Administrative health data 

Administrative databases generally originate from systems that are either 

mandated by law for social or public health reasons, such as disease registers, or 

those that finance health care to patients, such as claims data. Using linked 

events of interest on a large number of study participants, and to assess risk 

factors and associations between outcomes that are independently collected. The 

following administrative databases were linked to the 45 and Up Study and used 

in this thesis. 

Hospital records 

The NSW Admitted Patient Data Collection (APDC), formerly named the 

Inpatient Statistics Collection, is a clinical and administrative database 

documenting episode‐related information for all patient admissions to NSW 

hospitals [5]. The database was initially created in 1981 by the NSW Health 

Department to monitor the utilisation of NSW hospital services under the Health 

Administration Act 1982 for public hospitals, and the Private Hospitals and Day 

Procedures Centres Act 1988 and Health Insurance Act 1973 for private hospitals 

[5]. This database covers information on patient demographics, source of referral 

to the service, location referred to on separation, diagnoses, procedures, external 

causes, activities when injured, places of occurrence and morphologies.  

Clinical information is coded using the International Classification of 

Disease version 10 Australian modification (ICD‐10‐AM) [6] and the Australian 

Classification of Health Interventions (ACHI) [7]. For each coded episode of care, 

there is a principal diagnosis and up to 54 additional diagnoses contributing to 

the episode of care. All separations are allocated to a diagnosis code based on the 

Hospital admissions may be coded with more than one episode within the 

database. The episodes of care end with the discharge, transfer, or death of a 

patient. Therefore if a patient is transferred to another service due to a change in 

on‐going clinical requirements during the stay in hospital, then this patient will 

have another entry in the database. Patients who have multiple admissions, and 

within this have multiple episodes of care, may have a large number of individual 

records within the database [5]. 

For the purpose of follow‐up of the 45 and Up Study participants for 

disease outcomes, the data of particular interest in the APDC database include 

basic demographics, the admission date, discharge date, episode number, modes 

of separation, length of stay, all the diagnosis codes and codes of diagnosis 

related groups.  

Disease registers 

The NSW Notifiable Conditions Information Management System 

(NCIMS) is a confidential application used to manage the surveillance and 

reporting of notifiable diseases and conditions under the NSW Public Health Act 

2010 [8]. Under the Public Health Act 2010, laboratories, hospitals, medical 

practitioners, schools, and child care centres must notify NSW Health or their 

local public health unit of diagnoses of certain infectious diseases. These 

notifications are compiled into the NCIMS.  

The NCIMS database contains a record of all notifiable diseases in NSW. 

foodborne disease, outbreaks of probable viral gastroenteritis and listeriosis. 

Notably, campylobacteriosis is currently notifiable in all Australian states and 

territories, except NSW. Sporadic, or non‐outbreak cases of norovirus infection 

are not notifiable in Australia. Notification data provided include disease code, 

date of onset, confirmation methods, the type of specimen used for confirmation, 

date of notification to the relevant health authority, basic demographics, and 

postcode of residence [8]. In 2009, there were 6,575 enteric disease notifications 

to the NCIMS [9].  

The NSW Cancer Registry databases documents records of cancer patients 

in NSW. This database contains demographic, clinical and death details for 

people diagnosed or treated with cancer in NSW. It also includes these details for 

residents of NSW diagnosed with cancer in other Australian states and territories 

since 1972. Notification of new cancer cases and cancer deaths is required under 

the Public Health Act 2010 [10]. 

The Births, Deaths and Marriages 

In Australia, these records are held by the registrar generals of births, 

deaths and marriages. The NSW Register of Births, Deaths, and Marriages 

(RBDM) includes a record of all births, marriages and deaths in NSW and the 

date of the event. For the purpose of follow‐up of the 45 and Up Study 

participants to identify deaths, only death records were requested. Death records 

documents. Cause of death information was only available for a small period of 

follow‐up at the time of this thesis, and therefore was not used. 

Claims data 

In Australia, claims data are generated by the Pharmaceutical Benefits 

Scheme (PBS), one of the largest systems run by Medicare Australia. It is a 

national government system that subsidises the cost of medicines, most of which 

are dispensed by pharmacists. The PBS database documents information about 

subsided dispensed prescription drugs for the Australian population [11]. For 

medications listed on the PBS, consumers contribute a co‐payment towards the 

cost, and the Australian Government pays the remainder. People with concession 

cards pay a smaller copayment (AUD 6 in 2014) than the general population. 

Concession card holders include people with a Pensioner Concession Card, a 

Commonwealth Senior Health Card or a Health Care Card [12]. 

Before July 2012, the PBS database did not capture dispensed medications 

that were below the consumer copayment level. Since no medication cost less 

than the concessional copayment, the PBS dataset captured all medications 

dispensed to concession card holders in the time period covered by this thesis.