ตอนท 1 โดย ว ระพงค เก ดส น

(1)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด

ตอนที่1

โดย วีระพงค์ เกิดสิน สวัสดีครับช่วงนี้เริ่มการปิดเทอม หลายท่านอาจใช้เวลาในการการจัดทำรายงาน หรือหนังสือ วันนี้เลยเขียนบทความเทคนิคเกี่ยวกับการจัดทำรายงานมานำเสนอกันครับ ซึ่งบทความวันนี้จะประกอบด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้ 1. สร้างสไตล์ข้อความ 2. การจัดทำดัชนี(Index) 3. การสร้างเชิงอรรถ 4. การใส่ลำดับรูป และตารางอัตโนมัติ 5. การทำสารบัญแบบอัตโนมัติ 6. การพิมพ์สมการให้สามารถใส่ลำดับสมการอัตโนมัติ ก่อนหน้านี้ผู้เขียนเข้าใจว่าตัวเองสามารถใช้งานโปรแกรมเกี่ยวกับประมวลผลคำ(Word Processing) อย่างไมโครซอฟท์เวิร์ด (Microsoft Word) เป็นอย่างดี จนมาถึงตอนที่พิมพ์ วิทยานิพนธ์ปริญญาโท จึงเข้าใจว่าผมแค่ใช้ได้ แต่ยังใช้ไม่เป็น การพิมพ์รายงาน เวลาส่วนใหญ่จะเสียไปกับการจัดหน้ากระดาษ วันนี้เลยจะมานำเสนอเทคนิคการใช้โปรแกรม ที่เรามีอยู่ในเครื่องให้มีประสิทธิภาพ 1. สร้างสไตล์ข้อความ การสร้างสไตล์ข้อความมีความจำเป็นเพราะจะช่วยลดความยุ่งยากในการกำหนดลักษณะ ตัวอักษรของงานพิมพ์ของเรา เช่น หัวข้อใหญ่, หัวข้อรอง, และลักษณะตัวอักษรของเนื้อความ (Body Text) เราสามารถกำหนด สไตล์ข้อความ ได้ดังนี้

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด

ตอนที่

1

(2)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 2

จะได้หน้าต่างงาน ลักษณะและรูปแบบ

อีกวิธีคือ หากมีหน้าต่างงานทางด้านซายมืออยู่แล้วสามารถเรียกหน้าต่างลักษณะ และรูปแบบได้โดย คลิกที่สามเหลี่ยม ด้านซ้าย จากนั้น เลือก ลัษณะและรูปแบบ ดังรูป

(3)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₃ ซึ่งโปรแกรม Word จะแสดงชื่อสไตล์ของข้อความที่มีอยู่ หากต้องการแก้ไขสไตล์ที่มีอยู่แล้ว สามารถทำได้โดย คลิกที่สามามเหลี่ยมด้านซ้ายของชื่อสไตล์ที่ต้องการแก้ไข จากนั้นเลือก ปรับเปลี่ยน... คลิกที่ รูปแบบ ซึ่งสามารถเลือกการตั้งค่าต่างๆ เช่น แบบอักษร ย่อหน้าแท็บ.. ในที่นี้จะกำหนด แบบอักษร จะได้

(4)

ทำการเลือกแบบอักษรตามความต้องการ จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง จากนั้น คลิกถูกหน้า

เพิ่มในแม่แบบ เพื่อเก็บรูปแบบข้อความที่สร้างเป็นแม่แบบไว้ใช้งาน และ คลิกถูกหน้า

(5)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₅

จากนั้นเมื่อเราพิมพ์ข้อความ หากเราเลือกสไตล์เป็นแบบ ปกติ ตัวอักษรจะเป็นไปตาม ที่เราตั้งค่าไว้คือ ถ้าพิมพ์ภาษาไทยก็จะเป็นตัวอักษร JasmineUPC และหากพิมพ์ภาษาอังกฤษ ก็จะเป็นตัวอักษร Times New Roman ดังรูป ครับ

ในกรณีที่เราต้องการสร้างสไตล์ตัวอักษรใหม่ก็สามารถคลิกที่ปุ่ม ลักษณะใหม่ ดังรูป

จะปรากฎหน้าต่างดังรูป ทำการตั้งชื่อลักษณะ และ กำหนดค่าต่างๆ ขั้นตอนจะเหมือนกัน กับตอนแก้ไขสไตล์ครับ

(6)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 6 2. การทำดัชนี (Index) 2.1 เมาส์ลากคลุมข้อความที่ต้องการสร้างดัชนี 2.2 ทำตามขั้นตอนดังรูป 2.3 จะได้หน้าต่าง ดัชนีและตาราง ทำการคลิกที่ปุ่ม ทำเครื่องหมายรายการ

(7)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₇ 2.4 ทำการกำหนดค่าต่างๆดังรูป จากนั้นคลิกปุ่ม ทำเครื่องหมาย

2.5 หากต้องการเพิ่มข้อความที่ต้องการสร้างดัชนี ก็เพิ่มตามขั้นตอนดังกล่าว เมื่อเพิ่มจนเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม ปิด

(8)

2.7 เลือก tab ดัชนี เลือกค่าต่างๆ จากนั้นคลิก ตกลง

(9)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₉

3. การสร้างเชิงอรรถ

ความสำคัญของเชิงอรรถ เช่น อธิบายความหมายของคำศัพท์ ที่อ่านแล้วเข้าใจยาก

ทำให้ผู้อ่านเข้าใจคำศัพท์นั้นได้อย่างรวดเร็ว เช่น จากข้อความในรูปเราต้องการอธิบายคำว่าดัชนี

(10)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 10 คลิก แทรก จะได้เครื่องหมายที่เราเลือก (ในที่นี้เป็นตัวเลข)ด้านล่างของหน้านั้น ให้ทำการพิมพ์ ข้อความที่ต้องการอธิบายลงไป ดังรูป ส่วนด้านหน้าคำศัพท์ที่เราต้องการอธิบาย จะมีหมายเลขด้านหน้า ลักษณะเป็นตัวยก โดยหมายเลขนี้จะเปลี่ยน ตามลำดับก่อนหลัง (เรียงตามหน้าก่อนหลัง) อัตโนมัติ

(11)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁₁ 4. การใส่ลำดับรูป และตรารางอัตโนมัติ อีกปัญหาที่เราพบบ่อยคือ คำอธิบายรูปภาพซึ่งต้องเรียงลำดับ บางครั้งจำไม่ได้ว่า ถึงรูปที่เท่าไรแล้ว วิธีการให้รันตัวเลขอัตโนมัติสามารถทำได้ดังนี้ 4.1 ทำการแทรกภาพ หรือ ตาราง ตามต้องการ 4.2 เมาส์คลิกบรรทัดด้านล่างรูปหรือตำแหน่งที่ต้องการ จากนั้นไปที่เมนู แทรก>>การอ้างอิง>>คำอธิบายเฉพาะ.. 4.3 จะเจอกับหน้าต่าง คำอธิบายเฉพาะ จะมี ป้ายชื่อ ป้ายชื่อให้เลือก 4.4 หากต้องการที่จะสร้างใหม่ให้คลิกที่ สร้างป้ายชื่อ ตั้งชื่อตามต้องการดังรูป

(12)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 12 จะเห็นว่าคำอธิบายเฉพาะจะเปลี่ยนเป็น รูปที่ 1ทำการคลิก ตกลง 4.5 จะปรากฎป้ายชื่อด้านล่างรูป จากนั้นพิมพ์คำอธิบายรูปตามต้องการ 4.6 หากแทรกรูปต่อไป เมื่อเราเลือกป้ายชื่อ เป็นรูปที่ จะกลายเป็นรูปที่ 2 ดังรูป

รูปภาพใน word

(13)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁₃ เมื่อเราแทรกรูปใหม่ เช่นแทรกรูป ใหม่ระหว่างรูปที่ 2 กับรูปที่ 3 โปรแกรม word จะทำการรันตัวเลขใหม่ทั้งหมด ทำให้เราไม่ต้องตามแก้ไขลำดับรูป การอ้างอิงถึงคำอธิบายเฉพาะ (รูปภาพหรือตาราง) เป็นปัญหาอีกอย่างเช่น เราอ้างถึงรูป ที่ 3 แต่หากมีการแทรกรูป ระหว่างรูปที่ 2 กับรูปที่ 3 ก็จะทำให้รูปเดิมที่เราอ้างถึง เป็นรูปที่ 4 แทน ทำให้เราต้องมานั่งแก้ข้อความดังกล่าว ซึ่งค่อนข้างยุ่งยาก วิธีการช่วยแก้ปัญหาดังกล่าว สามารถทำได้ ดังนี้ จากรูป เช่นเราต้องการอ้างถึงรูปที่ 2 หลังคำว่า “จาก” ทำได้โดยเมาส์คลิกด้านหลัง “จาก” คลิกที่เมนู แทรก>> การอ้างอิง>> อ้างอิงโยง ดังรูป เลือก ชนิดการอ้างอิงและ แทรกการอ้างอิงที่ และเลือก สำหรับคำอธิบายเฉพาะใด เป็นรูปที่ 2 ดังรูป

(14)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 14 คลิกปุ่ม แทรก จากนั้นปิดหน้าต่าง การอ้างอิงโยง จะได้ผลลัพธ์ดังรูป หากเราทำการแทรกรูประหว่างรูปที่ 1 กับ รูปที่ 2 จะได้ผลลัพธ์ดังนี้ จะเห็นว่าการอ้างอิงรูปภาพของเราจะเปลี่ยนไปตามลำดับของรูปภาพที่เราแทรก หากตัวเลขไม่เปลี่ยนอัตโนมัติ ให้ทำการกดปุ่ม F9 บนคีย์บอร์ด ในส่วนของการอ้างอิงตาราง ก็ทำเหมือนกันครับ แค่เปลี่ยนคำการอ้างอิงเป็น “ตารางที่”

(15)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁₅ การสร้างสารบัญเป็นหนึ่งในสิ่งที่น่าเบื่อสำหรับหลายคน ที่ใช้วิธีการจดหัวข้อว่าอยู่ในหน้าไหน แล้วค่อยมาพิมพ์ ปัญหาจะเกิดขึ้น คือ หากมีการแก้ไขเนื้อหา เกิดขึ้น หัวข้อต่างๆ ที่เราจดไว้แล้วนั้น ก็จะเปลี่ยนหน้าไป เราก็ต้องมานั่งทำใหม่ ปัญหาเหล่านี้จะหมดไปครับ 5. การสร้างสารบัญอัตโนมัติ 5.1 ทำการเปลี่ยนสไตล์ของข้อความในหัวข้อที่ต้องการทำสารบัญ เช่น หัวข้อใหญ่เป็น หัวเรื่อง 1 หัวข้อรอง เป็น หัวเรื่อง 2 และ หัวเรื่อง 3 ตามลำดับ 5.2 เปิดหน้าใหม่ที่ต้องการสร้างสารบัญจากนั้นทำตามขั้นตอนดังรูป

(16)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 16 5.2 กำหนดค่าต่างๆ ดังรูป จะได้ผลลัพธ์ดังรูปโดยอัตโนมัติไม่ต้องพิมพ์แต่อย่างใด จากนั้นทำการจัดการตกแต่งให้ สวยงาม หากหัวข้อเหล่านี้ในเนื้อความมีการเปลี่ยนแปลงหน้าสารบัญของเราก็จะปรับเปลี่ยน ไปอย่างอัตโนมัติ (อาจต้องลากคลุมข้อความแล้วกด F9)

(17)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁₇ 6. การพิมพ์สมการให้สามารถใส่ลำดับสมการอัตโนมัติ หนังสือหรือรายงานทางด้านวิทยาศาสตร์สิ่งหนึ่งที่เป็นอุปสรรคคือสมการ และ การอ้างถึงสมการ ซึ่งเราสามารถลดปัญหาดังกล่าวโดยการใช้โปรแกรม MathType เมื่อเราลงโปรแกรมเสร็จเรียบร้อย จะมี ไอคอนเพิ่มขึ้นมาในโปรแกรม word ดังรูป หากต้องการพิมพ์สมการธรรมดาให้ใช้ปุ่ม แต่ในที่นี้จะพูดถึงเฉพาะ การใส่ตัวเลขรันสมการอัตโนมัติและการอ้างอิงถึง สมการ ซึ่งสามารถทำได้ดังนี้

6.1 คลิกที่ เพื่อทำการแทรกสมการ จะเจอกับหน้าต่าง Insert Equation Number

(18)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด 18 6.2 ทำการพิมพ์สมการตามต้องการ 6.3 ทำการปิดหน้าต่าง จะได้สมการลงในเอกสารของเราดังรูป ซึ่งจะกลายเป็นสมการ 1.1 เนื่องจากเราเราเริ่ม chapter และ section เป็น 1 หากเราเพิ่มสมการอีกสมการก็จะกลายเป็นสมการที่ 1.2 ดังรูป

(19)

เทคนิคการสร้างหนังสือด้วยไมโครซอฟท์เวิร์ด ₁₉ 6.3 หากต้องการเริ่ม section ใหม่สามารถทำได้โดยคลิกที่

6.4 จะได้ผลลัพธ์ดังรูป

(20)

6.6 คลิก เพื่อทำการแทรก การอ้างอิงสมการ จะเจอกับหน้าต่าง Insert Equation Refer-ence ดังรูป คลิก OK ตามด้วย double click หมายเลขด้านหลังสมการที่เราต้องการอ้างถึง

6.7 จะได้ผลลัพธ์ดังรูป เป็นอันจบบทความในวันนี้ครับ จริงๆ ยังมีเทคนิคมากมาย ซึ่งต้องอาศัยเวลาในการเรียนรู้ ในที่นี้เป็นเพียงบทความสั้นๆ ที่ผู้เขียนตั้งใจในการนำเสนอ แต่ก็ไม่สามารถแสดง รายละเอียดต่างๆ ได้สมบูรณ์ เนื่องด้วยข้อจำกัดหลายอย่าง แต่หวังว่าคงมีประโยชน์ ช่วยลดเวลาในการจัดรูปแบบหนังสือ หรือรายงาน และเป็นแนวทางในการศึกษาเพิ่มเติม ต่อไปครับ บทความหน้าจะเป็นการศึกษาเรื่อง การจัดการกับเอกสารหรือหนังสือขนาดใหญ่

หลายร้อยหน้า ต้องแยกพิพม์เป็นบทๆ ซึ่งจะใช้ แม่แบบ (Template) และ TOC(Table of Content)