Versión AdvancedRev 11.18
Fecha De Inicio De Utilización Del
Sistema Contable Aproximadamente año 2008
FUNCIONALIDADES
1. Órdenes de compra 2. Clientes
3. Inventarios 4. Facturación
5. Cuentas por cobrar
6. Comisiones a vendedores 7. Cuentas por pagar
8. Bancos 9. Nómina 10. Activos fijos 11. Anexos SRI
Procedimientos de Auditoría aplicados en la evaluación del Sistema Contable
Se procedió a la elaboración de un cuestionario de control interno aplicando preguntas respecto al funcionamiento del sistema contable. Se realizó la aplicación del cuestionario de control interno a la Sra.
Maritza Andrade Contadora General de la Federación de Centros Awá del Ecuador.
Se procedió a la definición de las observaciones encontradas en la evaluación del Sistema Contable.
Observaciones al Sistema Contable
El sistema contable es una herramienta que facilita el registro de los movimientos financieros y que permite conocer la situación real en que la Federación se encuentra es por ello que dentro de la revisión se han encontrado las siguientes observaciones:
El sistema no brinda las facilidades para que el proceso contable sea dinámico ya que no posee actualizaciones para la realización de declaraciones de impuestos, anexos transaccionales y nómina a pesar de que el número de empleados es bajo sería de utilidad para un mejor control en el pago de remuneraciones.
En la revisión de los 3 módulos que son utilizados por el departamento contable: “Contabilidad general, Cuentas por pagar, y Bancos” se determinó que en el caso del módulo de bancos solo presenta opción para realizar pagos y no cuenta con la información necesaria para efectuar conciliaciones bancarias esto es un problema puesto que por medio de una conciliación podemos determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en Bancos y según los registros contables, contra el saldo que muestra el estado de cuenta bancario. El procedo de conciliación se realiza de forma manual y extracontable.
Conclusiones del Sistema Contable
En base a las revisiones realizadas y a los comentarios expuestos se concluye que el sistema contable con que cuenta la Federación de Centros Awá del Ecuador no constituye una herramienta que optimice los procesos contables, la parametrización no es adecuada, la información emitida adolece de muchas falencias de implementación, adicionalmente el sistema no cuenta con las actualizaciones tributarias exigidas por el Servicio de Rentas Internas por lo que recomendamos a la administración que:
Se debe realizar gestiones para obtener las actualizaciones por parte del proveedor del sistema contable.
Caso contrario en base a presupuestos se realice el cambio a un sistema contable que sea totalmente integrado y cuya emisión de reportes sea de ayuda para las actividades realizadas por la Federación.
NÓMINA
El objetivo de auditoría se enmarcó en verificar que los ingresos de los empleados se encuentren aportados a la Seguridad Social, sus contratos y actas de finiquito se hayan legalizado y los beneficios sociales sean provisionados de acuerdo a lo establecido en el Código de Trabajo.
Procedimientos
Se solicitó a contabilidad los roles de pago por los meses de enero a diciembre del 2011 con el fin de validar su elaboración.
Se solicitaron las planillas de aportación, fondos de reserva para validar su generación en base a los roles y mayor de fondos de reserva.
Se solicitó los contratos de personal y las actas de finiquito para revisar si se encuentran legalizados por el Ministerio de Trabajo.
Se solicitó los formularios que se presenta Ministerio de Trabajo por el pago de los décimos tercero y cuarto.
Se solicitó carpetas de todo el personal, para la revisión de su contenido, verificar legalización de contratos, avisos de entrada, control de vacaciones y evaluar status actual de cada uno.
Observaciones
Debido al tamaño de la organización y a la disponibilidad de personal no cuenta con un área encargada únicamente del Recursos Humano como es el administrar y controlar los procesos de: selección, contratación, capacitación y la evaluación del desempeño del personal.
Después de revisar los documentos de respaldo de nómina se pudo identificar lo siguiente:
No se cuenta con un registro o ficha de los empleados la que debe estar adjunta en una carpeta, la que debe constar el nombre, edad, estado civil, actividad que realiza y a qué proyecto está asignado, remuneración, dirección, fecha de ingreso y de salida; no se cumple con lo que menciona el Código de Trabajo.
Después de solicitar el archivo de los roles de pago, planillas del IESS se evidenció no se lleva un archivo de estos documentos, que únicamente en cada proyecto al momento de realizar al pago del sueldo se anexa, el egreso con el Rol individual, no se lleva un archivo por separado en donde se pueda ubicar esta información.
Código de Trabajo Art. 42.- Obligaciones del empleador.- numeral 7.
7. Llevar un registro de trabajadores en el que conste el nombre, edad, procedencia, estado civil, clase de trabajo, remuneraciones, fecha de ingreso y de salida; el mismo que se lo actualizará con los cambios que se produzcan
En la revisión de una muestra de los contratos de los empleados se evidenció que se encuentran legalizados ante el Ministerio de Trabajo y que corresponden a contratos de prueba, eventuales y de tiempo fijo.
Obligaciones con el IESS
La FCAE ha realizado el cálculo adecuado de las aportaciones al IESS tomando en cuenta la totalidad de ingresos obtenida por el trabajador conforme lo establece la Ley de seguridad Social.
El gasto por aportes patronales no se identifica en el Estado de Resultado sino únicamente en una cuenta general denomina gasto sueldos lo que no se puede determinar a que monto asciende está cuenta
Las obligaciones sociales son gastos administrativos que se distribuyen entre todos los proyectos, para su pago se realiza una transferencia de recursos de cada proyecto que ejecuta la Federación. Al solicitar las planillas de aportes a través de la página del IESS, se verificó que los pagos se han realizado oportunamente.
Durante el periodo 2011, se ha incurrido en el pago de glosas por concepto de mora patronal y retraso en el pago de obligaciones al IESS.
Liquidación del Personal
Se revisó la documentación correspondiente al personal liquidado, a continuación se resumen las principales observaciones: