DELIMITACIÓN DEL PROCESO
Este proceso contempla la forma en que se coordina desde los servicios centrales de la URL los trámites que requiere el estudio y adjudicación de las becas Leonardo da Vinci contempladas en el proyecto concedido a la URL por parte del O.A.P.E.E. (Organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos) para la realización de prácticas en las empresas participantes de la UE, y establecer la sistemática a aplicar en la gestión y revisión del programa de movilidad Leonardo da Vinci.
El alcance de este proceso se inicia con la publicación de la convocatoria anual por parte del O.A.P.E.E. y acaba con la recepción del reconocimiento de la estancia de prácticas de los graduados acogidos a la movilidad.
GRUPO DE INTERÉS A QUIEN VA DIRIGIDO
Los destinatarios principales del proceso son los graduados de la URL que solicitan realizar prácticas en empresas europeas. También son destinatarios del proceso los Coordinadores del programa Leonardo de los Centros de la URL y las empresas de destino. ÓRGANOS DE GESTIÓN Y GRUPOS DE INTERÉS IMPLICADOS Vicerrectorado de Estudiantes y Relaciones Internacionales de la URL
Propietario del proceso. Gestión y revisión transversal a toda la Universidad del programa de movilidad LEONARDO DA VINCI
Coordinadores de los Centros
Gestión y revisión específica del Centro del programa de movilidad LEONARDO DA VINCI
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
1.‐Información. El centro informa al estudiante respecto a lo siguiente:
‐ Los contactos con las empresas que quieren recibir becarios Leonardo.
‐ La necesidad de encontrar un tutor (profesor del centro) que esté informado del contenido de la práctica.
‐ El hecho que la gestión se realiza desde el Vicerrectorado y que es indispensable ponerse en contacto.
‐ La hoja informativa dónde se encuentran resumidos los pasos y documentos que debe recoger el beneficiario. 2.‐Entrega de documentación: El beneficiario hace llegar al Vicerrectorado la documentación un mínimo de 2 meses antes de iniciar las prácticas: ‐ Solicitud de la Empresa y solicitud del beneficiario correctamente cumplimentadas y firmadas. ‐ Expediente académico o resguardo de la expedición del título (puede ser fotocopia siempre que esté compulsada por el centro). ‐ CV y letter of motivation, dos copias de cada uno, una en el idioma local del país de destino o en ingles y la otra en catalán o castellano. ‐ 1 fotografía de carnet. ‐ Cartas de recomendación, en el caso que el beneficiario las tenga.
‐ Otras certificaciones de formación o de idiomas que el beneficiario considere relevantes.
‐ Todos los beneficiarios deberán solicitar a la Seguridad social española la Tarjeta “Sanitaria Europea” para ser atendidos sanitariamente en el país de acogida.
3.‐ Asignación de la movilidad: Este proceso consiste en hacer coincidir el número de semanas y el país con las estancias dadas por el Organismo Autónomo de Programas educativos Europeos.
4.‐ Concesión de la beca: Tras comprobar la disponibilidad de becas y la corrección de la documentación entregada se informa al beneficiario que la beca le ha sido concedida o no. 5.‐Realización del contrato: Los datos de la práctica acordados por el solicitante, la empresa y la universidad quedan reflejados en el training agreement. ‐ En primer lugar el training agreement se manda por correo electrónico a la empresa para que imprima 4 copias y lo firme donde indica “the host organization”. Una vez firmado la empresa retorna los 4 ejemplares al rectorado.
‐Des del Vicerrectorado de estudiantes y RRII se gestionan las firmas de los 4 originales por parte del beneficiario (“the participant”), la organización de envío (“the
sending institution”), representada por el tutor del beneficiario por parte de la
facultad y por la Vicerrectora de Relaciones Internacionales como Coordinador Institucional Leonardo (“Leonardo Institutional Coordinator”)
Cuando los 4 originales están firmados por las 4 partes, desde el Vicerrectorado, se hace llegar un ejemplar a cada parte. De esta manera el beneficiario, empresa, facultad y rectorado quedan comprometidos al cumplimiento de lo que establece el contrato.
Al mismo tiempo, des del Rectorado se realiza el convenio de subvención, donde se especifica la parte financiera de la beca. Este convenio se firma por la Vicerrectora de Relaciones Internacionales y por el beneficiario antes del inicio de la estancia.
6.‐Seguro: Solamente cuando cada parte tiene su original del contrato se pueda asegurar al beneficiario. En el seguro constan los datos del beneficiario, los datos establecidos en el contrato y el país de estancia.
7.‐Información durante la estancia: Se hace llegar por correo electrónico al beneficiario una Guía Informativa donde se especifica la documentación que debe recoger a lo largo de la
estancia para justificar delante del organismo Autónomo de Programas Educativos Europeos y poder realizar los pagos finales una vez finalizada la práctica. De la misma manera se hace llegar un extracto de la póliza de seguro contratada por los beneficiarios donde aparece un resumen de las condiciones y la información de contacto en caso de ser necesaria.
8.‐ Leopass: Des del Vicerrectorado se introducen los datos de la estancia en la herramienta informática implantada por la Agencia Nacional Leonardo, Leopass. Esta herramienta consiste en un programa on‐line de gestión al que la Agencia tiene acceso continuamente. Así, la Agencia comprueba que la información introducida es correcta antes de que el beneficiario marche al país de destino.
9.‐ Pagos: El pago a los beneficiarios se hace mediante una hoja de cálculo. El primer pago de la beca correspondiente al 80% sobre el total, se realiza cuando todas las partes han firmado las 4 copias del “training agreement” y cada una tiene la suya. El 20% restante del pago se realiza cuando el beneficiario finaliza sus prácticas y presenta en el Rectorado la documentación justificativa de su estancia.
10.‐ Retorno. Antes de iniciar el retorno el beneficiario ha haber recogido la documentación reclamada por la Agencia Nacional Leonardo:
Respecto la empresa
‐Certificado de las prácticas realizadas elaborado por la empresa haciendo constar todos los datos de la práctica.
‐Documento de Movilidad Europass: Este documento se genera a través del aplicativo informático Leopass. Es una herramienta europea de validación que certifica el periodo de formación realizado por el beneficiario en un país europeo y refleja las competencias adquiridas. Se firma por tres partes: el beneficiario, la organización de acogida y la parte contratante (URL)
Respecto el beneficiario
‐ Tarjeta de embarque de ida y de vuelta (las fechas habrán de ser coherentes con las fechas fijadas en el contrato). En caso que el beneficiario haya viajado con otros medios deberá llevar el correspondiente justificante original de este viaje.
‐ Evaluación por la Agencia Nacional Leonardo. Se hace llegar al beneficiario a través de la herramienta informática Leopass.
‐ En el supuesto de que el beneficiario haya realizado un curso de idiomas para complementar su preparación lingüística, debe hacer constar el recibo o factura originales de este curso.
La entrega de esta documentación se hace necesaria para poder justificar la estancia del beneficiario en el país y empresa dónde ha realizado las prácticas y la Agencia Nacional Leonardo la considera imprescindible para hacer efectivo el pago correspondiente al viaje y/o la preparación lingüística.
SEGUIMIENTO, MEDICIÓN Y MEJORA DEL PROCESO
Dentro del proceso de revisión anual del Sistema de Gestión de la Calidad se incluirá la revisión del desarrollo de este programa de movilidad, evaluado como se han desarrollado y si han existido incidencias.
El Centro, revisará el funcionamiento del programa de movilidad.
DIFUSIÓN A LOS GRUPOS DE INTERÉS Y RENDICIÓN DE CUENTAS
La Universitat Ramon Llull pone a disposición de toda la comunidad universitaria toda la información referente a los diferentes programas de becas que se ofrecen en el apartado
destinado a las Relaciones Internacionales del espacio Web de la URL6 . En este apartado se detallan los pasos a seguir por los interesados en formar parte de los diferentes programas de movilidad; asimismo se pone a su disposición todas las solicitudes y formularios correspondientes para facilitar al máximo la realización de los trámites de cada programa. De igual forma, toda la secuencia de acciones establecidas así como las mejoras o cambios en este proceso serán difundidos a los grupos de interés implicados mediante la continua comunicación y las reuniones periódicas con los responsables de la movilidad en los Centros. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO Normativa Convocatoria Nacional de Propuestas en el marco del Aprendizaje Permanente Documentos generados Modelo convenio Documentación académica y administrativa Solicitud Resolución provisional y definitiva Carta de intención de las empresas participantes 6 http://www.url.es/index.php
PROCESO DE GESTIÓN DE LA CONVOCATORIA ESPECÍFICA DE MOVILIDAD SICUE‐SÈNECA
DELIMITACIÓN DEL PROCESO
El Sistema de intercambio entre Centros Universitarios Españoles (SICUE) ofrece al alumnado de las universidades españolas la posibilidad de realizar una parte de sus estudios en otra universidad, con la garantía de reconocimiento académico y de aprovechamiento, así como de adecuación a su perfil curricular. A tal efecto, se establecerán convenios bilaterales entre las diferentes Universidades para determinar los Centros, titulaciones, plazas y duración del intercambio.
La obtención de plaza dentro del intercambio será requisito imprescindible para poder participar en las convocatorias de becas y ayudas de movilidad que se convoquen por los organismos públicos de educación correspondientes (SÉNECA).
Este proceso contempla la forma en que se coordina desde los servicios centrales de la URL los trámites que requiere el estudio y adjudicación de las plazas contempladas en los Acuerdos Bilaterales subscritos entre la URL y otras Universidades y establecer la sistemática a aplicar en la gestión y revisión del programa de movilidad de los estudiantes recibidos en la URL desde cualquier Universidad española y enviados desde la URL a otras universidades españolas a través del programa SICUE/SÉNECA.
Este proceso se inicia con la publicación de la convocatoria anual y acaba con el envío/recepción de las calificaciones de los alumnos acogidos/enviados en la movilidad.
GRUPO DE INTERÉS A QUIEN VA DIRIGIDO
Los destinatarios principales del proceso de presentación de solicitudes, su correspondiente estudio y final adjudicación de plazas de movilidad, son los alumnos propios de la URL que puedan realizar parte de sus estudios en otra universidad española, así como los alumnos que, procedentes de otras universidades, quieran continuar sus estudios en esta Universidad.