การเตร ยมสถานท ส มมนา

 การจัดสัมมนาแต่ละครั้งสิ่งที่สร้างความยุ่งยาก อีกอย่าง

หนึ่ง คือ การเตรียมการเกี่ยวกับการจัดสถานที่และการ เตรียมวัสดุอุปกรณ์ เพื่ออ านวยความสะดวกในขณะ ด าเนินการจัดการสัมมนา ซึ่งมีบทบาทต่อการจัดการ สัมมนา แต่ละครั้งเป็นอย่างมาก

การเตรียมสถานที่สัมมนา ก่อนที่จะด าเนินการจัดสัมมนาอย่างเป็นทางการ องค์ประกอบของกระบวนการจัดสัมมนายังต้อง พิจารณาถึงความสัมพันธ์กันกับสถานที่ที่ใช้ในการ ด าเนินการสัมมนาไปพร้อมๆ กัน เพื่อจะท าให้การ สัมมนาด าเนินการไปด้วยความเรียบร้อย โดยมี รายละเอียดที่ต้องน ามาพิจารณาดังต่อไปนี้

1. วัตถุประสงค์การจัดสัมมนา มีรายละเอียดดังนี้ 1.1 เพื่อให้การด าเนินการจัดสัมมนาด าเนินไปอย่างราบรื่นประสบ ความส าเร็จพบข้อบกพร่องน้อยที่สุดในการจัดสัมมนา 1.2 เพื่อสร้างบรรยากาศภายในห้องสัมมนา บริเวณรอบอาคาร สถานที่ให้เกิดความน่าสนใจสอดคล้องกับเรื่องที่จัดสัมมนา 1.3 เพื่อสร้างความภาคภูมิใจให้เกิดแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา ผู้จัด หรือ เจ้าภาพในการจัดสัมมนา

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา 2. ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา การจัดสถานที่ เพื่อการ ประชุมสัมมนา ตามวัตถุประสงค์ที่ก าหนดไว้เป็นหน้าที่ของฝ่ายจัด สถานที่โดยตรงที่ต้องประสานไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องภายในกลุ่มสัมมนา ด้วยกันเอง เพื่อการด าเนินการจัดการประชุมสัมมนา ให้ด าเนินการไป ด้วยความเรียบร้อย โดยฝ่ายสถานที่จะต้องทราบข้อมูลดังต่อไปนี้

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา

1._{จ านวนผู้เข้าร่วมสัมมนาทั้งหมดมีกี่}

ค น เ ป็ น ช า ย กี่ ค น เ ป็ น ห ญิ ง กี่ ค น จ านวนที่นั่งกี่ที่นั่งต่อห้องสัมมนาและ ควรจัดที่นั่งส ารองไว้จ านวนเท่าใด

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา

2._{จ านวนและขนาดของห้องที่ใช้สัมมนา}

ห้องสัมมนาต้องไม่กว้างใหญ่เกินไปและ ไม่คับแคบเกินไป ควรจัดห้องให้

3._{สถานที่ตั้งของห้องสัมมนาหรือห้อง}

ประชุม ต้องสามารถเดินทางเข้าถึงได้ สะดวกมีบริเวณสถานที่จอดรถ

กว้างขวาง ร่มรื่น ปลอดภัย และควร

4. _{ความสัมพันธ์ระหว่างห้องสัมมนา}

ใหญ่ – สัมมนากลุ่มย่อย-ห้องน ้า-ห้องรับรอง ดังผังตัวอย่าง

ห้องประชุม ขนาดเล็ก ห้องประชุม ขนาดเล็ก ห้องประชุม ใหญ่ ห้องประชุม ขนาดกลาง ห้องประชุม ขนาดกลาง ห้องประชุมขนาดกลาง ห้องรับรอง ใหญ่ ห้องน ้า ห้องรับรอง ทางเดิน

5._{ลักษณะของห้องสัมมนา ควรเป็น} เอกเทศ คือห้องสัมมนาควรเป็น ห้องที่แยกจากส่วนบริการอื่นๆ ผนังห้องควรปิดมิดชิดไม่มีกลิ่น หรือเสียงเข้ารบกวนขณะมีการ ประชุม

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา

6. _{เป็นห้องที่มีอากาศถ่ายเท}

สะดวก คือมีระบบการฟอกอากาศ หรือเครื่องกรองอากาศ มีระบบ

ควบคุมอุณหภูมิ ควบคุมแสงสว่าง

7._{เครื่องอ านวยความสะดวกภายใน} ห้องสัมมนาแต่ละห้อง เช่นการจัด โสตทัศนูปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้ให้พร้อม และผู้ดูแล เครื่องมือต่างๆ ด้วย

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา

8._{จัดท าแผนที่เดินทางมาห้องสัมมนา}

ติดลูกศรชี้บอกทางเข้าออก และติด ป้ายบอกชื่อห้องประชุมสัมมนาให้ ชัดเจน

9. _{จัดท าป้ายชื่อวิทยากร ป้าย} ประธาน ป้ายชื่อประจ าตัวผู้เข้าร่วม สัมมนา ป้ายรับลงทะเบียนในกรณี ที่ผู้เข้าร่วมสัมมนามาลงทะเบียน หน้างาน ป้ายประชาสัมพันธ์ต่างๆ

ข้อมูลประกอบการจัดสถานที่สัมมนา

10. _{การวางแผนออกแบบเวทีสัมมนา}

ให้มีความเหมาะสมกับเรื่องและ

บรรยากาศขนาดของเวทีสัมมนาไม่เล็กไม่ ใหญ่จนเกินไป

การเตรียมเกี่ยวกับสถานที่

รูปแบบการจัดห้องสัมมนา  การจัดห้องสัมมนาควรจัดให้ วิทยากรมองเห็นหน้าผู้เข้าร่วม สัมมนาได้ทุกคน มีช่องทางเดินสะดวกคล่องตัว ไม่แคบเกินไป จัดสภาพแวดล้อมให้ดูดี ดูสบาย พื้นที่สะอาด สามารถจัดได้ หลายรูปแบบตามความเหมาะสม ตามความนิยม โดยยึด ประโยชน์ที่ได้รับและความสะดวกเป็นหลัก ส่วนการจัดวาง โต๊ะนั่งของ ห้องสัมมนาแต่ละขนาดสามารถจัดได้ดังนี้

1. การจัดห้องสัมมนาขนาดใหญ่ ส าหรับผู้เข้าร่วม ประชุมสัมมนาที่มีจ านวนมากตั้งแต่ 50 คนขึ้นไปให้จัด โต๊ะวิทยากรไว้ด้านหน้า สูงกว่าโต๊ะผู้เข้าร่วมสัมมนา จะมี 2 _{แบบคือ การจัดห้องสัมมนาแบบที่นั่งโรงภาพยนตร์} และ การจัดห้องสัมมนาแบบห้องเรียน

รูปแบบการจัดห้องสัมมนา

การจัดห้องสัมมนาขนาดใหญ่

1.แบบที่นั่งในโรงภาพยนตร์ –เป็นที่นั่งแบบไม่มีโต๊ะ หรือ ใช้โต๊ะแบบมีแท่นรองเขียน จัดเป็นแนวตรงหรือแนว

เฉียงเข้าหา วิทยากร นิยมใช้ประชุมสัมมนาในองค์กร ขนาดใหญ่

2. _{แบบที่นั่งในห้องเรียน} – _{มีโต๊ะและเก้าอี้}

ให้ผู้สัมมนาเพื่อสะดวกในการจัดบันทึก มีช่องทางเดินตรงกลาง สามารถจัดได้ 4 แบบ

2. การจัดห้องสัมมนาขนาดเล็ก ผู้เข้าร่วมสัมมนา ประมาณ 10-20 คน 1. _{แบบที่นั่งรูปตัว}U _{หรือตัว}V – วิทยากร หรือประธานนั่งอยู่หัวโต๊ะ ด้านซ้าย และด้านขวา ผู้สัมมนามองเห็น กิจกรรมการสัมมนาได้ชัดเจน

รูปแบบการจัดห้องสัมมนา

2. _{แบบที่นั่งรูปตัวที} – _{ประธานหรือ}

วิทยากรนั่งหัวโต๊ะ สมาชิกนั่งในส่วนที่ เป็นแนวยาว

3. _{แบบที่นั่งรูปตัวโอ} – _{ทุกคนนั่งอยู่รอบๆ}

โต๊ะ ประธานนั่งหัวโต๊ะ เลขานุการนั่งอยู่ หัวโต๊ะอีกด้านหนึ่ง

4. _{แบบที่นั่งรูปตัวแอล} – _{ผู้สัมมนานั่ง}

รอบตัวอักษรตัวแอล ผู้วิทยากรจะนั่ง ต่างหาก ดังรูป

5. _{แบบที่นั่งโต๊ะกลมและสี่เหลี่ยม} – _ทุก

คนจะนั่งรอบๆ โต๊ะ ทุกๆฝ่ายจะ สามารถอภิปรายได้ทั่วถึง

6. _{แบบที่นั่งกระจายกลุ่ม} – _{จัดโต๊ะเป็น}

กลุ่มแต่หันที่นั่งไปทางประธาน เพื่อ

ความสะดวกในการฟังค าบรรยาย จะใช้ ในการท ากิจกรรมกลุ่มย่อย

7. _{แบบอ านวยการ} – _{จัดง่ายๆ เน้นใน}

เรื่องความอ านวยความสะดวก และ เพื่อให้เกิดความใกล้ชิดสนิทสนม

ระหว่างสมาชิกผู้เข้าร่วมสัมมนา จะใช้ใน

3. _{การจัดห้องสัมมนาขนาดกลาง}

 _{มีจ านวนผู้เข้าร่วมสัมมนาประมาณ}

30-50 คน

 _{ประยุกต์รูปแบบของการจัดสัมมนาใหญ่}

4._{การจัดห้องสัมมนากลุ่มย่อย}

 _{อาจแบ่งกลุ่มย่อยไปตามห้องสัมมนา}

ขนาดเล็กใกล้ๆกันได้

 _{แบ่งเป็นกลุ่มในห้องสัมมนาใหญ่}

มีองค์ประกอบดังนี้

1._{ธงชาติ โต๊ะหมู่บูชา พระบรมฉายา}

ลักษณ์ของพระบาทสมเด็จพระ เจ้าอยู่หัว

2._{โต๊ะประธานหรือวิทยากร}

3._{ฉากหรือม่านติดตัวอักษรชื่อการ}

สัมมนา

 _{จัดวางไว้ด้านขวาของเวที หันหน้า} เข้าหาผู้ร่วมสัมมนา  _{ธงชาติอยู่ด้านขวาของโต๊ะหมู่บูชา}  _{พระบรมฉายาลักษณ์อยู่ซ้าย}

โต๊ะหมู่บูชา ธงชาติ

พระบรมฉายาลักษณ์

 _{จัดวางไว้กลางเวที}

 _{ต้องดูว่าวิทยากรมีกี่คน จะใช้โต๊ะนั่ง}

หรือแท่นบรรยาย

 _{หาผ้าปูให้เรียบร้อย มีไมโครโฟนเท่า}

 _{ด้านหน้าของโต๊ะควรมีแจกัน}

ดอกไม้ประดับ

 _{เตรียมป้ายชื่อของประธานและ}

วิทยากร ตั้งบนโต๊ะให้ตรงกับที่นั่ง

 _{อยู่ด้านหลังโต๊ะหมู่บูชา และโต๊ะ}

ประธานหรือวิทยากร

 _{สาระส าคัญที่ต้องเขียน}

 _{ชื่อการสัมมนา , (จัดท าโดย...)}

ฉากหรือม่านติดตัวอักษร

 _{อยู่ด้านล่างขวามือของเวที หันหน้า} อยู่ในระดับกลาง ระหว่างประธาน กับผู้สัมมนา  _{ควรมีไมโครโฟนและแจกันดอกไม้} ประดับ เพื่อความสวยงาม

แท่นส าหรับพิธีกร

1._{ห้องรับประทานอาหารว่าง}

 _{มักจัดให้ยืนรับประทาน โดยจัด}

ของว่างเป็นชุดๆ

 _{จัดไว้ใกล้ๆ กับห้องสัมมนา}

2._{ห้องรับประทานอาหาร}

 _{ควรเลือกอาหารให้เหมาะสมกับมื้อ}

อาหาร

 _{ส่วนมากจะจัดเป็นบุฟเฟต์}