Mediante el análisis interno y externo de la empresa “Comercializadora Javier Gaona”, se logró determinar las problemáticas que afectan todas las áreas de la empresa.
A partir de las necesidades detectadas en cada una de las áreas de la empresa ya que todas las funciones y decisiones son tomadas por el gerente y propietario, se determinó diseñar el manual de funciones para lograr estandarizar los procesos de todas las áreas funcionales de la organización.
Durante este proceso, las pertinentes visitas realizadas y los métodos utilizados para la recolección de la información, se resalta las necesidades que tiene el propietario y dueño de orientar la estructura administrativa, que aunque han permanecido durante 16 años bajo un estilo de administración empírica, es consciente de que la carencia de conocimiento y utilización de herramientas administrativas les ocasiona falta de control total en cuanto a sus procesos, desconocimiento de su entorno, y una total desorientación estratégica tanto en el momento de actuar como futura que les permita ser competentes en un mercado de constantes cambios y exigencias. Es por esto que según lo analizado por el propietario decidió que una de las herramientas más indicadas a utilizar sería la Planeación Estratégica como un primer paso en el proceso y búsqueda de la eficiencia y competitividad.
Mejoramiento de la tecnología del trapiche, se hace necesario para que haya una producción eficiente de los productos con alta calidad.
El conocimiento de los clientes es importante para obtener un perfil que permita al departamento de mercadeo y ventas mejorar los satisfactores del cliente para el producto comercializado por la empresa.
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La producción o manufactura de productos con calidad se logra al implementar los equipos, maquinaria y equipos computarizados, necesarios para desempeñar con optimización los procesos productivos, operativos y administrativos.
La metodología utilizada para la pertinente realización de la Planeación Estratégica se pudo analizar el entorno que rodea la empresa, información de vital importancia para identificar y conocer las oportunidades y amenazas a las cuales se expone la empresa. Como principales oportunidades se puede decir que son las políticas por parte del gobierno, la normatividad, programas sociales del gobierno, crecimiento de la población, población en edad de trabajar, tasa de escolaridad, disponibilidad de tecnología de punta, protección al medio ambiente y alianzas estratégicas. Entre las amenazas que enfrenta la empresa son: la violencia, la inseguridad, la pobreza y el desempleo, tecnología baja, la situación económica, la situación política, entre otros.
Para el diseñar y elaborar el manual de funciones, y establecer las medidas de control pertinentes, se tuvo en cuenta las características propias de la empresa, para que exista una verdadera aplicabilidad en la organización.
El manual de funciones es una guía gerencial muy importante, ya que este documento sirve de apoyo a todos los integrantes de la empresa, dado que, detalla paso a paso la ejecución de los deberes y procesos, determina objetivamente los cargos y responsabilidades, facilitando la ejecución y comprensión de las operaciones dentro de la organización.
Es importante para la empresa “Comercializadora Javier Gaona” la realización de planes de mantenimiento preventivo y actualización de equipos y sistemas, para la agilización de los procesos administrativos que prevengan pérdidas de tiempo, dinero, productos y calidad de los procesos.
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En cuanto al desarrollo de la empresa se tiene en cuenta el desarrollo social que implica a la comunidad, dentro del proceso de culturización y aprendizaje técnico al igual que la promulgación del cuidado al medio ambiente, especialmente en la zona donde se encuentra ubicada actualmente y donde se trabaja.
Al analizar la situación interna de la empresa por medio de entrevistas tanto al dueño y gerente de la empresa en la parte administrativa y al cabo o supervisor en la parte de producción, se pudo identificar fortalezas y debilidades que tal vez no contemplaban o tengan en cuenta como lo son:
o Fortalezas: habilidad técnica agroindustrial, efectividad en la parte productiva, intensidad de mano de obra, estabilidad laboral, accidentalidad, fuerza del producto, calidad 100% natural, lealtad y satisfacción del cliente, concentración de consumidores,
o Debilidades: motivación, evaluación y pronostico del medio, velocidad de respuestas a condiciones cambiantes, flexibilidad de la estructuración organizacional por ser una empresa familiar, habilidad para responder a la tecnología cambiante, agresividad para enfrentar competencia, sistemas de toma de decisiones, sistema de control, nivel tecnológico, aplicación de tecnología (computadores), experiencia técnica, rotación, retiros, índices de desempeño, administración de clientes potenciales, portafolio de productos, entre otros.
Es por esto que el análisis interno le permite al empresario conocer mucho más afondo su organización e identificar situaciones para la cual debe estar preparada para el cumplimiento de los objetivos corporativos y tomar decisiones con respecto a las debilidades identificando las razones y orígenes de estas y proceder a mejorarlos de forma inmediata.
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Observando los resultados posteriores respecto al análisis externo, muestra que frente al entorno la “Comercializadora Javier Gaona” se encuentra por encima del punto de equilibrio y muy cerca a ese, lo que implica que la empresa debe desarrollar estrategias enfrenando así las amenazas y aprovechar mucho más las oportunidades que nos brinda el entorno.
En cuanto a la información obtenida a través de la Matriz DOFA se pudo dar un direccionamiento estratégico en cuanto a la realización de la Misión, Visión, Objetivos estratégicos que garantizan el camino a seguir y contribuir a la generación de sentido de pertenencia e identidad de la empresa.
Ya realizada la planeación estratégica a la empresa “Comercializadora Javier Gaona”, se considera que para que toda acción tenga su permanencia en el tiempo y genere los resultados esperados, es necesario tener las pautas para hacerlo y que mejor que con mecanismos de gestión y control, los cuales garantizaran el verdadero cumplimiento de todas aquellas actividades y brindará información precisa, una ayuda como esta le deja claro al empresario qué tiene, a que se enfrenta, con que cuenta, para donde va, hacerse una idea certera del futuro que le espera, prolongar su ciclo de vida y sobre todo conocer si su empresa es rentable o no.
El Balanced ScoreCard permitirá orientar a la “Comercializadora Javier Gaona”, mediante la planificación estratégica, la cual será medido a través de indicadores de gestión que busca mejorar la eficiencia y eficacia de las operaciones de la entidad en las diferentes partes de la estructura organizacional, a través de la aplicación de sistemas de información, para poder tomar decisiones acertadas y oportunas adoptando medidas preventivas o correctivas que correspondan, y controlar la evolución en el tiempo de las principales variables.
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