Los elementos característicos de los sistemas contables incluyen personas, materiales y recursos, entre estos elementos podemos mencionar los siguientes:
1.1.5.1. Catálogo de cuentas
“Es el plan de cuentas que sirve para el registro, clasificación y aplicación de las operaciones a las actividades correspondientes.”(Narváez, 2007,17)
El catálogo de cuentas es un listado ordenado y preparado de acuerdo a criterios contables y que generalmente se hace por el grado de disponibilidad, en el caso de los activos y por el grado de exigibilidad en el caso de los pasivos, pero que muestra los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos correspondientes al tipo de operaciones comerciales y financieras que realiza una entidad, el cual está debidamente codificado y clasificado según su naturaleza y por lo tanto sirve para procesar los hechos contables en los que se ve involucrada la organización como tal.
La Cooperativa COOPSAEC R. L. cuenta con un catálogo de cuentas, dentro del cual incluye su instructivo, éste contiene todas las cuentas con las cuales la Cooperativa lleva su actividad contable, con la debida codificación, el instructivo lo utilizan para revisar cual es la naturaleza de esa cuenta, cuando ha de utilizarse. 1.1.5.2. Instructivo
“Es de mucha utilidad para fines de adiestramiento y presenta además la manera de realizar cada operación del procedimiento de registro, dentro de la secuencia establecida.”(Latouche& Maldonado, 2006,122)
El instructivo del catálogo de cuentas contiene una breve descripción de las cuentas, un objetivo de la utilidad de la misma, la naturaleza de la cuenta, su clasificación dentro de la estructura de los estados financieros y las razones de cargo y abono y en muchos casos se establecen las cuentas que van a estar relacionada con la
determinada cuenta, o mejor dicho, las cuentas que van hacer afectadas por la cuenta que en ese momento es motivo de análisis.
La Cooperativa COOPSAEC R. L. cuenta con un instructivo de las cuentas que se utilizan para el registro de las operaciones, éste es de gran importancia ya que les sirve para disipar dudas con respecto a la aplicación de una cuenta y así constatar cual es la naturaleza y la manera de implementarla en la operación.
1.1.5.3. Formas y formatos
“Son plantillas o modelos (en papel o medio electrónico) que sirve para guardar información de carácter informativo o del control de una operación, y que servirá como evidencia objetiva del cumplimento de las actividades desarrolladas en un método o procedimientos ante una auditoria interna o externa o ante la petición o reclamación de un cliente o proveedor” (Álvarez, 2008,153)
Las formas y formatos, contienen en primer lugar los requisitos legales que un documento debe cumplir para su validez y aceptación a nivel externo y por lo tanto sirven como comprobación de las operaciones y transacciones realizadas con terceros; en segundo lugar como comprobación de las operaciones realizadas por la entidad a nivel interno e implican medios de prueba para el establecimiento de los controles en una organización.
Las formas y formatos que utiliza la Cooperativa COOPSAEC R. L. son los básicos, entre ellos se tiene los siguientes: Factura, Recibo Oficial de Caja, Recibo de Café, Requisiciones de Café, Comprobantes de Egresos y Comprobantes de Diario; sin embargo, a pesar de que la Cooperativa tiene un beneficio de café, no se indicó en ningún momento los formatos de uso interno que utiliza ésta en el procesamiento de café y que sirven para el control de esta dependencia.
1.1.5.4. Manual de políticas y procedimientos
Es un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento, dirección, gerencia u organización, contesta a la pregunta acerca de lo que hace (políticas) y como lo hace (Procedimientos) para administrar la estructura de la organización y para controlar los procesos asociados a la calidad del producto o servicio ofrecido (Álvarez, 2008,75)
El manual de políticas y procedimientos establece de forma delimitada lo que hace un área o dependencia en forma específica y las formas de cómo las lleva a cabo, en este sentido una política del área de ventas puede establecer las ventas al contado y al crédito y el procedimiento indicaría el límite del crédito en monto, tiempo, instrumentos de pago, entre otros.
En la Cooperativa COOPSAEC R. L. no se cuenta con un manual de políticas y procedimientos, las diferentes decisiones a nivel operativo y sus respectivos procedimientos se basan sólo en la experiencia y práctica del contador y el gerente, ambos se ayudan y definen las alternativas propicias para la implementación de procedimientos basados en esa experiencia; por otra parte el contador es licenciado en economía, lo que no le ha impedido obtener conocimientos en el área contable y ponerlas en práctica en la Cooperativa, lo que se comprobó al ser entrevistado; sin embargo, se pudo constatar que dentro del Manual de Control Interno están contenidas políticas y procedimientos aplicadas a la actividad económica de la entidad.
1.1.5.5. Manual de funciones
Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas, tareas y atribuciones de los empleados en los diferentes puestos confeccionados para el desarrollo organizacional de una entidad (Arteaga y Vigil, 2005, 52)
El manual de funciones es una herramienta importante de la administración para la definición de puestos y responsabilidades, establece las funciones y tareas que ha de realizar un funcionario o empleado en la organización para su contribución al alcance de los objetivos propuestos por la entidad.
COOPSAEC R. L. cuenta con un manual de funciones que define adecuadamente los puestos y funciones de cada uno de los empleados, el cual focaliza y distribuye las tareas y atribuciones que sean de la competencia de la persona que desempeña el cargo o puesto.
1.1.5.6. Control interno
“Son Políticas y Procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la Compañía va a cumplir con sus objetivos y metas” (Arens, Elder, Beasley, 2007, 270).
El Control Interno es el sistema nervioso de una empresa ya que abarca toda la organización, sirve como un sistema de comunicación de dos vías, y está diseñado únicamente para hacer frente a las necesidades de una empresa específica, incluye mucho más que el sistema contable y abarca las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, políticas de ventas y auditoria interna; por tanto, toda operación lleva implícito el Control Interno.
COOPSAEC R. L. cuenta con un Manual de Control Interno que contiene las políticas y procedimientos diseñados para el mejor funcionamiento de la Cooperativa, a pesar que es del conocimiento del personal se considera que no se aplica correctamente, pero se hacen esfuerzos por mejorar en su cumplimiento.