El almacén (3-8-2) de la UEB Sucursal Villa Clarade Almacenes Universales S. A. está encargado de la protección y correcta manipulación de materias primas importadas fundamentalmente de México y Panamá, dirigidas posteriormente a la producción en la EMI “Ernesto Che Guevara”. Entre sus características principales está: es techado, con buen estado de sus elementos constructivos (techo, paredes, piso), correctamente ventilado e iluminado, con protección en sus puertas y ventanas.
Actualmente existe en el almacén 15 tipos de surtidos, estos son: polietileno de alta densidad IF- 4, polietileno media densidad rotomoldeo pellet, rotomoldeo verde en polvo, polipropileno 60C, polietileno de alto peso molecular, polietileno para soplado, polietileno en bobina, polietileno de baja densidad lineal, polietileno de baja densidad para extrusión, polietileno de alta densidad IF- 8, polietileno de alta densidad IF-19, pigmento para polietileno blanco, polietileno para pigmento negro masterbach, rotomoldeo azul, cajas de cartón. La presente investigación se basará en el estudio de todos ellos, pero en algunas ocasiones en el caso específico del primero debido a que es el representativo al tener características similares al resto de los productos y el de mayor demanda en el almacén en el período estudiado que son los meses de enero, febrero y marzo del 2013.
Estos surtidos no requieren condiciones especiales de conservación, deben mantenerse en lugares secos y frescos, a temperaturas que no superen los 50 grados centígradosni expuestos a la acción directa del sol. Todos los productos son compatibles entre sí y no tienen fecha de vencimientoal ser químicamente estables. Se almacenan en estibas directas y en estantería, sin peligro de derrumbe de acuerdo a lo establecido en las normas cubanas.
El almacén presenta categoría I debido a que las mercancías se almacenan en condiciones que garantizan los requerimientos imprescindibles para su adecuado control y conservación.
Portodo lo anterior, el (3-8-2) está en condiciones de desarrollar sus procesos claves y relevantes, satisfaciendo los requerimientos y restricciones especificadas en las resoluciones vigentes.
3.2.4 Diagnóstico del almacén
Inicialmente para el desarrollo de esta etapa del procedimiento se determina el número de expertos necesarios a considerar pues ofrecen diferentes ideas y puntos de vista, permitiendo hacer el diagnóstico de forma más integral. Para ello se estimó una probabilidad de errores entre expertos (p) de 0,3; un nivel de precisión (i) de 0,38 y un nivel de confianza (k) de 3,8416; obteniéndose que son necesarios aproximadamente seis expertos. El cálculo se muestra a continuación:
( ) ( )
Los expertos pueden ser trabajadores, especialistas y cuadros, utilizándose los siguientes:
Especialista comercial (2)
Especialista de calidad
Jefe del área #3 de almacenes de AUSA
Jefe del almacén (3-8-2)
Dependiente del almacén
Posteriormente se emplea la lista de chequeo que aparece en el anexo 10 planteada por Acevedo Suárez et al. (2010); a continuación se hace referencia a los principales resultados obtenidos.
Aspectos relacionados con la descarga:
El área de descarga está en correspondencia con la cantidad de mercancía recibida en el día, realizando todas las operaciones en este lugar de manera mecanizada al tratarse de materias primas de grandes dimensiones y peso, además se cuenta con facilidades de descarga porque existen andenes cerca del almacén objeto de estudio.
El especialistacomercial es el responsable de la recepción de las mercancías, el cual se encuentra preparado, pues la empresa ha desarrollado programas de capacitación relacionados con la economía de almacenes, la seguridad de las mercancías, entre otros temas.Con respecto a las materias primas, existen serios problemas con la informada en cantidadporque elflujo es de los proveedores a la EMI y de esta a AUSA, en la primera parte no existen problemas ya que los proveedores siempre mandan la documentación junto con la mercancía, sin embargo, en la segunda parte hay dificultades porque el cliente debe informar previamente de lo que va a llegar, pero a veces arriba más que lo esperado por el almacén debido a que la EMI no envía la factura a tiempo; ante esta situación y otras como faltantes o averías, AUSA y la EMI conocen y desarrollan las reclamaciones pertinentes.
Aspectos relacionados con el completamiento para el almacenaje:
Los medios unitarizadores que se emplean son las paletas de intercambio, contando con la cantidad y la calidad requerida ya que estas son enviadas siempre por el proveedor y en caso de que haga falta más la EMI dispone de las necesarias. Los trabajadores aplican y conocen las normas técnicas para la utilización de estos medios (altura permisible, peso máximo a soportar, etc.) y las reglas de unitarización básicas de las cargas, lo cual provoca que en muy pocos casos se violen.
Aspectos relacionados con el almacenaje:
Con respecto al ordenamiento y óptima distribución en planta se emplea como tecnología de almacenamiento estanterías para paletas con un aprovechamiento del 75% las cuales tienen una altura de seis metrosy estibas directas de no más de dos camadas de altura. Los pasillos tienen un ancho de tres y cuatro metros,estando en correspondencia con los equipos de manipulación que se emplean. Las mercancías se ubican cumpliendo con el principio de rotación FIFO (primero que entra primero que sale) para evitar pérdidas por deterioro o envejecimiento de la materia prima y de acuerdo a su tipo y tecnología adecuada. Los estantes están correctamente señalizados pero las áreas del almacén necesitan volverse a marcar. Los indicadores de aprovechamiento del espacio no se miden con frecuencia y de todos los encontrados en la literatura consultada sólo en la empresa se tiene en cuenta el del aprovechamiento del área, que aunque se determina no se compara con el de períodos anteriores para detectar desviaciones. La capacidad de almacenamiento en el almacén (3-8-2) es poca para la gran demanda que tiene este servicio en la entidad.
Relacionado con el transporte interno se sabe que las operaciones de manipulación no provocan interrupciones en la recepción y el despacho. Los medios de manipulación empleados son un montacargas de combustión interna TCM, el cual se considera que está sobreutilizado, ya que este realiza la carga y descarga de contenedores de los proveedores y de los productos terminados de la EMI, encargándose de los cuatro almacenes que tiene este cliente, para lo cual
existían anteriormente dos montacargas, pero por problemas organizativos y de costo se redujo a uno; y una transpaleta GTS de alza hidráulica como auxiliar del montacargas en algunas actividades. Actualmente es un problema la no optimización de los recorridos ya que los almacenes no fueron diseñados lógicamente, sino a medida que aparecía el espacio y la posibilidad de crearlos, lo cual provoca que el montacargas tenga que recorrer grandes distancias del lugar donde se encuentran los andenes al almacén de productos terminados. Vinculado a la protección de los materiales y trabajadores contra riesgos potenciales o ambientales el almacén (3-8-2) no cuenta con un sistema automatizado de detección y protección contra incendio, sin embargo si tiene la cantidad de extintores necesarios ubicados correctamente y señalizadas las vías de evacuación. Además el personal dispone y utiliza los medios de seguridad del trabajo para la manipulación y almacenamiento de las cargas como guantes, botas con casquillo, faja y muñequera. En cada almacén existe un control de acceso a las naves y una adecuada protección en las puertas y ventanas.
Referidoal cuidado y mantenimiento, aunque se limpian los pisos, estantes y envases bastante seguidos y se cuenta con los medios de limpieza necesarios, todavía hay mucho polvo por construcciones que se están haciendo alrededor. Se conocen las normas de conservación individual de los productos, pero no existe un plan de medidas para mantener sin daños productos ociosos o de lento movimiento.
Con respecto al control de las existencias, la identificación que se emplea es código o etiqueta de acuerdo al tipo de producto y al tipo de fabricante; hay un sistema formulado de planificación de inventario que se realiza una vez al mes en el cual se determinan parámetros como existencia máxima y mínima, existencia de seguridad, punto de pedido, intervalo de reaprovisionamiento, pero estos a veces el cliente no los tiene en cuenta o no los cumple, lo que provoca que haya gran cantidad de productos y no la capacidad insuficiente en el almacén; también cada 30 días se hace un chequeo al azar de la tarjeta de estiba contra físico, manteniendo siempre actualizada la documentación para el control de las existencias como registro de las devoluciones, registro de transferencias en el almacén y tarjetas de estiba; además de todo esto se lleva a cabo de manera trimestral auditorías a los inventarios para controlar la calidad de la documentación.
Aspectos relacionados con la preparación para los predespachos:
La selección y localización de la mercancía se realiza de forma manual. Las cantidades por embalajes están en correspondencia con las cantidades solicitadas por los clientes siempre. En algunas ocasiones los medios de manipulación para realizar la preparación de los pedidos no son los suficientes.
A pesar de que existen facilidades para el despacho de las mercancías en el almacén objeto de estudio porque se cuenta con dos andenes, estos no son suficientes para el resto de lasinstalacionesdebido a su ubicación yextensión.
Aspectos relacionados con el despacho:
El despacho de los pedidos se realiza a tiempo, lo cual está condicionado porque el personal dedicado a esta tarea posee la preparación requerida. El control que se utiliza para despachar la mercancía es de forma cuantitativa a través del conteo por bultos al 100%. Siempre se cuenta con la documentación requerida para realizar el despacho de las mercancías, sin embargo no existe un plan para cumplir pedidos urgentes.
Otra herramienta fundamental para el diagnóstico es el cálculo de indicadores según la información obtenida como promedio en el almacén (3-8-2) de AUSA a través de observaciones directas realizadas días al azar durante ocho semanas, mostrando sus resultados a continuación:
Indicadores de aprovechamiento del espacio de almacenamiento:
1. Coeficiente de aprovechamiento de la altura (Kh):
Como su valor es menor que el 70% se considera que no se está aprovechando bien la altura en el almacén, lo cual se debe fundamentalmente a la altura promedio en las estibas directas.
2. Coeficiente de aprovechamiento del área (Kat):
( )
Como su valor es mayor que el 60% se considera que se está aprovechando bien el área del almacén, a pesar de que el espacio dedicado propiamente al almacenamiento no es mayor porque este es un almacén para la recepción y el despacho fundamentalmente.
3. Coeficiente de aprovechamiento del volumen (Kv):
A pesar de que la altura no se emplea eficazmente, el aprovechamiento del volumen es adecuado porque su valor se encuentra entre el 30%y el 40%.
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⁄
Lo que significa este indicador es que en cada m2 del área útil se almacenan14,87toneladas. 5. Coeficiente de ocupación del almacén.
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⁄
Este indicador demuestra que por cada m2 del área total se almacenan 2,26 toneladas.
Indicadores de operación y servicio al cliente:
Porcentaje de pedidos entregados a tiempo (PEAT):
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⁄
Los pedidos se entregan a tiempo porque el cliente establece con anterioridad lo que necesita, conoce de su existencia en el almacén y AUSA se encarga del transporte, evitándose de esta forma las demoras. Como su valor está por encima del 90 % se considera evaluar este indicador de excelente.
Porcentaje de errores en órdenes de salida (EOS):
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No existen órdenes de salida con errores emitidaspor el almacén porque primero la dependiente revisa lo que se despacha y después el jefe, existiendo un doble control en este aspecto y evitando la devolución de los documentos y las mercancías. Como su valor está por debajo del 5% se considera evaluar este indicador de excelente.
Porcentaje de pedidos rechazados (PR):
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⁄
Por las características propias de la entidad que no se encarga de la producción, sino más bien de intermediaria entre el proveedor y el cliente no existen pedidos rechazados por el almacén, debido a que la materia prima que la EMI desea ya se encuentra almacenada. Como su valor está por debajo del 5% se considera evaluar este indicador de excelente.
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⁄
La EMI es quien realiza toda la planificación y maneja la documentación relacionada con los pedidos, conociendo de esta forma la existencia en el almacén, por lo tanto, lo que solicita es de acuerdo a lo que hay y poreso los pedidos siempre se entregan completos. Como su valor está por encima del 90 % se considera evaluar este indicador de excelente.
Porcentaje de mermas (PM):
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⁄
Los productos no merman porque son químicamente estables, por lo que no existen pérdidas por este concepto. Como su valor está por debajo del 0,1% se considera evaluar este indicador de excelente. Porcentaje de pérdidas. (PP) ⁄ ⁄
Las pérdidas que existen de materias primas se deben a roturas de los sacos en que vienen, lo cual provoca que esas cantidades no se puedan recuperar; sin embargo este valor es bastante pequeño, por lo que se evalúa el indicador de excelente.
3.2.5 Análisis de los resultados y desarrollo de la acción correctora
La aplicación y evaluación de las herramientas planteadas anteriormente demuestran que el expediente logístico existente en la entidad se encuentra desactualizado, debido a que se desarrolló en el 2008, por lo tanto, han surgido nuevos tipos de productos y la tecnología de almacenamiento fundamentalmente ha variado, como por ejemplo: hay 114 módulos de estantes de seis metros y no 64 módulos de estantes de siete metros como aparece en el documento, se trabaja con sólo un montacargas, se ha mejorado la situación con los andenes aunque todavía se manifiestan dificultades porque no son los necesarios y su ubicación no es la idónea, la distribución en planta debido a las nuevas reestructuraciones ha cambiado, los valores de los parámetros técnicos del almacén no son los mismos por lo que los indicadores que se miden sobre esa base no son correctos, entre otras cuestiones que se deben analizar para lograr tener
este documento al día, pues a pesar de que cuenta con los aspectos necesarios que debe recoger, tiene problemas que le impiden trabajar con mayor eficacia.
La situación con los indicadores de operación y servicio al cliente es excelente, pues la entidad se esmera por cumplir con los contratos que tiene con su cliente en cantidad, calidad y tiempo. El ser un operador logístico le da la posibilidad de realizar diferentes actividades de forma integrada que facilitan y mejoran las relaciones con la EMI, además de los métodos de trabajo que tiene establecido los cuales favorecen el desarrollo adecuado de los procesos que ocurren en el almacén.
El comportamiento de los indicadores de aprovechamiento del espacio es adecuado con respecto al área y al volumen, aunque se considera que estos podían mejorar reduciendo algunas áreas que no están relacionadas directamente con los procesos relevantes y empleándolas propiamente para el almacenamiento. Sin embargo, la altura no está bien utilizada, lo cual no se debe a que no se emplee más estanterías que es el tipo de tecnología que mejor lo permite ni a que las estibas tengan más de dos camadas en altura porque esto podría provocar accidentes al caerse la materia prima, sino a que en ocasiones estibas que pueden ponerse en dos camadas se hace en una.
Para facilitar el análisis de algunos de los problemas detectados mediante el diagnóstico de forma cualitativa, se realizan cálculos que demuestran a través de ecuaciones la veracidad del asunto de manera cuantitativa:
Adecuada tecnología de almacenamiento:Para poderla determinar se analiza la cantidad de mercancía recibida en toneladas de todos los surtidos en los tres primeros meses del año 2013, sin embargo el tiempo de reaprovisionamiento y la densidad se basa en el producto más representativo que existe en el almacén que es el polietileno de alta densidad IF-4, no sólo porque es el de mayor demanda, sino porque también presenta características relacionadas con el peso y las dimensiones similares al resto de los surtidos.
⁄
⁄ (3.1)
(3.2)
Como la masividad es necesario que se exprese en m3se lleva la existencia media a esta unidad:
⁄ (3.3)
⁄ (3.4) Donde:
M: Masividad del producto, en m3/surtido Em: Existencia media, en toneladas o m3
Q: Cantidad de surtidos
Vc: Circulación anual, en toneladas/trimestre r: Rotación de los productos
T: Período analizado, en días (d)
t: Ciclo de reaprovisionamiento del producto, en días d: Densidad del producto, en m3/tonelada
Según el anexo 14 la masividad es alta, la tecnología de almacenamiento adecuada es estiba directa (bloques de una ó más filas de profundidad) o estanterías por acumulación por lo que las estanterías que se están utilizando no son las correctas y entre los equipos posibles está el montacargas frontal contrabalanceado con que cuenta la entidad, correspondiéndose todo esto a cargas masivas.
Cantidad de montacargas: ( ⁄ ) ⁄ ⁄ ⁄ ( ⁄ ⁄ ⁄ ) (3.5) ⁄ ⁄ ⁄ ( ) ⁄ ⁄ (3.6) (3.7) ⁄ ⁄ ⁄ ⁄ (3.8) ⁄ (3.9) Donde:Neq: Cantidad de montacargas necesarios
Q: Cantidad total de carga a manipular, en toneladas F: Fondo productivo disponible, en horas (h)
C: Capacidad nominal del montacargas, en toneladas
A: Aprovechamiento de la capacidad del medio de transporte lm: Recorrido medio del equipo, en metros
Vm: Velocidad media del equipo, en kilómetros por hora (km/h)
tc/d: Tiempo promedio de carga y descarga, en minutos (min)
qreal: Capacidad que realmente está siendo utilizado el equipo, en toneladas
qnominal: Capacidad nominal del equipo establecida por el fabricante, en toneladas
Como la empresa cuenta actualmente con sólo un montacargas se requiere que existan tres para poder desarrollar las actividades en tiempo y sin una sobreutilización del equipo.
Este constituye un parámetro importante a tener en cuenta en la distribución en planta, pues se requiere que exista el espacio suficiente para que los equipos de manipulación giren cargados.
(3.10)
Como ya que , la ecuación que se emplea para el ancho del pasillo es:
(3.11) Donde:
CR: Distancia desde el punto pivote hasta la línea central del montacargas, en metros
WT: Ancho del montacargas, en metros
PD: Distancia desde el punto pivote al cuerpo del montacargas, en metros
W: Ancho de la carga, en metros
Bt: Ancho mínimo de pasillo de entrada, en metros
Tr: Radio de giro del montacargas, en metros
a: Distancia desde el eje de la rueda lateral hasta la cara delantera de los brazos de la horquilla, en metros
L: Largo de la carga, en metros c: Holgura total, en metros
Como los pasillos existentes en el almacén son de 3m y 4m están en correspondencia con lascaracterísticas del montacargas con que trabajan.
Balance de demanda-capacidad:Este balance demuestra si realmente existe o no déficit de capacidad en el almacén objeto de estudio, a partir de la demanda realizada por la EMI en el período analizado:
⁄ (3.12)
(3.13)
(3.14)
De esta forma queda demostrado que el problema planteado de falta de capacidad realmente existe, pero actualmente se está almacenando toda la demanda porque AUSA siempre trata de satisfacer y resolver los pedidos urgentes de la EMI utilizando para ello el área de despacho, pasillos y otros lugares inadecuados para el almacenamiento.
Al analizar los resultados de la lista de chequeo, de los indicadores y de las opiniones de los expertos se confecciona el diagrama causa – efecto que aparece en el anexo 15, en el cual se considera como problema general el ineficiente desempeño de los procesos relevantes y se analizan las causas que lo ocasionan por cada proceso relevante del almacén.
Para poder desarrollar medidas correctoras tanto en el largo como en el corto plazo se hace una jerarquización de los problemas para darle prioridad en su solución a los principales, empleándose los expertos seleccionados anteriormente, los cuales establecen el nivel de