การใช งานโปรแกรม Microsoft Office Excel คณะกรรมการจ ดการความร (KM) สาน กคอมพ วเตอร และเทคโนโลย สารสนเทศ

(1)

การใช้งานโปรแกรม

Microsoft Office Excel

คณะกรรมการจัดการความรู้

(KM)

(2)

การเข้าสู่โปรแกรม

Excel

1 2

3

(3)

(4)

การเปลี่ยนเมนูต่าง ๆ เป็นภาษาไทย

1 2

3 4

(5)

การเปลี่ยนเมนูต่าง ๆ เป็นภาษาไทย (ต่อ)

1

2 3

(6)

(7)

ส่วนประกอบของโปรแกรม

Excel

1 2 3 5 4 6 7 8 10 9

(8)

ส่วนประกอบของโปรแกรม

Excel

(ต่อ)

1. ปุ่มออฟฟิศ (Office Button) เป็นปุ่มรวบรวมค ำสั่งพื ้นฐำน เช่น กำรเปิด/ปิดโปรแกรม กำรบันทึกไฟล์ และกำรพิมพ์เอกสำร 2. แถบ Quick Access เป็นส่วนที่ใช้เก็บชุดเครื่องมือส ำคัญ ๆ โดยผู้ใช้สำมำรถเพิ่มเติมได้ในภำยหลัง 3. ริบบอน (Ribbon) เป็นส่วนแสดงเครื่องมือและค ำสั่งต่ำง ๆ เพื่อให้ผู้ใช้เรียกใช้งำนได้อย่ำงสะดวก และ รวดเร็ว โดยมีกำรจัดแบ่งไว้เป็นหมวดหมู่ 4. ช่องป้อนข้อมูล และสูตร (Formula Bar) ใช้ส ำหรับป้อนข้อควำม ตัวเลข และสูตรค ำนวณทำง คณิตศำสตร์ 5. กล่องชื่อ (Name Box) ใช้แสดงต ำแหน่งเซลล์ (ช่องที่จะป้อนข้อมูลเข้ำไป) 6. พื ้นที่ท ำงำน (Work Space) เป็นพื ้นที่ที่ใช้ส ำหรับป้อนข้อมูลต่ำง ๆ 7. คอลัมน์ (Column) ช่องป้อนข้อมูลตำมแนวตั้งของชีทงำน โดยมีชื่อเรียงตำมตัวอักษร ตั่งแต่ A, B, C, …, XFD 8. แถว (Row) ช่องป้อนข้อมูลตำมแนวนอนของชีทงำน โดยมีหมำยเลข ตั่งแต่ 1, 2, 3, …, 1048576 9. ป้ำยชื่อ ( Sheet Tab) เป็นแท็บชื่อของชีทงำน ซึ่งโดยปกติเมื่อเปิดไฟล์ใหม่จะมีอยู่ 3ชีทงำน (เปรียบเสมือนกับหน้ำกระดำษในสมุด) 10. พอยเตอร์ (Pointer) เป็นตัวชี ้เพื่อใช้คลิกเลือกเซลล์ หรือค ำสั่งต่ำง ๆ

(9)

การบันทึกไฟล์งาน

1 2 3 4 5 1. คลิกปุ่ม Office Button 2. เลือกค ำสั่ง บันทึกเป็น 3. เลือก สมุดงาน Excel 6 4. คลิกเลือกโฟลเดอร์ที่ต้องกำรบันทึกไฟล์ 5. พิมพ์ชื่อไฟล์ 6. คลิกปุ่ม

(10)

การปิดไฟล์งาน

วิธีที่ 1 1 วิธีที่ 2 2 1. คลิกปุ่ม Office Button 2. เลือกค ำสั่ง ปิด 1. คลิกปุ่ม

(11)

การเปิดไฟล์งานใหม่

1. คลิกปุ่ม Office Button 2. เลือกค ำสั่ง สร้าง 3. เลือกค ำสั่ง ว่างและล่าสุด 4. คลิกเลือก สมุดงานเปล่า 5. คลิกปุ่ม 1 2 3 4 5

(12)

การออกจากโปรแกรม

Excel

วิธีที่ 1 1 วิธีที่ 2 2 1. คลิกปุ่ม Office Button 2. เลือกค ำสั่ง ออกจาก Excel 1. คลิกปุ่ม 1

(13)

เริ่มต้นการใช้งานโปรแกรม

Excel

•

กำรอ้ำงอิงต ำแหน่งเซลล์ หรือช่องส ำหรับป้อนข้อมูล

คอลัมน์ C

แถว 10 _{เซลล์}_C10

(14)

การป้อนข้อมูลลงในเซลล์

1 1. คลิกลงในเซลล์ที่ต้องกำรป้อนข้อมูล ในที่นี ้คือเซลล์ A1 จำกนั้นเริ่มพิมพ์ข้อมูล 2. เมื่อพิมพ์เสร็จแล้วผู้ใช้สำมำรถเลื่อนเมำส์ไปคลิกที่เซลล์อื่น ๆ ที่ต้องกำรป้อนข้อมูลได้ (แต่ถ้ำผู้ใช้กด ปุ่ม Enter จะเป็นกำรเลื่อนไปป้อนข้อมูลในบรรทัดถัดลงมำ) 2

(15)

การปรับขนาดของเซลล์

1. เลื่อนเมำส์ไปยังบริเวณเส้นแบ่งคอลัมน์ (ในที่นี ้คือ เส้นคอลัมน์ระหว่ำง A และ B) 2. คลิกเมำส์ซ้ำยค้ำงไว้แล้วลำกไปมำจนได้ขนำดที่ต้องกำร แล้วจึงปล่อยปุ่มเมำส์ 3. ในส่วนของกำรปรับควำมกว้ำงของแถวก็จะมีวิธีท ำเช่นเดียวกันกับที่กล่ำวข้ำงต้น 1 2 3

(16)

การแทรกแถวและคอลัมน์ในตารางข้อมูล

1 2 3 3 1. เลื่อนเมำส์ไปชี้แถวที่ต้องกำรแทรกแถวว่ำง (ในที่นี ้คือ แถวที่ 1) 2. คลิกเมำส์ขวำจำกนั้นเลือก แทรก 3. ในส่วนของกำรแทรกคอลัมน์ก็จะมีวิธีท ำเช่นเดียวกันกับที่กล่ำวข้ำงต้น แถวว่ำงที่แทรกเข้ำมำ ex1

(17)

การลบแถวและคอลัมน์ในตารางข้อมูล

1 2 3 3 1. เลื่อนเมำส์ไปชี้แถวที่ต้องกำรลบ(ในที่นี ้คือ แถวที่ 1) 2. คลิกเมำส์ขวำจำกนั้นเลือก ลบ 3. ในส่วนของกำรลบคอลัมน์ก็จะมีวิธีท ำเช่นเดียวกันกับที่กล่ำวข้ำงต้น

(18)

การเลือกช่องเซลล์

•

กำรเลือกเซลล์แบบหลำยเซลล์ติดกัน

1. คลิกเมำส์ซ้ำยในช่องเซลล์แรกที่ต้องกำร

2. กดปุ่มเมำส์ซ้ำยค้ำงไว้แล้วลำกเมำส์ไปยังเซลล์ปลำยทำงที่ต้องกำรแล้วจึง

ปล่อยปุ่มเมำส์

1 2

(19)

การเลือกช่องเซลล์ (ต่อ)

•

กำรเลือกเซลล์แบบหลำยเซลล์โดยไม่ติดกัน

1.

คลิกเมำส์ซ้ำยในช่องเซลล์แรกที่ต้องกำร

2.

กดปุ่ม <Ctrl> ที่คีบอร์ดค้ำงไว้

3. คลิกช่องเซลล์อื่นที่ต้องกำร จำกนั้นจึงปล่อยปุ่ม <Ctrl>

1 Ctrl 2 3

(20)

•

กำรเลือกเซลล์ทั้งแถว

1.

เลื่อนเมำส์ไปบริเวณหัวแถว

2. คลิกเมำส์ 1 ครั้ง

•

กำรเลือกเซลล์ทั้งคอลัมน์

1.

เลื่อนเมำส์ไปบริเวณหัวคอลัมน์

(21)

•

กำรเลือกเซลล์ทั้งชีทงำน (เลือกทั้งหมด)

1.

เลื่อนเมำส์ไปบริเวณมุมของชีทงำน

(22)

การตกแต่งข้อมูลชีทงานเบื้องต้น

•

กำรเปลี่ยนรูปแบบและขนำดของฟอนต์

1.

ลำกเมำส์(แดรกเมำส์) ให้ครอบคลุมพื ้นที่ที่ต้องกำรเปลี่ยนฟอนต์

2.

คลิกปุ่ม ตรงช่องฟอนต์

3.

ทดลองเลือกฟอนต์ตำมรูปแบบที่ต้องกำร

4.

ถ้ำต้องกำร

เปลี่ยนขนาดของฟอนต์

ก็สำมำรถ

คลิกเซลล์ที่ต้องกำร จำกนั้นคลิกปุ่ม

เพื่อเลือกขนำด

1 2 3 4

(23)

การตกแต่งข้อมูลชีทงานเบื้องต้น (ต่อ)

•

กำรใส่สีให้กับตัวอักษร และกำรเติมสีลงในเซลล์

1.

ลำกเมำส์(แดรกเมำส์) ให้ครอบคลุมพื ้นที่ที่ต้องกำรเปลี่ยนฟอนต์

2.

คลิกปุ่ม

3.

ทดลองเลือกสีของฟอนต์ตำมรูปแบบที่ต้องกำร

4.

ในกรณีที่ต้องกำร

เติมสีลงในเซลล์

ก็สำมำรถ

คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องกำร จำกนั้นคลิก เพื่อเลือกสีที่ต้องกำร

1 2 3 4

(24)

การตีเส้นขอบตาราง

1.

แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมพื ้นที่ที่

ต้องกำรตีเส้นขอบตำรำง

2.

คลิกปุ่ม บริเวณลูกศร

3.

ทดลองเลือกค ำสั่ง

เส้นขอบ

ทั้งหมด

4.

ตำรำงที่เลือกจะปรำกฏเส้น

ขอบทุกด้ำน

1 2 3 4

(25)

การลบเส้นขอบตารางทีละเส้น

1.

คลิกปุ่ม บริเวณลูกศร

2.

เลือกค ำสั่ง

ลบเส้นขอบ

3.

เคอร์เซอร์จะเปลี่ยนเป็นรูปยำงลบ

4.

น ำยำงลบไปคลิกตำมเส้นที่ต้องกำรลบที

ละเส้น

1 2 3 4

(26)

การผสานเซลล์

1. แดรกเมำส์ไปตำมช่องตำรำงที่ ต้องกำรผสำนเซลล์ 2. คลิกปุ่ม 3. เลือกค ำสั่ง ผสานและจัดกึ่งกลาง 4. เซลล์ถูกผสำนเข้ำด้วยกัน และ ข้อควำมถูกจัดให้อยู่กึ่งกลำง 1 2 3 4

(27)

การป้อนสูตรค านวณใน

Excel

ยอดเฉลี่ย 3 เดือน = ผลรวมของรำยได้ 3 เดือน / 3 1. คลิกเซลล์ที่ต้องกำรเก็บ ผลลัพธ์ (ในที่นี ้คือ เซลล์ F4) 2. ป้อนสูตร ดังนี ้ =(c4+d4+e4)/3 (สูตรค านวณต้องน าหน้าด้วยเครื่องหมาย =) 3. กดปุ่ม <Enter> ที่คีย์บอร์ด ผลลัพธ์ที่ได้จำกกำรค ำนวณจะปรำกฏขึ้นในเซลล์ 1 2 3 ex2

(28)

การก๊อปปี้สูตรไปยังเซลล์อื่น ๆ

+

1. คลิกที่เซลล์ที่เก็บผลลัพธ์ (ใน ที่นี ้คือ เซลล์ F4) เลื่อนเมำส์ ไปที่มุมของเซลล์ เคอร์เซอร์ จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมำย + 2. จำกนั้นคลิกเมำส์ แล้วลำกลง มำ 3. ผลลัพธ์จะถูกค ำนวณ และ แสดงในเซลล์โดยอัตโนมัติ 1 2 3

(29)

เครื่องหมายคณิตศาสตร์ใน

Excel

เครื่องหมาย ความหมาย ตัวอย่าง + กำรบวก 2 + 5 - กำรลบ หรือตัวเลขที่ติดลบ 17 – 10 หรือ -8 * กำรคูณ 6 * 3 / กำรหำร 27 / 9 % เปอร์เซ็นต์ 7% ^ กำรยกก ำลัง 5^2

หมายเหตุ

เรำสำมำรถใช้วงเล็บในกำรก ำหนดล ำดับของกำรค ำนวณในสูตร

(30)

เครื่องหมายเปรียบเทียบใน

Excel

เครื่องหมาย ความหมาย = เท่ำกับ < น้อยกว่ำ > มำกกว่ำ >= มำกกว่ำหรือเท่ำกับ <= น้อยกว่ำหรือเท่ำกับ <> ไม่เท่ำกับ

(31)

เครื่องหมายอ้างอิงเซลล์ใน

Excel

เครื่องหมาย ตัวอย่าง ความหมาย : (โคลอน) _A1:D4 เซลล์ทุกเซลล์ตั่งแต่ เซลล์ A1 ถึง D4 ช่องว่ำง 1 ช่อง _{B3:E4 C1:D6} เซลล์ทุกเซลล์ที่เกิดจำกกำร Intersect ระหว่ำงกลุ่ม เซลล์ B3:E4 และกลุ่มเซลล์ C1:D6 , (คอมม่ำ) _A1:A5,C1:C5 _{เป็นกำรอ้ำงถึงทุกเซลล์ของ}_A1:A5

และ

_B1:B5 (รวมทั้งหมด 10 เซลล์)

(32)

การใช้งานฟังก์ชั่นใน

Excel

•

ป้อนฟังก์ชั่นด้วยตัวเอง

1. คลิกที่เซลล์ที่เก็บผลลัพธ์ (ใน_{ที่นี ้คือ เซลล์} F4) 2. ป้อนสูตร =AVERAGE(C4:D4) (ผู้ใช้อำจคลิกที่แถบสูตรแล้ว ป้อนสูตรก็ได้) 3. กดปุ่ม <Enter> ผลลัพธ์ก็ จะแสดงขึ้นมำ 1 2 3 2

(33)

การใช้งานฟังก์ชั่นใน

Excel

(ต่อ)

•

ป้อนฟังก์ชั่นโดยใช้แท็บสูตร

1. คลิกที่เซลล์ที่เก็บผลลัพธ์ (ในที่นี ้คือ เซลล์ F4) 2. คลิกแท็บ สูตร 3. คลิกปุ่ม แล้วเลือก ค่าเฉลี่ย 4. แสดงฟังก์ชั่นค่ำเฉลี่ย 5. กดปุ่ม <Enter> เพื่อแสดงผลลัพธ์ 1 2 3 4 5

(34)

ตัวอย่างการใช้งานฟังก์ชั่น

•

ฟังก์ชั่น

BAHTTEXT

แปลงตัวเลขเป็นตัวอักษรภำษำไทย

=BAHTTEXT(555) ห้ำร้อยห้ำสิบห้ำบำทถ้วน =BAHTTEXT(100.123) หนึ่งร้อยบำทสิบสองสตำงค์

(35)

•

COUNTIF

นับจ ำนวนข้อมูลตำมเงื่อนไขที่ก ำหนด

=COUNTIF(D2:D7, “<60000”) ขอบเขตการค้นหา เงื่อนไขการนับ < ex3

(36)

•

VLOOKUP

ค้นหำข้อมูลตำมแนวคอลัมน์

=VLOOKUP(C10, A1:C7 ,3 ,FALSE) C10 = ค่าที่ต้องการค้นหา A1:C7 = ขอบเขตที่ต้องการให้ค้นหา 3 = หมายเลขคอลัมน์ที่ต้องการให้ส่งค่ากลับ โดยต้องมีค่าตรงกับค่าที่อยู่ในเซลล์ C10 FALSE = จะค้นหาเฉพาะการตรงกันพอดีเท่านั้น ถ้าไม่พบการตรงกันพอดี ค่าความผิดพลาด #N/A จะถูกส่งกลับ TRUE = หรือไม่ใส่ค่าอะไรไว้ จะส่งกลับการตรงกันพอดีหรือโดยประมาณกับค่าที่อยู่ในเซลล์ C10 ex4

(37)

การน าเสนอข้อมูลด้วยกราฟ และแผนภูมิใน

Excel

1.

แดรกเมำส์เพื่อเลือก

ข้อมูลน ำไปแสดงใน

กรำฟ จำกต.ย. คือ

เซลล์ B4 ถึง

B9

2. กดปุ่ม <Ctrl> ค้ำงไว้

3. จำกนั้นแดรกเมำส์

เพื่อเลือกข้อมูล

1 Ctrl 3 2 ex2

(38)

การน าเสนอข้อมูลด้วยกราฟ และแผนภูมิใน

Excel

(ต่อ)

4. คลิกแท็บ

แทรก

5. คลิกปุ่ม

6. เลือกรูปแบบกรำฟที่ต้องกำร

4 6 5

(39)

การเปลี่ยนสีและเค้าโครงของกราฟ และแผนภูมิ

คลิกเพื่อเลือกสี และลักษณะของแผนภูมิ

2. คลิกแท็บออกแบบ

คลิกเพื่อเลือกเค้ำโครงแผนภูมิ

(40)

การใส่สีพื้นหลังและเส้นกรอบของกราฟ และแผนภูมิ

2. คลิกแท็บรูปแบบ

คลิกเพื่อเลือกสีพื ้นหลังและเส้นกรอบของแผนภูมิ

(41)

การเปลี่ยนชนิดของกราฟ

2. คลิกแท็บออกแบบ 3. คลิกเปลี่ยนชนิดของแผนภูมิ 4. คลิกเลือกชนิดของแผนภูมิ 5. คลิกเลือกแผนภูมิ 6. คลิกตกลง 1. คลิกบริเวณพื ้นที่กรำฟ

(42)

การเลือกข้อมูลในการแสดงผลของกราฟ

2. คลิกแท็บออกแบบ 3. คลิกเลือกข้อมูล 4. แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมกลุ่มข้อมูล 5. คลิกตกลง 1. คลิกบริเวณพื ้นที่กรำฟ

(43)

การเพิ่มตารางข้อมูลใต้กราฟ

2. คลิกแท็บเค้ำโครง 3. คลิกตำรำงข้อมูล 4. เลือกแสดงตำรำงข้อมูลที่มีคีย์ค ำอธิบำยข้อมูล 5. ตำรำงข้อมูลที่ปรำกฏขึ้นมำ 1. คลิกบริเวณพื ้นที่กรำฟ

(44)

การบันทึกค าสั่งอัตโนมัติ (

Macro

)

1 2 3 1. เปิดไฟล์ ex5.xlsx 2. คลิกแท็บ มุมมอง 3. คลิกปุ่ม แมโคร 4. เลือก บันทึกแมโคร... 5. กดปุ่ม ตกลง 4 5

(45)

Macro

) (ต่อ)

6 7 8 6. พิมพ์ข้อควำมลงในช่อง F3 ดังนี ้ ผลรวม 3 เดือน 7. พิมพ์ข้อควำมลงในช่อง B11 ดังนี ้ ผลรวมทั้งหมด 8. แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมพื ้นที่ดังรูป 9. คลิกแท็บ สูตร 10. คลิกปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ 11. เลือก ผลรวม 9 10 11

(46)

Macro

) (ต่อ)

13 12 15 14 12. แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมพื ้นที่ดังรูป 13. คลิกแท็บ สูตร 14. คลิกปุ่ม ผลรวมอัตโนมัติ 15. เลือก ผลรวม

(47)

Macro

) (ต่อ)

16 17 16. แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมพื ้นที่ตั่งแต่ A3 ถึง F3 17. คลิกแท็บ หน้าแรก 18. คลิกปุ่ม เพื่อเทสีลงในเซลล์ที่เลือกไว้ 18

(48)

Macro

) (ต่อ)

19 20 19. คลิกแท็บ มุมมอง 20. คลิกปุ่ม แมโคร 21. เลือก หยุดการบันทึก 21

(49)

การใช้งานแมโครที่บันทึกไว้

1. เปิดไฟล์ ex6.xlsx 2. คลิกแท็บ มุมมอง 3. คลิกปุ่ม แมโคร 4. เลือก แสดงแมโคร 5. เลือก เรียกใช้ 1 2 3 4 5

(50)

การใช้งานแมโครที่บันทึกไว้ (ต่อ)

(51)

1.

แดรกเมำส์ให้ครอบคลุมพื ้นที่

2.

3.

เลือกรูปแบบตำรำง Table Styles

4.

ตกลง

เปลี่ยนรูปแบบตารางโดยใช้

Table Styles

1 2 3 4

(52)

ภาคผนวก

(53)

การติดตั้งเมนูและความช่วยเหลือภาษาไทย

1. ใส่แผ่นติดตั้ง Microsoft Office 2007 ในไดร์ฟ DVD/CD-ROM จะปรำกฏหน้ำต่ำงเปลี่ยนการติดตั้งดังรูป 2. เลือก เพิ่มหรือเอาคุณสมบัติออกคลิกปุ่ม ท าต่อไป

(54)

3. คลิกเลือก ไทย 4. คลิกปุ่ม ท าต่อไป

(55)

(56)