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Proyectar, dirigir, implementar y controlar las políticas concernientes a las áreas de su responsabilidad en materia de Administración del Palacio Municipal y los procesos de Almacén, Archivo Central, Sistemas de Información, Mantenimiento y Servicios Generales en la Administración Central Municipal.

1. Formular e implementar las políticas en materia de conservación de recursos físicos y tecnológicos y de administración del sistema de información, mantenimiento y de servicios generales para la Administración Central Municipal.

2. Asesorar al Alcalde en la Gestión Administrativa de la Administración Central Municipal, dirigir, coordinar y controlar las actividades desarrolladas en la dependencia en materia de servicios generales, adquisición y suministros de bienes e insumos, manejo de archivo central, regulación de los contratistas de aseo y seguridad, mantenimiento del Palacio Municipal y del Sistema de Informática y Tecnología.

3. Fijar las políticas en materia de servicios generales y adoptar los planes y programas adecuados para garantizar el apoyo administrativo a todas las dependencias de la Administración Central.

4. Elaborar los estudios de necesidades y conveniencias técnicas para la contratación de los servicios generales requeridos para el mantenimiento de la planta física, adquisición y suministros de elemento y equipos, bienes muebles e inmuebles, mantenimiento de las instalaciones y equipos, transporte, servicios generales de mensajería, aseo, cafetería y vigilancia. 5. Dirigir, coordinar y controlar los procesos de adquisición de servicios

administrativos, soporte técnico, adquisición y suministro de elementos y equipos, mantenimiento de instalaciones, equipos y bienes muebles e inmuebles del municipio, transporte, servicios de mensajería, aseo, cafetería, vigilancia y dotación de las diferentes dependencias de la administración, siguiendo las directrices fijadas por el Alcalde.

6. Organizar el sistema de desarrollo administrativo del municipio para fortalecer su capacidad de gestión y desarrollo institucional.

7. Realizar la interventoría a los contratos que se realicen en la administración en el área de su competencia, de acuerdo a los procedimientos establecidos. 8. Emitir las normas internas que garanticen el manejo, utilización y control

de los recursos físicos y el talento humano que labora en la Administración Central Municipal.

9. Diseñar e implementar un sistema de administración documental que garantice la conservación, uso y protección del acervo documental que forma parte del Archivo de la Administración General del Municipio. 10. Definir los lineamientos y procedimientos básicos para el soporte informático

de la Administración Central Municipal.

11. Responder por el suministro oportuno de los bienes muebles, equipos y papelería que requieren las diferentes dependencias para su normal funcionamiento

12. Dirigir, coordinar, controlar y administrar el sistema de archivo y correspondencia de la administración central, para el flujo de la correspondencia, información y actos administrativos de la Alcaldía.

13. Diseñar y dirigir la elaboración del Plan de Compras y mantenimiento de la Administración, de acuerdo a las necesidades de adquisición y suministros de bienes devolutivos y de consumo y velar por el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes.

14. Dirigir, coordinar, controlar y evaluar la prestación de los servicios

de mantenimiento, vigilancia, aseo, cafetería,

transporte, sistemas de información, correspondencia, mensajería, fotocopiado y Archivo Central del Municipio.

público, recepción, archivo, conservación, distribución y expedición de documentos, información y demás trámites de la Alcaldía.

16. Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de los archivos periféricos de las distintas dependencias y el Archivo Central, y los procedimientos para el flujo de la correspondencia de la Administración Central Municipal. 17. Adelantar las investigaciones y procedimientos legales necesarios en los

procesos de reclamación de los bienes y enseres del Municipio.

18. Producir los actos administrativos para dar de baja los elementos devolutivos inservibles, de acuerdo a las normas reglamentarias vigentes.

19. Asesorar a las distintas dependencias para la creación de una cultura de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos de trabajo.

20. Llevar control y presentar informes sobre los procesos desarrollados en el ejercicio de su profesión y su gestión en la dependencia, al alcalde, al concejo, entes de control, instancia o autoridad correspondiente, cuando se le requiera, en los términos y fechas establecidos a fin de facilitar el acceso a la información relacionada con sus actividades.

21. Contribuir con el diseño e implementación de un sistema de gestión de calidad, aplicarla como herramienta de gestión sistemática y transparente, dirigir y evaluar el desempeño en términos de calidad y satisfacción social en

la prestación de los servicios, enfocados en la optimización, celeridad de los procesos y en las expectativas de los usuarios que se benefician de la Administración Central Municipal.

22. Las demás que en el marco de su objeto, se deriven de los planes, programas y proyectos a cargo de la dependencia y todas aquellas que le sean asignadas por ley, reglamento o por la autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, área del desempeño, profesión del titular del cargo y las necesidades del servicio.

23. Organizar y dirigir el diseño implementación y mantenimiento de las diversas aplicaciones tecnológicas relacionadas con la comunicación y sistematización de las diferentes dependencias.

24. Velar para que la información que se procese para las diferentes dependencias estén dirigidas a obtener resultados propuestos y atender sugerencias que permitan desarrollar el sistema de computo teniendo en cuenta las necesidades y potenciales de la administración. 25. Fijar las políticas para el mantenimiento y reposición de equipos y

bienes muebles del municipio.

26. Controlar y administrar los inventarios de equipos y elementos de oficina, suministros, vehículos y demás bienes muebles e inmuebles de propiedad de la administración.

27. Coordinar y dirigir la actualización de los inventarios de bienes muebles e inmuebles, y la organización del Almacén.

28. Fijar las políticas y procedimientos para el manejo de inventarios, custodia, conservación y protección del acervo documental del municipio. XII. PROPÓSITO RECURSOS FISICOS

Atender las necesidades y gestión de la Administración Central Municipal en los procesos de almacén, recursos físicos y suministros, entrada y salida de elementos del Almacén.

1. Administrar el diseño y la documentación de aplicaciones para la optimización de los procesos de Almacén y Suministros acorde a los lineamientos del Superior Inmediato.

2. Realizar, en coordinación con el superior inmediato, los procesos relacionados con el almacenamiento, suministros de elementos,

materiales, equipos y mantenimiento necesarios

para garantizar el normal funcionamiento de la Administración Central Municipal.

3. Atender el suministro de elementos de consumo y devolutivos a las diferentes dependencias de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

4. Diligenciar la solicitud y recibo de las compras de suministros, bienes de consumo y demás elementos necesarios, con el fin de programar el suministro de elementos indispensables para la buena marcha de la administración.

5. Apoyar los procesos de estudios de conveniencia, cotizaciones, precios de mercado de los elementos requeridos y autorizados en las órdenes de compras.

6. Realizar, mediante la sistematización, las entradas y salidas de los bienes adquiridos y definir el sitio y condiciones de almacenamiento, de acuerdo a los procedimientos establecidos.

7. Controlar, en coordinación con el superior inmediato, la ubicación y buen estado de los elementos que se adquieran y velar porque correspondan a las especificaciones detalladas en la contratación estatal.

8. Tramitar en forma oportuna los pedidos de elementos devolutivos, materiales y equipos que requieran las distintas dependencias de la administración municipal, de acuerdo a las directrices recibidas y procedimientos establecidos.

9. Garantizar los procedimientos de ley sobre adquisición de los recursos físicos y técnicos, almacenamiento, conservación, vigilancia, registro, distribución y control de los bienes bajos custodia, observándolas normas, procedimientos y requisitos legales para tal fin.

10. Atender los trámites y al usuario en general en virtud de sus funciones y servicios, aplicar las técnicas que permitan el manejo racional y eficiente de los recursos disponibles y colaborar con las demás dependencias en el suministro e instalación de los elementos adquiridos mediante contratación estatal.

11. Registrar la recepción y distribución de bienes muebles e inmuebles adquiridos por la administración Municipal, utilizando las técnicas de administración de inventarios, normas de conteo, supervisión, revisión, confirmación de cantidades, calidad y condiciones y especificaciones establecidas en la contratación estatal. 12. Conservar adecuadamente los elementos y materiales que se

encuentren bajo su responsabilidad, tenencia y custodia en el Almacén, responder por el mantenimiento, seguridad e inventario de los mismos y controlar los ingresos y egresos de los elementos.

13. Atender las solicitudes provenientes de las diferentes áreas conforme al plan de compras y coordinar la consecución oportuna de los equipos, materiales y elementos necesarios para el cumplimiento de las responsabilidades otorgadas y promover la utilización racional de los mismos, para mejorar la eficiencia y optimizar los recursos de la entidad. 14. Coordinar con las diferentes dependencias las necesidades para la

elaboración del plan general de compras.

15. Suministrar de manera oportuna, los materiales y elementos solicitados por las distintas dependencias y llevar un archivo clasificado de calidad de los mismos.

16. Llevar un sistema de registro sistematizado, kardex y control de costos e inventarios para el manejo racional de los recursos.

funcionarios del municipio.

18. Mantener un stop mínimo de inventario de uso y consumo de materiales para las diferentes dependencias y elaborar los requerimientos de compras cuando sea necesario.

19. Responder solidariamente con el superior inmediato, por la merma, hurto, deterioro, sustracción o pérdida ocasional de elementos bajo su custodia, de conformidad con las normas administrativas, fiscales y legales vigentes.

20. Controlar las órdenes de entrada y salida de los equipos y bienes del municipio cuando necesiten mantenimiento por fuera de las instalaciones.

21. Establecer una clasificación y codificación de los artículos almacenados para optimizar el sistema de registro.

22. Preparar y rendir cuentas sobre ingresos, devoluciones, egresos y demás movimientos del almacén.

23. Participar en el proceso de baja de inservibles en la entidad, según regulaciones de la Contraloría.

24. Otorgar Paz y Salvo respecto a bienes devolutivos en servicios a los funcionarios o personas que tengan a su cargo bienes del municipio una vez se produzca el retiro definitivo.

25. Rendir informes mensuales y cuando lo requieran al superior inmediato, auditorias y contralorías sobre las actividades y la gestión encomendada para facilitar el control numérico y fiscal.

26. Las demás funciones inherentes al cargo que por su naturaleza le correspondan o le sean delegadas por el Superior Inmediato de acuerdo a la necesidad del servicio para el logro de la misión institucional.