โลจิสติกส์กับการบริหารงานโครงการ (ตอนที่ 2)
:
การวางแผนโครงการ (Project Planning)
ดร. พงษ์ธนา วณิชย์กอบจินดาบทน า
จากที่ได้กล่าวมาแล้วในเบื้องต้นจาก “โลจิสติกส์กับการบริหารโครงการ ตอนที่ 1” การแข่งขันทาง ธุรกิจได้ทวีความรุนแรงขึ้น ต้นทุนของปัจจัยพื้นฐานของการผลิต เช่น วัตถุดิบ ต้นทุนค่าแรงงานขั้นต ่าที่สูงขึ้น 230 บาท1 ในเขตกรุงเทพมหานคร และปริมณฑล เช่น สมุทรปราการ สมุทรสาคร ปทุมธานี นนทบุรี เป็นต้น และต้นทุนด้านพลัง โดยเฉพาะราคาน ้ามันดีเซล 2 ที่ปรับตัวเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว ในระยะเวลา จาก เดือน มกราคม ถึง มิถุนายน 2551 โดยมีการปรับราคาเพิ่มขึ้นจากประมาณ 29 บาท จน ถึง ประมาณ 41 บาท ใน ปัจจุบัน (มิถุนายน 2552) จากสถานการณ์ข้างต้นนี้ได้ส่งผลกระทบซึ่งท าให้องค์กรต่าง ๆ มี ต้นทุนในการ ด าเนินงานที่สูงขึ้น ดังนั้นหากองค์กรธุรกิจไม่มีการวางแผน การก าหนดทิศทางขององค์กร หรือการก าหนด แนวทางในการปฏิบัติงานที่ดีไว้ล่วงหน้าอาจท าให้องค์กร ไม่สามารถด าเนินการไปจนบรรลุตามวัตถุประสงค์ ที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้น การวางแผนและการบริหารโครงการจึงเข้ามามีบทบาทส าคัญในการจัดสรร และการใช้ ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจ ากัดของในแต่ละองค์กรนั้นให้เกิดประสิทธิภาพ อย่างสูงสุดเพื่อน าไปสู่การบรรลุ เป้าหมายและความส าเร็จขององค์กร จะเห็นได้ว่าโครงการให้ส าเร็จลุล่วงไปด้วยดีและมีประสิทธิภาพทั้งในด้าน ต้นทุน คุณภาพ และให้อยู่ ในกรอบระยะเวลาที่ก าหนด ได้จะต้องอาศัยหลักของการจัดการโลจิสติกส์ ซึ่งก็คือ การจัดส่ง การบริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบ ที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้องตามเวลานัดหมาย เพื่อที่จะลดการ สูญเสียอันเนื่องมาจากความผิดพลาด และการท างานซ ้าซ้อน ซึ่งก็คือหลักการของการจัดการโลจิสติกส์ที่มี ประสิทธิภาพนั้นเอง การบริหารโครงการจะประสบความส าเร็จนั้นจะต้องบริหารภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหารต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ เป็น ต้น ดังนั้นจึงสรุปได้ว่าการบริหารโครงการจะประสบความส าเร็จตามเป้าหมายได้จะต้องมีการบริหารจัดการ โลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพ ฉะนั้นในการบริหารโครงการให้ประสบความเสร็จโดยใช้เทคนิคการจัดการโลจิสติกส์มาประยุกต์ใช้นั้น จะต้องประกอบด้วย กิจกรรมดังต่อไปนี้ 1) การวางแผนโครงการ (Project Planning); 2) การวางแผนการ จัดซื้อ และการจัดส่งวัตถุดิบ (Raw Material Purchasing and Delivery); 3) การบริหารงานคุณภาพ และการ ประกันคุณภาพ; 4) การควบคุมและติดตามโครงการ; การควบคุมต้นทุน และงบประมาณ (Cost and Budget Control); 6) การจบโครงการ 1 ประกาศคณะกรรมการค่าจ้าง เรื่อง อัตราค่าจ้างขั้นต ่า กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงาน available online at [http://www.labour.go.th/news/file/minimumWage.pdf] 2การวางแผนโครงการ (Project Planning)
การวางแผนโครงการ (Project Planning) คือ ความพยายามในการวางแผน การก าหนดกลยุทธ์ ล่วงหน้าหรือการคาดกการณ์ล่วงหน้า เกี่ยวกับกิจกรรมในการด าเนินงานต่าง ๆ ขั้นตอน การวางแผนด้าน การเงินรายรับและค่าใช้จ่าย การวางแผนบุคลากร ภายในกรอบระยะเวลาการด าเนินงานที่ก าหนดไว้หรือใน โครงการ รวมถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับ เมื่อเปรียบเทียบกับ หลักของการจัดการโลจิสติกส์ จะต้องมีการ วางแผน การจัดส่ง การบริหารงาน การควบคุมระบบจัดซื้อและส่งวัตถุดิบ ที่ถูกต้อง ถูกสถานที่ และถูกต้อง ตามเวลานัดหมาย การร่วมกันคาดการณ์ การพยากรณ์ การรับสินค้า ซึ่งจะต้องมีการร่วมมือกันระหว่างผู้ผลิต ผู้บริโภค และผู้ขนส่ง รวมถึงการวางแผนในด้านการบริหารงานเชิงพฤติกรรมของกลุ่มองค์กรที่เกี่ยวข้อง และ รวมถึงหลักการกฎหมายและข้อบังคับต่าง ๆ (ดังแสดงในแผนภาพที่ 1) เพื่อให้ผู้บริหารและบุคลากรคาดคะเน ทิศทางหรือสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงในอนาคต รวมถึงลดผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงใน อนาคต ซึ่งก็คือหลักการของการจัดการโลจิสติกส์ที่มีประสิทธิภาพนั้นเอง ดังที่ International Project Management Association (IMPA)3 จึงได้ให้แนวทางในการวางแผนการบริหารโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันซึ่ง IMPA ได้ใช้นิยามของการเพิ่มความสามารถนี้ ด้วยหลัก 3 ประการ คือ 1) Contextual Competence; 2) Behavioral Competence และ 3) Technical Competence ดังแสดงใน แผนภาพที่ 2 เพื่อให้การบริหารโครงการในงานการจัดการโลจิสติกส์จะประสบความส าเร็จนั้นจะต้องบริหาร ภายใต้กรอบของระยะเวลา คุณภาพ การวางแผนงานที่มีประสิทธิภาพ การจัดส่งที่ตรงตามเวลา การบริหาร ต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งการการวางแผนโครงการนั้นได้มีวัตถุประสงค์หลัก 3 ประการดังนี้ 1. เพื่อก าหนดแผนการปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย 2. เพื่อลดกระทบที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงจากทั้งจาก ปัจจัยภายใน เช่น การเข้าออกของ บุคลากร และปัจจัยภายนอก เช่น การปรับตัวเพิ่มขึ้นของราคาน ้ามันอย่างรวดเร็ว การปรับ อัตราดอกเบี้ย เป็นต้น 3. เพื่อเป็นการก าหนดคุณภาพและมาตรฐานของการท างานเพื่อให้บรรลุความต้องการของลูกค้า 3แผนภาพที่ 2 แนวทางสู่ความส าเร็จในการวางแผนโครงการตามแนวทางปฏิบัติของ IMPA
ขั้นตอนของการวางแผนโครงการ
เนื่องจากในการบริหารงานนั้นมีลักษณะที่แตกต่างกันโดยเฉพาะการบริหารการจัดการโลจิสติกส์ เช่น การบริหารงานขนส่งและกระจายสินค้า การบริหารคลังสินค้า หรือแม้กระทั่งงานบริหารจัดการเอกสารต่าง เป็น ต้น จึงเป็นการยากที่จะก าหนดวิธีการลงไปอย่างตายตัวว่าในงานในแต่ละแบบจะมีต้นแบบหรือแบบอย่างการ ท างานอย่างไร และงานในแต่ละแบบก็เกิดในทั้งเวลา สถานที่ และปัจจัยองค์ประกอบที่แตกต่างกัน แต่อย่างไร ก็ตามในการบวนการวางมักจะมีสิ่งที่เหมือนกันอยู่ก็คือ โครงการจะท าอะไร อย่างไร เมื่อไร มีการควบคุมและ การตรวจติดตามอย่างไร และสุดซึ่งเป็นสิ่งส าคัญที่สุด โดยเฉพาะการบริหารงานโครงการงานด้านโลจิสติสติกส์ คือ การประเมินความพึงพอใจจากลูกค้า ดังนั้นในการวางแผนโครงการจะประกอบด้วย ขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้ขั้นตอนที่1 การก าหนดเป้าหมายโครงการ (Project Goal) ในล าดับแรกของการบริหารโครงสิ่งที่ต้องก าหนดและเป็นปัจจัยที่ส าคัญสู่ความส าเร็จนั่นก็คือ เป้าหมายของโครงการ ซึ่งผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเช่น ผู้บริหารโครงการ ลูกค้า เจ้าของทุนฯ จะต้อง มีความมุ่งหมาย ความเข้าใจ และเป้าหมายเดียวกัน รวมถึงขอบเขตหน้าที่ความรับผิดชอบ ความ ชัดเจนในการได้แบ่งปันผลตอบแทน และความรับผิดชอบหากเกิดผลกระทบต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นกับ โครงการ ซึ่งหลักส าคัญ 6 ประการที่จะท าให้โครงการบรรลุตามเป้าหมายส าหรับทุกโครงการนั่นคือ a) ผลตอบแทนโครงการ/ความรับผิดชอบการเกิดผลกระทบด้านในลบต่างๆ b) ขอบเขตและหน้าที่ความรับผิดชอบในโครงการ c) โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบระยะเวลา d) โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบงบประมาณ e) โครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ตามกรอบของระดับคุณภาพที่ได้ก าหนดไว้ f) โครงการด าเนินการได้ตามแนวทางที่ผู้ว่าจ้างต้องการ ขั้นตอนที่ 2 การก าหนดแผนแนวทางการด าเนินโครงการ (Project Deliverable) จากนั้นน าเป้าหมายที่ก าหนดไว้ดังขั้นตอนที่ 1 มาก าหนดวิธีการปฏิบัติ โดยการสัมพันธ์กับ กิจกรรมว่ากิจกรรมใดควรเกิดขึ้นก่อนและหลัง และกิจกรรมใดมีความสัมพันธ์กับกิจกรรมใดภายใน ระยะเวลาการเริ่มต้นและจบ และงบประมาณรวมถึงการเบิกจ่ายในการด าเนินโครงการที่สัมพันธ์กับ กรอบระยะเวลารวมของโครงการ ดังแสดงในแผนภาพที่ 3 ขั้นตอนที่ 3 การก าหนดกรอบระยะเวลา (Project Schedule) เมื่อได้ขั้นตอนต่างตามกรอบระยะเวลาและงบประมาณการเบิกจ่าย แล้วให้น ามาแสดงในรูป ของตารางแผนการด าเนินการ (Gantt Chart) ดังแสดงในแผนภาพที่ 3 แผนภาพที่ 3 ตัวอย่างตารางและแผนการด าเนินงานภายกรอบระยะเวลาและแผนการงบประมาณการเบิกจ่าย ของโครงการ
ขั้นตอนที่ 4 การวางแผนสนับสนุน (Supporting Plan) ในการบริหารโครงการ โครงการไม่ประสบความส าเร็จหากขาดแผนการสนับสนุนที่ดี ซึ่งได้แก่ การก าหนดแผนการใช้ทรัพยากรและบุคลากร เพราะการด าเนินโครงการมันจะมีการเปลี่ยนแปลงการ ใช้อัตราก าลังคนอยู่เสมอทั้งในด้านพนักงานเข้าใหม่และลาออก หรือ การใช้ทรัพยากรบุคคลที่ไม่ เท่ากันในแต่ละช่วง ดังนั้นผู้บริหารโครงการจะต้องมีแผนการเตรียมอัตราบุคลากร ให้มีใช้อย่าง พอเพียงและมีประสิทธิภาพทั้งยังสามารถป้องการลาออกจากงานของบุคลากรหลังในการด าเนินการ อีกด้วย การวางแผนบุคลากร ได้แสดงดังแผนภาพที่ 4 และ 5 ในการวางแผนบุคลากรยังน ามาใช้ ประโยชน์ในกิจการโลจิสติกส์ได้อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น การวางแผน Outsource เนื่องจากบางกิจการ อาจมีความจ าเป็นที่จะต้อง Outsource แต่เพียงแค่บางช่วงซึ่ง หากผู้ประกอบการโลจิสติกส์นั้น สามารถวางแผนความต้องการบุคลากรได้ดี ก็จะสามารถรู้ได้อย่างแน่ชัดว่าจะต้องการ Outsource ปริมาณเท่าไร และเมื่อใด ซึ่งจะสามารถสร้างความได้เปรียบในด้านการบริหารต้นทุนให้ได้อย่างมี ประสิทธิภาพและเพิ่มความสามารถในการแข่งขั้นได้อีกด้วย แผนภาพที่ 4 ตารางการประมาณการใช้บุคลากร
แผนภาพที่ 5 แผนภาพแสดงปริมาณความต้องการใช้บุคคลากรรายเดือน
เนื่องจากในการบริหารโครงจะมีการร่วมมือระหว่างหน่วยงานต่างๆ ทั้งระหว่างภายองค์กร และภายนอกองค์กรดังนั้นผู้บริหารควรจะต้องมี การก าหนดผังองค์กร และผังการสื่อสารข้อมูลต่าง (Interface Matrix) รวมถึง Point of Contact (Communication Plan) เพื่อป้องกันความผิดพลาดดัง แสดงในแผนภาพที่ 6 และ 7
แผนภาพที่ 7 Point of Contact ดัง Communication Plan ตามแผนภาพที่ 6
ในล าดับสุดท้ายแผนสนับสนุนในการวางแผนโครงที่ส าคัญแผนสุดท้าย คือการวางแผนป้องกันความ เสี่ยง (Risk Management Plan) เนื่องจากหนึ่งในวัตถุประสงค์หลักของการวางแผนโครงการก็คือการลดความ เสี่ยงที่อาจจะเกิดในอนาคตในขณะที่โครงการด าเนินการ ซึ่งผู้ประกอบการจะคาดการณ์ความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้น อนาคต ซึ่งการวางแผนป้องกันความเสี่ยงผู้ประกอบการอาจมองในรู้รูปของการวางงบประมาณโดยใช้หลักการ ของ “In worst case estimation” เช่น “จะต้องจ่ายมากที่สุดเท่าใด แล้วมีผลกระทบกับโครงการน้อยที่สุด” ใน อนาคตหากราคาค่าน ้ามันเพิ่มขึ้นแล้วองค์กรจะมีโครงสร้างต้นทุนเท่าไร เปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และจะ สามารถแข่งขั้นได้ด้วยราคาเท่าใดดังดังอย่างในแผนภาพที่ 8 และสุดท้ายแผนการด้านการเตรียมบุคลากร เช่น หาก Key Staff ที่ส าคัญลาออกไปร่วมงานกับบริษัทคู่แข่งในระหว่างโครงการยังด าเนินงานควรจะมีการ วางแผนแก้ไขอย่างไร ควรมีการวางแผนฝึกบุคลากรแบบใด
แผนภาพที 8 ตัวอย่างตารางการประมาณผลกระทบของต้นการประกอบการขององค์กรต่อ ผลกระทบการเพิ่มขึ้นของราคาน ้ามัน
