7.1.1 Trazabilidad Operacional
Random Pia Evolución a través de la Trazabilidad operacional es capaz de explicar la secuencia total de eventos que originaron un resultado, tanto desde un punto de vista documental como grafico.
Para que una aplicación sea capaz de ofrecer esta funcionalidad necesariamente debe poseer una integración total, de manera que cada acontecimiento sea automáticamente transmitido a todas las áreas que debe afectar, asegurando la coherencia y oportunidad de la información dentro de la organización.
Esta funcionalidad entrega una representación grafica y temporal de todo procedimiento documentado, transformándose en una poderosa herramienta de gestión y seguimiento de negocios, permitiendo a la vez la evaluación y optimización de procesos de gestión.
La trazabilidad documental permite a su vez aplicar un conjunto de filtros de manera de optimizar la secuencia de eventos a analizar.
Los iconos de acceso y de consulta presentes en esta funcionalidad son los siguientes:
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1. Salir de la ventana.
2. Ir al Tope de la búsqueda. 3. Ir al Final de la búsqueda.
4. Iniciar proceso de búsqueda de acuerdo a las condiciones solicitadas. 5. Revisar el documento de la línea activa (marcada con azul).
6. Revisar traza del documento de la línea activa: El Sistema presentará en forma gráfica el análisis documental de la línea activa, donde cada uno de los documentos es posible de analizar,
visualizar y agregar información.
Este es un típico ciclo de compras donde se pueden ver los documentos que intervienen, el pago, en rojo, y sus posteriores comprobantes contables. Luego en la misma pantalla aparecen íconos e información que variará según donde esté el cursor.
Adicionalmente al posicionarse sobre cada documento, representado en un recuadro, el Sistema ofrece un menú para trabajar instrucciones de acuerdo a lo que se necesita.
Cabe destacar que la traza se puede individualizar desde cualquier etapa del ciclo, pudiendo partir desde el comprobante contable hasta el documento que originó este movimiento.
7. Limpiar ventana de documentos encontrados. 8. Limitar la cantidad de resultados a obtener.
7.2 GESTIÓN DE REORDENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN DE STOCK
7.2.1 Tratamiento de Stock y Reaprovisionamiento por Bodegas (Stock Mínimo)
Esta herramienta determina a través de funciones multivariables, previamente definidas por el usuario, la reposición automática de insumos y productos, en base a niveles previamente definidos de stock mínimo y máximo. De esta forma el Sistema propone la generación de órdenes de compra para el reaprovisionamiento o bien de documentos internos orientados a la distribución de existencias entre bodegas, de manera de satisfacer las demandas de producción o de comercialización.
Dado lo anterior el Sistema propone el qué, cuándo, cuánto y a quién comprar considerando e integrando automáticamente la información relevante sobre precios, proveedores alternativos, tiempos de reposición, demandas estaciónales, requerimientos internos, programas de trabajo, compromisos, niveles de stock critico, etc.
El tratamiento de stock mínimo se realiza en la siguiente ventana, una vez definidas las columnas el Sistema entrega de información requerida para los abastecimientos según procedimientos.
Producto : Código del producto a analizar.
Ud1 : Unidad primaria en la que se tratará el producto. C.min.comp : Cantidad mínima de compra.
T. Rep. : Tiempo de reposición (demora en la entrega).
Período considerado : Días analizados para determinar la velocidad de rotación del producto. Cant. Periodo : Cantidad total de salidas en el período considerado.
Vel. Salida : Cantidad de productos por día que salen de la bodega. St. Mínimo : Stock mínimo que se desea manejar.
St. Máximo : Stock máximo de acopio.
St. Total : Stock consolidado del producto en todas las bodegas. St. Bodega : Stock en la bodega del tratamiento.
La función que permite determinar el stock mínimo requiere previamente haber resuelto las columnas de velocidad de salida y tiempo de reposición. Una vez determinadas estas variables es factible ejecutar la función de cálculo del stock mínimo.
Stock Mínimo = Velocidad de Salida x Tiempo de Reposición
Dado lo anterior para definir la velocidad de salida de un producto se debe posicionar sobre la columna en cuestión y activar la función de cálculo.
Con el fin de establecer este dato, se debe indicar un rango de fecha para el cual se realizará el estudio y las consideraciones que se tendrán presente en relación a los conceptos de stock a tener en cuenta, es decir si se considerará el stock físico, devengado, comprometido o salidas por despacho interno.
Finalmente se debe establecer (marcar) si el valor arrojado por el estudio reemplazará o no al dato existente en dicha columna.
Se debe tener presente que el tiempo de proceso será proporcional a los movimientos y extensión del periodo a estudiar y que sólo serán considerados los movimientos de la bodega en estudio, previamente seleccionada.
Una de las potencialidades del Sistema Random Pia Gest es que adicionalmente a la función de calculo de stock mínimo del Sistema, entrega al usuario la posibilidad de definir sus propias formulas de calculo en base a variables previamente definidas.
7.2.2 Generación de Órdenes de Compra Según Necesidades de Abastecimiento
Una vez que se han definido los parámetros de stock mínimo, el Sistema esta en condiciones de proponer las ordenes de compra para que sean analizadas por el Área de Abastecimiento o explosionar las compras en el Sistema directamente.
De esta forma el Sistema propone una bodega para abastecer, si no se eligiera una el sistema toma el stock consolidado o el total de las sumas de los stocks mínimos de todas las bodegas definidas para un producto y decide comprar y luego distribuir según el siguiente criterio:
El sistema al entrar en el módulo de abastecimiento propone generar un documento oficial OCC Orden de Compra o generar una instancia previa llamada OCI u Orden de Pedido Interno.
La diferencia principal es que en la primera opción ofrecerá la entidad, proveedor, a relacionar a la futura OCC y en la segunda se solicitará a otra bodega una redistribución y/o abastecimiento.
Luego de haber elegido el documento que respaldará este análisis, el sistema entrega la pantalla dentro de la cual se aplicará el estudio. Como ejemplo: se presentará el tratamiento de la OCC que su tratamiento es más completo y de éste se desprende la utilización del segundo.
Debido a que existen numerosas empresas que trabajan una gran cantidad de productos, es factible utilizar filtros para analizar el abastecimiento puntual según diferentes criterios:
• Filtrar por tipo de productos. • Filtrar por superfamilia. • Filtrar por familia. • Filtrar por rubro. • Filtrar por marca.
• Filtrar por Stock Máximo o Mínimo (Varias Condiciones). • Filtrar por bodega.
• Filtrar por proveedor (Debe tener asociado un código alternativo para el código). • Filtrar por Jefe de productos (Debe tener asociado un Jefe de productos en el maestro). • Filtrar por un filtro predefinido.
Cada uno de estos filtros, reduce la consulta de acuerdo al requerimiento de estudio. Para el ejemplo se utilizará un filtro por stock.
El sistema propone traer al tratamiento los productos con determinadas condiciones, si a esto sumamos alguna familia en especial, el sistema solo traería un segmento reducido del total de productos optimizando así el tratamiento por áreas.
El Tratamiento de estas columnas es idéntico al tratamiento de la definición de stock mínimo, sin embargo existen columnas propias del tratamiento de abastecimiento, las cuales serán explicadas a continuación:
Entidad: La forma de definir las entidades elegidas para la compra puede ser manual, es decir, directo a la búsqueda con doble enter en el campo o bien a través del icono que permite seleccionar algoritmos o funciones de cálculo para la columna activa. De esta forma se presentan un conjunto de alternativas para definir el criterio a utilizar para la selección del proveedor.
Cantidad: Será determinada por el siguiente análisis:
Para el tratamiento de las opciones B(n) se deben definir las columnas de: Rep : Tiempo de reposición de proveedor.
Per : Período Histórico para el cual la empresa se abastecerá. His : Tiempo en días desde donde se obtuvo la velocidad de rotación. V. Salida : Velocidad de salida. Ídem ítem 7.2.1.
Salida P. His. : Total de salidas para el período analizado.
Por otro lado se presentan en la pantalla de trabajo una serie de iconos que apoyarán el tratamiento de la gestión de abastecimiento.
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) 1.- Salir de la pantalla.
2.- Cancelar en tratamiento actual y reprocesar datos.
3.- Generar pre documento de acuerdo a la situación estudiada. 4.- Eliminar producto.
5.- Eliminar todas las cantidades igual a cero. 6.- Buscar productos dentro de la selección. 7.- Marcar todos los productos de la selección. 8.- Desmarcar todos los productos de la selección. 9.- Consulta de stock (del producto marcado).
10.- Seleccionar algoritmos o funciones de cálculo para la columna activa. 11.- Establecer una ecuación de cálculo para la columna activa.
12.- Imprimir la generación de documentos en proceso (en desarrollo). 13.- Exportar a Excel la generación de documentos en proceso. 14.- Ir al tope del archivo.
15.- Ir al final del tratamiento.
7.2.3 Generación de Documentos Internos Según Necesidades de Redistribución entre Bodegas
Opción que se origina de igual forma que la generación órdenes de compras antes descrito, pero que relaciona el análisis y el tratamiento de stock a documentos internos de traslado entre bodegas.
Este ítem agrega al tratamiento la bodega abastecedora al igual que lo hace la elección de la OCI en el Ítem anterior 7.2.2 para así distribuir los productos de una supuesta bodega de acopio y redistribución.
Dada la naturaleza de la redistribución, entre bodegas, esta herramienta ofrece tres tipos de documentos internos posibles de generar:
Guía de despacho interno GDI: Registra la salida de productos de una bodega, para ser utilizados tanto en los procesos productivos como de gestión administrativa, los cuales no requieren ser transportados por la vía pública.
Guía de traslado interno GTI: Registra la salida física de productos entre bodegas de la misma empresa, no sujeta a una venta. Estos movimientos pueden asociarse a centros de costos y aumentan o disminuyen según sea el caso el stock físico de cada una de las bodegas.
Compromiso de entrega interno NVI: Documento mediante el cual se formaliza la entrega de productos o servicios a un área interna de la empresa.