยหลักการรวมเซลลหลาย ๆ เซลลในแถวเดียวกัน ใหเปน เซลลเดียว • เลือกเซลลที่ตองการรวม มักจะเปนแถวหัวเรื่องหรือแถวแรก
• เลือกคําสั่ง Table, Merge Cells
13 การสั่งพิมพงาน เมื่อทําการจัดเตรียม ตกแตง เอกสารเสร็จแลว ขั้นตอนตอไปก็คือ การพิมพเอกสารที่ไดจัดเตรียม ออกทางเครื่องพิมพ เพื่อลงในกระดาษ แผนใส ขอแนะนําในการสั่งพิมพเอกสาร • ควรเลือกประเภทเครื่องพิมพ กอนเตรียมเอกสาร (ติดตั้งเครื่องพิมพผานระบบ Microsoft Windows กอน) • ในกรณีที่ลืมเลือกเครื่องพิมพกอนการเตรียมเอกสาร และมาทําการเลือก ภายหลัง ควรเขาสู โหมด Print Preview เพื่อตรวจสอบเอกสารกอนพิมพทุกครั้ง • เมื่อสั่งพิมพเอกสารไปแลว ใหจัดเก็บแฟมเอกสารอีกครั้ง เพื่อไฟลเอกสารจะไดจําคาติดตั้ง ในการพิมพ ไมตองเสียเวลามากําหนดคาติดตั้งการพิมพใหม การเตรียมงานกอนสั่งพิมพ
• เลือกคําสั่ง File, Print Preview หรือ Click เมาสที่ไอคอน • ปรากฏจอภาพเอกสารกอนพิมพ
• ตรวจสอบลักษณะการวางหนากระดาษ ลักษณะขอความ และ ความถูกตองของเอกสาร • Click เมาสที่ไอคอนตอไปนี้ เพื่อทํางานตามตองการ o ตองการกลับไปแกไข o แกไขเอกสารในสภาวะมุมมองนี้ o สั่งพิมพเอกสารทั้งหมด o ดูเอกสาร 1 หนากระดาษตอ 1 จอภาพ o ดูเอกสารหลายหนากระดาษตอ 1 จอภาพ o กําหนดเปอรเซ็นตในการแสดงผล o แสดง หรือไมใหแสดง Ruler Line o กรณีที่เอกสารเกินหนาไปไมกี่บรรทัด สามารถ Click ที่ไอคอนนี้ เพื่อชวยจัด ใหเอกสารทั้งหมดมาอยูรวมกันใน หนาเดียวกัน โดยโปรแกรมจะทํา การปรับ ขนาดตัวอักษร ระยะระหวาง บรรทัด ใหโดยอัตโนมัติ o เขาสูการทํางานแบบเต็มจอภาพ (Full Screen)
• เมื่อคลิกปุม สั่งพิมพเอกสารทั้งหมด หรือเลือกเมนูคําสั่ง File, Print จะปรากฏ Dialog Box ดังนี้
15 • เลือกขอกําหนดที่ตองการ o Print What : เลือกสิ่งที่ตองการสั่งพิมพ อาจจะเปน - Document ไฟลเอกสาร - Summary Info รายละเอียดเกี่ยวกับไฟล - Annotations คําอธิบายประกอบขอมูล - Styles รูปแบบเอกสาร
- Auto Text Entries รายการขอมูลของคําสั่ง Auto Text - Key Assignments รายการขอมูลเกี่ยวกับการกําหนดคีย o Copies : จํานวนชุดที่ตองการสั่งพิมพ
o Page Range : ชวงในการสั่งพิมพ ไดแก - All สั่งพิมพทุกหนาของเอกสาร
- Current Page สั่งพิมพเฉพาะหนาที่ Cursor อยู - Pages สั่งพิมพหนาที่ระบุ โดยสามารถระบุไดดังนี้ หนาที่ 1 - 5 ใหระบุ 1 - 5
หนา 1, 3 และ 8 ใหระบุ 1,3,8
หนา 1, 3 และ 8 - 10 ใหระบุ 1,3,8-10 o Print หนาเอกสารในชวงที่จะพิมพ ไดแก
- All Page in Ranges ทุกหนาในชวงที่ระบุ - Odd Pages เฉพาะเอกสารหนาคี่
- Even Pages เฉพาะเอกสารหนาคู
o Print to File สั่งพิมพเอกสารเก็บไวในไฟล ในกรณีที่ไมมีเครื่องพิมพ เมื่อเลือก ตัวเลือกนี้ และสั่งพิมพเอกสารโดยกดปุม OK ก็จะเขาสูจอภาพการจัดเก็บเอกสาร
(Save As Dialog Box) เพื่อใหผูใชกําหนดชื่อแฟมเอกสารที่ตองการนําผล จากการ สั่งพิมพไปเก็บไว o Collate Copies ใชรูปแบบเรียงเอกสารตอเนื่องในชุดเดียวกันหรือไม (ตัวอยาง มี เอกสาร 5 แผน สั่งพิมพ 2 ชุด ตองการให พิมพเอกสารหนาที่ 1 - 5 ชุดที่ 1 แลว พิมพหนา 1 -5 ชุดที่ 2 หรือตองการใหพิมพเอกสารหนาที่ 1 จํานวน 2 ชุด แลวจึง จะพิมพหนาที่ 2 จํานวน 2 ชุด จนครบหนาที่ 5 จํานวน 2 ชุด) • เลือกปุม OK เพื่อสั่งพิมพเอกสาร • หรือปุม Cancel เพื่อยกเลิกการสั่งพิมพเอกสาร ปรับแตงแถบเมนู (Word 2000/XP) ปกติเมนูของ Word จะแสดงเฉพาะคําสั่งที่ใชงานบอยๆ ซึ่งสามารถยกเลิกการซอนคําสั่ง และให แสดงแบบเต็มโดยเลือกจากเมนูคําสั่ง Tools, Customized คลิกบัตรรายการ Options จากนั้นคลิก ยกเลิกรายการ Always show full menus
17 เทคนิคการวาด Drawing • ดับเบิลคลิกเครื่องมือ เพื่อวาดหลายๆ ครั้งตอเนื่อง หยุดดวยการกดปุม <Esc> • กด <Shfit> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหเปนเสนเรียบ, สี่เหลี่ยมจัตุรัส หรือวงกลม • กด <Ctrl> ขณะวาด เพื่อกําหนดใหจุดเริ่มตนของภาพ เปนจุดศูนยกลาง • เลือกวัตถุหลายๆ ชิ้นไดดวยปุม <Shift> หรือ <Ctrl> • คําสั่งควบคุมตางๆ อยูในปุม Draw • แตละปุมมีคําสั่งยอยภายใน
Picture Toolbars
ถานําเมาสไปคลิกที่ภาพใดๆ จะพบวามีแถบเครื่องมือ 1 ชุด คือ แถบเครื่องมือ Picture
โดยมีปุมสําคัญ คือ
Insert Picture นําภาพอื่นมาใสเพิ่มในเอกสาร
Image Control ควบคุมลักษณะของภาพ ไดแก สีตามภาพ (Automatic), สี โทนขาวดํา , สีขาวดํา และสีออนแบบลายน้ํา ชุดควบคุมเกี่ยวกับความเขม ความสวาง ความคมชัดของภาพ Crop Picture ใชในการตัดภาพ วิธีการใชไดแก • คลิกที่ภาพที่ตองการตัด • คลิกปุมเครื่องมือ Crop Picture • เมาสจะเปลี่ยนรูปรางเปนสัญลักษณ • นําเมาสไปชี้ที่ Handle ณ ตําแหนงที่ตองการตัดภาพ เชน หากตองการตัดภาพดานขวา ก็นํา เมาสไปชี้ที่ Handle ดานขวาของภาพดวย • กดเมาสคางไว แลวลากเมาสเขาไปในภาพ จะพบวาภาพสวนนั้นจะหายไป
19 • การคืนสภาพของภาพ ใหลากเมาสกลับออกมา Rotate Left หมุนภาพ Line Style ใสเสนลักษณะตางๆ รอบภาพ Compress Picture ปรับคุณภาพของภาพ เมื่อคลิกจะปรากฏตัวเลือกดังนี้ Text Wrapping การจัดวางภาพกับขอความ Format Picture/Object เปดบัตรสั่งงาน Set transparent color กําหนดพื้นภาพโปรงใส Reset Picture คืนสภาพของภาพกลับสูคาเดิม สรางสารบัญจากสไตล
จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ, ดัชนี และเชิงอรรภ ซึ่งมีวิธีการ ดังนี้
• พิมพเอกสารดวยสไตล
• เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย หรือหนาแรกของเอกสาร
• ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page… • เลือกคําสั่ง Insert, Reference , Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of
Contents
• คลิกปุม Options…
• จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใช
ประกอบการทําสารบัญ แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญ โดยอัตโนมัติ
21 การปรับปรุงสารบัญ • คลิกขวาในพื้นที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields… สารบัญภาพ/ตาราง การทําคําอธิบายภาพ หรือตาราง ก็เปนสวนหนึ่งที่ประสบปญหามากสําหรับการสรางเอกสาร เนื่องจากภาพ หรือตาราง อาจจะมีการปรับเปลี่ยน แกไข เพิ่มเติม ลบทิ้งอยูตลอด มีผลใหตัวเลข กํากับภาพ หรือตารางเปลี่ยนแปลง การแกไขปญหานี้ กระทําไดโดยใชคําสั่ง Insert, Reference , Caption … ในการเติมคําอธิบายภาพ หรือตาราง แทนการพิมพลงไปตามปกติ ซึ่งจะปรากฏ หนาตางควบคุมดังนี้ สามารถกําหนดคําอธิบายไดเอง โดยคลิกปุม New Label… แลวปอนคําอธิบายที่ตองการลงไป เมื่อคลิกปุม Ok โปรแกรมจะเติมคําอธิบายภาพ หรือตารางใหโดยอัตโนมัติ เมื่อสรางคําอธิบายภาพ หรือตารางดวยความสามารถ Caption แลวก็สามารถนํารายการดังกลาว มา ทําเปนสารบัญไดโดยเลือกคําสั่ง Insert, Reference , Index and Tables… เลือกบัตรรายการ Table of
Figures
เลือกรูปแบบ Caption จากรายการ Caption label: แลวคลิกปุม OK เพื่อสรางสารบัญ การปรับปรุง สารบัญก็ทําไดโดยคลิกขวาในบัญชีสารบัญ แลวเลือกคําสั่ง Update Fields
