สารบัญ
Office 365 Admin center ... 1
Dashboard ... 3
Setup ... 6
Specify a domainand confirm ownership ... 6
Add users and assign licenses ... 8
เพิ่มบัญชีผู้ใช้ทีละ 1 บัญชี ... 8
เพิ่มบัญชีผู้ใช้จ านวนมากผ่านทางไฟล์รูปแบบ .csv ... 10
Set the domain purpose and configure DNS ... 11
Import user data ... 11
Users and groups ... 14
Domains ... 16 Licensing ... 17 Service settings ... 18 Service health ... 22 Reports ... 23 Support ... 26 Purchase services ... 30
Office 365 Admin center
Dashboard
ส่วนที่ 1 Office 365 Admin Center
ส่วนนี ้จะเป็น Navigation bar เข้าไปที่หน้าแผงควบคุมระบบ จากรูปด้านบนประกอบด้วยส่วนดังนี ้ - Dashboard(รูปด้านบนแสดงหน้านี ้อยู่)
แผงควบคุมหน้าหลัก แสดงสถานะของการท างานระบบ - Setup
ส่วนการตั้งค่าบัญชีการใช้งานของ Office 365 - Users and Groups
ส่วนการควบคุมบัญชีผู้ใช้และกลุ่มผู้ใช้ - Domains ส่วนการตั้งค่าของชื่อโดเมนให้กับ Office 365 - Licensing แสดงจ านวน license ในบัญชีของ Office 365 - Service Settings แสดงการตั้งค่าการให้บริการส่วนต่างๆของบัญชี Office 365 - Service Health แสดงสถานะการท างานของแต่ละส่วนในระบบ - Reports รายงานแสดงผลสถานะการท างานของระบบย่อยต่างๆ
- Support ติดต่อขอความช่วยเหลือจาก Microsoft(ค าถามที่พบบ่อยๆหรือเบอร์ติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือ) - Purchase Services ส่วนการสั่งซื ้อการให้บริการ Office 365 เพิ่มเติม ส่วนที่ 2 Service Overview คือเป็นสถานะปัจจุบันโดยรวมของบัญชี Office 365 ของเรา ซึ่งประกอบไปด้วยส่วนย่อย 4 ส่วนดังนี ้ - Service Health แสดงสถานะการท างานของส่วนให้บริการต่างๆซึ่งจะมีการแจ้งปัญหาที่เกิดขึ้นหากระบบเกิดปัญหา - Service Requests แสดงจ านวนการขอใช้บริการของระบบ - Inactive email users
แสดงจ านวนของผู้ใช้ที่ไม่ได้มีการเข้ามาใช้งานมากกว่า 30 วัน - Mail protection แสดงจ านวนของอีเมล์ที่มีการตรวจสอบและป้องกันจากการตั้งค่าของระบบ ส่วนที่ 3 Current Health แถบแสดงสถานะการท างานของการให้บริการส่วนต่างๆภายใน Office 365 กรณีที่มีปัญหาจะแสดงด้วยว่าปัญหา ในการให้บริการดังกล่าวเกิดจากอะไร แถบนี ้จะบ่งบอกถึงสถานะทั้งหมด 7 ส่วนหลักดังนี ้ครับ - Exchange ระบบการให้บริการอีเมล์ของ Office 365 - Identity Service
ระบบการให้บริการเกี่ยวกับ User และ Group ใน Office 365 - Lync
สถานะการให้บริการเกี่ยวกับการแชทและระบบการสื่อสารภายใน - Office 365 Portal
หน้าเว็บไซต์ส่วนท าการ login (URL: login.microsoftonline.com) - Office Subscription
ส่วนการสมัครใช้งานและระบบสั่งซื ้อของ Office 365 - Rights Management Service
ส่วนการก าหนดสิทธิ feature RMS ใน Office 365 - SharePoint
สถานะการให้บริการของ SharePoint ใน Office 365 ส่วนที่ 4 Sidebar (Search, Admin shortcut, Resources and Community)
- Search ช่องกรอกข้อมูลเพื่อท าการ Search ในระบบ Office 365 - Admin Shortcut แผงลิงค์ที่ใช้บ่อย ส าหรับการเข้าใช้งานส่วนควบคุม admin ต่างๆ ในระบบ Office 365 - Resources คู่มือที่เป็นลิงค์เชื่อมต่อไปยัง ข้อมูลในการตั้งค่าต่างๆของระบบ admin - Community ลิงค์ไปยัง Community เพื่อถามค าถาม หรือเข้าไปในบล็อกที่มีการอัพเดทฟีเจอร์ใหม่ๆของ office 365
Setup แบ่งออกเป็น 2 ส่วน - ส่วน Quick Start เป็นส่วนการตั้งค่าการใช้งานใน Office 365 อย่างง่ายและรวดเร็ว ซึ่งจะประกอบไปด้วยการสร้างบัญชีผู้ใช้ และกล่องจดหมายส าหรับการใช้งานระบบอีเมล์ และส่วนคู่มือการใช้งาน Office 365 เบื ้องต้นส าหรับผู้ใช้ เมื่อคลิกที่ปุ่ม Start จะมายังหน้าดังรูป เมื่อเข้ามาในหน้าจอ Basic Setup จะพบหัวข้อดังนี ้ Specify a domainand confirm ownership
เป็นส่วนของการตั้งค่าชื่อ domain name ของเราให้กับ office 365 โดยต้องท าการตั้งค่า mx หรือ txt record ที่ dns ของ domain name ที่เราเป็นเจ้าของ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี ้
1. กรอกชื่อ domain name ลงไปและท าการคลิกที่ปุ่ม next
2. หากท าการตั้งค่า mx หรือ txt record แล้วให้ท าการคลิก verify ระบบจะใช้เวลาประมาณ 5 นาทีถึง 1 ชั่วโมงเพื่อท าการยืนยันสิทธิการเป็นเจ้าของ Domain
Add users and assign licenses
การเพิ่ม users สามารถท าได้ 3 วิธี
เพิ่มบัญชีผู้ใช้ทีละ 1 บัญชี
ก าหนดสิทธิของผู้ใช้ว่าเป็นบัญชีผู้ใช้ธรรมดาหรือผู้ดูแลระบบ และก าหนดสถานที่ของ ผู้ใช้จากนั้นคลิก next
จากนั้นจะเป็นการก าหนดแจ้งเตือนผ่านทางระบบอีเมล์ว่าการสร้างผู้ใช้เสร็จสมบูรณ์ แล้ว จากนั้นคลิก create
จะได้ข้อมูลของบัญชีผู้ใช้พร้อมทั้งรหัสผ่านชั่วคราวในการใช้งานครั้งแรกมา จากนั้น คลิกที่ Create another user เพื่อสร้างผู้ใช้ หรือคลิก Finish เพื่อเสร็จสิ ้นการท างาน
ผู้ควบคุมระบบสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างการท าไฟล์ csv ได้ในหน้านี ้
ใช้โปรแกรม Directory Synchronization น าบัญชีผู้ใช้จาก Active Directory มา
Set the domain purpose and configure DNS
ส่วนนี ้จะเป็นการตั้งค่า DNS หลังจากได้ท าการ verify domain name แล้ว
Import user data
ส่วนนี ้จะเป็นค าอธิบายขั้นตอนในการท า migration ด้วยวิธีต่างๆ เพื่อมาใช้ Exchange Online ใน Office 365
o Start using your services
ส่วนนี ้จะเป็นคู่มือการแนะน าขั้นตอนการใช้งานส่วนต่างๆใน Office 365 และยังเป็นส่วนที่เป็นการ train admin เพื่อบริหารระบบ Office 365 ให้กับผู้ใช้ Office 365
Users and groups - Activeusers o แสดงข้อมูลบัญชีผู้ใช้ที่มีสถานะพร้อมใช้งานในปัจจุบัน หน้านี ้ผู้ควบคุมระบบสามารถเพิ่มผู้ใช้ใหม่และท าการค้นหาผู้ใช้อื่นได้ พร้อมทั้งมีตารางแสดงค่าดังต่อไปนี ้ Display name ชื่อที่ผู้ใช้งานท่านอื่นเห็น Username ชื่อบัญชีผู้ใช้ Status สถานะที่เก็บข้อมูลของบัญชีผู้ใช้
- Deleted users
ส่วนนี ้จะแสดงบัญชีผู้ใช้ที่ถูกลบซึ่งสามารถกู้คืนได้หากถูกลบไม่เกิน 30 วัน
- Security groups
ส่วนนี ้จะเป็นส่วนแสดงรายชื่อ groups พร้อมทั้งการสร้าง group เพื่อก าหนด policy ต่างๆ
- Delegated admins
ส่วนนี ้เป็นส่วนการก าหนดสิทธิให้กับบริษัทอื่นสามารถเข้ามาท าการปรับแต่งค่าการใช้งาน Office 365 ของเราได้ เสมือนเป็นผู้ดูแลระบบนี ้
Domains
ส่วนนี ้เป็นการปรับตั้งค่า domain ที่ใช้กับ Office 365
o Add a domain เพิ่มโดเมน
o Remove ลบโดเมนเดิมออก
o View DNS settings ดูค่า DNS setting ของ domain name นั้น
Licensing ส่วนนี ้จะเป็นการแสดง License ของ Office 365 เราซึ่งประกอบไปด้วย 2 ส่วน 1. subscriptions o Subscription รูปแบบหรือแพลนการใช้งาน Office 365 o Quantity จ านวน License o Cost ค่าใช้จ่าย
o Term End Date วันหมดอายุการใช้งาน
2. Licenses
o Name ชื่อของ License ที่มีในบัญชี Office 365
o Valid จ านวน License ที่มี
o Expired จ านวน License ที่หมดอายุไปแล้ว
Service settings
ส่วนการตั้งค่าระบบต่างๆภายใน Office 365
ส่วนระบบเมล์จะถูกแบ่งการตั้งค่าออกเป็น 3 ส่วนครับ 1. Protection ส่วนการตั้งค่า
2. Mail flow การเซ็ตอัพค่า inbound และ outbound connector ของระบบ mail 3. Auditing ส่วนการสร้างรายงานติดตามการใช้ของกล่องจดหมายที่เราต้องการตรวจสอบ - Sites ส่วนการตั้งค่าระบบ Websites (SharePoint Online)
ส่วนการก าหนด Site Collection ซึ่งเป็นการเลือก content บน sharepoint online ว่าจะท าการ เผยแพร่ หรือมีการก าหนดสิทธิของกลุ่มผู้ใช้แต่ละกลุ่มอย่างไร
- Lync ส่วนการตั้งค่าระบบ Lync Online
ส่วนการตั้งค่าการใช้งาน Lync Online ซึ่งจะลิงค์ไปยัง Lync Online admin center ซึ่งจะเป็นส่วนใน การก าหนดสิทธิการใช้งาน และการ manage สิทธิการเชื่อมต่อไปยัง Lync ภายนอกได้หรือไม่
ส่วนการตั้งค่าการอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดโปรแกรมเหล่านี ้ผ่านบัญชี Office365 - Passwords ส่วนการตั้ง password policy ของผู้ใช้
ส่วนการตั้งค่าระยะเวลาหมดอายุของรหัสผ่านส าหรับบัญชีผู้ใช้ และจ านวนวันที่แจ้งเตือนก่อนรหัสผ่านหมดอายุ
- Community ส่วนการตั้งค่าการอนุมัติให้ใช้บัญชีผู้ใช้ Office 365 ในการเข้าใช้งาน Office 365 community
- Mobile การตั้งค่าการใช้งาน ของ Blackberry กับบัญชี Office 365
Service health หน้านี ้ประกอบด้วยการรายงานสถานะของการให้บริการแบ่งเป็น 2 ส่วนดังนี ้ - Service health เป็นตารางแสดงสถานะของการให้บริการในแต่ละ service เป็นรายวันซึ่งมีการเก็บย้อนหลังไว้ 30 วัน ว่ามี สถานะของการให้บริการปกติดีหรือไม่ หากมีเหตุขัดข้องจะมีสัญลักษณ์แจ้งพร้อมทั้งเหตุของการขัดข้อง - Upcoming maintenance แสดงตารางก าหนดการ maintenance ที่จะเกิดขึ้นพร้อมอธิบายเหตุและแจ้งวันเวลา รวมถึงการแสดง ตารางการ maintenance ครั้งก่อนที่เกิดขึ้นมาแล้วด้วย
Reports
ส่วนแสดงรายงานการใช้งานต่างๆของ Office 365 ซึ่งประกอบไปด้วยส่วนย่อยๆ 6 ส่วน
- Overview หน้าสรุปรวมซึ่งจะลิงค์ไปยังการสร้างรายงานการให้บริการตามระบบย่อยต่างๆ - Mail ส่วนการสร้างรายงานการใช้งานระบบอีเมล์ Exchange Online
- Rules ส่วนแสดงปริมาณเมล์ที่ถูกจับด้วย Rules ที่ได้ท าการตั้งค่าไว้
Support
ส่วนนี ้เป็นข้อมูลการขอความช่วยเหลือในการใช้งานของ Office 365 ซึ่งถูกแบ่งออกเป็น 2 ส่วน - Overview
โดยส่วนแรกจะเป็นข้อมูลการไข้ปัญหาเบื ้อง ส่วน frequently asked questions ส าหรับ admin เพื่อ ช่วยแก้ปัญหาที่พบบ่อย และส่วนสุดท้ายเป็นช่องในการกรอกค าส าคัญที่ต้องการค้นหาข้อมูลการแก้ไขปัญหา เพิ่มเติม
- Service requests
ส่วนนี ้เป็นส่วนที่ใช้ในการเปิดเคสหา Support ของทาง Microsoft เพื่อแก้ปัญหา (ภาษาอังกฤษ) ขั้นตอน ในการเปิดเคสหา Microsoft มีขั้นตอนดังนี ้
1. ระบุประเภทของปัญหาที่ต้องการแก้ไข
o Service ประเภทการให้บริการที่เกิดปัญหา เช่น Exchange online หรือ Yammer เป็นต้น
o Service area กลุ่มของการใช้งานการบริการจากที่เลือกด้านที่เกิดปัญหา
o Problem description รายละเอียดของการเกิดปัญหา
o Operation system รุ่นของระบบปฏิบัติการที่ใช้แล้วเกิดปัญหา
o Microsoft Office version รุ่นของ Office ที่เกิดปัญหา
o Browser โปรแกรมที่ใช้ในการเข้าอินเตอร์เน็ตที่เกิดปัญหา IE หรือ firefox เป็นต้น
2. ใส่ข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาเพิ่มเติม
o Title ชื่อหัวข้อของปัญหาที่เกิดขึ้น
o Description รายละเอียดของปัญหาที่เกิด
o Error message ข้อความการผิดพลาดที่เกิดขึ้นขณะพบปัญหา
o Problem reproduce to more than one computer?
ปัญหานี ้เกิดขึ้นกับเครื่องมากกว่า 1 เครื่องใช่หรือไม่ หากใช่ให้ตอบ yes หากไม่ตอบ no หรือใน กรณีที่ยังไม่ได้มีการทดสองให้ตอบ Have not tried
3. Attach file
เป็นส่วนของการแนบไฟล์เพื่อแจ้งข้อมูลเพิ่มเติม ไฟล์ที่แนบมีขนาดได้ไม่เกิน 5 MB เมื่อกด submit จะเป็นการยืนยันเพื่อแจ้งข้อมูลการขอความช่วยเหลือจาก Microsoft
Purchase services
ส่วนสุดท้ายของ office 365 admin center เป็นส่วนส าหรับการสั่งซื ้อบริการอื่นๆเพิ่มเติม อาทิเช่น Microsoft Visio และ Microsoft Project Online อีกทั้งยังรวมถึงการเปลี่ยนแพ็คเกจการให้บริการจาก plan เดิมไปเป็น plan อื่นๆ (ต้องเป็นรูปแบบการให้บริการประเภทเดียวกัน กรณีเช่น Account ของกลุ่มองค์กร จะไม่สามารถเปลี่ยนไปใช้เป็น แบบของสถาบันการศึกษาได้)
