HBEX 12 / EHSD CALL CENTER March 7, 2013

HBEX 12 / EHSD CALL CENTER

 March 7, 2013

1450 MARINA WAY,

2500 BATES AVE.,

RICHMOND

CONCORD

COMMENTS

1

LESSOR

Marina Business Partners, LLC 88 / 12

2

SQUARE FEET 32,375 32,375

Marina Way provided a space plan based on 206 single‐occupancy workstations as  described in the Minimum Requirements of the County's RFP.  Bates Ave. assumed  using the existing double‐occupancy cubicles, and did not provide a space plan.   Marina Way's space plan estimated an office size of 32,375 square feet.  County  staff assumed the same square footage for both buildings for direct comparison.

3

LEASE TERM 36 mos. 36 mos.

4

OPTION PERIOD 36 mos. 36 mos.

5

COSTS

6

1)  3‐YEAR RENT $1,915,305  $1,741,451 

Rent for each building is based on a rate per square foot per month proposed by  each property owner.  Both rents are based on 32,375 sf.  Marina Way proposed  rent starting at $1.60 per square foot, with annual increases, and including all  occupancy expenses, except gas and electricity.  Bates Ave. proposed 3 mos. of  free rent, then a rate of $1.63 per square foot that included all expenses, and  stayed flat for the remaining 33 months.  The previous report erroneously did not  include Bates Ave.'s 3 mos. of free rent.  The 3 mos. free rent is valued at 158,314.

7

2)  3‐YEAR OCCUPANCY EXPENSES $321,133  $0 

Occupancy expenses include such things as utilities, janitorial, taxes, insurance, etc.  The Marina Way occupancy expenses were estimated at $.25 psf w/ 3% annual  increases.  The Bates Ave. proposal included all occupancy expenses in the rent,  with no additional expense to the County.

RICHMOND

CONCORD

8

3)  COST OF TENANT IMPROVEMENTS $210,913  $1,070,650 

Marina Way proposed a Tenant Improvement Allowance of $960,566, and that the  County/State pay for CAT 6 cabling, a "white noise" system, and additional security  items (a total of $210,913).  Bates Ave. initially proposed that the cost of any  tenant improvements described in the County's Minimum Requirements, except  for painting the entire suite and cleaning the carpet, would be an additional  expense to County/State.   On Mar 4, staff received an additional Bates Ave.  proposal, which stated the County's cost of constructing the tenant improvements  would be limited to $200,000, if the County agreed to use the workstations and  cabling that existed in the suite.  On Mar 6, staff received several other Bates Ave.  proposals, which appeared to state the Lessor would pay for the installation of CAT  6 cabling to "each required workstation/office" if the County received written  verification from the State that CAT 6 cabling is required, and other tenant  improvements.  The County has received that written verification from the State,  and the cost of installing the new CAT 6 cabling, and the other work, which  together is estimated to cost a total of $415,000, has been removed from the  County's cost estimate.  The Bates Ave. cost shown is the County's estimated cost  of constructing the tenant improvements that were included in the County's  Minimum Requirements, but were not included in the Bates proposal.  The  $415,000 of work included in the Bates Ave. proposals was removed from the  County's total estimated cost.

RICHMOND

CONCORD

10

5) COST OF FURNITURE $0 * $992,347 

The furniture cost is based on County's estimate, and includes new tables, chairs,  etc. for all Conference and Training Rooms in the premises, and all new single‐ occupancy workstations as required by the State.  The Bates Ave. proposal  assumes using the workstations that already exist in their building. Based on the  State's requirements, the workstations at Bates Ave. have been determined to not  meet standard requirements for this project.  Since new cubicles will be needed at  either location, the same cost figure was used for each building for direct 

comparison.  The cost figure was also reduced from the previous report due to an  over‐estimate by the furniture vendor.  * On Mar 6, staff received a secondary 

proposal from the Marina Way lessor stating the City of Richmond would loan 

him the money for him to buy the furniture for County's use, and the 

County/State would no longer have to pay for it.

11

6) MINUS REAL ESTATE COMMISSIONS ($37,500) $0 

The Marina Way proposal stated the amount of the County's real estate 

commission in its proposal.  The Bates Ave. proposal did not state an amount, but  said whatever amount was paid to the County would have to be re‐paid to the  lessor if the County terminated the lease early.

12

TOTAL COSTS DURING LEASE TERM

$2,409,851  $3,804,448 

The estimated Total Costs During the Lease Term for the Marina Way site is  $1,394,597 less than that of the Bates Ave. site.  Most of that difference is due to  the approx. $1.95 million that the Marina Way lessor contributed to the cost of   the tenant improvements and the furniture, including the workstations specified in  the County's Minimum Requirements.

13

CONTRIBUTIONS BY LESSORS

14

1)  MONTHS OF FREE RENT 0 3 mos. worth $158,314 Marina Way did not propose any free rent; Bates Ave. proposed 3 mos. of free rent 

valued at $158,314.

15

2)  LESSOR'S TENANT IMPROVEMENT 

ALLOWANCE $960,566  $415,000 

Marina Way proposed a TI Allowance of $29.67 per‐square‐foot, which meets the  lessor's contractor's estimate for construction of the tenant improvements  described in the County's Minimum Requirements.  The Bates Ave. proposals  included painting the entire suite, cleaning the carpet, removing the CAT 5E cable  and installing CAT 6 cable throughout the premises, constructing a Main Point of  Entry, and Training Rooms for the County.

RICHMOND

CONCORD

16

3)  LESSOR'S FURNITURE ALLOWANCE $992,347  $0 

The Marina Way lessor proposes to buy all furniture specified by County.  The  Bates Ave. proposal included 6 private offices that are already furnished.  All other  furniture at the Bates Ave. site will have to be purchased at the County/State's  expense.

17

TOTAL LESSOR CONTRIBUTIONS $1,952,913  $573,314  The difference is $1,379,599.

18

OTHER INFORMATION

19

RENT DURING 3‐YR. OPTION PERIOD $2,078,475  $2,016,048  Marina Way proposed rent during a renewal period with 3% annual increases in 

Rent. Bates Ave. proposed 3% annual increases during the option period.

20

CABLING / COST None CAT 5E

The State requires CAT 6 cabling in its Call Centers, including this one in Contra  Costa County.  Bates Ave. has CAT 5E cable in place. Marina Way does not have any  cable in place. CAT 6 will have to be installed in either space, at additional expense.   Bates Ave. has proposed installing CAT 6 cable and equipment to each workstation  at a cost of $280,000.  Marina Way proposed that the County/State would have to  pay to install CAT 6 cabling, and estimated the cost to be $140,000.

21

CUBICLES INCLUDED No No *

* There are 398 cubicles in place in the Bates Ave. premises. However, based 

upon the State's requirement, County has deemed them to be unacceptable for 

use in this Call Center. New cubicles will therefore be required in each space.  

Marina Way has proposed adding cubicles that are different than those included in  the County's Minimum Requirements.  That type and manufacture of workstation  will have to be evaluated.  However, the County's estimated furniture cost, of  which the Marina Way lessor has agreed to pay, includes the type and style of  workstations included in the County's Minimum requirements.

22

OFFICES, TRAINING/CONFERENCE ROOMS Already constructed.

There are 14 existing  offices at Bates Ave.; 6 of  those offices are furnished.

The Marina Ave. space already has private offices, Training Rooms, and Conference  Rooms that satisfy the County's Minimum Requirements.  The Bates Ave. site has  the 14 existing private offices, and one Conference Room that will need to be  modified.  The additional Training Rooms and a Conference Room described in the  Minimum Requirements will have to be constructed.  The Bates Ave. proposal  includes that construction at the lessor's expense.

RICHMOND

CONCORD

23

GENERATOR OR UNINTERRUPTIBLE POWER 

SUPPLY (UPS) Neither *  Both

* At the Marina Way location, there is a generator that serves the adjacent bldg. 

owned by the Lessor.  At his expense, the lessor will run conduit from that 

generator to exclusively serve the County's space. The Marina Way lessor will 

also add a UPS, at his expense.  There is both a generator and a UPS already on  site at the Bates Ave. location.

24

MAIN POINT OF ENTRY (MPOE) Yes No

A MPOE is in place at the Marina Way site.  An MPOE exists at the Bates Ave. site,  but it is located in the adjacent tenant's space, and the County would not have  24/7 unimpeded access to it.  This is not acceptable to the County or to the State.   A secondary proposal from the Bates Ave. lessor stated the lessor will construct a  secondary MPOE in the County's suite for the County's exclusive use at his  expense.

25

SOUND ATTENUATION SYSTEM No Yes

A sound attenuation system will have to be added at the Marina Way premises at  an additional expense.  The cost of the sound attenuation system is estimated to  cost $45,000, and is included in the County's Cost of TIs above.  At the Bates Ave.  location, the lessor has stated a sound attenuation system is in place.

26

SECURITY Yes Yes There is 24/7 front entry security personnel in place at the Marina Way location.  

There is guard patrol after 6:00 PM at the Bates Ave. location.

27

CARPET / PAINT Good Poor

Carpet and paint is "like new" at the Marina Way location.  Some touch‐up painting  may be needed.  New carpet and paint is needed at the Bates Ave. location, 

although cleaning the carpets may be adequate.

28

AMBIENT LIGHT Yes Yes

According to the State: Industry best practices for Call Centers include well  designed spaces with natural lighting to promote employee satisfaction and  retention.  To maintain consistency and ensure the best possible work setting for  all Call Center staff, the County site should have features that are very similar to  other State Call Centers, including abundant natural lighting.  Ambient light at the  Marina Way site is considered to be more abundant than at the Bates Ave. site.

RICHMOND

CONCORD

29

PARKING ( /1,000 SF) 6 9

At Marina Way, parking will be a combination of spaces in front of the building,  and in parking lots nearby that are controlled by the Marina Way lessor.  At Bates  Ave., all parking will be in the parking lot in front of the suite.

30

NUMBER OF PARKING SPACES 194 216

31

UNEMPLOYMENT RATE 13.30% 8.90% Source:  State of California Employment Development Department (EDD) for Dec. 

2012 for each individual city.

32

NEAREST EHSD FACILITY 1 block 1 block

33

ACCESS TO PUBLIC TRANSPORTATION

Approx. .7 mi. fr. I‐580; Bus  stop 1/8 mi.; Approx. 1.8 mi  fr. Rich BART; City will extend 

shuttle service fr. the  Richmond and El Cerrito 

BART stations to bldg.;  Bike/pedestrian access  to/from SF Bay Trail.

1/2 mi fr Hwy 4; Approx.  1.5 mi fr Concord BART; 

Bus stop 1 blk.

34

PROXIMITY TO RESTAURANTS, CAFES, OR 

DELIS Adequate Adequate

35

MISCELLANEOUS ISSUES NOTICED SINCE 

PREVIOUS REPORT

1) Interior lighting Excellent Good