Según Murcia (2009) el correspondiente estudio administrativo que plantea es el siguiente:
2.2.5.1. PLANEACIÓN
La planeación tiene como función investigar las necesidades actuales y futuras, concretar los objetivos referentes, expansión geográfica y aumento de la capacidad instalada para introducir nuevos servicios y tecnologías. Por otra parte, la planeación determina y evalúa las acciones para desarrollar y responder a los objetivos mencionados. Estima los costos, así como presenta a los responsables los posibles objetivos y su respectiva evaluación.
Por medio de la planeación se puede analizar con el fin de identificar, expresar y cuantificar unas necesidades o metas advertidas. Ayuda a clarificar objetivos que en su momento parecen difusos. Expresa los resultados de las acciones en términos físicos para así determinar la
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eficacia de los resultados por medio del empleo de técnicas de análisis económico, investigación operativa, sondeos de opinión y juicios de carácter ético o político. Establece la jerarquía de las necesidades, objetivos, metas, acciones y costos por medio del estudio de las soluciones óptimas proyectadas en el tiempo e incertidumbre, para indicar los factores que pueden intervenir al igual que la probabilidad e influencia.
La planeación tiene una función continua de investigación, es decir, que para satisfacer una necesidad presenta no solo una respuesta, sino un conjunto de objetivos alternativos para elegir. Esta función sirve para modificar los proyectos antiguos y crear unos nuevos.
2.2.5.2. ORGANIZACIÓN Estructura
Se entiende por estructura organizacional la forma en que se divide el trabajo, las interrelaciones entre las áreas funcionales y el equipo del proyecto. Las estructuras organizacionales más conocidas son la centralizada, en la que todas las decisiones y responsabilidades recaen en el gerente. La divisional, la autoridad y las competencias se distribuyen según los campos de actividad de una empresa diversificada, por unidades de negocio. La mixta, las competencias y autoridad se dividen se reparten en especialidades. Es una fase intermedia entre la estructura divisional y funcional. Y la matricial, las responsabilidades se reparten funcionalmente, pero la competencia sobre los presupuestos y los resultados la tienen los gerentes de proyectos.
Procesos
Para poder definir los procesos de un proyecto se deben identificar los componentes de los modelos de procesos:
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Mapa de negocios, en este se refleja los macroprocesos, los procesos generales y la relación entre ellos, de tal forma que construye una descripción gráfica de todas las actividades que se realizaran en el proyecto.
Macroproceso.
Proceso.
Subproceso. 2.2.5.3. DIRECCIÓN
Con respecto de la dirección, se habla de que el gerente debe poseer tres equipos de habilidades gerenciales, la primera se refiere a las técnicas como lo son el conocimiento, entendimiento de procesos y herramientas propias del cargo que desarrolla, la segunda es el de habilidades humanas, es decir, la capacidad del gerente de interactuar de manera efectiva con la gente ya sean sus empleados, clientes o proveedores, y por último el equipo de habilidades, se refiere a las conceptuales, estas son las que se encargan de formular ideas, teorías, desarrollar nuevos conceptos y solucionar problemas de forma creativa.
En la dirección de un proyecto encontramos lo correspondiente a la gerencia de proyectos, esta se encargará de tomas decisiones vinculadas a la planeación, organización de los diferentes recursos, el desarrollo de inversiones, ejecución, coordinación, control y evaluación del proyecto, así como determinar la utilización óptima de los recursos. Además de precisar los objetivos, fijar las metas, establecer los diferentes puntos de control, actividades, ilustraciones graficas del trabajo, capacitación del personal, motivación entre otras le corresponden a la gerencia de proyectos.
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2.2.5.4. EJECUCIÓN
Para la ejecución se debe tener en cuenta conceptos como el cronograma de actividades, el cual es la forma de representar gráficamente la programación de las tareas que permiten la consecución de los objetivos del proyecto, teniendo en cuenta el tiempo y costo, es una herramienta que debe estar articulada con el presupuesto y sus respectivos gastos o inversiones.
El costo administrativo del proyecto, el cual determina el nivel jerárquico que debe aprobar los gastos e inversiones del proyecto, define el capital requerido que se solicitara ante el ente financiero.
Y el presupuesto administrativo, definido como una expresión cuantitativa o en términos financieros de los objetivos y actividades necesarios para ejecutar los aspectos administrativos del proyecto. El presupuesto tiene diferentes componentes como lo son los gastos operacionales, la adquisición de equipos y materiales, la adquisición de muebles y enseres y la contratación. El presupuesto es una herramienta importante de planificación, ya que demuestra la capacidad de prever las acciones futuras y darle un contenido presupuestal que garantiza su financiamiento y por consiguiente su ejecución.
2.2.5.5. CONTROL
Al determinar cómo se pondrá en marcha el proyecto, es necesario definir cómo va a ser el sistema de gestión y control, se debe fijar los índices de gestión necesarios para valorar el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos y realizar las acciones que aseguren el alcance de los objetivos deseados.
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El desempeño de un proyecto se debe medir en términos de resultados. Los resultados se expresan con índices de gestión. Los índices de gestión son la unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeño del proyecto en función de sus objetivos, metas, y responsabilidades. La retroalimentación de los índices de gestión tiene como propósito obtener mayores posibilidades de éxito y de no repetir los errores en la ejecución de los proyectos. Para esto es importante tener aspectos como una vinculación directa y total del gerente del proyecto, el apoyo, compromiso y aprendizaje continuo de toda la organización para la consecución de los objetivos, la participación, intercambio de ideas, intercambio de experiencias y trabajo en equipo por parte de las diferentes áreas del proyecto, la retroalimentación continua y la coherencia en el presupuesto y ejecución.