Todos aquellos objetos donde constan:
las tareas realizadas los elementos de juicio las conclusiones
Constituyen la base para la emisión del informe y su respaldo.
En el legajo de papeles de trabajo se archivan los distintos papeles de trabajo. Los papeles de trabajo provienen de:
terceros ajenos al cliente del propio cliente
los confeccionados por el auditor
Generalmente estos objetos son de papel, pero con el avance tecnológico aparecen otros soportes como por ejemplo los medios electrónicos (diskettes, cassetes, etc.). Existe la tendencia al "paper less", pero el problema reside en la fuerza probatoria de estos nuevos medios. En el caso de los cintas magnetofónicas, estas no sirven como medio de prueba autónoma, así, la existencia de un cassette con la confirmación telefónica que de un saldo a cobrar a efectuado al auditor un cliente del ente, solo le serviría como evidencia en la medida que también fuera aceptado por el deudor (confesión), por lo que este medio sirve mas para persuadir al auditor acerca de una determinada situación que como medio de prueba.
Los sistemas mecánicos y electrónicos para la contabilidad reglados por el art.61 de la ley 19550, y diversos aspectos informaticos autorizados y reglados en derecho tributario, representan un avance en la utilización de medios tecnológicos y tiene fuerza probatoria (implicando la posibilidad de papeles de trabajo que no sean por escrito), presentándose el problema en los sistemas carentes de previsiones legales especificas (no serian aptos para sustentar la evidencia).
En cuanto a la información verbal que se obtiene de personal del ente, es necesario que posteriormente se confirme por escrito (carta de manifestaciones de la gerencia).
22. DISPOSICIONES PROFESIONALES QUE ESTABLECEN SU USO:
Según RT7 de la FACPCE: El conjunto de papeles de trabajo (legajo) se constituye de:
los programas escritos con la indicación de su cumplimiento. las evidencias reunidas durante el desarrollo de su tarea Los papeles de trabajo deben contener:
la descripción de la tarea realizada
los datos y antecedentes recogidos durante la tarea (recibidos o preparados)
las conclusiones sobre cada rubro o área las conclusiones finales del trabajo
23. OBJETIVOS QUE SE PERSIGUEN CON SU PREPARACION: 15. 1- OBJETIVO PRINCIPAL:
servir como base para le emisión del informe respaldar su trabajo totalmente.
Se hará hincapié en dos párrafos del informe:
Alcance del trabajo: de los papeles de trabajo deberá surgir el grado de cumplimiento de las normas de auditoria.
Párrafo de opinión: deben también surgir los antecedentes que lo condujeron a la emisión de la opinión o a la decisión de abstenerse de opinar.
Es decir que de los papeles de trabajo surge que se aplicaron las normas previstas y los fundamentos de la opinión o abstención.
2- OBJETIVOS SECUNDARIOS: Facilitan actividades del auditor.
A) Facilita el desarrollo del trabajo y la supervisión: las tareas, van desde la toma de conocimiento de las afirmaciones a ser examinadas hasta la emisión del informe, requieren una secuencia para cumplir con las disposiciones profesionales con el máximo rendimiento del esfuerzo aplicado. Un programa de trabajo impide la dispersión de tales esfuerzos en cuestiones secundarias, posibilitando cumplir con las fechas de finalización convenidas. Estos programas constan en el legajo de trabajo y son prueba de que el trabajo fue profesional. Asimismo ante su responsabilidad por la tarea de sus colaboradores, deberá constatar su cumplimiento, lo cual también figurara en los papeles, permitiendo una adecuada supervisión.
B) Constituir un antecedente valioso para la programación de revisiones del mismo cliente o de entes similares: la experiencia de una auditoria sirven para programar las tareas del ejercicio siguiente y para presupuestar o programar actividades en otros entes similares. Por tal motivo se incluye en los legajos las "sugerencias para futuros exámenes".
C) Permitir informar al cliente sobre deficiencias observadas: es un subproducto de la tarea principal y versa sobre aspectos relativos al control interno, procedimientos contables y gestión empresaria. Generalmente se concreta en la "carta con recomendaciones". En otros países esto es una obligación.
PROPIEDAD:
Por ser constancia de las tareas realizadas y las conclusiones, no caben dudas de que son de propiedad exclusiva del auditor.
CONSERVACION Y EXIBICION:
Según la RT7, El auditor debe conservar por el plazo que fijen las normas legales o por 6 anos, el que fuera mayor, los papeles de trabajo, la copia de los informes emitidos, en su caso, la copia de los EECC objeto de auditoria, firmada por el representante legal del ente.
Se entiende que es un plazo mínimo. El plazo mayor es el de las normas legales (actualmente) y es de 10 anos. El auditor, entonces, debe conservar los papeles de trabajo durante ese tiempo, porque es justamente a los 10 años cuando prescribe su responsabilidad.
Es el Consejo de Profesionales el que exige la conservación, por las atribuciones que le han sido delegadas por el Estado, ejerciendo en esto un poder de policía.
Referido a su exhibición, por una cuestión de ética profesional, el auditor no debe divulgar ningún conocimiento sobre el ente adquirido en su labor, salvo que sea a pedido del cliente o para su defensa personal.
ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN SU PREPARACION: Deben contener:
Nombre del ente auditado. Fecha de cierre del ejercicio.
Identificación del rubro y cuenta auditada.
Para planillas de las cuentas de cada rubro, incluir saldos del ejercicio anterior a los efectos comparativos.
las cuentas analizadas deben estar conciliadas para que sus importes coincidan con el balance de comprobación de saldos.
para cada tarea especificar con precisión el tamaño de las muestras y los comprobantes analizados, revisados o cotejados o el circuito examinado (por ej.: "cotejado con orden de compra" debería ser reemplazado por "cotejado con orden de compra autorizada, remito y factura del proveedor"). eliminar datos triviales.
si se encuentran defectos en el control interno, registracion, valuación, o exposición, se debe incluir un comentario descriptivo ("nota") en una hoja de trabajo para cada rubro, con: el titulo del comentario, la descripción y ejemplos del problema, y la recomendación o comentario del auditor y la incidencia en el informe.
tener cada papel de trabajo una codificación que permita mantenerlos separados.
fecha en que se termino la revisión.
un papel de trabajo esta completo, cuando incluye todos los datos e información correspondiente y eso ocurrirá cuando otro profesional con su simple lectura y evaluación, llegue a conclusiones similares sin necesidad de informes adicionales