Engineering and Construction Contract Management Certificate Program (ECCM Workshops 1, 2, 3, 4, 5, 6) Certified Program

Engineering and Construction Contract Management Certificate 

Program (ECCM Workshops 1, 2, 3, 4, 5, 6) – Certified Program 

لماكتملا دييشتلا دوقعو ةيسدنھلا دوقعلا ةرادإ جمانرب

–

ايملاع دمتعم

Today’s  competitive  and  complex  construction  industry  requires  careful  consideration  in  the  formation  of  the  construction  contract  to  ensure  that  it  is  equitable,  the  specifications  and  timetable  are  feasible,  and  that  liability  and  obligations  are  clearly  defined.  Properly  prepared  contractors,  subcontractors,  architects,  engineers,  and  developers  can  thus  avoid  anticipated  problems, reduce performance disputes and receive payment for work performed.  

Deciding who is best suited to conduct the various parts of the work, and negotiating appropriate  contract  terms  and  conditions  are  very  important  elements  of  the  project  strategy.    The  preparation, bidding, negotiation and contract award phases are usually a short but vital part of the  selected project delivery method.   

Scheduling project activities is one of the most important elements of project management, along  with identifying project costs which  are a function of  its duration. Understanding and establishing  such  a  relationship  is  very  important  to  calculating  the  cost  impact  of  project  acceleration  and  compression. Efficient resource management is also essential to control project costs, so it is very  important  to  establish  the  resources  needed  and  their  profile,  and  perform  resource  leveling  and  allocation to meet the schedule needs.   

This  course  is  also  designed  to  systematically  cover  the  developmental  subjects  vital  to  training  competent  contract  and  field  administrators  to  manage  time,  cost,  documentation  and  disputes  during this important phase.  Field administration is a critical process in achieving successful facility  construction.  Most  organizations  cannot  afford  the  personnel  time  to  apprentice  a  field  administrator‐in‐training. This course will focus on the legal, technical and personal responsibilities  involved  in  observation,  supervision,  and  coordination  of  on‐site  construction,  as  well  as  contract 

close‐out,  all  of  which  are  essential  in  administering  the  contacts  required  by  today’s  complex  projects.  

This course will analyse the issues when a dispute arises during construction and examine its time  and  cost  impacts  on  a  project,  thus  preventing  the  dispute  from  becoming  a  claim.  It  is  very  important that a more cost‐effective procedure be put in place to resolve such disputes amicably by  the parties before project close‐out. You will also learn how to deal with contract claims ‐ since most  projects  are  modified  and  changes  are  made  within  and  outside  the  scope  of  work,  also  how  to  prepare and negotiate a settlement, and produce a counterclaim if needed. The course will help you  resolve such claims in a more effective manner and avoid lengthy and expensive litigation.  

This workshop is also designed to build negotiation and mediation skills, and then to move beyond  skills to a strategic awareness of the choices negotiators and mediators make in facilitating dispute  resolution.    You  will  examine  in  detail  the  elements  of  interest‐based  negotiation  and  mediation,  while maintaining relationships.  The different aspects of arbitration will be discussed, and how to  prepare  for  and  proceed  with  arbitration.  In  case  the  arbitration  fails,  you  will  learn  how  to  deal  with litigation. The role of expert witnesses will also be examined 

Emphasis will be given to using the civil law code as the legal framework of the contract, and the  applied concepts will be outlined. 

Objectives:  

The aim of this course is to enhance the awareness of consultants, employee engineers, architects  and  surveyors  regarding  their  rights,  responsibilities  and  legal  liabilities  and  the  methods  of  managing risk to achieve their project objectives. It will also give a broad overview of legal problems  encountered by construction professionals in the industry. 

This  course  will  also  provide  comprehensive  instruction  on  key  issues  which  public‐sector  and  private‐sector  contracting  authorities  and  contractors  need  to  focus  their  attention,  from  early  planning  to  contract  tendering  and  awarding,  with  emphasis  on  the  applicable  law.    The  issues  considered  include  the  definition  of  objectives,  analysis  of  risks  and  likely  costs;  possible  contract  structures  and  types  of  pricing;  technical  and  financial  evaluation  of  potential  contractors; 

invitations  to  tender;  important  contractual  terms  and  conditions;  preparation  and  submission  of  bids; evaluation of bids; and contract award.   

The  techniques  for  scheduling  a  project,  how  to  establish  time‐cost  relationships,  resource  management methods, different types of cost estimates, and expanding one’s cost estimating skills  will  also  be  explained.    Practical  examples  will  be  given  to  increase  familiarity  with  the  various  methods  and  their  components,  with  the  goal  of  preparing  cost  estimates,  budgets  and  project  schedules as accurately as possible. 

You will also be taught how to identify management responsibilities, develop your communication  skills,  learn  effective  administrative  responsibilities,  understand  legal  requirements,  structure  effective  record‐keeping  methods,  and  promote  good  organizational  and  contract  close‐out  procedures.   

This course will also prepare you to analyze dispute causes and their impact on the time and cost of  a  project,  and  to  effectively  assess  the  parties’  entitlements  in  order  to  negotiate  an  amicable  settlement. 

Finally,  this  course  will  expand  your  knowledge  of  negotiating  and  mediating  and  improve  your  practical  skills,  through  role  plays,  to  become  more  effective  in  resolving  disputes  in  an  amicable  manner. The course will also help you to better understand how arbitration works, the role of the  expert witness in this process, and how to deal with litigation if all else fails to resolve the matter.       After participating in this course, you will be able to:   Examine claims arising from construction   Distinguish clearly among the roles and obligations of the  contractor/consultant/employer/contract manager   Protect yourself in construction contracts by applying the knowledge gained from this course   Analyze special risk and liability issues   Apply your knowledge to manage construction projects   Know your legal responsibilities as architect, engineer, contract manager or consultant   Minimize your exposure to liability   Learn steps that you must take to protect yourself when involved in a lawsuit 

 Conduct the contract preparation and bidding to the contract award process with the  knowledge of the relative responsibilities of each party involved   Pre‐qualify bidders using the qualifications suited to your project   Distinguish among the types of bid calls and types of contracts   Use knowledgeably bonds and insurance    Make productive use of the bidding period while the contractor is putting together a bid   Reduce surprises with the knowledge of how contractors approach the preparation of their  bid, what are their criteria for mark‐ups, and what procedures they use to assemble and  finalize the bid   Use new methods of bidding being contemplated by the industry   Deal appropriately with the low bid when it exceeds the owner’s available financing   Select a contractor and get construction underway without delay.   Understand scheduling techniques and cost estimation methods   Differentiate between the various types of activities, floats and cost estimates   Prepare a budget cost estimate, project schedule, and project cash flow   Identify building system alternatives and critical activities in a project and the time‐cost  relationship   Understand life cycle costing and resource management   Expand your cost estimating understanding and project scheduling skills   Perform project time analysis and cash flow, cost and schedule control, resource allocation  and leveling   Identify management responsibilities   Use effective communication skills   Understand effective administrative responsibilities   Understand legal requirements   Structure and use effective record‐keeping methods   Promote good organization procedures   Avoid dispute and claims    Who Should Attend   

Contractors,  sub‐contractors,  architects,  engineers,  employers,  developers,  supplies,  contract  managers,  consultants,  specification‐writers,  government‐employees,  public‐sector  employees,  public  institutions,  financiers,  bankers,  legal  advisors,  arbitrators,  insurance  agents,  Buyers  of  construction;  owners,  developers,  plant  managers,  real‐estate  building  managers;  officials  of  government agencies responsible for bid calls; architects, building design engineers, civil engineers, 

interior designers, project managers, contract administrators, manufacturers, suppliers; officers of  construction  associations,  officers  of  project  management  firms  and  construction  management  firms; bonds and insurance providers; lawyers, arbitrators, mediators, as well as related university  and technical college lecturers and students, Project Managers, Architects, Engineers, Construction  Managers,  Design  and  Construction  Professionals,  architects,  engineers,  contractors,  owners  and  government  agencies;  construction  inspectors,  construction  managers,  project  managers;  and  others  responsible  for  effective  field  administration  in  building  construction,  Quantity  Surveyors,  Financiers,  Lawyers,  Legal  Advisors,  Project  Managers,  Design  Consultants,  Loss  Adjusters,  Registered Arbitrators and Insurance Consultants   Senior Management, Project Management, Construction Managers, Site Engineers, S Project Control  Engineers, Financials, Contract Engineers, Planning and Cost Control Engineers   Course Director  Prof. Sami M. Fereig, B.Sc. (Hons), M.Sc., M.A. Sc., Ph.D., P.Eng., F.ASCE 

Prof.  Sami  M.  Fereig  has  over  forty  years’  experience  in  structural  engineering,  construction  engineering  and  management,  and  construction  dispute  management.    He  has  practised  in  both  North America and the Middle East, and is actively involved in construction contract administration  and project and dispute management with  a number of organizations, including public‐sector and  private‐sector  companies  in  engineering  and  construction.    He  is  the  Director  of  the  Certificate  Program  in  Conflict  Management  for  Project  and  Contract  Managers  at  Conrad  Gebel  University  College at the University of Waterloo, Canada.  He was, for 28 years, a professor of civil engineering  and construction management at Kuwait University.  He has numerous publications in  his various  areas  of  specialization,  including  a  five‐volume  set  of  textbooks  covering  all  aspects  of  contract  management    (in  Arabic).    He  is  a  member  of  the  ADR  Institute  of  Ontario,  the  Professional  Engineers  of  Ontario,  AACE  International,  PMI,  and  a  Fellow  of  the  American  Society  of  Civil 

Engineers.  For more details, visit Prof. Sami’s website at www.prof‐sami.com    Course Curriculum:    Day 1      Managing Construction Risks 

 Project Life Cycle   Reviewing the Fundamentals of Project Risk Management   Risk Identification and Classification   Risk Priorities   Risk Allocation   Contractual Risk Allocation   Reducing Risk When Selecting Construction Projects   Contractual Risk Management   Case Study      Day 2     Legal Aspects of Construction Contracts:  The Law of the Contract: Civil Law, Common Law, Administrative Law   Basic Contract Law   Basic Principles: Mandatory and Complementary Rules in Civil Law   Elements of Contracts   Sources of Obligation under Civil Law   Enforceability of Contracts   Principles of Interpretation   Damages   Force Majeure   Unforeseen Conditions   Assignment of Rights   Redemption of Breach   Limitation Period   Warranties   Notice Requirements   Case Study      Day 3     Parties’ Obligations 

 Types of Relationship:  Contractor, Agent and Employer   General and Particular Conditions   Obligations of the Parties:  Contractor, Designer, Employer, Contract        Manager   Role of the Engineer in Construction Contracts   Change Clauses   Time is of the Essence   Case Study   Conclusion    Day 4      Introduction and Participants’ Objectives   Characteristics of the Construction Industry   Importance of Tendering in the Construction Industry   Tendering Systems  Preparing Construction Documents   Project Manual Concept   Forms of Agreement   Conditions of Contract   Master Format Overview   Section Format Overview   Page Format Overview   General Requirements – Division One   Methods of Specification   Specification Writing   Substitutions   Submittals  Bid Documents   Invitations to Bid   Instructions to Bidders   Information Available to Bidders   Bid Forms and What They Represent   Supplementary Bid Forms   Attachments to Bid Forms 

 Unit Prices, Alternate Prices, Separate Prices, Itemized Prices, Identified Prices‐1   Nominated Sub‐Contractors and Manufacturers   Contract Price/Contract Time‐1    Privilege (Exculpatory) Clauses‐1   Form of Contract/General and Supplementary Conditions   Case Study      Thursday & Friday are weekends    Day 7     Selecting Contracting Strategies and Procurement Methods    Standard Forms   Stipulated Price Contracts   Unit Price Contracts   Cost‐Plus‐A‐Fee Contracts   Design‐Build Contracts   Construction Management Contracts   Selecting an Appropriate Form of Procurement to Minimize Disputes   Designing a Dispute Resolution System  Bonding and Insurance Requirements   Differences between Bonds and Insurance   Bid Bonds   Performance Bonds   Other Bonds   Case Study      Day 8      Pre‐Award Considerations   Importance of Pre‐Award Meeting   Employer‐Supplied Materials, Equipment and Services   Bid Bonds 

General Aspects of Tendering, Bidding and Awarding   Advertisements for Bids on Public Works Projects   Advertisements for Bids in the Private Sector   Pre‐Qualification   Value Engineering   Constructability Review   The Decision to Bid   Plan Deposit   Bidding (Estimation) Period   Accuracy of the Bidding Information   Instructions to Bidders   Addendum   Bid Form   Modification and Withdrawal of Bids   The Award   Mistakes in Bids   Case Study   Conclusion  Day 9    The Art of Planning   Fundamentals of Project Time Management   Establishing the Project and Work Breakdown Structure   Developing the Schedule   Project Network Logic   Arrow Diagram and Precedence Diagram   Case Study    Day 10    Time Analysis   Critical Path and Floats   Bar Charts   Time‐Cost Relationship 

 Project Compression and Acceleration   Resource Planning, Leveling, and Allocation   Project Controlling and Monitoring   Case Study    Day 11    Introduction to Estimating   Types of Estimates   Direct Costs   Indirect Costs   Cost Control Process   Earned Value   Case Study    Day 12    Cost Management Process in Planning and Design   Introduction to Project Budgeting and Concept Estimating    Budget Estimating Approaches   Parametric Systems Budget Estimate   Concept Design Estimating Approaches    Life Cycle Costing (LCC)   Value Engineering   Cash Flow Analysis   Conclusion      Friday & Saturday are weekends    Day 15  

Project Documentation and Control Systems   Contract Administration in the Field   Roles of the Parties   Legal and Contractual Roles   Pre‐Construction Activities   Keeping Good Records   Definition of Records   Hierarchy of Records   Types of Records   The Record as a Constructive Tool in Disputes   Construction Documents as Pivotal Communication Records and Tools   Keeping Conference and Meeting Records   The Documentation Process  Organization of Forms for the Field Administrator’s Record System   Designing the Record Forms:  - Essential Elements: Lean and Effective  - Processing the Form   Standard Pre‐printed Forms:  - What’s Available  - Source   Application of  Forms for Specific Uses   On‐Site Coordination Meetings and Communication   Measures to Minimize Disputes   Documenting Possible Claim Activity   Claim Protection and Mitigation   Case Study    Day 16   The Legal and Contractual Role of the Field Administrator   As the Employer’s Representative: Centre for all Communications   As an Observer: To Monitor the Progress of Work   As a Certifier: Of Progress Payment, Substantial Completion 

 As an Interpreter: Clarifier of Contract Documents   As a Modifier: Changing Orders and Making Minor Change Orders   As a Judge: Responsibility of Separate Primes   As an Arbitrator: Disputes between Employer and Contractor   As an Evaluator: Shop Drawings and Samples   As an Inspector: Punch List Preparation  Communications among the Participants during Construction Phase   Basis for all Communication   The “Chain of Command”   The Formal vs. the Informal   The Implied vs. the Explicit   When Not to Communicate   Extent of  Distribution   Other Means of Communicating    Day 17   Substantial Completion and Project Hand‐Over   Commissioning and Handing‐Over   Substantial Completion   Preparation of Punch List   Starting of Systems   Conclusion    Day 18   Applicable Laws and Laws of the Contract   Rights and Obligations of the Parties   Damages and Compensations  Dispute and Claim Causes and Their Impact   Suspension of Work   Re‐sequencing of Work 

 Variation Orders   Variations in Estimated Quantities   Differing Site Conditions   Defective Specifications and Drawings   Acceleration of the Work   Force Majeure   Termination for Convenience   Termination for Default and Re‐procurement   Claim and Dispute Management and Prevention   Case Study    Thursday & Friday are weekends      Day 21   Claims for Unforeseen Conditions at the Start of the Job   Contractor’s Obligation to Investigate the Site   Employer’s Obligation to Give Information About the Site   Unforeseen Behaviours or Conditions  Claims for Variations   Variation Order Cost Estimates   Job Factors Affecting Productivity   Overhead and Profit   Reservation of Indirect Costs   Forms for Pricing Changes   Case Study      Day 22   Evaluation of Claims Related to Project Scheduling    Techniques for Proving Delay with CPM   Concurrent Delays 

 Acceleration/Job Compression   Checklist for Use of CPM in Litigation   Claims for Delay   Cost Estimation for Variations and Delays   Contract Stipulations to Calculate Cost of Variations   Scheduling Provisions   Emphasis on Network Analysis Techniques   Job Acceleration/Compression   claims for Disruption   The Relationship Between Loss and Expense and Extensions of Time   Case Study    Day 23   Damages for Delay in Construction Projects   Whether to Liquidate or Leave Damages Un‐liquidated   The Assessment and Proof of Damages for Delay   The Relative Merits of Liquidated vs. Un‐liquidated Damages   How to Liquidate the Right Sum   How Precise is the Reliable Pre‐Estimate  Counterclaims against the Contractor   Set‐Off Claims by the Employer   Liquidated Damage Claims by the Employer   Claims by the Employer Arising from Defective Materials and Workmanship   Claims by Sub‐Contractors for Money Arising from Delay and Disruption Caused by the  Contractor under the Contract        Day 24   Building Collaboration   Impact of Litigation on the Development of Disputes   Options for Resolving Disputes 

Key Elements of a Negotiation   Defining and Understanding Interests   Dealing with Rights and Power   Moving from Positions to Interests   Distributive vs. Integrative (Interest‐Based) Negotiation   Structuring a Negotiation   Key Communication Skills   Working with BATNAs   Dealing with Positional People and Dirty Tricks   Role Play      Day 25   Mediation   Knowledge, Skills and Attitudes Needed by Mediators   Mediation Process Overview   The Five Tasks in Mediation   Caucusing   Anticipating and Resolving Impasses   Role Play      Day 26   ADR vs. Arbitration   Time, Cost and Finality   Advantages and Disadvantages   Where to Use Each and Where Not to Do So  Arbitration 

 Features   Arbitration Under FIDIC Contracts   Institutional and Ad Hoc   Domestic and International   The Law of Arbitration and the Rules of Arbitration  The Various Stages in Arbitration   The Appointment of Arbitrators   The Preliminary Meeting   Procedural and Substantive Matters   Evidence   Expertise   The Hearing   After the Hearing   The  Award   Conclusion   Litigation   Applicable Laws   Legal Requirements and Procedure   Expert Witnesses   Amicable Settlement     

Course Language : English/Arabic

Course Manual:    English