“งานสารบรรณ” คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทํา การรับการส่งการเก็บรักษา การยืมและการทําลายเอกสาร จากความหมายของ “งานสารบรรณ” สามารถเห็นถึงขั้นตอนและขอบข่ายของงาน สารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องใดบ้างเริ่มตั้งแต่ 1. การผลิตหรือจัดทําเอกสาร (พิจารณา - คิด - ร่าง เขียนตรวจร่าง - พิมพ์ทานสําเนา - เสนอ - ลงนาม) 2. การส่ง (ตรวจสอบ - ลงทะเบียนส่ง - ลงวันเดือนปี - บรรจุซอง - นําส่ง) 3. การรับ (ตรวจ - ลงทะเบียนรับ - เสนอ - แจกจ่าย) 4. การเก็บรักษาและการยืม 5. การทําลาย ปัจจุบัน การปฏิบัติงานสารบรรณของส่วนราชการต่างๆ ถือปฏิบัติตามระเบียบสํานัก นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 โดยจะใช้หนังสือราชการเป็นตัวกลางในการ ติดต่อระหว่างหน่วยงานภายนอกและภายในองค์กร “หนังสือราชการ” คือเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึง บุคคลภายนอก 3. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ 4. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5. เอกสารที่ทางราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมายระเบียบ หรือข้อบังคับ รวมถึงเอกสารที่ ประชาชนทั่วไปมีมาถึงส่วนราชการและเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานด้วย หนังสือราชการตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณมี 6 ชนิดคือ 1. หนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อราชการทั่วไป โดยใช้กระดาษตราครุฑ 2. หนังสือภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด เดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 3. หนังสือประทับตรา ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสําคัญ 4. หนังสือสั่งการ ได้แก่ คําสั่ง ระเบียบข้อบังคับ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศแถลงการณ์และข่าว 6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทําขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือรับรอง รายงานการประชุมบันทึกและหนังสืออื่น
ในที่นี้จะขอกล่าวถึงเฉพาะหนังสือราชการภายนอก เนื่องจากได้รับมอบหมายให้ รับผิดชอบในเรื่องนี้โดยตรง “หนังสือราชการภายนอก” คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษ ตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วน ราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก การรับหนังสือ ได้แก่ การรับและเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และส่งหนังสือที่ ได้รับเข้ามาจากภายนอกให้แก่หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง การรับหนังสือเข้า 1. รับหนังสือราชการภายนอก จากไปรษณีย์ โทรสาร และหน่วยงานภายนอกนําส่ง โดยตรง 2. เปิดซองและตรวจสอบความเรียบร้อยของเอกสาร โดยอ่านรายละเอียดของหนังสือ เบื้องต้น เนื่องจากในบางครั้งการจ่าหน้าซองกับเรียนถึงบุคคลภายในซองอาจไม่ตรงกัน กรณี เช่นนี้ให้ติดต่อสอบถามไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อหาข้อสรุปและดําเนินการตามความ เหมาะสม ถ้าหนังสือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ตรวจสอบรายการให้เรียบร้อยหากตรวจสอบว่าเอกสาร ไม่ครบตามที่แจ้งไว้ในหนังสือ ให้ดําเนินการประสานไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องและแจ้งให้ ทราบเพื่อจะได้ดําเนินการจัดส่งมาภายหลัง 3. คัดแยกลําดับความสําคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือจากสําคัญมากไปหา ความสําคัญน้อย จากด่วนที่สุดไปหาธรรมดาเพื่อดําเนินการก่อน - หลัง 4. ลงทะเบียนรับหนังสือภายนอกผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยประทับตราลง รับหนังสือที่มุมด้านขวาของหนังสือและบันทึกรายละเอียดดังนี้ 4.1 เลขทะเบียนรับ กําหนดให้เรียงลําดับภายในสมุดทะเบียนรับภายนอกโดยจะเริ่ม นับ 1 ใหม่ตามปีปฏิทินรูปแบบ เป็นเลขที่ 5 หลักทับปีพ.ศ. 4 หลักข้อมูลส่วนนี้ระบบจะบันทึก และจัดลําดับอัตโนมัติแต่ผู้ใช้สามารถแก้ไขได้ 4.2 วันที่ บันทึกวันที่ที่ทําการลงทะเบียนรับเรื่องในทะเบียนรับภายนอก 4.3 เวลา บันทึกเวลาที่ทําการลงทะเบียนรับเรื่องในทะเบียนรับภายนอก 4.4 เลขที่หนังสือ บันทึกเลขที่หนังสือตามที่ปรากฏในเอกสารจริง โดยการบันทึก รหัสพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่องทับเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา เช่น ศธ 0508/6078 4.5 ลงวันที่ บันทึกวันที่ของหนังสือโดยบันทึกตามวันที่ เดือน ปี ของหนังสือที่ ปรากฏในเอกสารจริงที่รับเข้ามา 4.6 จาก บันทึกชื่อของหน่วยงานเข้ามาของหนังสือ หรือชื่อบุคคลภายนอก 4.7 ถึง บันทึกชื่อหรือตําแหน่งของผู้รับหนังสือ 4.8 เรื่อง บันทึกชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่องย่อ
4.9 หมายเหตุ บันทึกหมายเหตุ 4.10 ชั้นความลับ ระบุชั้นความลับของหนังสือ ตามลําดับความลับของหนังสือคือ ปกติลับ ลับมากลับที่สุด 4.11 ความเร่งด่วน ระบุชั้นความเร่งด่วนของหนังสือ ตามลําดับความเร่งด่วนของ หนังสือคือปกติด่วนด่วนมากด่วนที่สุด 4.12 สิ่งที่ส่งมาด้วย บันทึกรายละเอียดของเอกสารที่ส่งมา 4.13 ปุ่มแนบเอกสาร กดเพื่อแนบเอกสาร ทั้งจากการสแกน และการนําเข้าไฟล์ อิเล็กทรอนิกส์ 5. แยกเรื่อง กรองหนังสือราชการเพื่อส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องและมีอํานาจหน้าที่ โดยตรง 6. นําเอกสารที่ลงทะเบียนรับเรียบร้อยแล้ว จัดแยกเรื่องเข้าแฟ้มตามอํานาจหน้าที่ของ ผู้อํานวยการกอง/รองอธิการบดี/อธิการบดี 7. รับทราบและบันทึกการวินิจฉัยสั่งการไว้เป็นประโยชน์ในการตรวจสอบ และ ดําเนินการก่อน - หลัง 8. จัดเก็บข้อมูล โดยการสแกนเอกสารลงในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ 9. ดําเนินการตามคําวินิจฉัยสั่งการ โดยส่งเอกสารผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้ หน่วยงานที่เกี่ยวข้องดําเนินการ 10. ถ่ายสําเนาเอกสารตามจํานวนที่จะต้องส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (กรณีหน่วยงานที่ เกี่ยวข้องไม่มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์) การลงรับหนังสือราชการภายนอกมีวัตถุประสงค์เพื่อ 1. เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการในการยืนยันการรับหนังสือเข้า 2. ป้องกันหนังสือราชการสูญหาย 3. ง่ายต่อการสืบค้น เมื่อต้องการต้นเรื่องของหนังสือราชการ 4. ทําให้งานสารบรรณเป็นระบบ การร่าง - โต้ตอบ และเสนอหนังสือ 1. ร่างและพิมพ์หนังสือโต้ตอบหนังสือราชการประเภทต่างๆ 2. ตรวจทานก่อนเสนอผู้บังคับบัญชา 3. เสนอผู้บังคับบัญชาลงนาม
การส่งหนังสือภายนอก 1. ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ เช่นผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยแล้ว รวมถึง เอกสารที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน 2. ลงทะเบียนส่งหนังสือภายนอกหรือการออกเลขที่หนังสือภายนอก โดยลงรายละเอียด ดังนี้ 2.1 เลขทะเบียนหนังสือส่ง ให้ลงเลขลําดับของทะเบียนหนังสือส่ง 2.2 ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขประจําของส่วนราชการเจ้าของเรื่องทับเลขที่ของ หนังสือส่งออกในหนังสือที่จะส่งออกภายนอก เช่นศธ 0531/.... 2.3 ลงวันที่ ให้ลงวันที่เดือนปีที่จะส่งหนังสือนั้นออก 2.4 จาก ให้ลงตําแหน่งของผู้ลงนามเช่นอธิการบดีรองอธิการบดีฝ่ายบริหาร 2.5 ถึง ให้ลงตําแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือถ้าไม่มี หรือไม่ทราบ ให้ใช้ชื่อ บุคคลหรือส่วนราชการ 2.6 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น 2.7 ลงเลขที่และวันเดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับและสําเนาคู่ฉบับให้ ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันที่เดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง 3. ตรวจสอบความเรียบร้อย 4. บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซอง 5. นําส่งผู้รับทางไปรษณีย์ 6. เก็บสําเนาคู่ฉบับเข้าแฟ้ม
ขั้นตอนการรับหนังสือราชการ
จดหมายส่วนบุคคล เอกสารลับ เริ่มต้น รับหนังสือจากส่วนราชการ/หน่วยงาน/ บุคคลภายนอก งานสารบรรณกองกลาง คัดแยก จัดส่งตาม หน่วยงานที่สังกัด นายทะเบียนเอกสารลับ ลงทะเบียนรับตามระเบียบ ลงทะเบียนรับ ผู้อํานวยการกอง ผู้ช่วยอธิการบดี/รองอธิการบดี คณะ/สํานัก/กองต่างๆ ดําเนินการตามอํานาจหน้าที่ อธิการบดีหนังสือเข้า
–
ออก ภายนอก กองกลาง
ลงทะเบียนรับ แยกให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง (คณะ สถาบันสํานัก หน่วยงานอิสระและกองต่างๆ) จัดเข้าแฟ้มเสนอตามอํานาจหน้าที่และสายงาน พิจารณาสั่งการ วิเคราะห์/ เสนอความเห็น/ ให้ข้อมูล/ อ้างอิง ทําหนังสือโต้ตอบ เสนอความเห็นกรณีเกินอํานาจหน้าที่ สั่งการ ตรวจสอบกลั่นกรอง เสนอความเห็นกรณีเกินอํานาจหน้าที่ เสนอความเห็นกรณีเกินอํานาจ พิจารณาสั่งการ บันทึกคําวินิจฉัยสั่งการ ทําหนังสือโต้ตอบ ส่งให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ติดตามผลการดําเนินงาน หน่วยงานภายนอก/เจ้าของเรื่อง กองกลาง ผอ.กองกลาง ผู้ช่วยอธิการบดี รองอธิการบดี อธิการบดี สารบรรณ เก็บปัญหาและอุปสรรคในการปฏิบัติงาน 1. ในการตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือราชการที่ส่งมาจากหน่วยงานภายนอก พบว่าในบางครั้งการจ่าหน้าซองกับเรียนถึงบุคคลภายในซองไม่ตรงกัน แนวทางแก้ไข - ติดต่อสอบถามไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อหาข้อสรุปและดําเนินการตามความ เหมาะสม 2. หนังสือนําระบุสิ่งที่ส่งมาด้วย แต่เมื่อตรวจสอบแล้วพบว่าเอกสารไม่ครบ หรือแนบ เอกสารไม่ตรงกับเรื่องตามที่แจ้งไว้ในหนังสือ 3. กรณีรับโทรสารเมื่อโทรสารขัดข้องทําให้ไม่สามารถรับเอกสารได้ครบถ้วน แนวทางแก้ไข - ดําเนินการประสานไปยังหน่วยงานเจ้าของเรื่องและแจ้งให้ทราบเพื่อจะได้ดําเนินการ จัดส่งเอกสารมาให้ครบถ้วนภายหลัง 4. เอกสารที่หน่วยงานภายนอกส่งมาบางเรื่องเป็นเรื่องด่วนซึ่งจะต้องดําเนินการให้ทัน กําหนด แต่งานสารบรรณกลางได้รับหนังสือล่าช้าหรือเลยกําหนดเวลา ทําให้ไม่สามารถ ดําเนินการได้ทันตามกําหนดเนื่องจากหน่วยงานเจ้าของเรื่องส่งหนังสือมาโดยไม่กําหนดความ เร่งด่วนและส่งไปรษณียภัณฑ์ธรรมดา ข้อเสนอแนะ - กรณีเป็นเรื่องด่วน หน่วยงานเจ้าของเรื่องควรมีการประสานงานในเรื่องต่าง ๆ ด้วย วาจาโทรศัพท์ หรือโทรสารมาก่อนเบื้องต้น ก่อนหนังสือจะมาถึงหรือจัดส่งโดยไปรษณีย์ด่วน พิเศษ (EMS) 5. การจัดทําหนังสือราชการ บางครั้งรูปแบบเอกสารไม่เป็นไปตามระเบียบงาน สารบรรณเนื่องจากผู้ปฏิบัติงานไม่มีความรู้เกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ แนวทางแก้ไข - ศึกษาจากผู้รู้ หรือศึกษาจากหนังสือระเบียบงานสารบรรณ ข้อเสนอแนะ - จัดโครงการอบรมสัมมนาในเรื่องการเขียนหนังสือราชการและระเบียบงานสารบรรณ ให้กับผู้ปฏิบัติงาน 6. ผู้รับผิดชอบงานด้านสารบรรณบางหน่วยงานไม่ติดตามเอกสารเข้าทางระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างสมํ่าเสมอ แนวทางแก้ไข - ตรวจสอบสถานะเอกสาร หรือผังการไหลของหนังสือที่ส่งออกทางระบบฯอย่าง สมํ่าเสมอเพื่อจะได้ทราบว่าหน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้เปิดรับเอกสารที่ส่งไปแล้วหรือยังหากยังไม่ เปิดจะได้โทรศัพท์ไปแจ้ง เนื่องจากหากเป็นเรื่องด่วนจะได้ดําเนินการได้ทันตามกําหนดเวลา
ข้อเสนอแนะ - เจ้าหน้าที่ควรตระหนักถึงความสําคัญของการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และ ควรตรวจสอบเอกสารเข้าทางระบบฯอย่างสมํ่าเสมอ *************************************************** โดย นางสาวชนิดา ภูมิสถิตย์ เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป สังกัดกองกลาง สํานักงานมหาวิทยาลัย เอกสารอ้างอิง - ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
- Chateao Technical Corp. Ltd., คู่มือการวิเคราะห์ระบบและออกแบบระบบ
งานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
