Los Sistemas de Información han cambiado la forma en que trabajan las organizaciones actuales, a través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de datos necesaria para la toma de decisiones y son herramientas útiles para obtener un mejor manejo de la información.
Estos, permiten comprender y analizar todos los datos y reportes generados por las actividades llevadas a cabo para el funcionamiento adecuado de una organización, es por ello que hoy día, en Venezuela, al igual que en el resto del mundo las empresas u organizaciones se han visto en la necesidad de automatizar los procesos operativos y de utilizar herramientas necesarias para el flujo de información que manejan.
La universidad de Oriente, en los últimos años ha venido creciendo de manera vertiginosa y cada vez son más los departamentos que se van creando dentro de esta casa de estudio, que necesitan de un sistema de información que les ayude a llevar el control de sus procesos, tal es el caso de la Coordinación de Servicio Comunitario; organismo encargado de llevar el manejo y control de todas las actividades correspondientes a la prestación de servicio comunitario de cada estudiante.
Desde hace dos años, por mandato constitucional se comenzó a cumplir en Venezuela la prestación de Servicio Comunitario, dicha prestación es un conjunto de actividades temporales que realizan los aspirantes al ejercicio profesional (estudiantes de educación superior a nivel de Pre-Grado de las diferentes disciplinas universitarias
que impliquen la aplicación de los conocimientos científicos, técnicos y humanísticos adquiridos en su formación académica, en beneficio de la comunidad para coadyuvar con su participación al cumplimiento de los fines del bienestar social.
Este debe ser cumplido en dos fases; una fase formativa constituida por un seminario de 36 horas y una fase de cumplimiento, la cual está representada por las 120 horas de servicio comunitario, siendo éste un requisito de carácter obligatorio para la obtención del titulo universitario. La Universidad de Oriente cuenta con una comisión coordinadora del servicio comunitario, la cual está formada por el Coordinador Académico, Coordinador de servicio comunitario, Coordinador de Curricula, Delegado de Relaciones Interinstitucionales, Delegado de Planificación, Delegado de Desarrollo y Bienestar Estudiantil, los Directores de Escuela y dos representantes estudiantiles. En este caso se estudió la Coordinación de Servicio Comunitario de la Universidad de Oriente Núcleo Monagas.
Diariamente, la Coordinación de servicio comunitario recibe mucha información (lista de estudiantes aprobados, avances del cumplimiento de las 120 horas del estudiante, informes finales, entre otros) sobre el cumplimiento y finalización del servicio comunitario del estudiante. Las mismas son manejadas por las 5 personas que laboran en la coordinación, quienes tienen que realizar varias actividades a la vez para solventar el gran flujo de información que se genera.
Toda la información necesaria para llevar un control de la prestación de servicio comunitario, es llevada personalmente a la Coordinación, ya sea por los Coordinadores de escuelas, los profesores tutores, los docentes que imparten el Seminario, entre otros, provocando que la recepción y entrega de información sea lenta.
De lo expuesto anteriormente se concluye que los principales inconvenientes que presenta la coordinación son los siguientes:
a) Actualmente en la Coordinación, para que un estudiante pueda cursar la fase formativa de servicio comunitario necesita tener el 70% de los créditos aprobados de la especialidad, toda la información necesaria para realizar este cálculo se encuentra almacenada en el departamento de control de estudio, lo que provoca, que el personal que labora en la coordinación tenga que moverse de su sitio de trabajo en busca de los datos requeridos. Este inconveniente también afecta a los estudiantes; estos tienen que dirigirse a sus respectivas escuelas o a la misma coordinación para averiguar si están aptos para cursar seminario.
b) Las inscripciones de los estudiantes, tanto en la fase formativa como en la fase de cumplimiento presenta un inconveniente. El problema de ello es que al momento del registro de los estudiantes se coloca toda la información necesaria en un formato en físico para luego ser pasado a un formato en Excel que se maneja actualmente en las oficinas de los Coordinadores de las Comisiones de Servicio Comunitario, ubicado en cada una de las escuelas; provocando retrasos a la hora de obtener reportes sobre los estudiantes inscritos en cada fase.
c) Las planificaciones (planificación de horarios de seminario y planificación de comunidades), primeramente se realizan en un formato en físico, luego toda la información es pasada a una PC y se procede a su impresión, esto trae como inconveniente que todo el proceso sea mas lento, que la búsqueda de información sea engorrosa, que hayan retrasos al momento de obtener resultados y que exista mucha perdida de información.
d) La generación de reportes en la Coordinación de servicio comunitario y en las comisiones de escuelas es una tarea engorrosa, este proceso puede durar un día en armarse. Muchas veces, la información para desarrollar los reportes no se encuentra disponible al momento, lo que conlleva a buscar los datos
necesarios en carpetas y oficios en físico; provocando que existan retrasos al momento de entregar reportes y cumplir con las solicitudes hechas por las autoridades del núcleo.
En vista de lo descrito anteriormente se propone desarrollar un sistema automatizado que permita gestionar los procesos administrativos que se realizan en la Coordinación, con la finalidad de agilizar las actividades concernientes. Así mismo garantizar un mayor control y seguimiento de los estudiantes y una mejor ejecución de las actividades realizadas por el personal que labora en este departamento.
El sistema representa para la Coordinación, una herramienta de mucha utilidad que permitirá soluciones efectivas, posibilitando un mayor control sobre las actividades y procesos que se manejen, manteniendo una comunicación directa con los distintos departamentos relacionados con la misma, las comisiones de servicio comunitario de las escuelas, los profesores tutores y comunitarios, los instructores de seminario y las autoridades del núcleo; un sistema donde los estudiantes puedan hacer consultas vía Web, así como verificar si están aptos para cursar seminario e inscribir la Fase Formativa y la Fase de Cumplimiento de Servicio Comunitario.