Luego de transcurrido los días del evento, es necesario presentar un informe y esto deberá hacerlo el Director Ferial de cada una de las empresas participantes.
Con el único propósito de hacer un SEGUIMIENTO que permita evaluar el trabajo y concretar lo que se ha hecho a través de los formularios de clientes potenciales.
De toda la planificación del trabajo desplegado en el evento, de los responsables por áreas y del grado de compromiso tanto de las empresas expositoras como el de los organizadores de estos eventos nacen los resultados.
Una vez evaluado el evento y hecho el seguimiento, la empresa podrá a ciencia cierta saber que tan exitoso resulta participar en una feria o exposición y tratar de guardar toda la experiencia adquirida con éxitos y fracasos, que permitan en una próxima oportunidad, si este es el caso, aplicar todo lo aprendido. Se recomienda además hacer un análisis acerca del origen de sus nuevos clientes.
Se debe determinar el origen de los nuevos clientes, si esto se debe a una campaña de correo directo, recomendaciones de sus clientes o a la exposición. Esta información proporcionará una guía para saber hacia dónde debe dirigir los esfuerzos de mercadotecnia.
Tiene que saber que existen tres fases dentro de la organización de una feria o exposición estas son:
1. Fase de la planificación previa a la feria. 2. Fase de la exposición.
3. Fase del seguimiento y la evaluación.
La fase de seguimiento y evaluación es tan importante que de allí depende realmente los resultados que se deseen obtener de este tipo de eventos, si el empresario se pensó retornar a las actividades normales y de rutina de la oficina, tamaño error, ya que los prospectos luego de la exposición están sumamente interesados por los productos, por lo tanto no pierda tiempo llámelos, visítelos, no debe tardarse en ubicarlos, ya que ellos aún lo tienen en
su memoria. No desperdicie todo un trabajo bien realizado en la feria o exposición por devolver llamadas atrasadas o por reuniones pendientes.
¡Cuidado! No bote el trabajo de todo el equipo, por volver a la rutina de la empresa. ¿Y los contactos que hicieron todos los vendedores y responsables durante la feria o exposición que pasa con ello?
Por eso la recomendación es muy sencilla, siempre colóquese en los zapatos de sus potenciales clientes, ellos llegan al igual que usted a sus empresas u oficinas y encuentran una serie de trabajo acumulado, pensado en esto se debe recordar que si en la entrevista con los clientes potenciales les ofreció enviarles lo antes posible una información o lo que haya sido.
Por lo tanto, no se puede dejar pasar más de 48 horas para que el cliente en ese tiempo alcance a revisar toda la correspondencia y tal vez una que otra reunión importante, es decir, que una vez transcurrido ese tiempo la información le esté llegando de una forma oportuna de acuerdo a lo ofrecido.
Se puede imaginar qué pensará él de la empresa y de todos los responsables al ver, que lo atiende con este grado de respeto.
Lo único cierto de todo este trabajo es que lo que bien empieza bien acaba, éxitos en este maravilloso mundo ferial. Esto es todo cuanto se ha podido recoger de primera mano de esta investigación.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES
1. La guía de procedimientos para la participación de grandes, medianas y pequeñas empresas que en la actualidad operan en el país, en ferias y exposiciones como uno , de los apoyos de promoción que se deben utilizar para acercarse a sus públicos, es una herramienta fundamental que permite a los expositores encaminar sus actividades hacia un resultado positivo.
2. Esta guía permite a los expositores de cada feria y exposición ganar tiempo y ahorrar dinero, ya que encamina cada una de las actividades que se deben llevar a cabo con una dirección profesional paso a paso.
3. En la actualidad no existe una guía de procedimientos para la participación de las empresas en ferias y exposiciones en el Ecuador, apegada a la idiosincrasia de este país y que se convierta en una herramienta útil para una adecuada y óptima participación, entregando una información oportuna que permita a las empresas del país conocer sobre este tema y responder a muchas interrogantes sobre esta actividad ferial.
4. La guía de procedimientos es una solución, a la falta de información que existe sobre este tema, muchas empresas coinciden en que es una necesidad tenerla a la mano para apoyarse en la información que esta ofrecerá a los empresarios y a las personas particulares que necesitan participar en este tipo de eventos.
5. La guía de procedimientos es vital, para las grandes, medianas y pequeñas empresas en el Ecuador, ya que la información que esta brinde de forma oportuna permitirá el éxito de la planificación en la participación de estas empresas en las ferias y exposiciones.
6. El desconocimiento de las empresas en esta materia hace que, no exista una cultura ferial en este país, ya que para cada feria o exposición se maneja de forma distinta y del buen desempeño de estas normas, determinará los resultados que se desean obtener.
RECOMENDACIONES
1. La guía de procedimientos debe ser oportuna, de fácil acceso y comprensión su costo debe estar al alcance de todos los interesados, y debe ser didáctica.
2. Todos los recintos feriales del Ecuador, deben contar con esta herramienta de trabajo y de apoyo, para sus expositores y debe incluir en el costo de los stands. La difusión de esta guía a través de los recintos feriales permitirá que llegue a manos de la gran mayoría de los empresarios que operan en el país en ferias y exposiciones.
3. Que todos los actores que participan en las ferias y exposiciones, como son: los recintos feriales, las agencias de publicidad, los empresarios y las empresas proveedoras de elementos de alquiler para los eventos feriales, deben sentarse en una misma mesa, para dialogar y apoyarse. Estar de acuerdo entre todos y comprometidos en apoyarse mutuamente y dar los puntos de vista para siempre mejorar en esta extraordinaria actividad a favor de todos.
4. Si esta es una actividad involucra a tantos actores, es muy importante que cada año se establezca una o varias reuniones en el transcurso de cada semestre, para localizar a tiempo las falencias que se cometen, por la falta de comunicación que básica en este tipo de actividad que permite a todos los países progresar en áreas específicas de la producción.
5. La guía de procedimientos para empresarios grandes, medianos y pequeños de este país debe servir para iniciar cualquier iniciativa de las mismas en la participación en ferias y exposiciones y evitar así la pérdida de tiempo y dinero por la falta de información en este tipo de actividad.
6. La difusión de esta guía a través de los recintos feriales permitirá que llegue a manos de la gran mayoría de los empresarios que operan en el país en ferias y exposiciones.
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