Case study strategy

6.1. Objetivo específico.

Establecer las políticas y el procedimiento para la elaboración y control de los oficios que se generan en los órganos y áreas del Tribunal, a fin de llevar el debido seguimiento de la documentación.

6.2. Alcance específico.

Coordinación de Archivos.

Unidades de Archivo de Correspondencia de los órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.

Unidades de Archivo de Trámite de los órganos y áreas Tribunal Electoral del Distrito Federal.

6.3. Marco normativo específico.

Reglamento del Sistema Institucional de Archivos del Tribunal Electoral del Distrito Federal.

6.4. Glosario. 6.4.1. Definiciones.

Coordinación de Archivos.- Es el área encargada de regular el Sistema Institucional de

Archivos del Tribunal, para su funcionamiento estandarizado y homogéneo.

Ficha de control de correspondencia.- Documento que permite llevar el control y

seguimiento de la correspondencia que ingresa a los órganos y áreas del Tribunal Electoral del Distrito Federal.

Minutario de oficios.- Conjunto de documentos de registros ordenados cronológicamente.

Trámite.- Forma y actuación concreta del procedimientoadministrativo.

Unidad de Archivo de Trámite.- Las unidades particulares de los órganos y áreas del

Tribunal responsables de integrar la documentación en los expedientes y carpetas que forman parte del archivo que se encuentran en etapa activa.

Unidad de Correspondencia.- Las unidades particulares de los órganos y áreas del Tribunal

encargadas de la recepción y registro de la documentación.

6.4.2. Siglas.

6.5. Políticas de operación.

6.5.1.- La Coordinación de Archivos del Tribunal es el área encargada de dirigir, coordinar e

instrumentar los procedimientosarchivísticos y de supervisar su correcta aplicación.

6.5.2.- Cada responsable de las distintas Unidades de Correspondencia de los órganos y

áreas del Tribunal coordinará, vigilará e instrumentará, en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el presente procedimiento.

6.5.3.- La Unidad de Correspondencia de cada órgano y área del Tribunal es la instancia

responsable del despacho de los oficios hacia las instancias internas y externas de la institución, debiendo coordinar las acciones para el despacho de la documentación de su área de adscripción con la oportunidad y discreción que ameriten los asuntos.

6.5.4.- Para el debido control de los oficios generados por los órganos y áreas del Tribunal,

las Unidades de Correspondencia asignarán un número de oficio compuesto por una clave alfanumérica que será conformada por las siglas del Tribunal, seguidas de las iniciales del órgano o área, el número consecutivo correspondiente, así como el año que corresponda, todos separados por una diagonal ejemplo: TEDF/CTyA/001/2012.

6.5.5.- Para el registro de la emisión, control y seguimiento de los oficios generados en los

órganos y áreas del Tribunal se utilizará un procedimiento manual, en tanto se implementa la automatización para apoyar en los procedimientos archivísticos durante el ciclo vital del documento.

6.5.6.- Las y los responsables de las Unidades de Archivo de Trámite deberán mantener el

seguimiento y control de los oficios generados en los órganos y áreas del Tribunal, hasta su integración final en el archivo.

6.6. Descripción de actividades del procedimiento para la elaboración y control de los oficios generados en los órganos y áreas del Tribunal.

Actividad Responsable Documentación

empleada

1. Instruye a la o el servidor público elaborar el oficio sobre un asunto en particular.

Titular del órgano y área del Tribunal.

Ficha de control de correspondencia 2. Solicita número de oficio a la o el

responsable de la Unidad de correspondencia. La o el Servidor público responsable de elaborar el oficio. Minutario de oficios 3. Proporciona número de oficio y

registra en el minutario, en su caso busca antecedentes del asunto.

Responsable de la Unidad de Correspondencia del órgano y área del Tribunal.

¿Existen antecedentes del asunto? 3.1 Sí.

Continúa en la actividad 4. 3.2 No.

Continúa en la actividad 6. 4. Identifica el número de ficha de

control de correspondencia y

proporciona antecedentes.

Ficha de control de correspondencia 5. Utiliza el número de oficio, en su

caso, recibe y analiza la información

proporcionada. _{La o el Servidor público}

responsable de elaborar el oficio.

Ficha de control de correspondencia y documentos 6. Elabora el oficio y lo somete a

consideración de la o del titular del órgano y área.

Oficio 7. Recibe el oficio, lo analiza, firma y

remite al responsable de su

elaboración.

Titular del órgano y área del Tribunal.

8. Recibe el oficio firmado y lo entrega al responsable de la Unidad de Correspondencia del órgano y área del Tribunal para su Trámite.

La o el Servidor público responsable de elaborar el oficio.

9. Recibe el oficio y genera el acuse y

lo tramita. Responsable de la Unidad de

Correspondencia del órgano y área del Tribunal.

Oficio Acuse 10. Entrega acuse a la o el

responsable de la elaboración del oficio.

11. Recibe el acuse del oficio y lo entrega al responsable de la Unidad de Archivo de Trámite para su archivo.

La o el Servidor público responsable de elaborar el oficio.

Acuse

12. Recibe el acuse del oficio y lo archiva, captura en el minutario de oficios donde se archivo.

Responsable de la Unidad de Archivo de Trámite del órgano y área del Tribunal.

Minutario de oficios

Inicio.

Instruye a la o el servidor público elaborar el oficio sobre un asunto en particular.

Solicita número de oficio a la o el responsable de la Unidad de Correspondencia. Proporciona número de oficio y lo registra en el minutario, en su caso, busca antecedentes del asunto.

Ficha de control de correspondencia.

Minutario de oficios _{Minutario de oficios}

¿Existen antecedentes del asunto? Identifica el número de ficha de control de correspondencia y proporciona antecedentes. Utiliza el número de

oficio, en su caso, recibe y analiza la información proporcionada. Ficha de control de correspondencia y documentos Ficha de control de correspondencia Elabora el oficio y lo somete a consideración de la o del titular del órgano y área.

Oficio Recibe el oficio, lo analiza,

firma y remite al responsable de su elaboración.

Oficio

Recibe el oficio firmado y lo entrega al responsable de la Unidad de Archivo de Correspondencia del órgano y área del Tribunal para su trámite. Oficio Recibe el oficio y lo tramita. Entrega acuse a la o el responsable de la elaboración del oficio.

Oficio, Acuse Recibe el acuse del oficio

y lo entrega al responsable de la Unidad de Archivo de Trámite para su archivo.

Acuse

Recibe el acuse del oficio y lo archiva, captura en el minutario de oficios donde se archivó. Minutario de oficios Fin. Sí No Oficio, Acuse

6.7. Diagrama de flujo del procedimiento para la elaboración y control de los oficios de la documentación generada en los órganos y áreas del Tribunal.

Titular del órgano y área del Tribunal. La o el Servidor público responsable de elaborar el oficio Responsable de la Unidad de Correspondencia del órgano y área del

Tribunal.

Responsable de la Unidad de Archivo de

Trámite del órgano y área del Tribunal.

6.8. Anexos.

6.8.1. Minutario de oficios.