5.1.1 Necesidad del cliente. Dada la globalización de la economía mundial y la importancia financiera de la construcción dentro de la economía del país, se considera el sector de la construcción como uno de los más apetecidos por los empresarios al momento de hacer inversiones de capital, pero a su vez, esto convierte a este sector en uno de los más competitivos dentro del mercado.
Para el 2013 más de doscientas (200) empresas de la ciudad de Bogotá D.C. cuya actividad económica es la “instalaciones de fontanería, calefacción y aire acondicionado” renovaron o actualizaron su matrícula mercantil y aproximadamente seis mil (6000) que tienen actividad económica “construcción de edificios residenciales, construcción de edificios no residenciales y construcción de otras obras de ingeniería civil” también renovaron su matrícula mercantil durante este año.
Por todo lo anterior, es claro que la empresa Redes y Montajes Hidráulicos S.A.S., tiene la obligación de hacerse una empresa más competitiva frente a la competencia a fin de lograr posicionarse entre una de las más destacadas de la ciudad.
Así las cosas y teniendo en cuenta la situación actual de la empresa, es necesaria la implementación de un programa integral de renovación y mejora de procesos, el cual le permitirá realizar una administración exitosa de sus proyectos y la adquisición de buenas prácticas administrativas, que al final se verán reflejadas en la satisfacción del cliente y en una optimización de los recursos.
5.1.2 Soluciones propuestas. 5.1.2.1 Descripción de tareas.
Realizar la capacitación integral de todo el personal de la empresa: el personal de Redes y Montajes Hidráulicos SAS debe tener una capacitación integral que fortalezca su formación ética y enriquezca sus conocimientos de la gestión de proyectos, enfocada hacia una eficiente ejecución de los objetivos en gestión de proyectos de la empresa.
Creación de un área de Gestión de Proyectos. Un área de gestión de proyectos puede dar el suministro de funciones de soporte para la dirección de proyectos y las responsabilidades de la dirección directa de un proyecto. En esta área de gestión de proyectos se puede proporcionar:
Servicios de apoyo administrativo tales como políticas, metodologías y plantillas para los proyectos de la compañía.
Ofrecer capacitaciones a los directores de los proyectos y miembros del equipo en busca del aumento de la ventaja competitiva de la empresa.
Brindar apoyo a los proyectos en cuanto a la capacitación y el uso de herramientas en gestión de proyectos.
Buscar una correcta alineación de los recursos del personal del proyecto.
Centralizar la comunicación entre los directores del proyecto, patrocinadores, directores y otros interesados.
Diagnóstico y fortalecimiento en los procesos de planeación y control de los proyectos.
Diagnóstico y fortalecimiento en los procesos de planeación, implementación y control de adquisiciones dentro de las actividades de los proyectos.
A su vez dentro de la estructura organizacional de Redes y Montajes Hidráulicos SAS la gerencia debe incluir esta área de gestión de proyectos.
Establecimiento de políticas en gestión de proyectos: se deberá establecer en conjunto con la alta gerencia de redes y montajes hidráulicos, políticas que deberán estar enfocadas a la gestión de proyectos, las cuales deben propender por la satisfacción del cliente, el cumplimiento de la normatividad vigente y el bienestar de la organización y todos sus trabajadores.
Reestructuración de la misión y visión de Redes y Montajes Hidráulicos SAS: la misión y visión actual de Redes y Montajes Hidráulicos SAS debe tener una orientación al aumento de la ventaja competitiva de la compañía.
Difusión de las políticas, misión y visiona al personal: una vez hayan sido reestructuradas y orientadas las políticas, misión y visión de la empresa respecto a la adecuada gestión de proyectos, se hará una difusión a todo el personal y a su vez deberán tener en cuenta las sugerencias realizadas por el personal con el fin de promover la concertación dentro de la empresa y buscar la implementación de un lenguaje común respecto a la gestión de proyectos.
Establecimiento de un lenguaje común: la alta gerencia de Redes y Montajes Hidráulicos SAS debe reconocer la importancia de la implementación de la gestión de proyectos y promover la puesta en común de los conceptos básicos y la terminología asociada. Para poder llegar a esta implementación es necesario:
Contratar administradores de proyectos certificados para proporcionar capacitación en gestión de proyectos
La gerencia debe apoyar el uso de la terminología en gestión de proyectos. Conocer y explicar las herramientas para la gestión de proyectos y apoyar su uso, herramientas tales como plantillas, listas de control y formularios.
Estandarización de procesos: después de establecer el lenguaje común en gestión de proyectos en la empresa será necesario saber cuáles son los procesos comunes estándar y que serán definidos y desarrollados, para poderlos repetir en futuros proyectos, en la búsqueda de estos procesos comunes es necesario comprender los beneficios de la gestión de proyectos y a su vez la alta gerencia debe ofrecer su apoyo en los distintos niveles del proyecto, para poder reconocer la necesidad de metodologías, procesos y control de costos.
Se debe tener en cuenta que los beneficios que ofrecen la estandarización de procesos son a largo plazo.
Establecimiento de una metodología común: paso a seguir después de una debida estandarización de procesos se debe reconocer una metodología única para la gestión de proyectos, para esto se deben reconocer los procesos utilizados en la compañía para que puedan ser integrados en uno; paso a seguir la gerencia debe ofrecer el apoyo a todos los niveles de gerencia de los proyectos de la empresa para que cada gerente o director de proyecto entienda su rol dentro de los proyectos. la metodología común se apoya con procedimientos y listas de chequeo que se deben reforzar con un correcto adiestramiento y educación de los gerentes y directores de proyectos.
5.1.3 Beneficios. Tener una ventaja competitiva dentro de las empresas constructoras en el mercado es algo que marca la diferencia en el momento de la toma de decisión de un potencial cliente para poder contar con los servicios de la empresa, la ejecución de buenas prácticas pueden llevar a la empresa al aumento de esa ventaja competitiva, a continuación mostraremos la deficiente y eficiente gestión de proyectos que se puede presentar en una empresa del medio de la construcción.
Figura 23. Deficiente y eficiente gestión de proyectos.
INCUMPLIMIENTO RETRASOS CON BAJO DESEMPEÑO CUMPLIMIENTO ENTREGAS BUEN DESEMPEÑO
TECNICO LAS ENTREGAS DE LOS COSTOS TECNICO PROYECTOS A TIEMPO EN COSTOS
ORGANIZACIÓN TECNOLOGICO PERSONAS ORGANIZACIÓN TECNOLOGICO PERSONAS
INDEFINIDA POLITICA CARENCIA O INADECUADAS HABILIDADES POLITICA Y VISION PROCESOS PERSONAL Y VISION DE LA GESTION AUSENCIA DE PROCESOS ADMINISTRATIVAS DE GESTION DE PROYECTOS DEFINIDOS Y COMPETENTE
DE PROYECTOS ESTANDARIZADOS DEFINIDA ESTANDARIZADOS
QUE NO SE PUEDEN QUE PERMITAN
INDEFINICION DE LOS MEDIR O CONTROLAR O INADECUADAS HABILIDADES PATROCINIO DE LOS MEDIRSE, CONTROLARSE
CRITERIOS DE ÉXITO MEJORAR SOCIALES PROYECTOS Y MEJORARSE
DEFICIENTE PATROCINIO INFLUENCIA INSUFIENCIENTE DEFINICION DE LOS DE LOS PROYECTOS DEL GERENTE DE PROYECTOS CRITERIOS DE ÉXITO PARA CADA PROYECTO INDEFINICION DE LAS UTILIZACION INSUFICIENTE
COMPETENCIAS DE LOS DE LOS RECURSOS DE COMPETENCIAS PARA GERENTES DE PROYECTOS STATUS / AVANCE GERENTES DE PROYECTOS
DEFINIDA DEFICIENTE O NULO INSATISFACCION DEL
ENTRENAMIENTO EQUIPO DEL PROYECTO ENTRENAMIENTOS
DEFINIDOS DEFICIENTE SISTEMAS
DE INFORMACION
AUMENTO DE LA VENTAJA COMPETITIVA
SATISFACCION DEL CLIENTE/PROPIETARIO DEL PROYECTO
EFICIENTE GESTION DE PROYECTOS / PROPOSITO
CA
US
A
S
SITUACION ACTUAL CAMBIO
PERDIDA DE LA VENTAJA COMPETITIVA
INSATISFACCION DEL CLIENTE/PROPIETARIO DEL PROYECTO
DEFICIENTE GESTION DE PROYECTOS / PROBLEMA PRINCIPAL
EF EC TO S CA US A S FI N E S Fuente: Autores.
En la anterior gráfica se muestran las dos posibles situaciones que se pueden dar en la empresa donde en la primer situación hay una deficiente gestión de proyectos, ocasionando una insatisfacción del cliente y causando una pérdida de la ventaja competitiva, en esta situación se presentan varias deficiencias en tres factores que son clave en una empresa, el factor organizacional, el factor tecnológico y el factor del recurso humano; a su vez podemos observar que mejorando estas deficiencias se puede presentar un cambio que nos da como resultado una eficiente gestión de proyectos que es el propósito final de ese cambio, ocasionando la satisfacción del cliente y el aumento de la ventaja competitiva, es importante resaltar que este cambio como se puede observar en la gráfica nos da un cumplimiento técnico en nuestros proyectos, con entregas a tiempo y un óptimo desempeño en los costos.
Posibilita la respuesta rápida de la gerencia a posibles demandas cambiantes, ya que le empresa se adapta a ese cambio y mejora con el mismo.
La capacidad de la empresa se maximiza, se identifican todas la responsabilidades funcionales enfocadas a la misión y visión de gestión de proyectos de la organización ya que todos los miembros del proyecto conocen sus responsabilidades
Hay una debida coordinación de todos los recursos tanto internos como externos, esto optimiza la gestión del proveedor para que no tenga contacto con todas las áreas de la empresa.
La empresa tiene una fuerte misión y visión en conjunto y a su vez hay una mejora en la comunicación, transfiriendo conocimiento entre departamentos fijando objetivos globales y marcando prioridades para lograr dichos objetivos.
Permite que la gerencia y los miembros del equipo aprendan de las lecciones aprendidas y mejoren con la planificación y ejecución de proyectos futuros.
Se puede centralizar la información en el jefe del proyecto y la gerencia esta mejor informada, ya que se eliminan los informes que todos los miembros del equipo podrían realizarle a la gerencia.
Hay un aseguramiento de la calidad ya que se le da al cliente un resultado acorde con sus requerimientos y deseos.