Si la autoridad competente determinare responsables (Resolución Judicial) y que sean sancionados con el reintegro de los bienes, el evento deberá registrarse sobre la base del otorgamiento de un préstamo, debitando a las cuentas 123.01.07 ó 123.01.11, sin generar una obligación monetaria y acreditando directamente a la cuenta respectiva del subgrupo Disminución Patrimonial. Si el valor a restituir fuere mayor al anotado en la cuenta Disminución Patrimonial, la diferencia se registrará abonando a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”.
a) Registro para la baja y cargo por responsabilidad según Resolución Judicial. Para el registro de la disminución del bien, se seguirá la siguiente ruta:
Contabilidad – registro de operaciones no presupuestarias – Ajustes y reclasificaciones – Ajustes y reclasificaciones corriente – inversión.
Tipo de transacción: PERDIDA DE BIENES DE ADMINISTRACIÓN
El registro contable de esta transacción se muestra en la Tabla 15. Registro contable para disminución de bienes de administración.
Para realizar el registro contable de la disminución de bienes de proyectos o programas, en el sistema eSIGEF, se debe seguir la siguiente ruta:
Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE Clases de registro:
PDB1 “REGISTRO DE DISMINUCIÓN POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROYECTOS”
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PDB2 “REGISTRO DE DISMINUCION POR PÉRDIDA DE BIENES DE PROGRAMAS
El registro contable de esta transacción se muestra en la Tabla 16. Registro contable para disminución de bienes de proyectos y Fuente: Manual del procedimiento para el registro
contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Tabla 17. Registro contable para disminución de bienes de programas
NOTA: Antes de registrar la pérdida del bien se debe registrar la disminución de bienes obligatoriamente.
En el siguiente gráfico se muestra cómo se registra la carga al responsable según resolución judicial:
Gráfico 26. Creación del formulario para registro del responsable de pérdida del bien.
Fuente: Tomado del sistema eSByE por el autor.
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017) Se deberá registrar el
número de identificación del responsable.
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La entidad una vez emitido el dictamen por la autoridad competente, procederá a registrar la responsabilidad de la pérdida del bien, concediendo un anticipo que deberá ser recuperado, y se lo hace a través de la siguiente ruta:
Registro Contable - Comprobante Contable UE
Clase de Registro: RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES), debitando la cuenta 123.01.011 “Anticipos a Servidores Públicos” y acreditando la cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”, como se muestra a continuación:
Tabla 19. Asiento para registrar anticipo a responsable
Código Cuenta Debe Haber
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos $ XXX.xx
619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
En el siguiente gráfico se detalla la forma de registrar el anticipo al responsable de la pérdida del bien:
Gráfico 27. Creación del comprobante contable para registro del anticipo al responsable de pérdida del bien.
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Fuente: Tomado del sistema eSByE por el autor.
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Es decir, la entidad concede un anticipo al servidor, pero no se procede al cobro de la pérdida de un bien institucional mientras no quede establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría.
Una vez establecida la responsabilidad en el informe de examen especial elaborado por Auditoría, se procede a recuperar el anticipo concedido por la pérdida del bien, de cualquiera de las siguientes formas:
Reintegro en efectivo por el Bien Recuperación por Nómina (SPRYN)
Reintegro con un bien de similares características Reintegro con un bien de mayor valor
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La manera más viable para la recuperación del valor del bien, concedido en anticipo en el Distrito de Salud 12D02 sería la Recuperación por Nómina (SPRYN), por lo que se detalla a continuación el procedimiento:
Recuperación por Nómina (SPRYN).
Para efectuar el registro de la cuenta por cobrar en el año vigente, se debe seguir la siguiente ruta: Contabilidad - Registro Contable -Comprobante Contable UE
Clase de registro: CSPR “CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PÚBLICOS POR PERDIDA DE BIENES Y EXISTENCIAS”, con la que se debita la cuenta 113.95 “Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina – SPRYN” y se acredita la cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, como se muestra a continuación:
Tabla 20. Recuperación de valores en nómina (año vigente)
Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber
113.95
Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina - SPRYN
RUC DE LA
ENTIDAD $ XXX.xx
123.01.11 Anticipos a Servidores
Públicos $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Para efectuar el registro de la cuenta por cobrar de años anteriores, se debe seguir la siguiente ruta: Contabilidad - Registro Contable -Comprobante Contable UE
Clase de registro: CSPN “CUENTAS POR COBRAR 124.95 DE SERVIDORES PUBLICOS POR NOMINA SPRYN”, con la que se debita la cuenta 124.95 “Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por Nomina – SPRYN” y se acredita la cuenta 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, como se muestra a continuación:
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Tabla 21. Recuperación de valores en nómina (años anteriores)
Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber
124.95 Cuentas por Cobrar Servidores
Públicos por Nomina - SPRYN
RUC DE LA
ENTIDAD $ XXX.xx
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Posterior al registro de la cuenta por cobrar de años anteriores se debe reclasificar la cuenta por cobrar, a través de la ruta: Contabilidad - Registro Contable - Comprobante Contable UE
Clase de registro: IBE1 “RECLASIFICACION CUENTAS POR COBRAR A SERVIDORES PUBLICOS”, como se muestra a continuación:
Tabla 22. Reclasificación cuentas por cobrar a servidores públicos.
Código Cuenta Auxiliar 2 Debe Haber
113.95 Cuentas por Cobrar Servidores
Públicos por Nomina - SPRYN
RUC DE LA
ENTIDAD $ XXX.xx
124.95
Cuentas por Cobrar Servidores Públicos por
Nomina - SPRYN
$ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Posteriormente, el responsable del proceso de nómina registrará el CUR DE GASTO y para la ejecución del pago, aplicará el código de deducción 893 “DESCUENTO POR RECUPERACIÓN BIENES Y EXISTENCIAS”, el cual se encuentra asociado a la cuenta contable 113.95 “Cuentas por Cobrar Servidores por Nómina”, con lo que se procederá al cierre del valor que fue registrado en la misma.
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b) Registro con cargo a la Aseguradora y por responsabilidad según Resolución Judicial.
Para efectuar el registro por el reintegro de bien, que hubiere estado protegido mediante un contrato de seguros, el funcionario utilizará la clase de registro que corresponda, entre las siguientes opciones:
Cuando la aseguradora realice la reposición del 100%.
Se registra a través de la ruta: Registro Contable - Comprobante Contable UE
Clase de Registro: RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y acreditando la cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”, como se muestra a continuación:
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Tabla 23. Reposición del 100% del valor del bien por la aseguradora
Código Cuenta Debe Haber
123.01.07 Préstamos del sector Público $ XXX.xx
619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Cuando la aseguradora realice la reposición solamente de un porcentaje del bien de larga duración.
La diferencia será cargada al custodio responsable, a través de la ruta: Registro Contable - Comprobante Contable UE.
Clase de registro: RESB (RESPONSABLES DE PERDIDA DE BIENES), debitando la cuenta 123.01.07 “Préstamos del Sector Privado” y 123.01.11 “Anticipos a Servidores Públicos”, acreditando la cuenta 619.94 “Disminución en Bienes de Larga Duración”, como se muestra a continuación:
Tabla 24. Reposición de un porcentaje del valor del bien por la aseguradora
Código Cuenta Debe Haber
123.01.11 Anticipos a Servidores Públicos $ XXX.xx 123.01.07 Préstamos del Sector Privado $ XXX.xx
619.94 Disminución de Bienes de Larga Duración $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor
Si la Aseguradora entrega un bien de similar característica o cuyo valor supere al registrado en libros; éste será cargado directamente en el activo; se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos y la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”.
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El registro de esta transacción se la realizará a través de la ruta: Registro Contable - Comprobante Contable UE.
Clase de registro: SEGURO DEV. BIEN IGUAL - MAYOR VALOR - ADMINISTRACIÓN, EN PROYECTOS, EN PROGRAMAS, se debitará la cuenta 141 “Bienes de Administración y se acreditará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos, la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”, como se muestra a continuación:
Tabla 25. Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor
Código Cuenta Debe Haber
141.01.XX Bienes de Administración $ XXX.xx
123.01.07 Préstamos del Sector Privado $ XXX.xx
629.51 Actualización de activos $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Para el reintegro de bienes de proyectos y programas, se registrará a través de la ruta: Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE.
Clases de registro: RDB1 “REINTEGRO DE BIENES DE PROYECTOS” ó RDB2 “REINTEGRO DE BIENES DE PROGRAMAS”, según corresponda; debitando la cuenta 151 “Bienes de Proyectos” o 152 “Bienes de Programas” y se acreditará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos, la diferencia se aplicará a la cuenta 629.51 “Actualización de Activos”, como se muestra a continuación:
Tabla 26. Reintegro con un bien de similares características o de mayor valor en programas y proyectos.
Código Cuenta Debe Haber
15X.41.XX Bienes de Programas o Proyectos $ XXX.xx
123.01.07 Préstamos al Sector Privado $ XXX.xx
629.51 Actualización de Activos $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
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Reintegro con un bien de menor valor
En el evento de que la Aseguradora entregará un bien nuevo, cuyo valor sea menor al registrado en libros, éste será cargado directamente en el activo; la diferencia se aplicará a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdida de Bienes de Larga Duración” y se cancelará la cuenta de Inversiones en Préstamos y Anticipos.
Para proceder con registro, se seguirá la siguiente ruta: Contabilidad – Registro Contable – Comprobante Contable UE.
Clase de registro: REBP “REPOSICIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN DE SECTOR PRIVADO”, debitando la cuenta 141 “Bienes de Administración”, la diferencia a la cuenta 638.93 “Costo de Pérdidas de Bienes de Larga Duración” y acreditando la cuenta 123.01.07 “Préstamos al Sector Privado”.
Tabla 27. Reintegro con un bien de menor valor por parte de la aseguradora.
Código Cuenta Debe Haber
141.01. XX Bienes de Administración $ XXX.xx
638.93 Costo de Pérdidas en Bienes de Larga Duración $ XXX.xx
123.01.07 Préstamos del Sector Privado $ XXX.xx
Fuente: Manual del procedimiento para el registro contable por la pérdida de Bienes de Larga Duración del Ministerio de finanzas (2015)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017) Donaciones
Guía de procedimientos para la baja de bienes muebles del inventario de activo fijo y de contabilidad por donación.
Objetivo:
Incluir o desincorporar en los registros de inventarios y de contabilidad, los bienes de larga duración del Distrito de Salud 12D02, que han sido recibidos en donación, o que a
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su vez deban ser donados, ya que por sus condiciones técnicas no son de utilidad en la entidad y de acuerdo con lo que establece la normativa legal vigente, deben donarse a instituciones educativas.
Personal que intervine en el proceso de donaciones de bienes de larga duración. Gráfico 28. Personal que intervine en el proceso de donaciones de bienes de larga duración.
Fuente: Elaborado por: Henry Haro Armijos (2007)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017) Lineamientos:
• Las solicitudes de donación deberán dirigirse al Director Distrital de Salud 12D02.
• El Director Distrital de Salud 12D02 será quien autorice las donaciones. Procedimiento.
1. El beneficiario enviará solicitud de donación de bienes muebles al Director Distrital de Salud 12D02.
2. El Director Distrital de Salud 12D02 recibirá la solicitud y la remitirá al responsable administrativo.
Beneficiario.
Director Distrital
Responsable Administrativo
Analista de Contabilidad
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3. El responsable administrativo recibirá la solicitud y la enviará al departamento de activo fijo.
4. El departamento de activo fijo recibirá la solicitud y verificará la existencia de los bienes solicitados por el beneficiario.
5. En caso de no existir los bienes muebles solicitados en donación, el responsable administrativo informará al Director Distrital de Salud 12D02.
6. El Director Distrital de Salud 12D02 informará al beneficiario mediante oficio la no existencia de los bienes solicitados.
7. El departamento de activo fijo confirmará la existencia de los bienes muebles solicitados y enviará al responsable administrativo la solicitud de baja de los bienes muebles solicitados en donación.
8. El responsable administrativo recibirá la solicitud de baja, la autorizará y acordará con el beneficiario los detalles para la entrega de los bienes e informará al Director Distrital de Salud 12D02.
9. El responsable administrativo enviará la documentación soporte de baja de los bienes muebles a los departamentos activo fijo y de contabilidad.
10. El departamento de activo fijo recibirá la documentación soporte de baja de los bienes muebles y realizará su baja en el inventario del activo fijo.
11. El departamento de contabilidad recibirá la documentación soporte y procederá a realizar su cancelación en los registros contables dentro del eSIGEF.
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Flujograma del procedimiento para baja de bienes por donación.
Gráfico 29. Flujograma del procedimiento para baja de bienes por donación
Elaborado por: Henry Haro Armijos
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Tipo de transacciones contables a utilizarse para registro de donación de bienes. Para la contabilización de bienes de larga duración recibida a título gratuito, se deberá considerar el valor de asignación para su correspondiente registro, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
Recepción de Donaciones:
La recepción a título gratuito se registrará directamente con cargo a las cuentas de los subgrupos de Bienes de Administración, Producción, Inversiones en Obras en Proceso y en Programas en Ejecución, por el valor de donación consignado en el respectivo convenio o acta, incluyendo los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación; y, se acreditará directamente a la cuenta Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles.
Para realizar el registro contable en el sistema eSIGEF se debe seguir la siguiente ruta: Contabilidad – registro de operaciones no presupuestarias – Ajustes y reclasificaciones – Ajustes y reclasificaciones corriente – inversión.
Tipo de transacción: RECEPCIÓN DE DONACIONES DE BIENES ADMINISTRATIVOS.
Tabla 28. Recepción de bienes de administración donados
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
141.01.XX Bienes de Administración $ XXX.xx
611.99 Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
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Tipo de transacción: RECEPCIÓN DE DONACIONES DE BIENES DE PROYECTOS.
Tabla 29. Recepción de bienes de proyectos donados
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
151.41.XX Bienes de Proyectos $ XXX.xx
611.99 Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Tipo de transacción: RECEPCIÓN DE DONACIONES DE BIENES DE PROGRAMAS.
Tabla 30. Recepción de bienes de programas donados
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
152.41.XX Bienes de Programas $ XXX.xx
611.99 Donaciones Recibidas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017) Entrega de Donaciones:
La entrega se efectuará disminuyendo la cuenta por su valor en libros y también la depreciación acumulada correspondiente, acreditando a la cuenta de Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles.
Para realizar el registro contable en el sistema eSIGEF se debe seguir la siguiente ruta: Contabilidad – registro de operaciones no presupuestarias – Ajustes y reclasificaciones – Ajustes y reclasificaciones corriente – inversión.
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Tipo de transacción: ENTREGA DE DONACIONES DE BIENES ADMINISTRATIVOS.
Tabla 31. Entrega de bienes de administración por donación.
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
611.88 Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
141.99.XX Depreciación acumulada de bienes de administración $ XXX.xx
141.01.XX Bienes de Administración $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Tipo de transacción: ENTREGA DE DONACIONES DE BIENES DE PROYECTOS. Tabla 32. Entrega de bienes de proyectos por donación.
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
611.88 Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
151.99.XX Depreciación acumulada de bienes de proyectos $ XXX.xx
151.41.XX Bienes de Proyectos $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2017)
Tipo de transacción: ENTREGA DE DONACIONES DE BIENES DE PROGRAMAS. Tabla 33. Entrega de bienes de programas por donación
CÓDIGO CUENTA DEBE HABER
611.88 Donaciones Entregadas en Bienes Muebles e Inmuebles $ XXX.xx
152.99.XX Depreciación acumulada de bienes de programas $ XXX.xx
152.41.XX Bienes de Programas $ XXX.xx
Fuente: Anexo del instructivo de registro de operaciones no presupuestarias – Clases de registro (2009)
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Traspasos de Bienes
Guía de procedimientos para la baja o inclusión de bienes muebles del inventario de activo fijo y de contabilidad por traspasos.
Objetivo:
Incluir o desincorporar en registros de inventarios de activo fijo y de contabilidad, los bienes de larga duración del Distrito de Salud 12D02, que se encuentren en buen estado, pero que por sus condiciones técnicas ya no son de utilidad en la institución y pueden ser requeridos por otra entidad del Ministerio de Salud Pública.
Personal que intervine en el proceso de traspasos de bienes de larga duración. Gráfico 30. Personal que intervine en el proceso de donaciones de bienes de larga duración.
Fuente: Personal que intervine en el proceso de donaciones de bienes de larga duración.
Elaborado por: Henry Haro Armijos (2007) Lineamientos:
Las solicitudes de traspasos de bienes deberán dirigirse al Director Distrital de Salud 12D02.
El Director Distrital de Salud 12D02 será quien autorice los traspasos de bienes.
Los bienes de programas y de proyectos pueden ser traspasados al administrativo una Entidad Beneficiaria
Director Distrital
Responsable Administrativo Analista de Contabilidad Analista de Activo Fijo
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vez estos proyectos han sido liquidados.
Procedimiento.
1. La entidad beneficiaria enviará solicitud de traspaso de bienes muebles al Director Distrital de Salud 12D02.
2. El Director Distrital de Salud 12D02 recibirá la solicitud y la remitirá al responsable administrativo.
3. El responsable administrativo recibirá la solicitud y la enviará al departamento de activo fijo.
4. El departamento de activo fijo recibirá la solicitud y verificará la existencia de los bienes solicitados por la entidad beneficiaria.
5. En caso de no existir los bienes muebles solicitados en traspaso, el responsable administrativo informará al Director Distrital de Salud 12D02.
6. El Director Distrital de Salud 12D02 informará a la entidad beneficiaria mediante oficio la no existencia de los bienes solicitados.
7. El departamento de activo fijo confirmará la existencia de los bienes muebles solicitados y enviará al responsable administrativo la solicitud de baja de los bienes muebles solicitados en traspaso.
8. El responsable administrativo recibirá la solicitud de baja, la autorizará y acordará con el responsable de la entidad beneficiaria los detalles para la entrega de los bienes e informará al Director Distrital de Salud 12D02.
9. El responsable administrativo enviará la documentación soporte de baja de los