Objetivo: Brindar una guía que permita al usuario manejar adecuadamente la matriz de
sistema integrado de la empresa Joygardens S.A.
Alcance: Se aplica a todas las operaciones de la empresa como administración, campo,
técnico, ambiental.
UNIDAD DE SISTEMAS GESTIÓN RESPONSABLE FAIRTRADE RESPONSABLE FLOR ECUADOR RESPONSABLE BASC RESPONSABLE SART40
3.2.1 Normas políticas y conceptos generales:
Basado en las Gestiones Fairtrade, Flor Ecuador, BASC, SART cumplimiento de
normativas legales del IEES, Código del Trabajo, Ley ambiental.
3.2.2 Indicaciones técnicas:
Codificación:
Cada código inicia con el número del criterio o estándar a normalizar seguido por la
gestión que lo regula, las mismas que han sido codificadas de acuerdo a su integración
dentro de la empresa, antepuesta por la letra a en el caso de tratarse de un criterio que
abarque más de una gestión, proseguido por el estándar específico, esto separado y con
puntos y guiones para determinar a qué criterio y estándar corresponde es decir:
Tabla 4
Codificación a llevar dentro del Sistema de Gestión Integral
CODIFICACIÓN SISTEMA
IDENTIFICACIÓN
a
Fairtrade
1
Flor Ecuador
2
BASC
3
SART
4
CON CRITERIO EVALUADOR (1-13)
4.a-2
Recurso Humano (4)
Procedimiento de Contratación de personal.
CRITERIO EVALUADOR CON SUB-ESTÁNDAR
4.a-2-01
Recurso Humano (4)
Inducción a personal nuevo
SISTEMA REGUDADO POR GESTIÓN ESPECÍFICA
8.2.3
Técnico (8)
Procedimiento para el manejo y utilización de
fertilizantes.
Elaborado: Autor
Formatos:
Todo documento interno que se maneje dentro de la empresa deberá llevar un formato
unificado que únicamente variará o se distinguirá por el nombre del documento y por el
código que se lo designe, el mismo que contendrá:
41
Encabezado: el logo de la empresa, el nombre del documento, código que lo identifica
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO JOYGARDENSCODIGO: 4.a-3 FAIRTRADE 01 FLOR ECUADOR 02 BASC 03SART 04
Figura 8. Formatos de encabezados documentos de sistema de gestión integrado Fuente: Autor
Pie de página: Esta parte debe incluir la fecha de elaboración, número de actualizaciones,
la fecha de aprobación, responsable de su elaboración, aprobación de la gerencia y el
número de páginas del documento.
Fecha Elaboración: No. Rev.
Fecha Aprobación:
Elaborado por: Aprobado por: Pág.
27/04/2014 00 27/04/2014 Jefe de Sistemas de
Gestión de la Finca Gerente General 41 de 107 NOTA: Cualquier documento impreso diferente del original, y cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera
de JOYGARDENS S.A. serán considerados como “COPIA NO CONTROLADA” PROHIBIDA SU REPRODUCCIÓN Y/ O DISTRIBUCIÓN SIN PREVIA AUTORIZACIÓN
- 41–
Figura 9. Formatos de pie de página documentos de sistema de gestión integrado Fuente: Autor
Contenido
Tabla 5
Directrices de contenido
Tipo de letra
Tamaño de letra
Presentación
Firmas
Times
New
Roman
12
Con justificación
Revisión,
aprobación
Elaborado: Autor
3.1.2.3 Procedimiento
Designar la persona responsable del manejo del sistema de gestión integrado quien
será la encargada de controlar y verificar su cumplimiento, medir 2 veces al año el
desempeño del SGI, coordinar los recursos necesarios y establecer acciones preventivas,
correctivas y de mejora, la misma que debe cumplir los siguientes requisitos:
a)
Tener título de 3
ernivel en Administración, o carreras afines
b)
Tener experiencia en el manejo de sistemas de gestión, mínimo dos años.
c)
Tener don de liderazgo
d)
Tener aptitud, actitud y el compromiso de crecimiento con la empresa
e)
Amplio conocimiento en las normativas aplicables
42
Establecer las personas idóneas para dirigir cada uno de los sistemas de gestión,
quienes se encargarán de su implementación, garantizar que todas las personas que
trabajan dentro de la empresa cumplan con los procedimientos establecidos por ella
coordinar con la unidad del SGI en la identificación y aplicación de acciones preventivas o
correctivas y verificar la efectividad de las decisiones tomadas.
El trabajo deberá llevarse a cabo por medio de reuniones quincenales entre todos
los miembros de la Unidad de Sistemas de Gestión integrado, que requiere de una
comunicación abierta y permanente.
Para ello es importante que en las reuniones se designen las funciones y actividades que
cada uno de estos va a realizar y como se van a ir implantando. Los procedimientos deben
ser elaborados por todos los miembros de la unidad con el aporte de criterio y
conocimiento de todo el equipo de trabajo, debe ser revisada y aprobada para luego ser
autorizada por la gerencia, y poder ser difundida a todos los miembros que forman parte
del proceso.
El grupo de auditores designados debe ser capacitado y con competencias a fines a
las necesarias para llevar a cabo las auditorías internas de control, estos auditores no deben
formar parte directa del proceso (11.a-04) y se encargan de:
a)
Preparar la Auditoria (planificación sobre lo que va a revisar, objetivos, documentos,
etc.)
b)
Realizar las Auditorías Internas (Recopilación de datos, generación de hallazgos,
conclusiones)
c)
Presentar Informe de Auditorias.
d)
Actividades Complementarias (verificar acciones tomadas y elaborar auditorias de
seguimiento).
Las auditorías internas deberán realizarse como mínimo dos veces al año de
acuerdo al estándar (11.a-03), seguidas por la reunión con gerencia en la cual se debe dar a
conocer sus resultados (11.a-06), nivel de cumplimiento, nivel de eficacia del sistema,
actividades sub-estándar encontradas y determinar soluciones de mejora.
Las auditorías externas se llevan a cabo una vez al año por los organismos de certificación
en el caso de Fairtrade, BASC, Flor Ecuador y del Ministerio del trabajo conjuntamente
con el IESS, la gestión SART.
43
Tabla 6
Criterios del Sistema de Gestión integral
Elaborado: Autor
Los niveles mínimos de cumplimiento por gestión se clasifican de la siguiente manera:
Tabla 7.
Nivel de cumplimiento por gestión
FAIRTRADE
FLOR
ECUADOR
BASC
SART
70% 80% 90% 80%
3.3 Modelo de gestión integrada
In document
Impacts of the 2014-15 Federal Budget measures on South Australia
(Page 100-102)