Nombre: Objetivo: Frecuencia: 21 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Revisión Emisión Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Procedimiento
Normas
Informar y entregar copias de solicitud de comprobación de recursos ministrados.
Las Solicitudes Comprobación de Recursos en original y copia y la Documentación Comprobatoria original las deberá recibir de la Oficina de Cuentas por Pagar junto con el Listado de Órdenes de Pago.
Deberá validar los folios pagados del Listado de Pago a Proveedores contra el Listado de Órdenes de Pago para dar de baja lo pagado anotando la fecha.
Deberá elaborar un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago para identificar los documentos pendien- tes de pago, los enviados al archivo y los pendientes de integrar.
Recepción y entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
22 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
1 2 3 4 5 6 7 8
Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia, la Documentación Comprobatoria en original, el Listado de Órdenes de Pago (emitido por el Sistema Integral de Adminis- tración Financiera del Estado de Veracruz) en original y el Listado de Pago a Proveedores original.
Suma los importes de los folios del mismo número de Solicitud Comproba- ción de Recursos, en original y copia, y valida contra los folios e importes de Listado de Órdenes de Pago en original que se reciben.
Elabora un Concentrado de Folios de Órdenes de Pago en original, del Listado de Órdenes de Pago original, capturados en el día por fondo revolvente y pago directo para su control.
Verifica el número de la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia, que fue pagada y que se descarga del Concentrado de Folios de Órdenes de Pago original capturados y del Listado de Órdenes de Pago original anotando la fecha de pago.
Anota el número de documento de pago en la copia y original de la Solicitud Comprobación de Recursos separando las copias por unidad presupuestal. Elabora Relación de Solicitud Comprobación de Recursos en original, que contiene el detalle de la Solicitud Comprobación de Recursos en copia, misma que entrega a la unidad presupuestal, recaba acuse de recibido en la Relación de Solicitud Comprobación de Recursos original y archiva de manera cronológica temporal.
Sella de pagado la Solicitud de Comprobación de Recursos original y la Documentación Comprobatoria original agrupándola por fecha y proveedor y/o unidad presupuestal, de acuerdo al Listado de Pago a Proveedores origi- nal.
Verifica que la Solicitud Comprobación de Recursos original y la Docu- mentación Comprobatoria original contenga las firmas requeridas y valida que esté completa, ordena y custodia en el archivo de la Unidad Administrati- va.
Pasa el tiempo. Oficina de Contabilidad
23 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Recibe de la Secretaría de Finanzas y Planeación Listado de lo Ministrado original que contiene los pagos mensuales de proveedores y unidades presupuestales.
Coteja el Listado de lo Ministrado original contra el Listado de Pago a Pro- veedores original y elabora Relación de Diferencias original.
Elabora Oficio en original y copia y envía junto con la Relación de Diferen- cias original a la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación, donde solicita los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, reca- bando acuse de recibido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva con el Listado de lo Ministrado original y el Listado de Pago a Proveedores original.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Tesorería de la Secretaría de Finanzas y Planeación Oficio origi- nal con los Listados de las Diferencias y/o Aclaraciones originales, verifica y archiva de manera cronológica definitiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. 9
10 11
12 Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos SECRETARÍA DE GOBIERNO
Unidad Administrativa
Recepción y Entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados
Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 24 INICIO RECIBE SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O-1 DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA O LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO O LISTADO DE PAGO A PROVEEDORES O OFICINA DE CUENTAS POR PAGAR LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO O SUMA Y VALIDA SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O-1 LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO O ELABORA CONCENTRADO DE FOLIOS DE ÓRDENES DE PAGO O SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS 1 ANOTA No. DOCUMENTO
DE PAGO Y SEPARA SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O LISTADO DE PAGO A PROVEEDORES O SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS 1 ELABORA, ENTREGA Y RECABA ACUSE RELACIÓN DE SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O UNIDAD PRESUPUESTA L C DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA O SELLA DE PAGADO Y AGRUPA SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O FECHA Y PROVEEDOR Y/O UNIDAD PRESUPUESTAL DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIA O VERIFICA FIRMAS, VALIDA Y ORDENA SOLICITUD COMPROBACIÓN DE RECURSOS O C RECIBE LISTADO DE LO MINISTRADO O SEFIPLAN TESORERÍA DE LA SEFIPLAN LISTADO DE PAGO A PROVEEDORES O LISTADO DE LO MINISTRADO O OFICIO 1 RELACIÓN DE DIFERENCIAS O OFICIO O RELACIÓN DE DIFERENCIAS O LISTADO DE PAGO A PROVEEDORES O COTEJA Y ELABORA LISTADO DE LO MINISTRADO O ELABORA Y ENVÍA RECIBE Y VERIFICA OFICIO O LISTADOS DE LAS DIFERENCIAS Y/O ACLARACIONES 0 FIN VERIFICA Y ANOTA LA FECHA DE PAGO SOLICITUD COMPROBACIÓ N DE RECURSOS O-1 LISTADO DE ORDENES DE PAGO O CONCENTRADO DE FOLIOS DE ÓRDENES DE PAGO O C TESORERÍA DE LA SEFIPLAN C
Nombre: Objetivo: Frecuencia: 25 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno Unidad Administrativa Oficina de Desarrollo Organizacional Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Revisión Emisión Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Procedimiento
Normas
Emitir y entregar cheques para cubrir los gastos por concepto de fondo revolvente y rentas. Emisión y Pago de Cheques (Para Fondo Revolvente, sujetos a comprobar y pago de renta).
Periódica
La Unidad Administrativa elaborará Cheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujeto a Comprobar a nombre de la Secretaría de Gobierno por los gastos de la misma y de las siguientes Unidades Presupuestales: Contraloría Interna, Dirección General Jurídica de Gobierno, Dirección General del Sistema Estatal de Becas e Instituto Veracruzano del Transporte.
La Secretaría de Finanzas y Planeación elaborará los Cheques por concepto de rentas.
Se anexará a la Póliza Cheque copia de la Solicitud Comprobación de Recursos antes de elaborar los Cheques por concepto de Fondo Revolvente y Sujetos a Comprobar.
Los datos de los folios pagados por concepto de Fondo Revolvente que deberán contener los Cheques serán obtenidos del Reporte de Pago a Proveedores del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz, cada vez que se efectúe un pago.
Los datos para elaborar Cheques por concepto de arrendamiento se obtendrán del Listado Mensual de Rentas que genera la Oficina de Programación y Presupuesto, asimismo a solicitud expresa a través de Oficio del Titular de la Unidad Presupuestal le serán entregados los cheques para su correspondiente distribución, reci- biendo posteriormente de la unidad presupuestal, la Comprobación de dichos Cheques.
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
Normas 26 Vo.Bo Autorización Secretaría de Gobierno Unidad Administrativa Oficina de Planeación y Desarrollo Organizacional Unidad Administrativa Departamento de Recursos Financieros Revisión Emisión Junio 2010 Manual Específico de ProcedimientosUn Cheque deberá cancelarse cuando presente error en su emisión o se manifieste que los datos son incorrectos previa autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.
Los beneficiarios de un Cheque será la Unidad Presupuestal y arrendadores de inmuebles.
La entrega de Cheques se realizará con la devolución de la copia de Solicitud de Comprobación de Recursos expedida por la Unidad Presupuestal.
Los Cheques sólo serán entregados cuando la Comprobación de los Gastos esté completa y bien requisitada de acuerdo a la norma que aplica ya sea de Fondo Revolvente Sujetos a Comprobar o Pago de Rentas.
Para el cobro de Cheques por concepto de rentas deberá presentar original y copia de la Credencial del IFE, en caso de apoderados deberá dar el original de la Carta Poder y copia de las Credenciales de las personas que firman, entregando el Cheque contra la recepción del recibo de arrendamiento debidamente requisitado y reca- bando la firma y la fecha en la Póliza Cheque.
Los Paquetes para envío de Cheques foráneos se deberán integrar con los siguientes documentos: - Formato Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 o 4 original.
- Cheque original - Póliza cheque original
- Constancia de retención original y copia - Oficio por municipio original
27 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Recibe de la Oficina de Cuentas por Pagar Listado de Pago a Proveedor original emitido del Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz que contiene los números de la Orden de Pago e importe, docu- mento y fecha de pago del Fondo Revolvente y para el Sujeto a Comprobar así como la Solicitud Comprobación de Recursos en original y copia. Recibe Listado Mensual de Rentas original y copia así como Constancia de Retención, original y copia, de la Oficina de Programación y Presupuesto con los nombres, importes, locales arrendados y ciudades de pago.
De los documentos recibidos, verifica el concepto por el que se elaborará el Cheque.
¿Se elaborará Cheque para pago de renta de inmuebles o de Fondo Revolvente?
En caso de ser Cheque para pago de renta:
Elabora y envía mediante Oficio original y copia, el Listado Mensual de Rentas original a la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría de Finanzas y Planeación para el trámite de los cheques, recaba acuse de recibi- do en la copia del Oficio y archiva de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe de la Subdirección de Operación Financiera de la Secretaría de Finan- zas y Planeción a través de Oficio original la Relación de Cheques original y Cheques originales y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva. Elabora Póliza Cheque original, para recabar acuse de recibido del arrenda- dor.
Valida la Relación de Cheques original contra la copia del Listado Mensual de Rentas, documentos que archiva de manera cronológica definitiva. Identifica, separa y verifica los Cheques originales locales de los foráneos. ¿Son Cheques para pagos locales o foráneos?
En caso de ser locales:
Recibe del arrendador el Recibo de Arrendamiento original y verifica que contenga los datos correctos.
¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento? 1 2 3 3A 3A.1 3A.2 3A.3 3A.4 3B
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
28 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento: Devuelve el Recibo de Arrendamiento original al arrendador. Pasa el tiempo.
Continúa con la Actividad No. 3B
En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:
Entrega al arrendador Cheque original y Constancia de Retención original y recaba firma de recibido en la Póliza Cheque original y en la copia de la Constancia de Retención.
Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva de forma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de la Constancia de Retención para su custodia.
FIN.
En caso de ser foráneos:
Separa los Cheques por municipio, elabora Oficio original y copia para su envío.
Elabora los formatos Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 en original y copia. Integra Paquetes y los envía al Departamento de Enlace con las Oficinas de Hacienda del Estado y archiva la copia del Oficio con las copias del formato Ruta de Envío Zonas 1, 2, 3 y 4 de manera cronológica definitiva.
Pasa el tiempo.
Recibe mediante Oficio original de las Oficinas de Hacienda del Estado, Póliza Cheque original, debidamente firmada por el arrendador, Constancia de Re- tención en copia, debidamente firmada y Recibo de Arrendamiento original y verifica que contenga los datos correctos.
¿Son correctos los datos del Recibo de Arrendamiento?
En caso de no ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento: Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal, donde notifica los datos incorrectos, fotocopia el Recibo de Arrendamiento Incorrecto en un tanto, entrega y recaba acuse de recibo en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva.
3C 3D 3D.1 3E 3E.1 3E.2 3E.3 3E.3.1
29 Junio 2010 Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Oficina de Contabilidad Pasa el tiempo.
Recibe de la Unidad Presupuestal Oficio original con el Recibo de Arrenda- miento Correcto y archiva el Oficio de manera cronológica definitiva. Elabora Oficio en original y copia para la Unidad Presupuestal y envía junto con el Recibo de Arrendamiento Incorrecto original, recaba acuse de reci- bido en la copia, misma que archiva de manera cronológica definitiva. Continúa con la Actividad No. 3E.4
En caso de ser correctos los datos del Recibo de Arrendamiento:
Sella de pagado el Recibo de Arrendamiento original, mismo que archiva de forma cronológica definitiva junto con la Póliza Cheque original y copia de la Constancia de Retención y el Oficio original para su custodia.
FIN.
En caso de ser Cheque para pago de fondo revolvente o sujeto a comprobar: Elabora la Solicitud de Cheque original y emite Cheque original junto con la Póliza Cheque original.
¿El cheque se emitió correctamente?
En caso de no haberse emitido correctamente:
Verifica el error en la emisión de Cheque original y su Póliza Cheque original, sella de cancelado ambos documentos y archiva de manera cronológica defi- nitiva para su custodia.
Continúa con la Actividad No. 4
En caso de haberse emitido correctamente:
Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Titular de la Unidad Administrativa en el Cheque original.
3E.3.2 3E.3.3 3E.4 4 4A 5
Unidad Administrativa
Secretaría de Gobierno
30 Junio 2010
Manual Específico de Procedimientos
Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad
Anota en forma manual con tinta roja en la parte superior derecha de la Solicitud Comprobación de Recursos original el número de cheque. Conecta con el procedimiento Recepción y Entrega de Solicitud Comprobación de Recursos Ministrados.
Entrega al beneficiario Cheque original, recaba firma en Póliza Cheque origi- nal y archiva de forma cronológica definitiva para su custodia.
FIN DEL PROCEDIMIENTO. 6
7 Oficina de Contabilidad
Manual Específico de Procedimientos
Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 31 C RUTA DE ENVÍO ZONAS 1, 2, 3 Y 4 1 OFICIO 1 OFICIO O RECIBE LISTADO DE PAGO A PROVEEDORE S O SOLICITUD COMPROBACIÓ N DE RECURSOS O-1 OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO RECIBE LISTADO MENSUAL DE RENTAS O-1 CONSTANCIA DE RETENCIÓN O-1 OFICIO O RELACIÓN DE CHEQUES O CHEQUES O ELABORA PÓLIZA CHEQUE O VALIDA RELACIÓN DE CHEQUES O LISTADO MENSUAL DE RENTAS 1 IDENTIFICA, SEPARA Y VERIFICA CHEQUES O FORÁNEO S SEPARA Y ELABORA CHEQUES O OFICIO O-1 POR MUNICIPIO ELABORA RUTA DE ENVÍO ZONAS 1, 2, 3 Y 4 O-1 RUTA DE ENVÍO ZONAS 1, 2, 3 Y 4 O INTEGRA Y ENVÍA PAQUETES B ¿CHEQUE PARA PAGO DE
FONDO REVOLVENTE O DE RENTA? RENTA FONDO REVOLVENT E SUBDIRECCIÓ N DE OPERACIÓN FINANCIERA ELABORA Y ENVÍA OFICIO O LISTADO MENSUAL DE RENTAS O OFICIO 1 ELABORA Y EMITE SOLICITUD DE CHEQUE O CHEQUE O PÓLIZA CHEQUE O A 1 VERIFICA CONCEPTO C DEPARTAMENTO DE ENLACE CON LAS OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO
C C
Manual Específico de Procedimientos SECRETARÍA DE GOBIERNO
Unidad Administrativa
Emisión y pagos de cheques (Para Fondo Revolvente sujeto a comprobar y Pago de Renta)
Vo.Bo, Unidad Administrativa Revisión:
Departamento de Recursos Financieros Emisión:
Unidad Administrativa
Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010 Autorización: Secretaría de Gobierno 32 RECIBO DE ARRENDAMIENTO O PÓLIZA CHEQUE O CONSTANCIA DE RETENCIÓN 1 FIN B RECIBO DE ARRENDAMIENTO O CONSTANCIA DE RETENCIÓN 1 PÓLIZA CHEQUE O OFICIO O RECIBE SELLA DE PAGADO OFICIO O OFICINAS DE HACIENDA DEL ESTADO C CHEQUE O A
¿EL CHEQUE SE EMITIÓ CORRECTAMENTE? NO SI VERIFICA EL ERROR, Y SELLA DE CANCELADO CHEQUE O PÓLIZA CHEQUE O RECABA FIRMAS
JEFE DEL DEPTO.