A continuación, vamos a describir y valorar someramente los distintos sistemas de distribución de bases de datos que actualmente se utilizan. En un primer bloque vamos a hacer referencia a la consulta local, la edición impresa de bibliografías y la edición óptica, tres formas que se pueden considerar tradicionales, dejando para el siguiente apartado la distribución por medio del web. No se toma en consideración el uso de disquetes ya que, debido a su limitada capacidad, tan sólo se puede utilizar para incluir pequeñas bases de datos que, además han de estar generadas con programas de amplia difusión (p.e. MS Access) ya que no pueden incluirse en el disquete.
4.1.1 Consulta local
La consulta local es el primer sistema que se utilizó para facilitar el acceso de los usuarios a la base de datos. No tiene ningún secreto. Se trata de permitir a los usuarios que puedan consultar la base de datos en el lugar en el que ésta se ha creado y, por ello, hay que poner a su alcance algún ordenador en el cual se haya cargado previamente la base de datos juntamente con la aplicación que permite gestionarla. En este contexto (muy habitual en pequeñas empresas o en pequeños departamentos) aunque la distribución es en efecto conceptualmente distinta de la producción, apenas hay diferencias prácticas entre ellas: una vez creada la base de datos, disponemos ya de forma intrínseca de un medio de distribución a la vez.
La ventaja principal de este método de distribución reside en el hecho de que no hay que preparar especialmente ni apenas realizar cambios en el programa de gestión de la base de datos, salvo pequeñas operaciones de administración de usuarios (creación de cuentas de usuarios, administración de passwords) o de configuración de vistas. Los usuarios, por tanto, consultan la base de datos utilizando la misma interfaz que proporciona la aplicación informática utilizada; a lo sumo con una interfaz personalizada con las propias herramientas que proporciona el SGBD.
Los inconvenientes, en cambio, son diversos. En primer lugar, parece claro que los usuarios se han de desplazar expresamente al centro de documentación o unidad donde está disponible la aplicación, con todas las molestias que, a veces, esto puede
comportar. Si se opta por un acceso en red para evitar desplazamientos, se requiere de tal red, así como de diversos ordenadores y de un número igual de licencias en red (o para un número determinado de equipos) del programa de gestión documental.
Finalmente, en todos los casos es necesario velar por la seguridad y tomar medidas para que los usuarios no puedan modificar la base de datos5 ni tampoco puedan introducir ni ficheros ni programas en el ordenador.
Es obvio que la consulta local sigue siendo útil pero no se puede olvidar que con este sistema se va a llegar a un número siempre muy reducido de usuarios.
4.1.2 Edición impresa
En ocasiones, una forma de relativamente cómoda de distribuir la información de una base de datos ha consistido en editar su contenido en forma impresa, elaborándose bibliografías impresas, con todos o con una parte, de los registros de la base de datos. Aunque es cierto que se trata de un sistema que va a la baja, aún es habitual encontrar este modo de distribución en centros muy especializados, como el Servicio de
Documentación de Historia Local de Cataluña (SDHLC) de la Universidad Autónoma de Barcelona, el Observatorio de la Comunicación Científica (OCC) de la Universidad Pompeu Fabra o el Centro de Recursos de l’Hospitalet de Llobregat. Esto sin contar con toda una seria de guías y repertorios que se distribuyen de forma impresa pero que utilizan una base de datos documental como medio de gestión y de producción (p.e. la mayor parte de los anuarios de los medios de comunicación que se distribuyen en forma impresa se elaboran con el soporte de bases de datos documentales).
Estas bibliografías se pueden elaborar automáticamente desde algunos SGD6 y constan,
básicamente, de dos partes: en primer lugar, un listado global correlativo de los registros numerados u ordenados por algún elemento descriptivo, normalmente el autor, y que incluye la descripción completa de cada uno de los registros; en segundo lugar, se pueden encontrar índices diversos autores, títulos, materias, etc. que remiten al número de registro de listado general. A continuación, mostramos un ejemplo procedente del SDHLC.
6 Inmagic, CDS/ISIS, Pro-Cite y, en menor medida, Knosys, disponen de sistemas para facilitar, más o
Fig. 4.2. Índices de autoría Fig. 4.3. Índices de materia
Obviamente, la ventaja principal de este sistema reside en que el usuario no necesita equipo ni programa informáticos para poder consultar el contenido de la base de datos ya que toda la información se encuentra impresa y estructurada en la bibliografía. Además, a muchos usuarios les resulta más agradable consultar la información en forma impresa que en el monitor de un ordenador (como demuestra el hecho de que los
anuarios de prensa mencionados siguen imprimiéndose en papel en paralelo a su disponibilidad en línea o en cd-rom).
Los inconvenientes más destacables son igual de obvios y coinciden con sendos problemas genéricos de la edición impresa respecto de la edición digital. En primer lugar, este tipo de obras tiene unos costes de impresión y de distribución muy altos no siempre recuperables con la venta ya que el mercado al que se dirigen es muy pequeño y con pocos recursos económicos. En segundo lugar, esta vía presenta notables
dificultades para actualizar las obras ya que la edición impresa es poco ágil para facilitar la incorporación y difusión de los nuevos registros que se van incorporando a la base de datos. En general, en esta forma de distribución, la edición es tipo anual. Por último, por supuesto, se pierden las ventajas inherentes al mundo digital como las búsquedas
booleanas: en la edición impresa, con suerte, se dispone de uno o más índices analíticos además de los índices directos.
4.1.3 Edición óptica
La distribución de una base de datos en soporte óptico -ya sea cd o dvd- implica incorporar al disco compacto el programa de recuperación de la información (o, al menos, el módulo de consulta, a veces denominado runtime) que se ha de utilizar para poder acceder al contenido de la base de datos. La mayoría de los programas de recuperación de la información que se han señalado disponen de versiones sólo para consulta o runtime (p.e. Knosys, CDS/ISIS, etc.) que se pueden utilizar para la edición de la base de datos en soportes ópticos.
Las ventajas principales de este sistema residen, en primer lugar, en las facilidades para acceder a la información, ya que se puede consultar la totalidad de la base de datos utilizando las mismas funciones del programa con el que se ha creado y disponiendo, por tanto, de todas sus prestaciones. También hay que considerar que, actualmente, es posible utilizar fórmulas de autoedición en soportes ópticos, lo que siempre es más barato que la opción industrial.
En lo que respecta a los inconvenientes, se comparten algunos problemas que ya se han comentado anteriormente cuando se ha hecho referencia a la edición impresa: por un lado, las dificultades de actualización y, por otro lado, los costes derivados de la
distribución (p.e. por correo postal), así como, a veces, la necesidad de adquirir licencias del programa de recuperación para su distribución en disco, la edición del disco, etc. Como se puede ver a través de los comentarios anteriores, la valoración que se puede hacer de esta forma de distribución es, en parte, similar a la que se ha realizado de la edición de bibliografías impresas.
Por tanto, no es sorprendete que una de las tendencias que se están utilizando con éxito en la distribución consiste en la combinación de disco óptico con Internet, lo que algunos llaman discos híbridos (cd + línea). Se trata de sistemas que incluyen en el disco no tan sólo el contenido y el programa para permitir su consulta, sino también un pequeño programa que va descargando automáticamente los nuevos registros o nuevas referencias en línea (web o correo-e) y las integra a la colección global. De esta forma, el editor tan sólo tiene que preparar una edición anual de su base de datos, pero el usuario dispone de facilidad de actualización muy frecuentes. Un ejemplo de este sistema lo podemos encontrar en la base de datos La Ley Actualidad (Wolters Kluwer), desarrollada con CD Web Publisher (Verity). En el caso de obras dirigidas al gran público se pueden encontrar otros ejemplos (p.e. Encarta de Microsoft, Enciclonet de Micronet, etc.), que también facilitan la actualización mediante la descarga remota de los nuevos registros.