2. ค ณสมบ ต ท ส าค ญของ Microsoft Excel

ใบความรูที่ 1 ประกอบโปรแกรมบทเรียน

เรื่อง ความรูเบื้องตนเกี่ยวกับโปรแกรม Microsoft Excel (ครั้งที่ 1) วิชา คอมพิวเตอร รหัสวิชา ง 22206 ระดับชั้นมัธยมศึกษาปที่ 2

...

1. มารูจักกับ Microsoft Excel

โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรมประเภทสเปรดชีต (spreadsheet) หรือโปรแกรม ตารางทํางานซึ่งใชเก็บขอมูลตาง ๆ สูตรคํานวณ ลงบนแผนตารางงานคลายกับการเขียนขอมูลลงไป ในสมุดที่มีการตีชองตารางทั้งแนวนอนและแนวตั้ง ตารางแตละชองจะมีชื่อกํากับไวในแนวตั้งหรือ สดมภของตารางเปนตัวอักษรภาษาอังกฤษเริ่มจาก A,B,C,...เรื่อยไปจนสุดขอบตารางทางขวา มี ทั้งหมด 256 สดมภ (Column) แนวนอนมีหมายเลขกํากับเปนบรรทัดที่ 1,2,3,...เรื่อยไปจนถึง บรรทัดสุดทายจํานวนบรรทัดจะตางกันในแตละโปรแกรมในที่นี้เทากับ 65,536 แถว (Row) ชองที่ แนวตั้งและแนวนอนตัดกันเรียกวา เซลล (Cell) ใชบรรจุขอมูล ขอความ หรือสูตรคํานวณ ปจจุบัน โปรแกรมตารางทํางานมีความ สามารถ 3 ดาน คือ คํานวณ นําเสนองานดวยกราฟและแผนภูมิ จัดการฐานขอมูล โปรแกรมประเภทตารางทํางานมีผูพัฒนาขึ้นมาหลายโปรแกรม เชน ป 2522ใช โปรแกรมตารางทํางานชื่อวา วิสิแคล(VisiCalc) ตอมาปรับปรุงชื่อวา ซุปเปอรแคล (SuperCalc) ใน ป 2525 ไดพัฒนาโปรแกรมชื่อวา มัลติแพลน (Multiplan) ป 2526 ไดปรับปรุงโปรแกรมชื่อวา โลตัส 1-2-3 (Lotus 1-2-3) เปนที่นิยมอยางมาก ออราเคิล (Oracle) และตอมาบริษัทไมโครซอฟท ไดพัฒนาระบบงานวินโดวสขึ้นมาเพื่อใหใชไดงายชื่อวา ไมโครซอฟทเอ็กเซล (Microsoft Excel) ซึ่งเรียกวา เอ็กเซล (Excel) โปรแกรมตารางทํางานหรือกระดาษคํานวณ(Spreadsheet) ที่มีใชในประเทศไทย เริ่มจาก โปรแกรม Lotus 1-2-3 ที่ทํางานบน DOS และไดรับการพัฒนาการใชอยางตอเนื่องเปน Microsoft Excel

2. คุณสมบัติที่สําคัญของ Microsoft Excel

1. ความสามารถดานการคํานวณ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถปอนสูตรการ คํานวณทางคณิตศาสตร เชน บวก ลบ คูณ หาร เปนตน

2. ความสามารถดานใชฟงกชัน เชนฟงกชันเกี่ยวกับตัวอักษร ตัวเลข วันที่ ฟงกชัน เกี่ยวกับการเงิน หรือเกี่ยวกับการตัดสินใจ

3. ความสามารถในการสรางกราฟ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถนําขอมูลที่ปอนลง ในตารางมาสรางเปนกราฟไดทันที 4. ความสามารถในการตกแตงตารางขอมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถตกแตง ตารางขอมูลหรือกราฟ ขอมูลดวยภาพ สี และรูปแบบตัวอักษรตาง ๆ เพื่อใหเกิดความสวยงามและ ทําใหแยกแยะขอมูลไดงายขึ้น 5. ความสามารถในการเรียงลําดับขอมูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคัดเลือก เฉพาะขอมูลที่ตองการมาวิเคราะหได 6. ความสามารถในการพิมพงานออกทางเครื่องพิมพ โปรแกรม Microsoft Excel สามารถพิมพงานทั้งขอมูลและรูปภาพหรือกราฟออกทางเครื่องพิมพไดทันที ซึ่งทําใหงายตอการ สรางรายงาน 7. ความสามารถในการแปลงขอมูลในตารางใหเปนเว็บเพจ เพื่อนําไปแสดงในโฮมเพจ 3. การเรียกใชงาน โปรแกรม Microsoft Excel สามารถทํางานได 2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 เรียกใชโปรแกรมผาน Start Menu มีวิธีดังนี้ 1. คลิกที่ปุม 2. เลื่อนเมาสไปชี้คําสั่ง All program 3. เลื่อนเมาสไปที่ Microsoft office

วิธีที่ 2 เรียกใชโปรแกรม Microsoft Excel จาก ช็อทคัท(Shortcut) โดยดับเบิ้ลคลิก

(Double Click) ที่ สัญลักษณ

4. โครงสรางของ Microsoft Excel

เมื่อเขาสูการทํางานของ โปรแกรม Microsoft Excel จะปรากฏหนาตาของโปรแกรมซึ่ง ประกอบดวยโครงสรางตาง ๆ ดังรูป

ปกติการเรียกใชงาน โปรแกรม Microsoft Excel เปดแฟมคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะ ประกอบดวยแผนงาน หลาย ๆ แผนรวมกัน ซึ่งในไฟลของสมุดงานแตละไฟลจะมีแผนงานได สูงสุด 255 แผนโดยการแทรกแผนงาน การแทรกแผนงาน คลิกที่คําสั่ง แทรก โครงสรางของแผนงาน (WorkSheet) จะมีลักษณะเปนตารางขนาดใหญ โ(Insert) > แผน งาน (Worksheet) หรือคลิกที่ชื่อแผนงาน (worksheet) แลวคลิกขวา > คลิกแทรกโดยมีการแบงพื้นที่ ทางแนวนอนออกเปนสวน ๆ เรียกวา แถว (Row) จะใชตัวเลขเปนตัวระบุตําแหนงของแถว เริ่มตน ที่ 1 และสิ้นสุดที่ 65,536 (ถาเปนExcel 97 จะได16,384) และแบงพื้นที่ทางแนวตั้งออกเปนสวน ๆ เรียกวา สดมภ (Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ โดยจะใชตัวอักษรภาษาอังกฤษเปนตัวระบุ ตําแหนงเริ่มจาก A - IV สดมภและแถวมาตัดกันเปนชองเล็ก ๆ เรียกวา เซลล (Cell) ซึ่งมีจํานวน เซลลเทากับจํานวนแถวคูณดวยจํานวนสดมภ และมีชื่อเรียกตามชื่อสดมภหรือคอลัมนตามดวยชื่อ แถว เชน A1 หมายถึงอยูที่สดมภหรือคอลัมน A แถวที่ 1 ภาพแสดงโครงสรางของMicrosoft Excel

1. แถบชื่อ (Title Bar)

คือ สวนที่แสดงชื่อของโปรแกรมนั้นซึ่งคือ Microsoft Excel แสดงชื่อของแฟมหรือสมุด งานแทน

2. แถบคําสั่ง (Menu Bar)

คือ แถวที่รวมคําสั่งที่ใชในการทํางานไดแก แฟม (File) แกไข(Edit) มุมมอง

(View) แทรก (Insert) รูปแบบ (Format) เครื่องมือ (Tool) ขอมูล (Data) หนาตาง(Window) ตัว ชวย (Help)

3. แถบเครื่องมือ(Tool Bar)

เปนแถบที่ใชแสดงเครื่องมือสําหรับสั่งให Microsoft Excel ทํางานในเรื่องตาง ๆ ไดแก 3.1 แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)

3.2 แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)

3.2 แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formatting Tool Bar)

3.3 แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tool Bar) 4. แถบสูตร (Formular Bar) เปนสวนที่ใชแสดงขอมูลและสูตรตาง ๆ ในเซลลที่เรากําลังทํางานอยู ใชปอนขอมูลและ แกไขขอมูล จะแตกตางจากโปรแกรม Microsoft Word ที่ไมมี 5. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีตงานที่ใชงานอยู 6. แถบสถานะ (Status Bar) เปนสวนที่แสดงสถานะการทํางานของ Excel และแปนพิมพ 7. แถบเลื่อน (Scroll Bar) แถบเลื่อนขึ้น-ลง แถบเลื่อนซาย-ขวา ใชเลื่อนเอกสารไปซาย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง

8. ตัวชี้เซลล (Active Cell) หรือ (Cell Pointer)

คือเซลลที่กําลังถูกใชงานในขณะนั้น เซลลที่เปน Active Cell จะมีเสนกรอบแบบสีดํา ลอมรอบอยู

9. สมุดงาน (Work Book)

10. แผนงาน (Work Sheet) หมายถึงพื้นที่สวนที่ใชเปนกระดาษคํานวณมีลักษณะเปนตาราง เราสามารถปอนขอมูล และสูตรคํานวณตาง ๆ ลงไปในเซลล นอกจากขอมูลในเซลลแลวยังสามารถวางวัตถุ เชน รูปภาพ หรือชารต (Chart) ลงบนแผนงานไดอีกดวย 5. การสรางแฟมขอมูล มีวิธีการการสรางเอกสารใหม สามารถทําได 3 วิธีดวยกัน 1. สรางสมุดทําการใหมจากเมนู 1.1 นําเมาสคลิกที่เมนูแฟม (File) 1.2 คลิกเลือก สราง (New) 2. สรางสมุดทําการโดยคลิกที่ 3. สรางสมุดทําการโดยกดปุม Ctrl พรอมกับปุม N ที่คียบอรด 6. วิธีการกําหนดชวงของขอมูลตาง ๆ กอนทําการปอนขอมูล เราตองทําการเลือกเซลลที่ตองการ ซึ่งจะใชการเลือกเซลลโดยใช เมาส หรือ คียบอรด นอกจากนี้ยังสามารถเลือกเซลลใชคําสั่ง ไปที่ (Goto) และการระบุชื่อเซลลที่ กรอบชื่อเซลลได

การเลื่อนตัวชี้เซลล (Active Cell)

การเลือกชวงของเซลล 

- การเลือกเซลลเดียว

ใชเมาสไปคลิกเซลลที่ตองการโดยตรง

- การเลือกหลายเซลลๆ ในขณะเดียวกัน ใชเมาสคลิกที่เซลลแรกจากนั้นกดปุมซายของเมาสคางไวแลวลากไปยัง ตําแหนงสิ้นสุดของพื้นที่ที่ตองการเลือก ใชเมาสคลิกที่เซลลแรกหรือเลื่อนปุมลูกศรไวที่เซลลเริ่มตน กด ปุม Shift คาง ไว เมาสคลิกที่เซลลสุดทายหรือใชปุมลูกศรเลื่อนไปยังตําแหนงสุดทาย - การเลือกชวงเซลลหลายเซลลไมตอเนื่องกัน ใชเมาส คลิกที่เซลลแรก กดปุม Ctrl คางไวขณะที่ใชเมาสเลือกเซลลที่ตองการ การเลือกทั้งสดมภ ใชเมาสคลิกที่ชื่อของสดมภ

การเลือกทั้งแถว

ใชเมาสคลิกที่ชื่อของแถวที่ตองการเลือก

การเลือกทั้งแผนงาน

คลิกที่มุมซายบนของแผนงาน( อยูระหวางชื่อแถว1 กับชื่อคอลัมน (A)

การเลือกเซลลโดยใชคําสั่ง ไปที่ (GoTo) ถารูตําแหนงอางอิงของเซลลที่เราตองการ ก็สามารถใชคําสั่ง แกไข (Edit) > ไปที่... (GoTo) เกิดกรอบโตตอบ พิมพตําแหนงอางอิงของเซลล คลิกตกลง เลื่อนกรอบดําไปที่เซลลนั้น ไดทันที วิธีนี้เหมาะสําหรับเลือกเซลลที่อยูไกลมากทําใหไมเสียเวลาเลื่อนจอหาเซลล คลิกที่คําสั่ง แกไข (Edit) > ไปที่ (GoTo) การเลือกเซลลโดยกําหนดตําแหนงที่กรอบชื่อเซลล (Name Box)