Fig. 6-43
Este formulario permite hacer consultas de las tablas y de los datos almacenados en la BD, utiliza lenguaje de consulta SQL, es de especial cuidado, se recomienda su uso en compañía de un asesor de servicios de HGI Ltda.
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Fig. 6-44
6.3.8 Copia de Seguridad
Fig. 6-45
Fig. 6-46
Es la herramienta que permite hacer copias de seguridad en el sistema, para hacerla simplemente se ingresa al icono, se da la ruta especifica en la que se quieren hacer las copias de seguridad a través del botón que tiene los tres puntos, se da clic en aceptar y se espera que el sistema saque un aviso de que la copia se encuentra realizada correctamente y se da clic en aceptar.
Es importante aclarar que la copia solo se puede hacer en el equipo servidor y que es importante verificar a través del explorador de Windows que la copia se ha hecho e ir también almacenando estas copias en un disco extraíble.
Se recomienda activar la casilla reducir el log para que antes de hacer la copia disminuya el tamaño del archivo de copia.
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6.4 DATOS EXTERNOS
Fig. 6-47
6.4.1 Importar y Exportar
Se ingresa por herramientas Datos externos importar y exportar Permite importar y exportar movimiento contable desde archivos de texto.
Fig. 6-48
6.4.2 Archivos
Fig. 6-49
Permite importar y exportar las tablas de los maestros, en formato xls y xml. La casilla Actualizar solo se debe activar cuando se importen tablas de maestros existentes y se desee que tome la información del archivo externo.
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Fig. 6-50 6.5 GENERALES Fig. 6-51 6.5.1 Reportes Fig. 6-52Maestro para crear los formatos para la generación en el generador de reportes, se ingresa el código nombre cantidad de dígitos y el formato. El campo AV es para identificar contra que fila se va hacer el análisis vertical.
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Fig. 6-53
6.5.2 Generador de Reportes
Esta herramienta permite configurar reportes de acuerdo a ciertas necesidades del usuario por defecto. Ej. Estado de pérdidas y ganancias, Informes de retención fuente y rete IVA, Balance, flujo de efectivo entre otros.
Para diseñar el informe antes se debe crear el maestro de informes dando un clic sobre el texto Informe ubicado al lado superior izquierdo del pantallazo del generador.
Fig. 6-54
Línea: Se escribe el número de la línea que se desea crear, el nivel de las líneas se debe incrementar en base a la configuración que se dio al crear el maestro de informes en dígitos de nivel.
Cuenta Inicial: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
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Cuenta Fin: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Cuenta Inicial NIIF: Cuenta a partir de la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Cuenta Fin NIIF: Cuenta hasta la cual se desea generar el informe en la línea que se está creando.
Notas: Código de la nota que aplica a la línea.
Descripción: Detalle relacionado a las cuentas que se están asociando a la línea que se está configurando o descripción de las cuentas.
Cambia: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas como el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para efectos de estética en los informes debe activar esta casilla.
Muestra: Tiene 3 Opciones:(nunca) no muestra la información de la línea en el informe; (solo valor) Muestra la información de la línea si tiene saldo; (siempre) muestra la información asociada a la línea tenga o no saldo.
Detalle: Muestra las cuentas relacionadas a la línea a partir del tercer nivel .
Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado.
Formato: Allí podemos generar el formato para el valor sea numérico con decimales o sin decimales.
Notas
Se asigna un código de nota un título y una descripción.
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7.
UTILITARIOS
Fig. 7-1
A través de esta opción se pueden realizar múltiples tareas; Configurar reportes de acuerdo a las necesidades del cliente, Realizar corrección de movimiento, Direccionar nuevas compañías, Configuración para la generación de los medios magnéticos, Consolidar empresas entre otros. Desde el menú Herramientas seleccionar la opción Utilidades y pulsar clic.
7.1 GENERALES
7.1.1 Visor Contable
Fig. 7-2
En el Visor Contable podemos generar graficas de los informes diseñados por el Generador de Reportes, exportar los datos o la gráfica a Excel.
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Fig. 7-3
7.1.2 Concilia Administrativo
Fig. 7-4
Permite generar un informe que concilia las Carteras (C*C y C*P) generadas por el software Administrativo y Contable. Aplica para quienes cuentan con ambas aplicaciones.
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Fig. 7-5
Cuenta Contable: Se selecciona el rango de Cuentas Contables en que se maneja la cartera.
Negativo: Se activa cuando las cuentas son de naturaleza crédito. Ej. las CXP para que muestre positivo el valor en el contable y cruce con el valor en el administrativo.
Recalcula: Se selecciona “Recalcula” cuando ya se ha generado el informa para que se realicen nuevamente los cálculos con las diferencias.
Solo diferencias: Si se activa solo muestra los registros que tienen diferencias.
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7.1.3 HGInet Excel
Haga clic en el menú HGInet EXCEL y en la interfaz que aparece, haga clic sobre el botón Crear, con lo que se abrirá un explorador donde seleccionara un directorio donde guardar el archivo a generar. Si aparece un error, realice el siguiente procedimiento y vuélvalo a intentar después de realizarlo.
PROCESO DE ACTIVACIÓN DE MODIFICACIÓN DE OPCIONES DE SEGURIDAD, SOBRE LAS MACROS EN EXCEL.
PASO 1
Abra las opciones de Excel.
PASO 2
Busque la opción Centro de confianza.
PASO 3
Abra la opción para la Configuración del Centro de confianza.
PASO 4
Abra la opción para la configuración de macros.
PASO 5
Seleccione la casilla de verificación Confiar en el acceso al modelo de objeto de proyecto
VBA y haga clic sobre el botón Aceptar.
Fig. 7-7
Al dar clic en el botón crear abre una ventana de dialogo donde se debe buscar la ruta donde se va a guardar el archivo y se ingresa el nombre del archivo.
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Fig. 7-8
El archivo que acaba de generar el sistema, se abrirá de manera automática, permitiéndole seleccionar de entre las funciones que tiene Excel algunas que realizan consultas sobre la información que genera al sistema.
Al dar clic sobre el botón fx muestra las funciones creadas por hgi HGINET para el manejo de la información desde Excel.
Nombre Cuenta: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de cuenta Nombre Empresa: Realiza una consulta a la base de datos y trae el nombre de la empresa Saldos Con Saldo I: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
Saldos Con Debito: Carga los saldos contables crédito por cuenta
Saldos Con Crédito: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
Saldos Con Saldo F: Carga los saldos contables finales por cuenta Saldos Con Valor: Carga los saldos contables iniciales por cuenta
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Fig. 7-9
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Fig. 7-11
Fig. 7-12
7.2 MEDIOS MAGNETICOS
Permite generar el archivo plano para la generación de los medios magnéticos de acuerdo a los requerimientos legales.
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7.2.1 Definición
Fig. 7-14
Permite seleccionar y configurar las cuentas contables a las que hace referencia cada concepto que se debe relacionar en el formato que se está diligenciando.
Fig. 7-15
Formato: Se selecciona el formato que se desea diligenciar.
Concepto: Se selecciona el concepto a relacionar; Estos conceptos son predeterminados, dando un clic a la tecla F4 se listan los conceptos relacionados al formato.
Col: Es la columna en la que se reportaran los valores y varía según el formato.
Cuenta Inicial y Final: Se selecciona el rango de cuentas contables relacionadas al concepto que se seleccionó.
Valor: Tiene 4 Opciones: Se puede mostrar el saldo, debito, crédito o variación de las cuentas matriculadas para el informe solicitado.
Tope: Valor definido por la DIAN a partir del cual se debe presentar información en medios magnéticos.
CSigno: Tiene 2 opciones: muestra las cuentas con el signo que poseen cuando no se activan las casillas; y si se activa la casilla cambia el signo en las cuentas en caso que se
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requiera. Ej. Las cuentas de ingresos poseen signo negativo para los medios magnéticos no se puede informar valores negativos y para este caso se cambia.
Activa: Indica si tiene en cuenta la línea para informarla cuando se realice el proceso.
7.2.2 Generación
Fig. 7-16
Permite generar el archivo de los formatos previamente configurados.
Fig. 7-17
Formato: Se selecciona el formato que se desea generar.
Cargar: Realiza la consulta de la información según la configuración que se realizó en la definición.
Fecha Inicial: Hace referencia a la fecha a partir de la cual se va a generar la presentación del formato.
Fecha Final: Hace referencia a la fecha hasta la cual se va a generar la presentación del formato. Validar: Permite verificar si el archivo tiene los datos correctos de acuerdo a los
parámetros requeridos por la DIAN, este proceso nos genera un archivo de inconsistencias, en caso de tenerlas, con el fin de realizar las correcciones antes de enviarlo.
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Concepto: Se selecciona Inserción en el caso de ser primera vez que se va a generar el archivo, en caso contrario se debe seleccionar Reemplazo.
Versión: el sistema carga según la versión en que se encuentre los medios magneticos Envío: Muestra el número de veces en que se ha realizado el envío del archivo.
Archivo: El nombre está dado con las especificaciones que la DIAN ha dispuesto. Este campo también permita seleccionar la ruta en la cual quiero guardar el archivo.
Seleccionar el formato del archivo a generar: XML, para generar un archivo en presentación Web y no permite modificaciones; Excel, genera un formato en Excel. Permite la edición antes del envío.
Generar: Genera el archivo y lo guarda en la dirección que se haya asignado.
El archivo que se genera de los medios magnéticos se puede abrir con Excel versión 2003 o posterior, en caso de requerir algún cambio.
7.3 UTLIDADES
Fig. 7-18
7.3.1 Generales
Consultas que maneja el sistema para agilizar algunos proceso entre ellos guardar o abrir periodos, actualizar periodos o quitar El digito de verificación.
Fig. 7-19
Guardar Periodos: Permite cerrar varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que se está ubicado.
Abrir Periodos: Permite Abrir varios periodos contables indicando el periodo inicial hasta el periodo en el que está ubicado.
Actualiza Periodos: Permite actualizar la información de varios periodos sin necesidad de ir a cada uno de ellos y realizar el proceso.
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Recalcula DV: Realiza el recalculo del Digito de verificación según el algoritmo de la Dian.
Fig. 7-20
7.3.2 Consolidar
Fig. 7-21
Consolida las empresas que estén creadas dentro de la Compañía. Para esto es necesario que esté creada la empresa 99. Que es donde se consolida la información.
7.3.3 Cambio Movimientos
Fig. 7-22
Permite cambiar los movimientos contables de terceros, plan de cuentas y comprobantes que estén creados con códigos diferente y son los mismos y permite eliminar el que está mal creado.
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Fig. 7-23
7.3.4 Indicadores
Se crean los indicadores para cuando se maneja inventario periódico
Fig. 7-24
7.3.5 Mediciones
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Fig. 7-25
8.
AYUDA
Fig. 8-1
El presente manual, se puede obtener mediante la consulta por la opción “Ayuda General” de la aplicación, se muestra el contenido de este Documento.
8.1 AYUDA DE LA APLICACION:
Muestra la tabla de contenido del sistema.
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8.2 SOPORTE REMOTO:
Fig. 8-3
Carga la aplicación para realizar conexión remota y poder tener el control parcial o total del sistema, con autorizacion del usuario