Los responsables de comunicación en Unilever y Bayer reconocen tanto a la comunicación como a la proactividad como herramientas para enfrentar la incertidumbre a la que se ve expuesta la organización. Consideran que ambos aspectos pueden funcionar en conjunto para enfrentarse al dinamismo que en la actualidad ofrece el mercado. Sin embargo, las tres empresas restantes rescatan la gestión comunicacional como la principal herramienta para disminuir el riesgo y la incertidumbre a través de la información. Lo que no quiere decir que la proactividad no funcione como herramienta para enfrentar esta situación, en
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este caso es la comunicación el elemento primordial para reducir el riesgo de desinformación al que se ve expuesta la organización en un contexto de incertidumbre.
Es de destacar que si se considera el enfoque que cada organización tiene, en particular, las que se orientan hacia la sostenibilidad, el desarrollo de una buena comunicación y proactividad se convierte en elemento clave para el desarrollo de dicho enfoque. Es importante en ese sentido mencionar que las empresas aquí consultadas comprenden claramente el papel de la comunicación y la proactividad como estrategia para enfrentar entornos cambiantes. Fue evidente a lo largo de esta investigación que las empresas valoran el fortalecimiento de su cultura y en este sentido, el compromiso del trabajo; la mayoría destaca la autonomía, el trabajo en equipo y en general, el desarrollo de su capital humano como herramienta para dar respuesta a condiciones de incertidumbre.
8.3Variables emergentes
Como parte del análisis de resultados, se pudo evidenciar que la mayoría de las empresas actualmente valoran de manera muy importante el tema del empoderamiento y la autonomía en los procesos de comunicación interna, relacionados con la proactividad. Lo que permite detectar estos temas como variables de análisis emergentes que no se analizaron de forma directa en la investigación.
El empoderamiento y la autonomía son factores que se consideran fundamentales para el desarrollo del comportamiento proactivo en un ambiente laboral. La mayoría de las personas entrevistadas consideran que la proactividad no solamente tiene relación con la comunicación, sino con la autonomía y el empoderamiento que se le da a cada colaborador.
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En este sentido, a partir de los instrumentos de investigación aplicados, podría decirse que a mayor empoderamiento y autonomía, mayor posibilidad hay de desarrollar comportamientos proactivos en una organización. Esto, guiado y acompañado de un dialogo interno que se encargue de estimular de forma positiva el autoconcepto que cada persona tiene de sí mismo.
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9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
9.1 Conclusiones
A partir de la identificación de las percepciones que tienen los responsables en comunicación interna de Unilever, Bayer, Colombiana Kimberly Colpapel, Equión Energía y Banco HSBC, sobre la relación entre comunicación - proactividad y su posible incidencia en la gestión organizacional, se puede concluir que cada organización hace uso de herramientas, medios y estrategias de comunicación que en su mayoría están enfocadas hacia temas netamente comunicacionales e informativos. Las organizaciones que enfocan sus estrategias hacia el desarrollo del comportamiento proactivo lo hacen de forma esporádica y no, constante. Por lo que se podría decir que las estrategias de comunicación que se incorporan en cada organización, no se relacionan en gran medida y de forma directa con el desarrollo del comportamiento proactivo en los colaboradores. Aunque los resultados demuestran que el 80% de las empresas objeto de estudio identifican una relación entre comunicación y proactividad, únicamente el 60% implementa acciones esporádicas desde la comunicación para incentivar este tipo de conductas.
De este modo, se puede concluir que la proactividad es un factor al que se le otorga un nivel de importancia bastante alto que en cierta medida se relaciona con la comunicación, sin embargo no todas las empresas objeto de estudio identifican de forma directa esta relación. Algunas conciben la proactividad más como un componente personal que como un factor desarrollado desde el ámbito comunicacional y organizacional; y otras reconocen su relación directa, pero sin embargo se hacen esfuerzos aislados de la gestión comunicacional por incrementar este tipo de conducta en los colaboradores.
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Asimismo, desde la perspectiva de las personas entrevistadas, tanto la comunicación como la proactividad son consideradas herramientas que inciden en la gestión organizacional. Por lo que se podría concluir que la gestión adecuada de cada una de estas herramientas aumenta las posibilidades de éxito que tiene la organización en su gestión.
De esta manera, vale la pena mencionar que la hipótesis 1 que da inicio a la presente investigación no es del todo verdadera, ya que desde la perspectiva de los responsables en comunicación interna de estas empresas, se puede evidenciar que no hay un desconocimiento frente a la relación que existe entre estas dos dimensiones. La mayoría de las organizaciones reconoce que en cierta medida hay relación entre estos dos factores.
Por otro lado, respecto a la hipótesis 2 se podría decir que únicamente tres de las cinco empresas objeto de estudio hacen esfuerzos desde comunicación para incentivar la proactividad en sus organizaciones. Aunque la mayoría ejecuta estrategias y acciones de comunicación, todavía existen organizaciones que reconociendo el potencial de la proactividad, no llevan a cabo mecanismos que garanticen su implementación en el ámbito organizacional. En este sentido, los responsables de la comunicación en el ámbito interno de las organizaciones serían los llamados a desarrollar estas metodologías y a generar este tipo de prácticas, buscando armonizar las relaciones en un ambiente de trabajo, creando un ambiente armónico e innovador que se encargue de fortalecer el trabajo en equipo y el flujo de comunicación asertivo y efectivo.
A continuación se presentan las conclusiones de cada dimensión analizada en los resultados:
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En cada una de las organizaciones la comunicación es gestionada de forma estratégica, cada organización se inclina por sus propios objetivos y gestiona la comunicación desde diversos canales, medios y herramientas. Todas las personas entrevistadas afirman que la comunicación debe ser concebida como una herramienta estratégica transversal a la compañía. Los resultados de la variable responsabilidades de la comunicación interna demuestran que lo anterior es cierto, pero sin embargo en algunas organizaciones como el Banco HSBC, Equión Energía y Colombiana Kimberly Colpapel, la comunicación no está presente en cada uno de los procesos organizacionales como si lo está en Bayer y Unilever. Por lo que se podría concluir que el nivel de independencia del área desde donde se gestiona la comunicación si puede llegar a influir en la función que cumple la comunicación como ente unificador, puesto que en organizaciones como Unilever y Bayer que manejan la comunicación desde su propia área, si se pudo evidenciar como parte de sus responsabilidades el papel que cumple la comunicación a nivel estratégico sobre cada uno de los procesos organizacionales.
En este sentido, podría decirse que en la mayoría de las organizaciones la comunicación aun no es un asunto que se maneja de forma independiente y autónoma al resto de la organización, lo que indirectamente puede influir en el éxito de la gestión organizacional.
Dimensión proactividad en el ambiente laboral:
El comportamiento proactivo es un elemento al que se le otorga un nivel de importancia alto por parte de la mayoría de los personajes entrevistados. El 60% de las personas entrevistadas conciben los valores corporativos y la cultura organizacional como dos de los principales factores que pueden dar origen al desarrollo de este tipo de conductas en los colaboradores ya que la cultura organizacional contribuye a que la persona se sienta libre y segura de poder aportar con sus iniciativas a la gestión organizacional. Asimismo, entre más abierta y participativa sea la cultura de una empresa, mayor posibilidad de participación y proactividad en los trabajadores. Por lo que el nivel de identificación que
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surge entre este factor y la proactividad resulta pertinente e importante para la mayoría de las organizaciones.
Por otro lado, el 40% restante se inclina hacia el componente personal, lo que podría relacionarse con la perspectiva de (Covey, 1997) respecto a la influencia que ejercen los paradigmas y el sistema de creencias de cada persona en su propia conducta, puesto que estos mismos se pueden convertir en obstáculos que limitan la posibilidad de desarrollar la proactividad dependiendo del sistema de creencias que reside en cada persona.
Aunque en todas las empresas se evidencian de forma constante comportamientos proactivos y los responsables en comunicación le otorgan un nivel de importancia alto, únicamente dos empresas hacen uso de herramientas y metodologías que se encargan de detectar este tipo de comportamientos. Por esta razón, es recomendable utilizar mecanismos que se encarguen de medir directamente la proactividad de los colaboradores de la organización, puesto que esto puede dar a conocer las variables que están obstaculizando la eficacia en los procesos y a su vez la reactividad que se presente en cada organización.
Dimensión reactividad en el ambiente laboral:
Teniendo en cuenta el modelo reactivo planteado por (Parra, 2004), en el que se menciona que este modelo hace enfasis en responder de forma inmediata sin asumir la responsabilidad de elegir de forma consciente sobre su respuesta, podria concluirse que en todas las organizaciones se perciben comportamientos reactivos, sin embargo la predominancia entre estos dos tipos de modelos tiende hacia la proactividad en la mayoria de las organizaciones. Unicamente el Banco HSBC, se inclina hacia un modelo reactivo sobre el que se actua de forma inmedita ante las situaciones.
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De esta manera, podria decirse que el modelo que rige en el 80% de las empresas objeto de estudio responde a un modelo proactivo. Lo que quiere decir que aunque en Unilever, Colombiana Kimberly Clark y Equión no hacen uso de tecnicas y herramientas para detectar la proactividad, si se evidencia prioridad respecto a las conductas proactivas.
Dimension comunicación y proactividad:
Como se menciono en las anteriores lineas, los responsables en comunicación de las empresas objeto de estudio si identifican un alto nivel de relacion entre proactividad y comunicación. De esta manera, es importante concluir que tanto la comunicación como la proactividad son herramientas interdependientes que deben gestionarse en conjunto. Aunque no todos los responsables en comunicación comprenden esto en su totalidad, vale la pena resaltar que la comunicación puede funcionar como herramienta para potenciar comportamientos proactivos en los colaboradores de una organización y a su vez, la proactividad puede influir en los flujos de comunicación de forma positiva puesto que una persona que se rige bajo un comportamiento proactivo puede tener mayor capacidad de comunicarse y relacionarse con los demas productivamente.
De esta manera, teniendo en cuenta la perspectiva de (Aguilera, 2010) y (Covey, 1997) quienes plantean que el lenguaje es una de las principales caracteristicas que puede influir de forma positiva en los procesos organizacionales y en la proactividad, podria decirse que los personajes entrevistados se identifican con lo mencionado por los autores, ya que tres de cinco personas entrevistadas afirman que la cultura organizacional inlfuye en el origen de los comportamientos proactivos, por lo que se podria concluir que el manejo adecuado de un lenguaje sinérgico y proactivo permite que la comunicación fluya de forma integradora, participativa y abierta en todas las direcciones de la organización. Por lo tanto, el desarrollo de la actitud proactiva va de la mano junto con el tipo de lenguaje que
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se utiliza en cada organización, lo que indirectamente se relaciona con la cultura y el clima organizacional.
Dimensión comunicación proactividad y gestion organizacional:
A partir de esta última dimensión de análisis se puede decir que las organizaciones objeto de estudio sí reconocen un alto nivel de relación entre proactividad y comunicación; y asimismo identifican estos dos aspectos con el éxito de la gestión organizacional. Es decir que tanto la comunicación, como la proactividad son herramientas que inciden en los procesos organizacionales, y la gestión adecuada de cada una de estas herramientas posibilita las posibilidades de éxito que tiene la organización en su gestión.
Finalmente, a manera de conclusión general resulta pertinente mencionar que para poder pasar de un modelo reactivo a uno proactivo en las organizaciones, en primera instancia, es necesario conocer cómo funcionan los condicionamientos mentales que, desde la perspectiva de Parra, nos impiden actuar de forma productiva (Parra, 2004). Esto aboca a que las organizaciones a través de sus líderes y de los responsables en comunicación interna se empiecen a preocupar más por generar una comunicación abierta, participativa y multidireccional, guiada por lineamientos como la creatividad, la innovación, la apertura y la motivación desde su ambiente laboral. Es decir que se debe tratar de fomentar un clima y una cultura organizacional que se basen en la proactividad, lo que conlleva a pensar en los beneficios para cada uno de los miembros, con el fin de que el personal mantenga una motivación real y que el trabajo sea considerado más una pasión que una obligación.
Asimismo, se puede concluir que el manejo de la comunicación desde un enfoque proactivo en la cultura organizacional puede mejorar las relaciones interpersonales, beneficiar las relaciones publicas, disminuir la incertidumbre en etapas de crisis, disminuir
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los rumores, aumentar la apertura al cambio, entre otras cosas, que permiten crear una cultura basada en la comunicación integradora, participativa y multidireccional que dialogue no solamente con su público interno, sino también con el público externo constantemente; lo que permite contribuir en la evolución de una comunicación efectiva que dinamice todos los entornos organizacionales, y a su vez, permita el desarrollo individual de cada miembro de la organización hacia la productividad; generando un pensamiento que se enfoque directamente hacia la proactividad.
9.2 Recomendaciones
Sector empresarial:
A partir de este estudio se puede entender que las empresas grandes como todas las mencionadas en el presente documento, están desarrollando el tema de la comunicación de forma estratégica y transversal a la compañía, así mismo muchas de ellas comprenden el papel de la proactividad y la importancia que ejerce en el ambiente laboral. Lo anterior puede servir como referencia para las pequeñas y medianas empresas que necesitan empezar a comprender que los procesos de comunicación son importantes, tanto para el éxito de la gestión organizacional como para enfrentar la incertidumbre a la que se ve expuesta la organización y para la mejora de su ambiente laboral.
Empresas objeto de estudio:
Es recomendable fortalecer los lineamientos sobre los cuales se tienen concebidas las políticas de comunicación ya que no en todos los casos se tienen políticas de comunicación claramente definidas y establecidas. Asimismo, es recomendable que desde la gestión comunicacional se lleven a cabo acciones constantes que se encarguen de incentivar comportamientos proactivos en los colaboradores, y a su vez se implementen indicadores y mecanismos de gestión encargados de medir el nivel de proactividad que
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hay en cada colaborador con el fin de detectar posibles obstáculos que limitan altas posibilidades de productividad y éxito organizacional en los diferentes procesos.
Por otro lado, vale la pena resaltar que aunque cada organización cuenta con su propio estilo de comunicación, sería conveniente guiar la forma de comunicar hacia un esquema creativo, innovador y diferente a lo convencional, pues bajo el contexto en el que se desenvuelven las organizaciones en la actualidad, en donde la incertidumbre y el cambio es lo único constante, la comunicación se convierte en la herramienta que podría crear vínculos verdaderos entre los públicos, beneficiando así el sentido de pertenencia, la motivación laboral, la calidad de las relaciones interpersonales y la eficiencia en los flujos de comunicación, ya que no solamente el mensaje es el que comunica sino el medio, el canal y la forma.
Campo organizacional:
Se recomienda al campo organizacional académico que en la medida de lo posible se direccionen los procesos de aprendizaje hacia la creación de estrategias de comunicación que sobrepongan la innovación sobre lo convencional y a su vez se inclinen por enfocarse en el desarrollo de la motivación, estabilidad y proactividad del publico interno de una organización, pues finalmente es el público interno el que permite que lo externo tenga resultados de forma efectiva y productiva.
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