Introduction to Excel 2013

(1)

1

Introduction to Excel 2013

Jirasak Hengsrisombat 1 2 หน้าจอ Landing Page

(2)

2

3

Standard tabs and ribbons

แสดงชื่อ Cell ที่ก าลังท างานอยู่

แสดงชื่อ Column แสดง Row แสดงชื่อ Sheet สามารถเพิ่มได้

การเคลื่อนที่ในหน้า Excel

•ใช้ปุ่มลูกศร Arrow Key เพื่อเล่นไปทีละ 1 Cell

•Page down and Page up เลื่อนทีละหน้า

•Ctrl+Homeเคลื่อนไปที่ Cell A1 เสมอ

•ไปยัง Cell ที่ต้องการ โดยการพิมพ์ที่ช่อง แสดงชื่อ Cell

(3)

3

Spreadsheet Data

•ประกอบด้วยข้อมูลสองประเภท •Text: ข้อความที่ไม่สามารถค านวณได้ •Values: สามารถค านวณได้หรือใช้ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์ได้ •Values สามารถแบ่งได้อีก 3 ประเภท •ตัวเลขหรือค่าคงที่ •Formulas •Functions 5 6 เมื่อเราใส่ข้อมูลลงใน Excel โปรแกรมจะแบ่งประเภทของ ข้อมูลเอง โดยตัวเลขจะชิดซ้าย ส่วน Text จะชิดขวา

(4)

4

ข้อมูลใน Excel

•ข้อมูลบางส่วนเป็นตัวเลขแต่ไม่สามารถน ามาค านวณได้เช่น •หมายเลขโทรศัพท์ •หมายเลขบัตรประชาชน •ท าไมต้องตั้งค่าเป็น Text ? •เพราะว่าตัวเลขเหล่านี ้ไม่ต้องน ามาค านวณ 7

ข้อมูลใน Excel

•ข้อมูลประเภทพิเศษ •Dates •Times

•Excel จะเก็บค่า Dates and Times ไว้ในรูปแบบทศนิยม แต่เวลา แสดงผลจะมองเป็นเป็นวันหรือเวลาตามปกติ เช่น เวลา 5 ชั่วโมง ในตัว โปรแกรมจะเก็บข้อมูลเป็นตัวเลข 0.208333333333333

(5)

5

การค านวณใน

Excel ด้วย Formulas

•ตัวปฏิบัติการทางคณิตศาสตร์ •บวก , ลบ ใช้ + , -•คูณ , หาร ใช้ * , / •ตัวอย่างเช่น: =1+2 , = 2+4/2 , =(2+4)/2 9

การอ้างอิง Cell

•การอ้างอิงแบบRelative เช่น A1 •การอ้างอิงแบบ Absolute เช่น $A$1 10

(6)

6

11

ตัวอย่างการใช้ Formula

Copy and Move

•การ Cut , Copy และ Paste แบบปกติ

•Click on cell to be copied

•Click cut or copy

•Click on target cell

•Click paste

•ถ้า Cell ไหนถูก Copy ที่ Cell นั้นจะมีเส้นประ รอบๆ Cell หรือกลุ่ม Cell นั้น

(7)

7

13

G5 ก าลังถูก Copy หรือ Cut

Copy and Move

•เราสามารถใช้

•Crtrl+C เพื่อ Copy

•Crtrl+X เพื่อ Cut

•Crtrl+Vเพื่อ Paste

•เราสามารถ Copy หรือ Cut ได้เป็นช่วง Cell ด้วย

(8)

8 15 ช่วง Cell I4:I9 16 การเลือกกลุ่ม Cell ที่ไม่ติดกัน โดยใช้ปุ่ม Control ช่วยในการเลือก ผลลัพธ์เมื่อวางไว้ที่ K13

(9)

9

การแทรก

Row หรือ Column

•Right click ที่cell เลือก Insert

•หรือ Right Click ที่ต้น Row หรือ Column เพื่อแทรกRow หรือ Column

17

(10)

10

19

(11)

11

การลบ Cell หรือ Row หรือ Column

•การลบใช้วิธี right click ในCell , Row หรือ Column ที่ต้องการแล้ว เลือก delete

•clear Cell ,Row or Column

•เลือก Cell , Row หรือ Column

•กดปุ่ม Delete

21

(12)

12 23

การเปลี่ยนส่วนสูงหรือความกว้างของ Row หรือ Column

•น าเม้าส์ไปไวที่ระหว่าง Row หรือ Column เพื่อให้เม้าส์เปลี่ยนรูปเป็น •ลากเมาส์เพื่อก าหนดขนาด 24

(13)

13

25

ตัวอ่างการเปลี่ยนขนาด Row or Column

(14)

14

การเปลี่ยนแปลงค่าภายใน Cell

•เราสามารถท าได้ 2 แบบ

•Double clickใน Cell ที่ต้องการแก้ไข

•กดF2 ใน Cell ที่ต้องการแก้ไข

•การลบข้อมูลใน Cell ท าได้เหมือน Word คือใช้ปุ่ม Delete, Backspace

27

การพิมพ์ข้อมูลที่เป็นค่าต่อเนื่อง (Series)

•เป็นข้อมูลลงใน Cell 2 Cell โดยเป็นค่าตามที่ต้องการเช่น A1= 2 , A2=4

•เลือก Cell A1และ A2

•ใช้ Mouse ลากที่มุมล่างขวาของ Cell A2

(15)

15

29

(16)

16 31 Format Cell ที่ใช้บ่อย ถ้าแสดงผลเป็น ##### แสดงว่า Cell แคบเกิดไปต้องขยายช่อง 32 เมื่อแก้ไขแล้ว

(17)

17 33  การเปลี่ยน Format Cell เลือกช่วงที่ต้องการ คลิกขวา เลือก Format Cells

Notice the variety of number formats

34

(18)

18

35

การเปลี่ยน Font

(19)

19

37

(20)

20

39

40

(21)

21

41

การ Merge Cell

(22)

22

43

การก าหนด หมายเลขหน้า , หัวกระดาษและท้ายกระดาษ

เราสามารถเปลี่ยน Header หรือ Footer ปุ่ม Page layout

Page layout

44

การออกจากการตั้งค่าหัวกระดาษท้ายกระดาษ คลิกที่ Normal View

(23)

23

45

การ Print งานต้องดูจ านวนหน้าก่อน Print

46

การเปลี่ยนกระดาษ แนวตั้ง/ แนวนอน (Orientation/ Landscape)

(24)

24

47

การเปลี่ยนขนาดการพิมพ์เป็น Fit Sheet on One Page

การย่อ Font ให้เล็กลงจะท าให้อ่านยากขึ้น

48

Function ที่ใช้บ่อย ๆ :

(25)

25

การใช้ Functions

•การใช้ Functionท าได้หลายวิธี:

•ใน Cell พิมพ์ : =function(parameters)

•หรือพิมพ์=function(เลือก parametersด้วยเม้าส์แล้วกด Enter)

•Click INSERTเลือกfunctionพิมพ์ข้อมูลในprompt window

•ใช้ปุ่มที่มีอยู่แล้วเช่น Auto sum

49

50

(26)

26

51

Excel สามารถเดาได้ว่าจะให้หาผลรวม (Auto Sum) ได้จาก Cell ใด แต่เรา สามารถแก้ไขสิ่งที่ Excel เดาไว้ได้

52

(27)

27

53

หรือพิมพ์ช่วง cell ด้วยตัวเองเพื่อความแน่นอนในการค านวณ

54

การใช้ Function เพิ่มเติมอยู่ที่ Tab Formulas โดยในส่วนนี ้จะแยกประเภทของ Function ออกเป็นประเภทต่างๆ

(28)

28

55

การใส่ Function แบบเดิมคือการคลิกที่ปุ่ม fx ในช่อง Formula bar

56

หน้าจอ prompt window ส าหรับใส่ค่าที่จ าเป็นใน Function นั้นๆ

การใช้ Function หากมีข้อสงสัยสามารถกด Help on this Function ได้ ส าหรับตัวหนาคือ

(29)

29

57

หน้าจอ Help on this Function

การอ้างอิง cell แบบ Absolute กับ Relative

•Absolute Address: •$A$1 •Relative Address: •A1 •$A1 •A$1 58

(30)

30

59

สร้าง Formula ตามภาพ

60

Excel จะเปลี่ยน Formula ให้สัมพัทธ์ (Relative) กับข้อมูล ด้านบน

(31)

31

61

Excel จะไม่เปลี่ยน Formula ให้สัมพัทธ์ (Relative) กับข้อมูล

ด้านบน

เมื่อ Copy Formulaไปยัง Cell อื่น:

การจัดเรียงหรือการกรอง (Sorting and Filters)

•ใส่ข้อมูลในตาราง

•เลือกช่วง

•Click INSERT Tab > Table

(32)

32

63

เลือก Table

(33)

33

65

แต่ละ Column จะมีหัว Column และจะมีปุ่มลูกศรลงซึ่งจะเลือก เพื่อเรียงข้อมูลหรือเพื่อกรองข้อมูลได้

66

Sorting Largest to Smallest ใน Column1

(34)

34

67

การท า Filtersหรือกรองข้อมูลเพื่อแสดงผลบางส่วนที่ต้องการได้

Click ลูกศรลง, Number Filters ,the rule...

68

....ใส่ค่าที่ต้องการกรอง...

(35)

35

69

...เฉพาะผลลัพธ์ที่ต้องการเท่านั้นที่จะแสดง

70

(36)

36

71

72

(37)

37

73

การเปลี่ยนแปลงค่า

การตั้งค่า Format ส าหรับ Conditional formatting …

74

(38)

38

75

(39)

39 77 78 การแสดงข้อมูลตัวเลขเป็น ### เกิดจากขนาดของ column ไม่พอที่จะแสดงผล ปัญหาที่พบบ่อยใน Excel

(40)

40

79

เมื่อขยายขนาด Column