IV.1 ANÁLISIS DE LOS PROCESOS ESTABLECIDOS EN LAS ROP O NORMATIVIDAD APLICABLE
26. Describa mediante Diagramas de Flujo el proceso general del programa para cumplir con los bienes y los servicios (Componentes), así como los procesos clave en la operación del programa.
Respuesta: Sí
El Programa establece diversos procedimientos para dar atención a las solicitudes de ingreso a la Educación Básica donde se precisan las Actividades que deberán realizar las/los Directores de los planteles educativos, la/el Inspector/Supervisor designado a la Zona Escolar y personal de la Unidad Regional.
Dichos procesos están definidos para preescolar, primaria y secundaria y se explican a detalle en las preguntas subsecuentes además del Anexo 13 Diagramas de flujo de los Componentes y procesos claves. A continuación se presenta un diagrama simplificado del proceso utilizado para cumplir con los Componentes de FAEB.
Solicitud de apoyos
27. ¿El programa cuenta con información sistematizada que permite conocer la demanda total de apoyos y las características de los solicitantes? (socioeconómicas en el caso de personas físicas y específicas en el caso de personas morales)
Respuesta: Sí
4
El Programa cuenta con información sistematizada que permite conocer la demanda total de apoyos y las características de las personas solicitantes.
Existe evidencia de que la información sistematizada es válida, es decir, se utiliza como fuente de información única de la demanda total de apoyos.
El Programa cuenta con información sistematizada para registrar las solicitudes de ingreso para cada ciclo escolar. En este proceso, la Unidad Regional designa a capturistas responsables por Zona Escolar y se ingresan los datos de las Solicitudes de Preinscripción donde es posible consultar información sobre nombre del alumno, CURP, sexo, fecha, entidad de nacimiento, datos de los padres, hermanos, domicilio, entre otros. Asimismo, es posible consultar con información de los padres, madres o tutores, el historial de los planteles educativos donde ha cursado los grados anteriores y, en los casos donde aplique, información sobre posibles discapacidades.
La información se valida con las escuelas y se monitorea periódicamente para mantenerla actualizada; además es la herramienta utilizada por las diferentes instancias educativas para consultar información detallada sobre el alumnado de Nuevo León.
28. Los procedimientos para recibir, registrar y dar trámite a las solicitudes de apoyo cuentan con las siguientes características:
a) Corresponden a las características de la población objetivo. b) Existen formatos definidos.
c) Están disponibles para la población objetivo.
d) Están apegados al documento normativo del programa.
Respuesta: Sí
4
El Programa cuenta con procedimientos para recibir, registrar y dar trámite a las solicitudes de apoyo.
Los procedimientos cuentan con todas las características descritas.
El Programa cuenta con un procedimiento establecido para recibir, registrar y dar trámite a las solicitudes de apoyo, que en este caso corresponde con el proceso de preinscripción e inscripción, haciendo énfasis en los alumnos que ingresarán a 2° de preescolar, 1° de primaria, 1° de secundaria en escuelas oficiales, o bien, que cambiarán de plantel para el siguiente ciclo escolar. En los casos donde los alumnos cursen el siguiente grado en el mismo plantel, el proceso de reinscripción será automático.
En este sentido, los procesos y formatos corresponden a las características de la población objetivo. Dado que la población beneficiaria es menor de edad, los padres, madres o tutores son los encargados de realizar los trámites correspondientes. Asimismo, dentro de este proceso participan las/los Directores de los planteles, la/el Inspector/Supervisor designado a la Zona Escolar y personal de la Unidad Regional. Los formatos utilizados están definidos por la Secretaría y se refieren a la Solicitud de preinscripción, Listado de Control de Folios, Formato de Entrega-Recepción de Folios para Zona Escolar y Acuse de Estructura Autorizada de Grupos para el ciclo escolar correspondiente.
El formato de preinscripción se encuentra disponible para la población objetivo directamente en la escuela donde los alumnos estén cursando el grado académico; los demás formatos se encuentran disponibles para el personal de la Secretaría y Directores de los planteles.
En este sentido, el procedimiento de solicitud de apoyos se encuentra apegado a los documentos normativos y las Guías de Actividades de la Dirección General de
29. El programa cuenta con mecanismos documentados para verificar el procedimiento para recibir, registrar y dar trámite a las solicitudes de apoyo con las siguientes características:
a) Son consistentes con las características de la población objetivo.
b) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras
c) Están sistematizados.
d) Están difundidos públicamente.
Respuesta: Sí
4 Los mecanismos para verificar el procedimiento para recibir, registrar y dar trámite a las solicitudes de apoyo tienen cuatro de las características establecidas.
Se cuenta con mecanismos documentados para verificar el procedimiento de recepción, registro y trámite de solicitudes de apoyo el cual es consistente con las características de la población objetivo.
El proceso inicia cuando la/el Director del plantel organiza una reunión para informar a las personas interesadas las fechas y procesos de inscripción. El primer paso consiste en la entrega de las solicitudes de preinscripción a los padres de familia y se da una explicación para el llenado de la misma. Posteriormente, los padres, madres o tutores realizan el llenado de la solicitud adjuntando comprobante de domicilio y copia de la credencial de elector y, en los casos donde el alumno se encuentre registrado en otra entidad o país, se deberá agregar copia del acta de nacimiento y CURP. El siguiente paso corresponde al Director/a del plantel quien debe firmar, sellar y entregar el comprobante de solicitud de preinscripción al padre, madre o tutor, además de marcar en el Listado de Control de Folios, las solicitudes canceladas, llenas o en resguardo y lo entrega a la Zona Escolar. En caso de que la información esté completa, en el Formato de Entrega-Recepción de Folios para Zona Escolar se anota por escuela la cantidad de folios llenos, cancelados y en resguardo y se envía a la Unidad Regional un paquete por cada plantel registrado. En el siguiente paso, la Unidad Regional recibe por cada escuela los paquetes de Solicitudes de Preinscripción, el Listado de Control de Folios y con el Formato de Entrega-Recepción de Folios para ordenar y registrar los folios en el Sistema de Control Escolar según el estatus (lleno, resguardo, cancelado). Finalmente se designan capturistas por Zona Escolar y se procede a la carga de los datos de las Solicitudes de Preinscripción.
Los procesos están estandarizados y son los mismos para todas las escuelas, zonas escolares y unidades regionales. La información recolectada durante este proceso se encuentra sistematizada y se carga en el Módulo de Recepción de Folios. En el caso de los procesos de preinscripción e inscripción, estos se encuentran difundidos públicamente en las escuelas y en la página electrónica de la Secretaría; para el caso de las/los operadores del Programa, los formatos son proporcionados por la Dirección de Planeación.
Selección de beneficiarios y/o proyectos
30. Los procedimientos del programa para la selección de beneficiarios y/o proyectos tienen las siguientes características:
a) Incluyen criterios de elegibilidad claramente especificados, es decir, no existe ambigüedad en su redacción.
b) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
c) Están sistematizados.
d) Están difundidos públicamente.
Respuesta: Sí
4 Los procedimientos para la selección de beneficiarios tienen todas las características establecidas.
El Programa cuenta con un procedimiento establecido para la selección de beneficiarios el cual requiere del Listado de Alumnos de 1a. Opción para Escuela Destino y las Estructuras Autorizadas 2014-2015 elaborados por la Unidad Regional.
En consideración a los documentos mencionados, la Unidad Regional es la encargada de dar las indicaciones y criterios de selección a la Zona Escolar para que el/la directora de la escuela proceda a la autorización de quienes podrán inscribirse.
Los criterios utilizados para la selección de beneficiarios son: la edad, si el/la solicitante cuenta con hermanos/as dentro del plantel educativo, el domicilio y finalmente la escuela de afluencia.
Los procesos para la selección se encuentran estandarizados y son utilizados por las instancias ejecutoras. La Unidad Regional es la encargada de entregar los documentos y dar indicaciones para la selección de beneficiarios a la Zona Escolar.
La información generada por la Unidad Regional se encuentra sistematizada, además se entrega una copia impresa a cada Zona Escolar de los documentos arriba mencionados. Los procedimientos y criterios utilizados para la selección de beneficiarios se difunden públicamente y pueden ser consultados por medios electrónicos o en las escuelas donde se realizó el trámite de preinscripción.
31. El programa cuenta con mecanismos documentados para verificar el procedimiento de selección de beneficiarios y/o proyectos y tienen las siguientes características:
a) Permiten identificar si la selección se realiza con base en los criterios de elegibilidad y requisitos establecidos en los documentos normativos.
b) Están estandarizados, es decir son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
c) Están sistematizados.
d) Son conocidos por operadores del programa responsables del proceso de selección de proyectos y/o beneficiarios.
Respuesta: Sí
4 Los mecanismos para verificar la selección de beneficiarios tienen todas las características establecidas.
El Programa documenta el procedimiento para selección de beneficiarios y permite identificar que los criterios utilizados cumplan con lo establecido en la normatividad. En este proceso la Unidad Regional se encarga de entregar los Listados de Alumnos por Escuela de 1a. Opción y el Acuse de Estructuras Autorizadas del ciclo escolar en cuestión, además de informar los criterios de selección a la Zona Escolar.
Posteriormente, el/la supervisor/a de cada zona entrega los documentos a las/los directores de los planteles educativos, quienes autorizan en el listado de 1ª opción a los alumnos que se podrán inscribir de acuerdo a la estructura autorizada y a los criterios definidos.
El siguiente paso corresponde únicamente a la Unidad Regional, la cual se encarga de asignar los folios de 2a, 3a y 4a opción de acuerdo a las solicitudes recibidas. Al finalizar la asignación de folios se imprimen las Constancias de Asignación, las cuales son entregadas a cada Zona Escolar y se verifica que el total de folios coincida con las constancias de cada plantel.
Estos procedimientos están estandarizados, se especifican las fechas en las cuales se deben llevar a cabo las actividades antes descritas y se definen las acciones de la Unidad Regional, Zona Escolar y Directores.
La información está sistematizada y validada por la Unidad Regional y por la Dirección de Planeación de la Secretaría.
Los procesos son informados a quienes operan el Programa a través de la Guía de Actividades y se establecen fechas límite para cada acción por realizar.
Tipos de apoyos
32. Los procedimientos para otorgar los apoyos a los beneficiarios tienen las siguientes características:
a) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
b) Están sistematizados.
c) Están difundidos públicamente.
d) Están apegados al documento normativo del programa.
Respuesta: Sí
4 Los procedimientos para otorgar los apoyos a los beneficiarios tienen todas las características establecidas.
Los procesos para otorgar los apoyos a los beneficiarios están estandarizados y son utilizados por las/los Directores de las escuelas, Inspectores/Supervisores de Zona y las Unidades Regionales.
Estos procedimientos definen las acciones de asignación de alumnos por escuela y se establecen las actividades que deberá realizar el/la directora de cada plantel educativo con los padres de familia.
La información generada se encuentra sistematizada y se refiere principalmente a las Constancias de Asignación, Listados de Alumnos por Escuela de Origen y Solicitudes de Preinscripción que, aunque se capturan en etapas anteriores, son utilizados para la asignación del alumnado por escuela.
Si bien las acciones específicas de las/los operadores no se difunden públicamente, la/el Director de cada plantel tiene la obligación de comunicar a los padres y madres de familia o tutores sobre las actividades y fechas establecidas para concluir el proceso de inscripciones y que los alumnos inicien clases en el plantel asignado.
Los procesos están apegados al documento normativo y establecen, dentro de las disposiciones aplicables, las actividades que las/los operadores del Programa deben realizar durante el periodo de inscripciones.
33. El programa cuenta con mecanismos documentados para verificar el procedimiento de entrega de apoyos a beneficiarios y tienen las siguientes características:
a) Permiten identificar si los apoyos a entregar son acordes a lo establecido en los documentos normativos del programa.
b) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
c) Están sistematizados.
d) Son conocidos por operadores del programa.
Respuesta: Sí
4 Los mecanismos para verificar el procedimiento de entrega de apoyos a beneficiarios tienen todas las características establecidas.
Los mecanismos documentados con los que cuenta el Programa permiten identificar que los apoyos y las acciones realizadas para la entrega cumplan con la normatividad aplicable.
En este sentido, la Unidad Regional informa al personal de las Zonas Escolares las actividades a realizar para continuar con el proceso de inscripción. Dichas actividades son comunicadas a las/los directores de las escuelas y consisten en: la entrega de Constancias de Asignación a los padres, madres de familia o tutores y firma del Listado de Alumnos por Escuela de Origen por parte de los mismos; fechas para formalizar la inscripción; indicaciones para constituir las Asociaciones de Padres de Familia y nombrar la Mesa Directiva así como el proceso para inscripciones extemporáneas.
Posteriormente, la/el Director de cada escuela debe entregar el Listado de Alumnos por Escuela de Origen validando la firma de recibido de la Constancia de Asignación así como recolectando información de la encuesta de escolaridad y ocupación de los padres, madres o tutores.
Los procesos están estandarizados y son aplicables en todo el Estado, definiendo las acciones en la Guía de Actividades de cada responsable.
Se cuenta con un sistema que permite capturar la información generada en este proceso y que puede ser consultada por la Dirección de Planeación o las instancias educativas encargadas del proceso de inscripción a nivel estatal. Asimismo, la Unidad Regional captura los resultados de las encuestas de escolaridad y ocupación de los padres, madres o tutores.
Los procedimientos de preinscripción e inscripción, así como las fechas para cada actividad son conocidos por quienes operan el Programa y se definen para Directores/as), Zonas Escolares y Unidades Regionales.
Ejecución
34. Los procedimientos de ejecución de obras y/o acciones tienen las siguientes características:
a) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
b) Están sistematizados.
c) Están difundidos públicamente.
d) Están apegados al documento normativo del programa.
Resultado: Sí
4 Los procedimientos de ejecución de obras y/o acciones tienen todas las características establecidas.
En este caso, el procedimiento para la ejecución de acciones se refiere a la entrega del Listado de Alumnos por Escuela Destino y a la formalización y cierre del proceso de inscripción.
Los procesos están estandarizados y se encuentran en la Guía de Actividades donde se definen las acciones para cada uno de los involucrados y son utilizados a nivel de preescolar, primaria y secundaria.
La información generada se encuentra sistematizada y se genera el documento denominado Listado de Alumnos por Escuela Destino; además, la información relativa a la estructura autorizada de grupos para el ciclo escolar se encuentra en el Sistema de Estructuras.
Los procesos se difunden a las instancias ejecutoras y las/los Directores de cada plantel son quienes se encargan de comunicar a los padres de familia o tutores sobre las actividades de cierre y las fechas para cumplir con los procedimientos, los cuales están apegados al documento normativo y cumplen con las disposiciones estatales y federales.
35. El programa cuenta con mecanismos documentados para dar seguimiento a la ejecución de obras y acciones y tienen las siguientes características:
a) Permiten identificar si las obras y/o acciones se realizan acorde a lo establecido en los documentos normativos del programa.
b) Están estandarizados, es decir, son utilizados por todas las instancias ejecutoras.
c) Están sistematizados.
d) Son conocidos por operadores del programa.
Respuesta: Sí
4 Los mecanismos para dar seguimiento a la ejecución de obras y/o acciones tienen todas las características establecidas.
El Programa cuenta con mecanismos documentados para dar seguimiento a la ejecución de acciones e identificar si se realizan acorde a lo establecido en los documentos normativos.
El proceso inicia cuando la Unidad Regional entrega los Listados de Alumnos por Escuela Destino a cada Zona Escolar, además de recibir el acuse de Estructuras Autorizadas para el siguiente ciclo escolar.
Con esta información se comunica a las/los Directores las fechas para formalizar la inscripción definitiva en el plantel donde se asignó cada alumno; esta etapa culmina cuando los padres, madres de familia o tutores acudan con la Constancia de Asignación y la Solicitud de Preinscripción para que los beneficiarios puedan iniciar el siguiente ciclo escolar en el plantel designado. Asimismo se debe finalizar el proceso para constituir las Asociaciones de Padres de Familia y nombrar la Mesa Directiva.
La última parte del proceso consiste en recabar las firmas de las/los directores en el Acuse de Estructuras Autorizadas de Grupos del ciclo escolar, se realiza una reunión de cierre del proceso de inscripciones y se instala el comité de inscripciones y control escolar, el cual resolverá cualquier caso, actividad o aspecto no previsto dentro de la normatividad.
Los procesos están estandarizados y son ejecutados por Directores/as, Inspectores/Supervisores de Zona y personal de la Unidad Regional. Asimismo, la información generada por la Unidad Regional para la asignación de planteles, autorización de estructuras y validación de información por Zona Escolar se encuentra sistematizada y disponible para consulta de las instancias responsables.
IV.2MEJORA Y SIMPLIFICACIÓN REGULATORIA
36. ¿Cuáles cambios sustantivos en el documento normativo se han hecho en los últimos tres años que han permitido agilizar el proceso de apoyo a los solicitantes?
Respuesta: Sí
En el caso de las Guías de Actividades y procedimientos establecidos para otorgar la prestación de servicios de Educación Básica en la entidad no se detectaron modificaciones o actualizaciones sustantivas desde 2011.
A pesar de lo anterior, es importante señalar que las distintas direcciones o áreas de la Secretaría, en particular las que tienen trato directo con los beneficiarios, mantienen un proceso continuo de mejora que ha permitido hacer más eficiente el proceso de inscripción y atención al alumnado y a los padres, madres de familia o tutores, un ejemplo es que para las inscripciones de los últimos años no ha sido necesario que tanto ellos como los alumnos y alumnas se formen en las escuelas para la reinscripción, ya que el proceso es automático y no es necesario el llenado de la solicitud de preinscripción. Por lo anterior, se sugiere mencionar dichos cambios en los manuales de operación y procedimientos o bien hacer un documento que muestre los procesos de mejora implementados desde 2010.
IV.3ORGANIZACIÓN Y GESTIÓN
37. ¿Cuáles son los problemas que enfrenta la unidad administrativa que opera el programa para la transferencia de recursos a las instancias ejecutoras y/o a los beneficiarios y, en su caso, qué estrategias ha implementado?
Respuesta: Sí
La unidad administrativa que opera el Programa no ha presentado problemas para la transferencia de recursos; sin embargo, derivado de la última Reforma a la Ley de Coordinación Fiscal, se estableció que el FAEB pasaría a ser constituido en el Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa y Gasto Operativo (FONE).
En este sentido se establece en el artículo Tercero Transitorio de dicha reforma que El Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa entrará en vigor en el ejercicio fiscal 2015. En tanto entra en vigor el Fondo de Aportaciones para la Nómina Educativa a que se refiere este artículo, seguirán aplicándose las disposiciones correspondientes al Fondo de Aportaciones para la Educación Básica y Normal vigentes hasta antes de la entrada en