บทท 11 โปรแกรมท ใช ในการค านวณ (Microsoft Excel 2000)

(1)

ไมโครซอฟตเอ็กเซล 2000 (Microsoft Excel 2000) เปนโปรแกรมประยุกตที่มีลักษณะ เปนตารางคํานวณที่มีลักษณะ เปนตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส (Spreadsheet หรือ worksheet) ตารางนี้เกิดจากการตีเสนในแนวนอนและแนวตั้งตัดกันหลายๆเสน ทําใหเกิดเปนชองสี่เหลี่ยม เล็กๆ ขึ้นมากมาย ในตารางอิเล็กทรอนิกสนี้สามารถบรรจุขอมูลไดหลายตัวอักษร ขอมูลที่ปอน เชน ขอความ ตัวเลข สูตรทางคณิตศาสตรและรูปภาพสามารถปอนไดเหมือนโปรแกรมอื่นๆ ภายใตวินโดว แตจะเดนในเรื่องการคํานวณ เพราะสามารถใสสูตรการคํานวณที่ยุงยากซับซอน และสามารถคํานวณไดอยางถูกตอง และรวดเร็ว เชน เมื่อมีการเปลี่ยนคาตัวเลขที่เปนตัวตั้งจะทําให ผลลัพธที่ไดมีการคํานวณตามสูตรที่เคยใหไวกอนหนาไดอยางอัตโนมัติ และรวดเร็ว ดังนั้น โปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซลนี้จึงเหมาะกับงานดานบัญชี คณิตศาสตร หรืองานอื่นๆ ที่เกี่ยวกับ การคํานวณ ไมโครซอฟตเอ็กเซล 2000 นอกจากจะเปนโปรแกรมที่เกงทางดานการคํานวณแลว ยัง สามารถทํางานไดหลากหลาย เชน พิมพเอกสารไดเหมือนกับไมรโครซอฟตเวิรด ทํางานดานการ จัดการฐานขอมูล(Database) ไดเหมือนกับไมโครซอฟตเอ็กเซส หรืออาจจะมีการนําเสนอขอมูลใน ลักษณะแผนภูมิ (Chart) การวาดรูปในแบบกราฟก การสรางแบบฟอรมกรอกขอมูล การเขียน โปรแกรมดวยมาโคร เปนตน แฟมขอมูลของโปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซล เรียกวา “เวิรกบุค” (workbook ) แตละ เวิรกบุคประกอบดวยตาราง หลายๆตาราง หรือที่เรียกวา “เวิรกชีต” (worksheet) เชน ในแฟม ประวัติของพนักงานแฟมหนึ่ง(workbook)อาจประกอบไปดวยตาราง(worksheet) หลายตาราง เชน ตารางประวัติสวนตัว ตารางประวัติการศึกษา ตารางวันลาหยุด ตารางคํานวณอัตราคาจาง ตาราง บัญชีรายรับ-รายจายของหนวยงาน ตารางแสดงสถิติในรูปแบบกราฟ ซึ่งแตละตารางทํางาน แตกตางกันออกไป เชน ในตารางประวัติสวนตัวอาจจะมีการบันทึกขอมูล และทําการคนหารายชื่อ พนักงาน ตารางคํานวณอัตราคาจางก็สามารถคํานวณ วัน - เวลา ทํางาน เพื่อนํามาคิดเปนคาจางได เปนตน

(2)

11.1 การเขาใชงานโปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซล

2000

การเขาใชงานสามารถทําไดดังนี้คือ 1. คลิกที่ปุม start 2. เลือกที่ program 3. เลือกโปรแกรม microsoft excel ภาพที่ 11.1 แสดงการเรียกใชโปรแกรม microsoft excel กิจกรรมที่1 การเรียกใชโปรแกรม microsoft excel ทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอการเขาใชงานโปรแกรมไมโครซอฟตเอ็กเซล 2000

(3)

11.2 สวนประกอบของ

microsoft excel

ภาพที่ 11.2 สวนประกอบของโปรแกรม

microsoft excel

มีสวนประกอบที่สําคัญดังนี้ 1. แถบชื่อเรื่อง (title bar) : เปนสวนที่ใชบอกถึงโปรแกรมและเอกสาร เรียกใช 2. แถบคําสั่ง (menu bar) : เปนสวนที่บรรจุคําสั่งที่จะตองใชใน โปรแกรมนั้นๆ 3. แถบเครื่องมือ (tool bar) : เปนเครื่องมือที่อยูในรูปของไอคอนมีไวใชเพื่อ ความสะดวก และรวดเร็วในการใชงานแทน คําสั่ง บนแถบ คําสั่ง (menu bar) 4. กลองชื่อ (name box) : เปนสวนที่บอกถึงที่อยูหรือตําแหนงของ เคอเซอรที่อยูปจจุบัน 5. แถบสูตร (formula bar) : เปนสวนที่ใชในการพิมพสูตรตางๆ ที่จะใช ในการคํานวณใน ไมโครซอฟ เอ็กซเซล การปอนสูตรจะตองขึ้น ตนดวยเครื่องหมาย = แลวตามดวยชื่อ เซล แถบชื่อเรื่อง แถบคําสั่ง แถบเครื่องมือ แถบเลื่อน เซลใชงาน

(4)

6. Active cell : เซล ที่กําลังปฏิบัติการอยู 7. Work area : พื้นที่แผนงาน ซึ่งรวมไปถึงองคประกอบ ทั้งหมดทั้งเซล เสนตาราง หัวแถว และคอลัมน แถบเลื่อน และแท็บแผนงาน 8. แท็บแผนงาน (sheet tab) : แท็บที่อยูใกลกับดานลางของหนาตางสมุดงาน ที่แสดงชื่อของแผนงาน คลิกแท็บแผนงานเพื่อ ใชแผนงานนั้น 9. แถบสถานะ (status bar) : แสดงขอมูลเกี่ยวกับคําสั่งที่เลือกหรือความ กาวหนาของการดําเนินการ สวนทางดานขวา ของแถบสถานะจะแสดงวาแปนตาง ๆ เชน

Caps lock, Num lock เปดหรือปดอยู

10. แถบเลื่อน (scroll bar) : แถบเลื่อนแนวตั้งและแถบเลื่อนแนวนอน

11.3 ประเภทของขอมูล

ขอมูลที่อยูในเวิรก ชีท (worksheet) หรือสมุดงาน แบงเปน 2 ประเภท ดังนี้ 1. คาคงที่ (constant) ไดแก 1.1 ขอความ (text) ขอมูลที่ไมนํามาคํานวณ อาจเปนตัวอักษร ขอความ หรือ ตัวเลขก็ได ขอมูลชนิดตัวอักษรมีลักษณะดังนี้ 1.1.1 เปนขอมูลที่มีตัวอักษร A-Z อยางนอย 1 ตัวปนอยู และไมขึ้นตนดวย เครื่องหมาย + - * หรือ $ 1.1.2 มีความยาวไมเกิน 240 ตัวอักษร ถาหากมีความยาวมากกวาความกวาง ของเซล ขอความนั้นจะถูกแสดงตอไปใน เซล ที่อยูทางขวามือตราบใดที่ เซล ทางขวามือยังไมมี ขอมูล แถบสถานะ กิจกรรมที่2 จงอธิบายวาสวนประกอบแตละสวนทํางานไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอสวนประกอบของ microsoft excel

(5)

คํานวณไมได 1.2 คาตัวเลข (numeric) ขอมูลที่นํามาคํานวณไดและมีลักษณะดังนี้ 1.2.1 ขอมูลที่เริ่มตนดวยตัวเลขใด ๆ รวมทั้งจุดทศนิยมหรือ $ และตองไมมีตัว อักษรใด ๆ ปนอยู 1.2.2 ถาตัวเลขตอทายดวย % คาจริงของตัวเลขจะถูกหารดวย 100 แตยังคง แสดงบนจอภาพเปนแบบที่ปอนเขาไป 1.2.3 สามารถใชเครื่องหมาย , หรือ $ รวมกับตัวเลขได 1.2.4 สามารถปอนขอมูลในรูป exponential ได เชน 2.05E+04 จะมีคาเทากับ 2.5 คูณ 10 ยกกําลัง 4 หรือ 25,000 นั่นเอง 1.2.5 ขอมูลจะถูกจัดใหอยูชิดขวาและนําไปคํานวณได 1.3 วันที่ (dates) ขอมูลที่ประกอบดวย วันที่ เดือนและป โดยเดือนนั้นสามารถ กําหนดไดทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ขอมูลชนิดนี้ สามารถนําไปคํานวณได 1.4 เวลา (times) ขอมูลที่ประกอบดวยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย : คั่น ขอมูลชนิดนี้สามารถนําไปคํานวณไดเชนเดียวกัน

11.4 การปอนขอมูลและการแกไขขอมูล

การปอนขอมูล ขอมูลที่จะปอนลงในโปรแกรมไมโครซอฟ เอ็กซเซล มีอยู 3 ประเภท ขอมูลที่เปน ตัวเลข ขอมูลที่เปนตัวอักษรและขอมูลที่เปนสูตรหรือฟงกชั่น ซึ่งขอมูลแตละประเภทมีวิธีการปอน ตางกันดังนี้ 1. การปอนขอมูลที่เปนตัวอักษร ทําไดโดย เลื่อนแอคทีปเซล(active cell)ไปยังเซลที่ ตองการปอนขอมูล ถาเปนตัวอักษรสามารถจะพิมพขอความลงไปไดเลย แตถาขอมูลเปนตัวเลข ทั้งหมดและตองการจะใหเปนขอมูลประเภทตัวอักษรตองพิมพ เครื่องหมาย ‘ นําหนากอน การจัด กิจกรรมที่3 ชนิดขอมูลของโปรแกรม microsoft excel มีกี่รูปแบบ อะไรบาง แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอประเภทขอมูล

(6)

ขอมูลในเซลทางโปรแกรมตั้งคาไวใหจะชิดทางซายของ เซล ตัวอยาง ตองการปอนขอความวา คอมพิวเตอร ลงในเซล C4 และปอน จะได ผลลัพธดังภาพที่ 11.3 ภาพที่ 11.3 แสดงผลลัพธการปอนขอมูลแบบตัวอักษร 2. การปอนขอมูลที่เปนตัวเลข ทําไดโดยเลื่อนแอคทีปเซล(active cell)ไปยังตําแหนงที่ ตองการแลวพิมพตัวเลขลงไปไดเลย การจัดขอมูลในเซลทางโปรแกรมตั้งคาไวใหจะชิดทางขวา ของ เซล ตัวอยาง ตองการปอนขอมูล 45687 ลงในเซล C3 และ 1456 ลงในเซล D3 ผลลัพธดังภาพที่ 11.4 ภาพที่ 11.4 แสดงผลลัพธการปอนขอมูลแบบตัวเลข

(7)

3. การปอนขอมูล สูตรและฟงกชั่น ทําไดโดยเลื่อนเคอรเซอรไปยังตําแหนงที่ตองการ กอนที่จะพิมพสูตรหรือฟงกชั่นตองพิมพเครื่องหมาย = กอนแลวจึงตามดวยสูตรหรือฟงกชั่น ตัวอยาง ตองการทําการคํานวณ 9+10-7 ลงในเซล F4 ดังภาพที่ 11.5 การแกไขขอมูล การแกไขขอมูลทําได 2 วิธีคือ 1. นําเมาสชี้ที่เซลที่ตองการแกไข แลวทําการดับเบิลคลิก 2. เลือกเซลที่ตองการแกไข แลวกดปุม F2 ก็สามารถทําการ แกไขเซลที่ตองการ พิมพการคํานวณ ผลลัพธที่ได 1 ภาพที่ 11.5 แสดงการปอนขอมูล แบบการคํานวณ กิจกรรมที่4 จงอธิบายวิธีการปอนขอมูลและการแกไขขอมูล วาสามารถทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอการปอนขอมูลและการแกไขขอมูล

(8)

11.5 การจัดรูปแบบเวิรกชีท

(work sheet)

การจัดรูปแบบ เวิรกชีท หมายถึง การจัดให เวิรกชีท อยูในรูปแบบที่ตองการ เชน การ กําหนดระยะขอบ การกําหนดแนวการพิมพ การกําหนดความกวางของคอลัมน ฯลฯ เปนตน 1. การจัดรูปแบบ เวิรกชีท เกี่ยวของกับคําสั่ง บน Menu 3 คําสั่งคือ 1.1 คําสั่งแฟม 1.2 คําสั่งแทรก 1.3 คําสั่งรูปแบบ 2. การจัดรูปแบบ เวิรกชีท ดวยคําสั่ง แฟม มีขั้นตอนดังนี้ 2.1 เลือกคําสั่ง แฟม เลือกคําสั่งตั้งคาหนากระดาษ จะปรากฏหนาตางสําหรับการกําหนดคาดังรูป คาสําคัญที่มักถูกกําหนดเวลาใชงาน คือ หนา ระยะขอบ และ หัวกระดาษ/ทายกระดาษ

(9)

ภาพที่ 11.6 การตั้งคาหนากระดาษ 3. การจัดรูปแบบ เวิรกชีท ดวยคําสั่ง แทรก มีสวนเกี่ยวของกับการจัดรูปแบบ เวิรกชีท 3 คําสั่งที่ใชมาก คือ การแทรกเซล การแทรกคอลัมน และ การแทรกแถว มีขั้นตอนดังนี้ 3.1 เลือกแทรก เลือกลักษณะการแทรกที่ตองการดังภาพที่ 11.7 ภาพที่ 11.7 การแทรก 4. การจัดรูปแบบ เวิรก ชีท ดวยคําสั่ง รูปแบบ มีสวนเกี่ยวของกับการจัดรูปแบบ Worksheet 3 คําสั่งที่ใชมาก คือ รูปแบบเซล รูปแบบคอลัมน และ รูปแบบแถว มีขั้นตอนดังนี้ 4.1 เลือกคําสั่งรูปแบบ 4.2 เลือกจัดรูปแบบตามที่ตองการดังภาพที่ 11.8 ภาพที่ 11.8 การจัดรูปแบบเวิรกชีท กิจกรรมที่5 การจัดรูปแบบเวิรกชีทของโปรแกรม microsoft excel สามารถทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอ

การจัดรูปแบบเวิรกชีท

(work sheet)

(10)

11.6 การจัดรูปแบบขอมูล

การจัดรูปแบบขอมูล หมายถึง การจัดทําใหขอมูลที่อยูใน เวิรก ชีท อยูในรูปแบบที่ผูใช ตองการ เพื่อประโยชนในการงายและสะดวก ตอการอานขอมูล เชน การเปลี่ยนแบบตัวอักษร การ กําหนดรูปแบบในการแสดงตัวเลข การทําสีพื้นใหแตละCell ฯลฯ เปนตน 1. การจัดรูปแบบขอมูลดวยแถบเครื่องมือ ขั้นตอนในการจัดรูปแบบมีดังนี้ 1. เลือก บริเวณ ที่ตองการ จัดรูปแบบ (ทําแถบสีดํา โดยการใชเมาสลาก) 2. ใชปุมคําสั่ง บน tools bar ภาพที่ 11.9 แสดง tools bar 3. เลือกรูปแบบที่ตองการ การจัดรูปแบบขอมูลดวยเมนู ขั้นตอนการจัดรูปแบบดังนี้ 1. เลือกเมนู รูปแบบ (Format) 2. เลือกคําสั่ง เซลล จะปรากฏกรอบการทํางานดังนี้

(11)

(a)

(b)

( c )

( d )

( e )

( f )

ภาพที่

11.10 แสดงการจัดรูปแบบขอมูล

a

ตัวเลข

b

การจัดตําแหนง

c

แบบอักษร

d

เสนขอบ

e

ลวดลาย

f

การปองกัน

กิจกรรมที่6 การจัดรูปแบบขอมูลของโปรแกรม microsoft excel สามารถทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอ

การจัดรูปแบบขอมูล

(12)

11.7 ฟงกชั่น

(function)

ฟงกชั่นคือ สูตรสําเร็จรูปที่ผูใชสามารถเรียกใชได การปอนขอมูลประเภทสูตร จะตอง ขึ้นตนดวยเครื่องหมาย = แลวตามดวยชื่อ Cell หรือเครื่องหมายอื่น ๆ เชน =A1+A2 ซึ่งหมายถึง นําขอมูลใน Cell ตําแหนง A1 รวมกับ A2 เปนตน นอกจากนี้ยังสามารถนําหนาดวยเครื่องหมาย @ หรือ = เพื่อเริ่มตนการใชฟงกชั่น เชน @SUM(A1..A2) หรือ =SUM(A1:A2) หมายถึงนําคาใน Cell 1 รวมกับ A2 เปนตน 1 วิธีการปอนสูตร สามารถทําไดดังนี้คือ 1.1 พิมพคาที่จะนํามาคํานวณโดยตรง เชน ตองการทราบคาผลรวมของคา 5 กับ 10 สูตรที่ใชคือ = 5+10 1.2 ระบุตําแหนงเซลที่จะนําคาในเซลนั้นมาใชในการคํานวณ เชน ตองการ ทราบคาผลรวมของคาที่อยูในเซล A1 กับคาที่อยูในเซล A2 สูตรที่ใชคือ =A1+A2 1.3 กดปุม enter หรือ คลิกที่แถบสูตร ตัวอยางภาพการใชฟงกชั่นการรวมเลขโดยใชเปนสูตร ที่ตําแหนง D2 คือ =B2+C2 2 การใชวิธีการ ออโตฟว(auto fill) กับสูตร ในกรณีที่มีความจําเปนตองคํานวณสูตรในลักษณะที่ซ้ําๆ กัน แตมีการอางอิงขอมูล ที่แตกตาง ไมจําเปนตองปอนสูตรทีละบรรทัด เนื่องจาก ไมโครซอฟ เอกซเซล สามารถใชวิธีการ ทําการคัดลอก สูตรใหโดยอัตโนมัติ ขั้นตอนการทําออโตฟว (auto fill) 1. คลิกที่เซลตนฉบับ 2. เลื่อนตัวชี้เมาสไปบริเวณจุดสี่เหลี่ยมสีดําเล็กๆ บริเวณมุมขวาของตัวชี้เมาส (Cell Pointer) เมาสพอยทเตอรจะเปลี่ยนรูปรางเปนเครื่องหมายบวก (+) 4. คลิกเมาสคางไว และลากเมาส ไปในทิศทางที่ตองการ จะไดผลดังรูป 11.11 ภาพที่11.11 แสดงการใชฟงกชั่น การรวมเลข

(13)

ภาพที่ 11.12 แสดงการใชเทคนิค Auto Fill 3 การอางอิงตําแหนงที่แนนอน

ในกรณีที่ตองการสําเนาสูตรหรือยายสูตร ซึ่งการสําเนาหรือยายจะทําใหสูตร เปลี่ยนแปลงได การเปลี่ยนแปลงของสูตจะสัมพันธกับเซลที่อางอิงเสมอ โดยจะเรียกการ เปลี่ยนแปลงนี้เปนแบบ relative หรือตัวอยางไดจากหัวขอการใชวิธี auto fill ที่ผานมา เชน ที่เซล พิมพวา D2 =B2+C2 แลวทําสําเนาสูตรดวยการ auto ill ในคอลัมนเดียว สูตรที่ออกมาจะเปน ดังตัวอยาง ตอไปนี้

=B2+C2 =B3+C3 =B4+C4

(14)

4. การใชฟงกชั่น 4.1 ฟงกชั่น sum เปนฟงกชั่นที่ใชหาผลรวมของตัวเลขที่อยูในเซล รูปแบบ =sum(B2 : C2) คือ การคํานวณการรวมคาตัวเลขที่อยูใน B2 กับ C2 หรือ =sum(Number1,Number2) สูตร ผลลัพธ =sum(3,2) 5 =sum(-6,-5) -11 4.2 ฟงกชั่น Max เปนฟงกชั่นที่ใชในการหาคาสูงสุดของชุดขอมูลที่ระบุ ยกเวนคา ตรรกศาสตร และขอความ รูปแบบ =Max(Number1,Number2,…) ตัวอยาง สูตร ผลลัพธ =Max(3,2,6,9) 9 =Max(-6,-5,-2) -2 4.3 ฟงกชั่น Min เปนฟงกชั่นที่ใชในการหาคาต่ําสุดของชุดขอมูลที่ระบุ ยกเวนคา ตรรกศาสตร และขอความ รูปแบบ =Min(Number1,Number2,…) ตัวอยาง สูตร ผลลัพธ = Min(3,2,6,9) 2 =Min(-6,-5,-2) -6

(15)

4.4 ฟงกชั่น average เปนฟงกชั่นที่ใชในการหาคาเฉลี่ยของชุดของขอมูล รูปแบบ = average(Number1,Number2,…) ตัวอยาง สูตร ผลลัพธ = Average(3,2,6,9) 5 = Average(-6,-4,-2) -4 = Average(2,8) 5 4.5 ฟงกชั่น round ฟงกชั่น round ใชสําหรับกําหนดจุดทศนิยมใหกับตัวเลขที่ตองการ รูปแบบ = round (Number, decimal places)

- number เปนตัวเลขที่ตองการกําหนดจุดทศนิยม อาจเปนชื่อเซลก็ได - decimal places ตัวเลขที่ใชกําหนดวาจะกําหนดจุดทศนิยม ซึ่ง สามารถเปนไปไดทั้งคาบวกและคาลบ ตัวอยาง สูตร ผลลัพธ =Round(123.456,-2) 100 =Round(150.456,-2) 200 4.6 ฟงกชั่น Mod ใชหาคําตอบจากผลการหาร คําตอบที่ไดจะไมใชสวนของผลหาร แต จะไดเศษของผลหาร เชน 5/3 คําตอบ จะเปน 2 ซึ่งมีรูปแบบดังนี้ รูปแบบ =Mod(dividend,divisor) - dividend หมายถึงตัวตั้ง - Divisor หมายถึงตัวหาร ตัวอยาง สูตร คําตอบ =Mod(9,3) 0 =Mod(10,3) 1

(16)

4.7 ฟงกชั่น Upper,Lower,Proper เปนฟงกชั่นที่ใชจัดการกับอักษรภาษาอังกฤษ คือทํา ใหเปนตัวเล็กตัวใหญได โดยจะมีรูปแบบดังนี้ รูปแบบ =Upper(Text) =Lower(Text) =Proper(Text) ตัวอยาง กําหนดใหเซล A1 มีขอมูล คือ Jiraporn Suksan สูตร คําตอบ

=Upper(A1) INFORMATION TECHNOLOGY

=Lower(A1) information technology

=Proper(A1) Information Technology

4.9 ฟงกชั่น Rept เปนฟงกชั่นที่ใชสําหรับเติมเต็มตัวอักษร หรือขอความลงในเซล ตามจํานวนตัวเลขที่กําหนดใหทําซ้ํา รูปแบบ =Rept(text,repeat,number) - text หมายถึง ตัวหนังสือหรือขอความตนแบบ - repeat number หมายถึง ตัวเลขกําหนดจํานวนการทําซ้ํา ตัวอยาง สูตร คําตอบ =Rept(“*”,20) พิมพ * ออกมา 20 ครั้ง =Rept(“A”,10) พิมพ A ออกมา 10 ครั้ง 4.10 ฟงกชั่น IF เปนฟงกชั่นที่สมารถนําไปประยุกตใชงานไดมาก มีความยืดหยุน สูง โดยมีรูปแบบดังนี้

รูปแบบ =If(condition test, value if true, value if false)

- condition test เปนสวนที่ใชตรวจสอบเงื่อนไข ซึ่งสามารถ กําหนดขึ้นแบบใดก็ได

- value if true เปนสวนที่จะกระทําก็ตอเมื่อเกิด true จาก condition test

(17)

condition test ตัวอยาง สูตร ผลลัพธ =IF(Max(A1:A5)>100,B1*10,0) ตอบ B1*10 เมื่อคาสูงสุดของชวง A1:A5 มากกวา 100 ตอบ 0 เมื่อคาสูงสุดของชวง A1 : A5 นอยกวาหรือ เทากับ100

4.11 ฟงกชั่น VLOOKUP เปนคําสั่งในการคนหาขอมูล ซึ่งจะใชคา Lookup Value ไปเปรียบเทียบกับคอลัมนแรกของตารางขอมูลวาตรงกันหรือไม โดยรูปแบบของคําสั่งดังนี้ = Vlookup(ตําแหนงอางอิง , ชวงขอมูลที่คนหา , จํานวนคอลัมน) ตัวอยาง จากรูปที่ 11.13 แสดงการคนหาขอมูลโดยใชคําสั่ง Vlookup รูปที่ 11.13 แสดงการคนหาขอมูลโดยใชคําสั่ง Vlookup ตําแหนงเซลล B3 เปนตําแหนงในการคนหาชื่อ โดยการอางอิงจากตําแหนง B2 ในชวง ขอมูลระหวาง G2 ถึง I7 จากคอลัมนที่ 2 โดยใชคําสั่ง Vlookup ดังตอไปนี้ =VLOOKUP(B2,G3:I7,2) จากการใชคําสั่งจะปรากฏผลคือ “BIRD”

(18)

11.8 การจัดเรียงลําดับขอมูล (Sorting) การจัดเรียงลําดับขอมูล เปนการเรียงขอมูลตามลําดับที่ตองการ โดยเราสามารถทําไดดังนี้ 1. เลือกขอมูลที่ตองการจัดเรียงขึ้นมา 2. คลุมขอมูลทั้งหมดที่ตองการนํามาจัดเรียง 3. เลือกเมนู ขอมูล ภาพที่ 11.14 แสดงการการเรียงลําดับขอมูล กิจกรรมที่7 จงอธิบายฟงกชั่นตาง ๆ วามีรูปแบบอยางไร พรอมตัวอยางของฟงกชั่นนั้น ๆ แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอฟงกชั่น

(19)

ไดผลการเรียงขอมูลดังนี้ ภาพที่ 11.15 แสดงผลการจัดเรียงขอมูล 11.9 การกรองขอมูลอัตโนมัติ การกรองขอมูลอัตโนมัติเปนการเลือกเฉพาะขอมูลที่ตองการไว สวนขอมูลที่เราไม ตองการจะถูกคัดออก ซึ่งมีวิธีการกรองอัตโนมัติดังนี้ 1. เลือกขอมูลที่เราตองการนํามากรอง 2. คลุมขอมูลที่เราตองการกรอง 3. เลือกเมนูขอมูล 4. เลือกคําสั่ง ตัวกรอง และคําสั่งยอย ตัวกรองอัตโนมัติ จะปรากฏดังภาพที่ 11.16 กิจกรรมที่8 การเรียงลําดับขอมูลทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอการเรียงลําดับขอมูล

(20)

จะปรากฏตัวกรองเกิดขึ้นที่สวนหลังของชื่อขอมูล ซึ่งมีรูปเปนลูกศรลงดังภาพที่ 11.17 ภาพที่ 11.17 แสดงการใชเทคนิค Auto Fill หากเราตองการกรองขอมูลคะแนนสอบครั้งที่ 1 ที่มีขนาดมากกวาหรือเทากับ 52 ทําไดโดย 1. เลือกที่ตัวกรองของขอมูลคะแนนสอบครั้งที่ 1 2. เลือกคําสั่ง กําหนดเอง ดังภาพที่ 11.18 ภาพที่ 11.18 แสดงการใชเทคนิค Auto Fill ภาพที่ 11. 16 แสดงการ กรองขอมูลอัตโนมัติ

(21)

ภาพที่ 11. 19 แสดงวิธีรกรองขอมูล ผลลัพธของขอมูลที่กรองไดดังภาพที่ 11.20 ภาพที่ 11. 20 แสดงผลลัพธของขอมูลที่กรองได การเอาตัวกรองออก ใชวิธีเดียวกับการเรียกใชตัวกรอง คือ 1. เลือกที่เมนู ขอมูล 2. เลือกที่คําสั่ง ตัวกรองและเลือก ตัวกรองอัตโนมัติ กิจกรรมที่9 การกรองขอมูลขอมูลทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอการกรองขอมูล

(22)

11.10 การสรางแผนภูมิ การสรางแผนภูมิ เปนการแสดงกราฟจากขอมูลที่ตองการ ในรูปแบบของกราฟตาง ๆ โดยการสรางแผนภูมิหรือกราฟนี้สามารถทําไดดังนี้ 1. พิมพขอมูลที่ตองการสรางกราฟ 2. คลุมขอมูลที่ตองการสรางกราฟ 3. เลือกเมนู แทรก และ คําสั่ง แผนภูมิ ดังภาพ 11.21 ภาพที่ 11.21 แสดงการสรางแผนภูมิ ขั้นตอนการสรางแผนภูมิ 1. ขั้นที่ 1 เลือกชนิดแผนภูมิ และชนิดของแผนภูมิยอย ดังภาพที่ 11.22 ภาพที่ 11.22 แสดงการเลือกแผนภูมิ จากภาพที่ 11.22 ใหทําการ Clickที่ ถัดไป เพื่อทํางานตอไป

(23)

ภาพที่ 11.23 ขั้นตอนที่ 2 การสรางกราฟ จากภาพที่ 11.23 ใหทําการ Clickที่ ถัดไป เพื่อทํางานตอไป 3. ขั้นที่ 3 การใสชื่อแผนภูมิและแกนของเสนกราฟ ภาพที่ 11.24 ขั้นตอนที่ 3 การสรางกราฟ จากภาพที่ 11.24 ใหทําการ Clickที่ ถัดไป เพื่อทํางานตอไป

(24)

4. ขั้นที่ 4 การวางกราฟที่ไดจากที่สรางแลววาจะใหอยูที่ใด - หากเลือกเปนแผนงานใหม คือ การนํากราฟที่ไดไวที่แผนงานใหม - หากเลือกเปนวัตถุใน คือ กรนํากราฟที่ไดไวในชีทที่ที่เดียวกับที่ขอมูลอยู ภาพที่ 11.25 ขั้นตอนที่ 3 การสรางกราฟ จากภาพที่ 11.25 ใหทําการ Clickที่ เสร็จสิ้นก็จะไดกราฟที่เราตองการ กิจกรรมที่10 จงอธิบายการสรางแผนภูมิมาโดยละเอียด วาสามารถทําไดอยางไร แนวการตอบ ดูรายละเอียดจากหัวขอการสรางแผนภูมิ