Definición
8.1
Planeación del objetivo
Definición
Por planificación de proyecto se entiende como la adquisisión sistemática de información sobre las futuras secuencias operacionales del proyecto y su anticipación mental de actuación necesaria dentro del proyecto. En un pricipio el trabajo con éxito del proyecto depende de una planeación cuidadosa y decidida.
Existe un dicho que diche: „ si uno comete un error al planear, usted mismo esta planeando su propio fracaso“. La planeación del proyecto especifica los objetivos, que mas tarde serán la base de la supervisión y control del proyecto, además, permite la comparación de valores nominales y actuales , reconoce las desviaciones e introduce medidas de corrección.
La planeación del objetivo cubre el camino desde la creación de la idea del proyecto hasta la aprobación del objetivo del proyecto. Las metas tienen que ser guiadas desde los requerimientos del entorno hasta el objeto del proyecto y considerar los efectos del objeto del proyecto en el entorno. ( El entorno del proyecto y el análisis de las partes intersadas ´Stakeholder´ - aquellos interesados, involucrados, cliente prospecto-) Sólo con la claridad sobre la situación actual puede desarrollar los obje- tivos del proyecto y especificarlos. Las metas son guias y criterios para las bases del proyecto.
Los objetivos tiene que cumplir con cuatro funciones sustanciales: 1. Función de orientación
2. Función de selección 3. Función de coordinación 4. Función de control
Las metas del proyecto consisten de tres componentes: 1. Resultados
2. Fecha de fin del proyecto 3. Costos del proyecto
Los tres componenetes están ligados en una relación competitiva y por lo tanto se tienen que ver en conexión. Esta conexión puede ser explicada en un triangulo de metas „mágico“.
Imagen 5: los tres polos de la dirección de proyectos
Metas referidas al objeto del proyecto y la expiración:
→
Las metas de objeto del proyecto ( objetivos de resultado)→
Las metas del transcurso del proyecto ( objetivos de proceso) Fundamentalmente tiene sentido una división de objetivos obligatorios y objetivos deseados.Objetivo obligatorios : el conseguirlo es imprescindible!
Objetivos deseados: es bueno conseguirlo!
Los líos de metas se mantendrán en catálogos de metas. No pueden ser siempre designados a detalle al principio del proyecto. Sólo en el transcurso del proyecto, si los resultados ya están presentes, se puede detallar los objetivos del proyecto.
Las demandas más importantes del establecimiento de los objetivos son: - La definición de los objetivos debe de tener lugar una solución tan neutral como sea posible.
- Los objetivos deberán de ser , de ser posible, mensurables y opera- cionales.
Planear significa entre otras cosas, el recurrir a las experiencias. Exac- tamente ésto es sólo posible en los nuevos proyectos. El peligro, de co- meter errores, es grande. Es necesario un procedimiento particularmente cuidadoso. Es de recomendarse el considerar los siguientes asperctos: - Definir exactamente el objetivo del proyecto ( propósitos principales y objetivos secundarios).
- Proveerse de documentos, en donde el proyecto sea exactamente analizado (secuencia operacional lógica).
- Planeación dinámica ( poner al día los documentos iterativos, incluyendo realizaciones, cambios y efectos).
Existen dos posibilidades de arreglos durante el arreglo de proyectos: - Método de „Top-Down“ - (de arriba hacia abajo)
- Método de „Bottom-Up“ - ( de abajo hacia arriba)
Dependiendo el tipo de proyecto y la planeación, la persona responsable deberá decidirse por una de las dos técnicas.
Método de „Top-Down“
En éste método el planeador del proyecto comienza con el borrador ( Top = arriba). Subsecuentemente, cáda subpunto del borrador será subdividido hasta el llegar a los procesos individuales (Down = hacia abajo). Aquí el planeador crea primero los arreglos de la estructuración que posteriormente se llenaran de procedimientos.
Método de „Top-Down“
Este método funciona exactamente alrevés, es decir, de abajo hacia arriba. Este tiene sentido cuando todos ó casi todos los procesos indi- viduales están en una lista desordenada conocida y presente. Aqui la persona responsable tiene sólo que buscar estructuras de trabajo para la fecha final de los procedimientos.
Frecuentemente algunos arreglos auxiliares extras son necesarios, dependiendo del departamento, centro de costos y tipo de productos.
8.2
Aspectos de la planeación
8.3
Arreglos de los proyectos
Definición
Imagen 6: estrategias „top-down“ y „bottom-up“
Los siguientes planes son necesarios y tienen que ser documentados dentro de un plan de proyecto:
Estructura del plan (fase y estructura del plan de proyecto):
→
¿Cómo está el proyecto estructurado? Desarrollo y plan de tiempo:→
¿Cómo se tiene que desarrollar el proyecto?→
¿Qué fechas son válidas para el proyecto? Plan de recursos:→
¿Qué recursos son necesarios? Plan de costos:→
¿Qué costos son necesarios? Programa financiero:→
¿Cómo se financía el proyecto (cómo se cubren los costos)?Los métodos más comúnes de la planeación de proyectos son:
El plan de estructura del proyecto (estructuración) es una estructuración muy importante del proyecto, por lo tanto, la estructuración de un proyecto en subproyectos, procedimientos colectivos y procesos individuales serán una condición para tener una planeación transparente de un proyecto y supervición del proyecto. El instrumento más efectivo para ello es el de la estructura de descomposición de trabajos (EDT). En inglés este procedimiento es conocido como „Work Breakdown Structure (WBS)“. Existen estructuras de descomposición de trabajo orientadas a objetos, orientadas a las funciones y orientadas a funciones y objetos (vease en la ilustración). Con una EDT orientada a los objetos se pretende planificar en las soluciones bases; con la ETD orientada a la función se prentede planear en los procedimientos básicos.
Con la construcción de una casa, el planeados „cavará la fase de los cimientos“ en una EDT orientada al objeto indicada como „cimiento“, en una EDT orientada a las funciones será indicada como „cimentar“.
8.5
Técnicas e instrumentos para la planeación de proyectos
Definición
Imagen 7: EDT orientado a objetos
Creación del trabajo básico