4.1.1 Análisis de procesos y procedimientos de Cosecha Verde SAS
En primera instancia se realizó un análisis e identificación de los procesos y actividades de la empresa Comercializadora Cosecha Verde, para así determinar cómo realizar las listas de chequeo.
Figura 6. Identificación de procesos
Luego, se establece el mapa de procesos, el cual se construye con todos los socios:
Figura 7 . Mapa de procesos
Como resultado del diagnóstico inicial dirigido a la documentación y planeación de la NTC ISO 9001:2008 y la NTC ISO 14001:2004 de la empresa Comercializadora Cosecha Verde S.A.S se hizo una revisión del marco teórico, el proceso de comercialización y exportación de alimentos como ñame y yuca, al igual que una revisión de la NTC – ISO 14001:2004 y NTC – ISO 9001:2008 orientada a la Identificación de aspectos ambientales junto con el análisis de la cadena productiva involucrando el marco normativo aplicable.
Los resultados del diagnóstico inicial fueron obtenidos por medio de la siguiente lista de chequeo:
N° REQUISITOS EXISTE ESTADO
1 SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO
1.1 REQUISITOS GENERALES SI NO ND D I M
OB
- ¿Conoce y tiene visualizada de la Política del SGI?
- ¿Conoce la Misión y Visión?
- ¿Conocimiento sobre las funciones del cargo que desempeña?
- ¿Conoce el mapa de procesos?
- ¿Cómo promueve la toma de conciencia de sus compañeros, colaboradores o subordinados
y comunidad ante la política del SGI?
- ¿Cuáles son sus procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora?
- ¿Conoce el Plan de auditorías?
- ¿Conoce los Resultados de auditorías realizadas?
- Procedimiento de producto no conforme
- ¿Puede determinar cuáles son los procesos que van a auditarse? - ¿Existen criterios que aseguran que los procesos de compra? - ¿Existen criterios que aseguran que los procesos de recepción? - ¿Existen criterios que asegura que los procesos de almacenamiento? ¿Existen criterios que asegura que los procesos de despacho-distribución? - ¿Existen criterios que asegura que los procesos de compra, recepción, almacén y despacho-
distribución?
- ¿Se realizan procedimientos para mejorar los procesos de compra, recepción, almacén y
despacho-distribución
mencionados?
- ¿Conoce y tiene visualizada de la Política Ambiental?
- ¿Conoce los compromisos de mejora continua, deprevención de la contaminación y de cumplimiento
de requisitos legales y voluntarios?
- ¿Conoce los objetivos y metas ambientales?
- ¿Cómo promueve la toma de conciencia de sus compañeros, colaboradores o subordinados
y comunidad ante la política ambiental?
1.2 Documentación
- Existencia de un
- Código de ética
- Actas
- Formato de sugerencias de los empleados o colaboradores-
- Otras Actas
- Formato de sugerencias de los empleados y comunidad
- Cronograma de Trabajo
- Visualización Horario
- Registro de Asistencia Diaria de empleados
- Carpeta de modificaciones al plan de trabajo
1.3 Manual de la Calidad
- ¿Puede describir el Manual de la Calidad de la CCV? - ¿Puede ejemplarizar cómo los procedimientos documentados en el manual de calidad de la
CCV están acordes a la norma ISO 9000 e ISO 14001? - ¿El Manual describe cómo interactúan los procesos del S.G.I?
1.4 Control de los Documentos
-
Existencia de aprobación de los formatos de actas, modificaciones al plan de trabajo y otros. - Existencia de revisiones periódicas a los documentos de trabajo. - ¿Se identifican claramente todos los documentos elaborados?
- ¿Existe un procedimiento adecuado para identificar, almacenar, recuperar y disponer de los documentos que se generan en los distintos procesos de la CCV?
2 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN D
2.1 Compromiso de la Dirección SI NO ND I M OBSERVACIONES
- ¿Se ha generado una circular por parte de la Dirección donde se establezca la Política de
gestión integrado?
- ¿Ha socializado los Objetivos del SGI?
- ¿Se han hecho revisiones por la dirección?
- ¿Ha gestionado los recursos necesarios para la CCV?
2.2 Enfoque al Cliente
- ¿Son los empresarios importadores de varios países y cómo se evidencia esto en la política
de SGI?
2.3 Política del Sistema de Gestión Integral
- ¿Cumple con la misión?
- ¿Tiene evidencia de un compromiso por asegurar el cumplimiento y mejoramiento de los
procesos del SGI?
-
¿Ha sido revisada y adaptada según las necesidades del contexto empresarial? - ¿Incluye el compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la
eficacia del SGI?
2.4 Planificación
2.4.1 Objetivos del SGI
- ¿Son susceptibles de medición y pertinentes con la Política del SGI?
2.4.2 Planificación del SGI
- ¿Existe una planificación que cumpla con los requerimientos legales y las necesidades de los
clientes?
2.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
- ¿Se asegurado que los funcionarios que desempeñan sus cargos estén acordes al perfil
esperado según el manual de funciones?
- ¿Tienen los auditores internos el perfil para realizar su gestión? - ¿Se comunican las responsabilidades adicionales o nuevos cargos a todos los funcionarios o
colaboradores?
2.5.2 Representante de la Dirección
-
¿Está comprometido con implementar y mantener los procesos para el SGI? - ¿Realiza reportes oportunos y descriptivos sobre el desempeño del SGI? - ¿Describe qué aspectos se pueden mejorar y cómo concienciar a los funcionarios sobre el
alcance de los objetivos planteados?
2.5.3 Comunicación Interna
- ¿Se manejan procesos de comunicación interna?
2.6 Revisión por la Dirección
2.6.1 Generalidades
- ¿Existen revisiones periódicas a los procesos de la CCV? - ¿Se evidencian evaluaciones sobre lo que debe mejorarse en los procesos?
- ¿Se evalúa la Política y los Objetivos del SGI?
2.6.2 Información para la Revisión
- ¿Se analizan los resultados de la auditoria?
- ¿Se comunica a los miembros de la empresa CCV sobre los resultados de la auditoría? - ¿Se tiene descrito el estado de las acciones de mejoramiento en los procesos? - ¿Se reconocen los cambios que pueden afectar el SGI?
2.6.3 Resultados de la Revisión
- ¿Procuran la mejora de la eficacia del SGI y sus procesos? - ¿Describe los recursos que son necesarios para la ejecución de los distintos procesos de la
CCV?
3 GESTIÓN DE LOS RECURSOS D
-
La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para: - ¿Los recursos apuntan a cumplir con los objetivos de calidad de la CCV? - ¿Procuran la eficacia de los procesos de compra, recepción, almacén y despacho-
distribución?
3.2 Recursos Humanos
3.2.1 Generalidades
-
¿El personal es idóneo ética, profesional, técnicamente y socialmente con la CCV? - ¿El personal se ajusta a los perfiles requeridos para el cargo?
3.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación
- La organización debe:
-
¿Existe un registro de capacitación o actualización académica para los empleados? -
¿Existe un registro de capacitación o actualización para el personal administrativo? - ¿Se satisfacen también las necesidades del los funcionarios en cuanto a su
profesionalización y estímulos?
- ¿Se mantienen los registros de educación, formación, habilidades y experiencia de los funcionarios?
3.3 Infraestructura
-
-
Edificios, espacio de trabajo y servicios asociados,
Equipo para los procesos, (tanto hardware como software), y
Servicios de apoyo tales (como transporte o comunicación)
3.4 Ambiente de Trabajo
-
¿Existen las condiciones de lugar de trabajo para realizar los procesos de manera eficaz?
- Materiales
- Dotación
- Herramientas
- Señalización de Prevención de desastres
- Botiquín
- Instalaciones eléctricas
- Vías de salida despejadas
- Elementos de Aseo
- Horario de Aseo
- Acciones para disminuir el polvo, ruido y olores.
- Casillero
- Almacenamiento de residuos: reciclaje
- Residuos identificados y etiquetados
- ¿Existen las condiciones de Higiene del Lugar de Trabajo para realizar con calidad los
procesos?
- ¿Cuenta con proyecto de minimización de residuos?
4 REALIZACIÓN DEL PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN D
4.1 Planificación del Proceso de comercialización SI NO ND I M OBSERVACIONES
- ¿Los Objetivos del SGI se evidencian en la planeación? - ¿Se ha planificado los procesos para la construcción e innovación para la comercialización y
exportación de alimentos perecederos?
- ¿Se ha planificado proyectos que tiendan a la integración de la empresa CCV con la
comunidad?
- ¿Se ha planificado para promover el cooperativismo? - ¿Se ha planificado los instrumentos de evaluación que tiene la CCV según las nuevas
tendencias de comercialización y exportación de alimentos perecederos? - ¿Existen registros de seguimiento que evidencien la consecución de las actividades de
producción evaluación e interacción con la comunidad?
4.2 Procesos Relacionados con los comercialización
4.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con los procesos de compra, recepción, almacén y despacho-distribución
- ¿Existe concordancia entre las necesidades del mercado-cliente y la aplicación de
- ¿Los empleados conocen los métodos de trabajo? - ¿Los empleados saben qué se espera de él en los aspectos volitivo, cognitivo y
comportamental y en qué tiempos?
4.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el proceso de comercialización - ¿Están descrito los procesos comercialización y exportación, evaluación e interacción con la
comunidad en el manual de procedimientos?
- ¿Existe la capacidad de la CCV para aplicar eficazmente nuevos enfoques de
comercialización y exportación?
-
¿Se han realizado modificaciones o implementaciones adicionales al enfoque? - ¿Se ha comunicado a los empleados sobre las modificaciones implementadas en los proceso
de comercialización y exportación, evaluación e interacción con la comunidad?
4.2.3 Comunicación con los empleados
-
¿Existen diversos canales de información para desarrollar el trabajo con los empleados? - ¿Existen canales de retroalimentación con los empleados para que los procesos sean más
significativos?
4.3 Diseño y Desarrollo
4.3.1 Planificación del diseño y desarrollo
- ¿Existe un cronograma de actividades para realizar la planeación de comercialización y exportación?
- ¿Hay unas etapas descritas para la planeación?
- ¿Se realizan procedimientos de revisión y verificación a la planeación? - ¿Se delegan responsabilidades para el diseño y desarrollo de los planes empresariales? - ¿Existen interfaces para facilitar la planeación entre los distintos miembros de los equipos de trabajo? - ¿Existe un registro de actualizaciones a los diferentes planes de trabajo?
- ¿Se cumplen con los postulados teóricos de las nuevas tendencias de exportación y
comercialización
- ¿Se diseña sobre formatos previos aplicables?
-
¿Se verifica que se planeen según los estándares, lineamientos y planes empresariales?
4.3.3 Resultados del diseño y desarrollo
- ¿Se hace referencia a los criterios metodológicos del enfoque? - ¿Se especifica los procesos de comercialización y exportación que aseguran la eficacia, bajo
el modelo el enfoque establecido?
4.3.4 Revisión del diseño y desarrollo
- ¿Se evalúan los resultados de la planificación anual, el diseño y su implementación? - ¿Se identifican los problemas y las acciones de mejoramiento? - ¿Se evidencian los registros de las modificaciones al diseño y desarrollo?
4.3.5 Verificación del diseño y desarrollo
- ¿Se cumple con las metas periódicas enunciadas en los planes de trabajo? -
¿Se demuestran los seguimientos y resultados del desarrollo de la planificación?
4.3.6 Validación del diseño y desarrollo
- ¿Se demuestra que las estrategias de trabajo implementadas según el enfoque, satisfacen
los requerimientos legales y las necesidades de los empleados y clientes según su contexto? -
¿Se evidencian registros que verifiquen los resultados positivos de la planificación?
4.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo - ¿Existe una carpeta de Modificaciones al plan de trabajo con sus respectivas actas de aprobación? - ¿Se registran revisiones, verificaciones y validaciones de estos cambios? - ¿Existen registros de satisfacción de los cambios hechos por parte de los empleados o
colaboradores?
4.4.1 Proceso de Compras - ¿La CCV describe los requisitos de los materiales de trabajo que requiere para ejercer sus
procesos?
- ¿La CCV describe los requisitos que deben tener los proveedores para suministrar
elementos de trabajo necesarios para la CCV?
- ¿La CCV evalúa y selecciona proveedores certificados que suministren los elementos de
trabajo según los requisitos de la empresa?
-
¿La CCV mantiene registros sobre los resultados de las evaluaciones a los proveedores?
4.4.2 Información de las Compras
-
¿La CCV mantiene un registro de compras que describe el qué, el cuándo comprar? -
¿La CCV describe los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, y equipos?
4.4.3 Verificación de los productos comprados
- ¿La CCV a tiene implementado un proceso de inspección para asegurarse de que el
producto comprado cumple los requisitos de compra especificados?
4.5 Producción y Prestación del Servicio
4.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio - ¿Existe un manual de procedimientos para desarrollar los procesos de comercialización y
exportación, evaluación e interacción con la comunidad? - ¿Se describe las características del enfoque durante os procesos de comercialización y
exportación, evaluación e interacción con la comunidad? - ¿Se tienen registros de seguimiento y medición de los procesos?
4.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio -
- ¿La CCV demuestra la pertinencia del enfoque para alcanzar los resultados legales e
institucionales planificados?
-
¿La CCV tiene criterios definidos para revisar y aprobar los distintos procesos? - ¿La CCV tiene criterios definidos para aprobar los materiales de trabajo y el personal
operativo y administrativo?
- ¿La CCV tiene criterios definidos para validar el uso de métodos dentro del enfoque, así
como la aplicación de estrategias específicas?
- ¿La CCV tiene criterios definidos para la validación y revalidación de requisitos de los
registros?
4.5.3 Identificación y Trazabilidad
- ¿Existe un procedimiento adecuado para identificar, almacenar, recuperar y disponer de los
documentos que se generan en los distintos procesos de la CCV? - ¿La CCV identifica los momentos de los procesos comercialización y exportación, evaluación
e interacción con la comunidad mediante la medición y seguimiento dentro del Enfoque? - ¿La CCV demuestra cómo el Enfoque cumple con los estándares legales? - ¿La CCV cuenta con los registros que demuestren cómo y cuándo se cumplen con los planes
y los estándares nacionales e internacionales?
4.5.4 Propiedad del empleado
- ¿La CCV describe el control que hace a los implementos que proporciona al empleado para
la consecución de sus tareas?
- ¿La CCV verifica que los implementos procuren satisfacer las necesidades de los empleados
dentro del Enfoque?
- ¿La CCV establece un reglamento y un registro para el uso adecuado de los bienes que se
convierten en propiedad de los empleados una vez que son usados por él?
- ¿La CCV preserva la conformidad de los procesos de comercialización y exportación,
evaluación e interacción con la comunidad?
4.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medición - ¿La CCV determina los procedimientos de seguimiento y la medición a realizar, y los
instrumentos que proporcionan las evidencias sobre la calidad de los procesos? - ¿La CCV tiene un equipo de medición que se asegura de la validez de los resultados
presentados por los empleados, colaboradores y comunidad? - ¿La CCV cuenta con unos patrones de medición trazable nacional e internacionales para
comprobar la eficacia del enfoque en su contexto? -
¿La CCV evalúa la validez de los resultados de las mediciones que se detectan? - ¿La CCV cuenta con programas informáticos para realizar acciones de seguimiento y
medición de los requisitos?
5 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA D
5.1 Generalidades SI NO ND I M OBSERVACIONES
- ¿La CCV planifica e implementa procesos de seguimiento, medición estadística, análisis y
mejora o alcances, necesarios para:
- Demostrar la conformidad del Enfoque aplicado al contexto local.
- Asegurarse de la conformidad del SGI
- Mejorar continuamente la eficacia del SGI?
5.2 Seguimiento y Medición
5.2.1 Satisfacción del Cliente
-
¿La CCV realiza seguimiento a la información relativa a la percepción de empleados, proveedores y comunidad, con respecto al cumplimiento de sus requisitos de calidad por parte de la organización, por medio de entrevistas, encuestas y participación en
conversatorios?
5.2.2 Auditoría Interna
- ¿La CCV tiene un programa de auditorías internas para determinar sí el sistema de gestión Integral cumple con los requisitos de las normas internacionales y los de la normas
- ¿La CCV ha implementado y la mantiene eficazmente? - ¿La CCV define qué procesos y áreas se van a auditar? - ¿La CCV define los criterios, alcances y metodologías? -
¿La CCV selecciona los auditores asegurando la imparcialidad y objetividad? - ¿La CCV cuenta con un procedimiento documentado sobre las funciones y requisitos para planificar y desarrollar el proceso de auditoría? - ¿La CCV informa a los empleados, proveedores y clientes sobre las acciones de
mejoramiento para contrarrestar las no conformidades?
5.2.3 Seguimiento y Medición de los procesos
-
¿Se aplican métodos apropiados para el seguimiento y la medición de los procesos del SGI? -
¿Los métodos demuestran que los resultados se derivan de procesos planificados? -
¿Se llevan a cabo acciones correctivas para mejorar la calidad de los procesos?
5.2.4 Seguimiento y Medición del Producto
- ¿Se realiza un seguimiento de las características de los procesos que no cumplen requisitos del mismo? - ¿Se realizan apropiadamente las etapas de los distintos procesos? - ¿Se mantiene evidencia de las conformidades con los criterios de aceptación según los
registros?
5.3 Control del Producto No Conforme
- ¿La CCV se asegura de que los procesos de comercialización y exportación, evaluación e interacción con la comunidad, que no sean conformes con los requisitos, se identifican y
controlan para mejorar la calidad?
- ¿Hay las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento de las acciones no
-
¿La CCV somete a nueva verificación aquellos procesos que demostraron no conformidad? - ¿La CCV cuenta con una línea de acciones apropiadas para contrarrestar los efectos potenciales de la no conformidad?
5.4 ANÁLISIS DE DATOS SI NO ND D I M OBSERVACIONES
- ¿La CCV determina, recopila y analiza los datos específicos para demostrar la idoneidad y la eficacia del SGI y para se evalúe qué procesos puede realizarse la mejora continua de la eficacia del SGI?
- ¿La CCV cuenta con una variedad de fuentes que le proporciona datos sobre la satisfacción
de empleados, proveedores, clientes y comunidad en general? - ¿La CCV demuestra la conformidad del Enfoque con los requerimientos de los estándares
nacionales e internacionales?
- ¿La CCV cuenta, define las características y tendencias de los procesos para llevar a cabo
acciones preventivas?
5.5 Mejora
5.5.1 Mejora Continua
-
¿La CCV tiene implementado un plan para la revisión y el mejoramiento continuo de la eficacia del SGI mediante el uso de la Política del SGI, los Objetivos del SGI, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas y la revisión por la
dirección?
5.5.2 Acción Correctiva
- ¿La CCV documenta la toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con
objeto de prevenir que vuelva a ocurrir?
- ¿La CCV revisa las no conformidades de los distintos procesos en cuanto a las percepciones
de empleados, proveedores, clientes y comunidad en general? - ¿La CCV determina las causas de las no conformidades? -
5.5.3 Acción Preventiva - ¿La CCV determina las acciones que deben ejecutarse para eliminar las causas de no
conformidades potenciales y prevenir su ocurrencia? - ¿Las acciones apuntan reducir problemas potenciales detectados? -
La CCV establece un procedimiento documentado para definir los requisitos para: - Conocer las causas de las no conformidades potenciales -
Determinar la necesidad de actuar para prevenir dichas no conformidades. - Registrar los resultados de las acciones preventivas aplicadas. - Evaluar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.
COMENTARIOS
22 La lista de chequeo implementada se usó como herramienta que cumplía con el objetivo de cuestionar y evaluar un estado inicial de la empresa Comercializadora Cosecha Verde; se le aplicó un total de 18 personas, representando el 100% de empleados. Los resultados están orientados a los requisitos y el estado de éstos.
Con respecto a la existencia de los requisitos se obtuvo el siguiente resultado:
28% 72% SI EXISTE NO EXISTE
REQUISITOS
Fuente. Autor, 2016.Dónde se evidencia que la empresa Comercializadora Cosecha verde tiene sólo un 28% de los requisitos exigidos por las normas NTC 9001:2008 y NTC 14001:2004, es decir, de las 193 preguntas relacionadas con la existencia de los requisitos de las normas técnicas colombianas sólo55 registran las existencias de éstas; la mayoría de éstas están relacionadas con la contratación de los empleados y exigencias obligatorias del mercado y las normas legales.
23 Además, se aplicó para obtener el estado de los requisitos; si no están documentados, documentados, implementados o en mejora. Los resultados fueron:
98% 2% ND D I M
ESTADO
Fuente. Autor, 2016.Dónde se evidencia que la empresa Comercializadora Cosecha verde no tiene documentados un 98% de los requisitos exigidos por las normas NTC 9001:2008 y NTC 14001:2004, es decir, de las 193 preguntas relacionadas con la documentación, implementación y mejora de los requisitos