ค ม อการจ ดระบบเอกสารตามมาตรฐานระบบข อม ล P.S.O.1101 ส าน กงานป องก นควบค มโรคท 5 จ งหว ดนครราชส มา

(1)

คูมือการจัดระบบเอกสารตามมาตรฐานระบบขอมูล P.S.O.1101

สํานักงานปองกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัดนครราชสีมา

1. วัตถุประสงค เพื่อกําหนดเปนคูมือปฏิบัติงานระบบเอกสารตามมาตรฐานระบบขอมูล P.S.O.1101 2. ขอบเขต - ครอบคลุมกลุมงาน / ฝายทุกพื้นที่ของสํานักงานปองกันควบคุมโรคที่ 5 จังหวัด นครราชสีมา - ครอบคลุมเรื่องการกําหนดฐานขอมูลการกําหนดรหัสและแหลงพิสูจนขอมูล - ครอบคลุมประเภทเอกสารไดแกแฟมเอกสาร/ หนังสือ / คูมือ / ตํารา / ซีดี / ดิสเก็ต 3. การกําหนดรหัสงาน / กลุมงาน / ขอมูล / สัญลักษณ / แหลงพิสูจนขอมูล 3.1 การกําหนดรหัสงาน ใหแตละกลุมกําหนดรหัส ดังนี้ รหัส 1 งานวิจัย (สีเหลือง) การวิจัยพัฒนาองคความรูและเทคโนโลยีดานการเฝา ระวังปองกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพซึ่งประกอบดวย 1.1 การวิจัยพัฒนารูปแบบ / เทคโนโลยี / พัฒนามาตรฐานแนวทางดานการ เฝาระวังปองกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพ 1.1.1 การวิจัยเอกสารดานการเฝาระวังปองกันควบคุมโรคและภัย สุขภาพ 1.1.2 การวิจัยภาคสนามดานการเฝาระวังปองกันควบคุมโรคและภัย สุขภาพ 1.1.3 การวิจัยหองปฏิบัติการ/ วิจัยทางคลินิกดานการเฝาระวัง ปองกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพ 1.1.4 การพัฒนารูปแบบ / เทคโนโลยีดานการเฝาระวังปองกัน ควบคุมโรคและภัยสุขภาพ 1.1.5 การจัดทํามาตรฐานและแนวทางดานการเฝาระวังปองกัน ควบคุมโรคและภัยสุขภาพ

(2)

รหัส 2 งานถายทอดองคความรู (สีเขียว) การถายทอดองคความรูและเทคโนโลยี ดานการเฝาระวังปองกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพซึ่งประกอบดวย 2.1 การพัฒนาถายทอดองคความรูและเทคโนโลยีแกบุคลากรและองคกร ปกครองสวนทองถิ่น 2.1.1 การสอน / ฝกอบรมพัฒนาวิชาการดานการแพทยและ สาธารณสุข 2.1.2 การพัฒนาศักยภาพขององคกรปกครองสวนทองถิ่นใหมี ความรูและทักษะการบริหารจัดการระบบสุขภาพภาค ประชาชน 2.1.3 การสรางเครือขายความรวมมือกับนานาประเทศในการ เฝาระวังปองกันควบคุมโรคและภัยสุขภาพ 2.2 การใหความรูและสรางความตระหนักแกประชาชนกลุมเปาหมาย 2.2.1 การประชุม /สัมมนา /ฝกอบรมแกประชาชน 2.2.2 การผลิตและประชาสัมพันธเผยแพรความรูดวยสื่อ สิ่งพิมพ / นิทรรศการ 2.2.3 การผลิตและประชาสัมพันธเผยแพรความรูดวยสื่อวิทยุ 2.2.4 การผลิตและประชาสัมพันธเผยแพรความรูดวยสื่อ โทรทัศน 2.2.5 การใหบริการสารสนเทศดานการปองกันควบคุมโรค และภัยสุขภาพ 2.2.6 การใหสุขศึกษาเรื่องการปองกันควบคุมโรคและภัย สุขภาพ รหัส 3 งานเฝาระวังปองกันควบคุมโรค (สีชมพู) การสรางเสริมสุขภาพปองกัน ควบคุมโรคและภัยสุขภาพซึ่งประกอบดวย 3.1 การเฝาระวังปองกันควบคุมโรคที่เปนนโยบายและเปาหมายเฉพาะ 3.1.1 การเฝาระวังโรคและภัยสุขภาพ 3.1.2 การสอบสวน / ควบคุมการระบาดของโรค 3.1.3 การใหบริการตรวจรักษาผูปวยในศูนยสาธิตบริการ 3.1.4 การสรางเสริมสุขภาพปองกันควบคุมโรคและภัย สุขภาพ

(3)

3.1.5 การใหบริการตรวจรักษาผูปวยนอก 3.1.6 การใหบริการตรวจรักษาผูปวยใน 3.1.7 การบริการสังคมสงเคราะห 3.1.8 การนิเทศติดตามกํากับงานประเมินผล (Monitoring & Evaluation Process) 3.2 การพัฒนาประสิทธิภาพระบบการเฝาระวังโรคดวยเทคโนโลยี สารสนเทศ (ISS: Intelligence Surveillance System)

3.2.1 การพัฒนาเทคโนโลยีระบบการเฝาระวังโรค 3.2.2 การพัฒนาประสิทธิภาพบุคลากรในการเฝาระวังโรค /ภัย สุขภาพ รหัส 4 งานบริหารงานทั่วไป (สีฟา) ซึ่งประกอบดวย 4.1 งานธุรการทั่วไป 4.2 งานการเจาหนาที่ 4.3 งานการเงิน 4.4 งานพัสดุ 4.5 งานยานพาหนะ 3.2 การกําหนดรหัสกลุมงาน ใหแตละกลุมงานกําหนดรหัส ดังนี้ รหัส 01 ฝายบริหารทั่วไป รหัส 01.1 งานธุรการ รหัส 01.2 งานการเจาหนาที่ รหัส 01.3 งานการเงิน รหัส 01.4 งานพัสดุ รหัส 01.5 งานยานพาหนะ รหัส 02 กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ รหัส 03 กลุมโรคติดตอทั่วไป รหัส 04 กลุมโรคเอดส วัณโรค โรคติดตอทางเพศสัมพันธ และโรคเรื้อน รหัส 41 งานโรคเอดส รหัส 42 งานวัณโรค รหัส 43 งานโรคเรื้อน

(4)

รหัส 44 งานเภสัชกรรม รหัส 45 งานชันสูตร รหัส 05 กลุมระบาดวิทยา รหัส 06 กลุมโรคไมติดตอ รหัส 07 กลุมโรคจากการประกอบอาชีพ และสิ่งแวดลอม รหัส 08 กลุมโรคติดตอนําโดยแมลง รหัส 08.1 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.1 ชัยภูมิ รหัส 08.2 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.2 นครราชสีมา รหัส 08.3 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.3 สุรินทร รหัส 08.4 ศูนยควบคุมโรคติดตอนําโดยแมลงที่ 5.4 ปากชอง รหัส 09 กลุมประชาสัมพันธและสารสนเทศ 3.3 การกําหนดรหัสกลุมขอมูล ดังนี้ รหัส 01. ขอมูลโรค รหัส 02. ขอมูลดานประชากรสภาพแวดลอม รหัส 03. ขอมูลแผนงาน / โครงการ รหัส 04. ขอมูลวิชาการหรือการวิจัย รหัส 05. ขอมูลคูมือแนวทางการปฏิบัติงาน รหัส 06. ขอมูลเครือขายหนวยงานที่เกี่ยวของ รหัส 07. ขอมูลดานยุทธศาสตรนโยบายพรบ. กฎหมาย / คําสั่ง / ระเบียบ รหัส 08. ขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญที่เกี่ยวของ รหัส 09. ขอมูล Web Site ที่เกี่ยวของ รหัส 10. ขอมูลอื่นๆ 3.4 การกําหนดสัญลักษณ ดังนี้ สีเหลือง = งานวิจัย สีเขียว = งานถายทอดองคความรู สีชมพู = งานเฝาระวังปองกันควบคุมโรค สีฟา = งานบริหารทั่วไป

(5)

3.5 แหลงพิสูจนขอมูล - ใหแตละกลุมระบุแหลงพิสูจนขอมูลตามแบบฟอรมในภาคผนวก 4. ขั้นตอนการปฏิบัติ การจัดทําเอกสารใหมครั้งแรกการแกไขเพิ่มเติมเอกสารใหแตละกลุมงาน / ฝายกําหนด รหัสดังนี้ 4.1 ประเภทแฟมเอกสาร รูปแบบรหัสแฟมเอกสาร 1 – 02 – 03 – 001 (งาน 1-4) – (กลุมงาน 01-09) – (กลุมขอมูล 01-10) – (แฟมเอกสารที่ 1) 1 = งานวิจัย 02 = กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ 03 = กลุมขอมูลแผนงาน / โครงการ 001 = แฟมเอกสารที่ 1 (ชื่อแฟมโครงการวิจัยสคร.5)

(6)

ตัวอยางสันแฟม ขนาด 3 นิ้ว

1-02-03-001

โครงการว

ิจัย

สคร

.5

การวิจัย

(1)

กลุมสงเสริม สนับสนุนวิชาการ (02)

ขอมูลแผนงาน

/

โครงการ

(03)

(รหัสแฟม) แบบอักษร Cordia New ขนาด 26 ตัวหนา (รหัสชื่อแฟม 001- ...) แบบอักษร Cordia New ขนาด 40 ตัวหนา (รหัสงาน 1-4) แบบอักษร Cordia New ขนาด 22 ตัวหนา (รหัสกลุมงาน 01-09) แบบอักษร Cordia New ขนาด 22 ตัวหนา (รหัสขอมูล 01-10) แบบอักษร Cordia New ขนาด 26 ตัวหนา บริเวณที่ติด : สันแฟม (สันแฟม กระดาษสีเหลือง)

(7)

4.2 ประเภทหนังสือ / คูมือ / ตํารา รูปแบบรหัส หนังสือ / คูมือ / ตํารา 1 – 02 – 04 – 001 (งาน 1-4) – (กลุมงาน 01-09) – (กลุมขอมูล 01-10) – (หนังสือ/คูมือ/ตําราเลมที่ 1) ตัวอยางติดหนังสือ / คูมือ / ตํารา 4.5 ซม. 2.5 ซม. 1 = งานวิจัย 02 = กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ 04 = กลุมขอมูลวิชาการหรือการวิจัย 001 = หนังสือ / คูมือ / ตําราเลมที่ 1 ของแตละภารกิจ (ชื่อหนังสือการวิจัยทางสาธารณสุขศาสตร) บริเวณที่ติด : สันหรือหนาปกหนังสือ / คูมือ / ตํารา 4.3 ประเภทซีดี รูปแบบรหัสซีดี 1 – 02 – 08 – 001 (ภารกิจ 1-4) - (กลุมงาน 01-09) – (ฐานขอมูล 01-10) – (ซีดีแผนที่ 1) ตัวอยางการเขียนรหัสแผนซีดี 4.5 ซม. 2.5 ซม. 1 = ภารกิจการวิจัย 02 = กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ 08 = ฐานขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญ 001 = ซีดีแผนที่ 1 (ขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญดานการวิจัย) บริเวณที่เขียน : หนาแผนซีดี

1 -

02 -

04 -001

แบบอักษร_ขนาด₁₈_{ตัวหนา} Cordia New กระดาษ สีเหลือง

1 - 02 - 08 - 001

แบบอักษร_ขนาด₁₈_{ตัวหนา} Cordia New

(8)

4.4 ประเภทดิสเก็ต รูปแบบรหัสดิสเก็ต 1 – 02 – 06 – 001 (งาน 1-4) - (กลุมงาน 01-09) – (กลุมขอมูล 01-10) – (ดิสเก็ตแผนที่ 1) ตัวอยางติดแผนดิสเก็ต 7 ซม. 5 ซม. 1 = งานวิจัย 02 = กลุมสงเสริมสนับสนุนวิชาการ 08 = กลุมขอมูล / เครือขายหนวยงานที่เกี่ยวของ 001 = ดิสเก็ตแผนที่ 1 (ขอมูลเครือขายการวิจัยสคร.1-12) บริเวณที่ติด : หนาแผนดิสเก็ต 5. แบบฟอรมที่เกี่ยวของที่แตละกลุมงาน / ฝาย ตองจัดทํา 5.1 ทะเบียนดัชนีแฟมเอกสาร 5.2 ทะเบียนหนังสือ/ คูมือ / ตํารา 5.3 ทะเบียนซีดี 5.4 ทะเบียนดิสเก็ต 6. ภาคผนวก ประกอบดวย 6.1 แบบฟอรมทะเบียนแฟมเอกสาร 6.1.1 แบบฟอรมสารบัญรายชื่อเอกสาร 6.2 แบบฟอรมทะเบียนหนังสือ / คูมือ / ตํารา 6.3 แบบฟอรมทะเบียนซีดี 6.4 แบบฟอรมทะเบียนดิสเก็ต 6.5 แบบฟอรมขอมูลเครือขายหนวยงานที่เกี่ยวของ

1 - 02

-

06 - 001

แบบอักษร Cordia New ขนาด 18 ตัวหนา กระดาษ สีเหลือง

(9)

6.6 แบบฟอรมขอมูลที่ปรึกษาผูเชี่ยวชาญที่เกี่ยวของ

6.7 แบบฟอรมขอมูล Web Site ที่เกี่ยวของ

ประเภทเอกสารอื่นๆสามารถกําหนดไดในแบบเดียวกันหากกลุมงานใดมีประเภทเอกสาร

มากกวาที่กําหนดขางตน ขอใหประสานกับคณะกรรมการพัฒนาระบบขอมูล P.S.O.1101 เพื่อรวม กําหนดใหเปนมาตรฐานเดียวกัน

(10)

แบบฟอรมที่ 6.1 ทะเบียนแฟมเอกสาร งาน... กลุมงาน / ฝาย... ลําดับ รหัสแฟม ชื่อแฟม สถานที่เก็บ (ระบุใหละเอียดชัดเจน)

(11)

แบบฟอรมที่ 6.1.1 สารบัญรายชื่อเอกสาร ชื่อแฟม... รหัสแฟม... ลําดับ ที่ ชื่อเอกสาร เลขที่ หนังสือ ว/ด/ป ขอมูลที่ เกี่ยวของ ผลการ ตรวจสอบ ขอมูล การทวงติง ขอมูล ผิดพลาด หมาย เหตุ

(12)

แบบฟอรมที่ 6.2 ทะเบียนหนังสือ / คูมือ / ตํารา งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ รหัส ชื่อหนังสือ / คูมือ / ตํารา สถานที่เก็บ (ระบุใหละเอียดชัดเจน)

(13)

แบบฟอรมที่ 6.3 ทะเบียนซีดี งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ รหัส ชื่อซีดี สถานที่เก็บ (ระบุใหละเอียดชัดเจน)

(14)

แบบฟอรมที่ 6.4 ทะเบียนดิสเก็ต งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ รหัสดิสเก็ต ชื่อดิสเก็ต สถานที่เก็บ (ระบุใหละเอียดชัดเจน)

(15)

แบบฟอรมที่ 6.5 ขอมูลเครือขายหนวยงานที่เกี่ยวของ งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ ชื่อเครือขายหนวยงานที่ เกี่ยวของ ที่อยู โทรศัพท/ โทรสาร E-mail

(16)

แบบฟอรมที่ 6.6 ขอมูลที่ปรึกษา ผูเชี่ยวชาญที่เกี่ยวของ งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ ชื่อ - สกุล ที่อยู โทรศัพท/ โทรสาร E-mail

(17)

แบบฟอรมที่ 6.7 ขอมูล Web Site ที่เกี่ยวของ งาน... กลุม / ฝาย... ลําดับ ชื่อ Web Site ชื่อหนวยงานเจาของ Web Site หมายเหตุ