Hacer el manejo de inventarios en un libro de Excel, es en realidad algo sencillo y no se necesitan muchos conocimientos de programación, las operaciones matemáticas son sencillas y básicas, son sólo sumar y restar. Saber lo que tiene, lo que necesita y lo que está en mal estado, es información esencial para un laboratorio de servicios. Microsoft Excel administra el seguimiento de inventario creando una hoja de cálculo rápida en Excel. Uno de los beneficios de usar Excel para un inventario, es que siempre es accesible. En lugar de un cuaderno o una pila de hojas, utilizar una hoja de cálculo de Excel es siempre tener un acceso inmediato al inventario de cualquier instalación sea esta educativa o comercial. .
PROCEDIMIENTO BASICO DE UN FORMATO DE INVENTARIO a) Inicia Microsoft Excel. Se abrirá una hoja de cálculo en blanco lista para la
forma del inventario.
b) Haz clic en la celda A1, la primera de la hoja de cálculo. Escribe, "Identificación del producto", "Número de Bien", "Descripción del bien" o tu forma preferida para dar seguimiento a tus artículos del inventario. c) Haz doble clic en la línea pequeña y delgada entre las columnas A y B, lo
que amplía el ancho de la columna A para ajustarse exactamente al encabezado de la columna que hayas escrito.
112 d) Presiona la tecla "Tab" para moverte una celda a la derecha, hacia la B1. Escribe "Recibo", "Fecha de entrada" o tu término preferido para registrar cuándo recibiste un artículo.
e) Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda C1. Escribe "Enviado", "Retirado", "estado", "Área" o tu término preferido para registrar cuando un artículo dejó tu ubicación.
f) Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda D1. Escribe "Iníciales" o "Nombre" para registrar la persona que esté registrando este artículo en el inventario.
g) Presiona la tecla "Tab" para moverte hacia la celda E1. Escribe "Observaciones". Da clic una vez en la línea entre las columnas D y E y arrastra la línea hacia la derecha para tener más espacio en la columna. Esta columna es para que tomes notas como "Roto al recibir". La columna es opcional.
h) Subraya todas las celdas de encabezados de columna. Haz clic en el menú de "Tamaño de fuente" en la cinta y agranda el tamaño de la fuente a 14. Puede que necesites ajustar el ancho de las columnas para ajustarse a un tamaño más grande. Haz clic en el ícono "B" para poner los encabezados en negritas. Para darles un color diferente al negro predeterminado de Excel, haz clic en el ícono "A" con la línea roja debajo de ésta y elige un cuadrado de color. Para colorear las celdas en lugar del texto, haz clic en el ícono del balde de pintura con una línea amarilla debajo.
i) Haz clic derecho en el "1" en la primera columna de la hoja de cálculo. Haz clic en "Insertar" en el menú. Cuando se agregue una nueva fila, escribe en la celda A1 el título del inventario, como "Inventario del laboratorio de servicios". Esto es opcional; sáltate este paso si no quieres un título en la hoja de cálculo del inventario.
j) Haz clic en la pestaña de "Archivo". Haz clic en "Guardar como". Introduce un nombre para la hoja de cálculo, como "Inventario" o, para
113 crear un inventario con versión específica, escribe un nombre como "Inventario09-29-11". Haz clic en el botón de "Guardar".
k) Abre la hoja de cálculo de nuevo cuando sea momento de realizar el inventario. Haz clic en la primera columna y escribe el número del bien, el código, identificación del bien. Presiona "Tab" para ir a la columna donde registras la fecha en que recibiste o retiraste el artículo de tu inventario. Agrega iníciales y cualquier comentario sobre ese artículo, luego continúa con una nueva fila para cada artículo del inventario.
l) Guarda la hoja de cálculo de nuevo como una versión haciendo clic en "Archivo", seleccionando "Guardar como" y escribiendo un nuevo nombre de archivo, como "Inventario10-05-11" o sólo haciendo clic en la opción de "Guardar" en la pestaña de "Archivo" para guardar sobre la versión actual y crear una lista de inventario corriente.
FiguraN°6, Formato de Excel para el control de inventario
Realizado por: Maira Alexandra Iza Guamaní
Nota: “Los pasos mencionados anteriormente de cómo realizar un formato de inventario en la plataforma virtual de Excel, dependerán mucho del criterio de la persona, cuyas características están siempre delimitadas a la facilidad de interpretar cada uno de los espacios por ser llenados o actualizados sea esta: nombre del bien, código, descripción, vida útil, responsables etc.”
114 3.16. INVENTARÍO
Inventarios en Excel es una aplicación que te ayudara a controlar tus inventarios de una manera muy práctica y poco esfuerzo, simplemente tienes que indicar algunos datos clave en los formularios de captura, para luego de manera automática guardar la información en una base de datos simplemente presionando un botón, realiza consultas de tus movimientos y existencias de una manera sencilla y rápida.
Descripción de Simbología
Para la elaboración de la hoja de inventario se utilizó el sistema alfanumérico y gráfico que representa a cada bien del laboratorio, a continuación se detalla de forma didáctica cada uno de los códigos utilizados en los bienes dependiendo a la categoría que pertenece.
Cuadro N°9, Descripción de la hoja de Toma de Inventario.
1 DISTRITO ZONAL Corresponde a la zona que pertenece la provincia en este caso es la zona 3.
2 PROVINCIA Corresponde al número de provincia a nivel nacional en este caso es la 5.
3 CANTÓN De la misma manera corresponde al número de
cantón de provincia es 1.
4 PROVEEDOR Aquí se debe anotar de donde se adquirió los bienes.
5 CODIGO DE CARRERA Es una representación numérica de la carrera dispuesta por la UTC.
6 CODIGO DE AREA Es una representación alfanumérica IECT: Lo que está deverdees de la carrera que significa Ingeniería En Eco turismo
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7 TIPO DE BIIEN Codificación del bien, CI: Lo
demorado corresponde al equipamiento que
debe ir desde lo más grande hasta lo más pequeño (esto es opcional) por ejemplo que esCocina Industrial.
8 SECUENCIA 001: Finalmente lo deAzul es
la numeración , obviamente como se empezó desde 001, luego 002, y así sucesivamente. 9 CATEGORIA Representa a la categoría del bien ejemplo:
equipo de cocina, batería de cocina, vajilla, cristalería, cubertería, limpieza
10 CONSEPTO DEL BIEN Es el nombre del bien
11 DESCRIPCIÓN Características generales de cada uno de los artículos que se mueven.
12 CANTIDAD Cantidad de artículos del bien. 13 CODIGO DE BIENES Características alfanuméricas del bien
14 ESTADO Como se encuentra los bienes.
15 FECHA DE RECEPCIÓN Cuando ingresaron los bienes.
16 VIDA UTIL Cuanto tiempo está estipulada su vida útil. 17 UBICACIÓN El área donde se encuentra
18 OBSERVACIONES Novedades de los bienes. Realizado por: Maira Alexandra Iza Guamaní
116 Cuadro N°10, Inventario del Laboratorio de Servicios de La UTC Carrera de Ecoturismo.