Etapa 1.: Formación del equipo y planificación del proyecto
Ésta etapa comprende la conformación de un equipo de trabajo interdisciplinario compuesto por no más de siete personas (Amozarrain, 1999) o entre 6 y 8 (Trischler, 1998), las personas integrantes deben poseer conocimientos en sistemas y herramientas de gestión, contar con la presencia de algún experto externo y nombrar a una persona como coordinador/a del proyecto.
Para desarrollar esta etapa se solicitó autorización a la Dirección de Carrera, para que concediera el permiso a 6 Docentes miembros de las diferentes comisiones establecidas en la Unidad Académica conformando un equipo de trabajo, realizando la planificación del Proyecto para el levantamiento de los procesos que conciernen a la formación y capacitación de los/as estudiantes de la Carrera, además se pidió que los Docentes tengan conocimientos en sistemas y herramientas de gestión, dando cumplimiento a la metodología propuesta la autora de esta investigación hizo la función de experto externo.
El permiso fue concedido y se trabajó con dos miembros del Comité de Evaluación interno de la Carrera, dos integrantes del Comité de Investigación y dos Coordinadores de Año, y con ésta delegación de profesionales se estableció la planificación para las reuniones y el desarrollo del proyecto teniendo en cuenta las fases y etapas definidas en el procedimiento.
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La finalidad de conformar el equipo de trabajo con profesionales de la Dirección de Carrera, es de obtener información real de los procesos implementados en el lugar objeto de estudio, así también que ellos conocieran y transmitieran el aporte que se pretende dar con el diseño de un modelo de gestión por procesos para esta Unidad Académica y puedan ser aplicados.
Es necesario indicar que la autora en función de experta externa, realizó la propuesta de cada fase, poniendo en consideración a los docentes designados, el trabajo desarrollado en base a la información obtenida a través de la entrevista a la Directora de Carrera, a la visita in situ y al aporte del grupo conformado, puesto que son ellos quienes realizan varios procesos para cumplir sus actividades.
Así mismo se hace énfasis que la gestión por procesos debe ser una herramienta importante en toda organización, y la Carrera de Administración tiene sus procesos claros para la realización de cada actividad pero no están documentados.
Etapa 2.: Listado de los procesos de la Carrera de Administración de Empresas.
Antes de aplicar cualquier nueva iniciativa de gestión es esencial familiarizarse con los procesos internos propios de la organización.
Por lo tanto para desarrollar la segunda etapa, se realizó la reunión con los miembros del equipo de trabajo, se enlistaron todos los procesos y actividades que se desarrollan en la formación y capacitación de los estudiantes de la Carrera de Administración mediante una sesión de brainstorming, teniendo en cuenta las premisas siguientes:
El nombre asignado a cada proceso debe ser sencillo y representativo de los conceptos y actividades incluidos en él. Asimismo, el proceso tiene que ser de fácil entendimiento y comprensión.
La totalidad de las actividades desarrolladas en la Carrera deben estar incluidas en alguno de los procesos listados. En caso contrario deben tender a desaparecer.
Se tomó como referencia otras listas afines al sector en el que se encuentra la Carrera de Administración de Empresas.
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Etapa 3: Confección del Mapa de Procesos de la Carrera de Administración de Empresas, clasificando los procesos en Gobernantes, Agregadores de Valor y de Asesoría y Apoyo.
En esta etapa se procedió a confeccionar el Mapa de Procesos General de la Carrera de Administración de Empresas como un método efectivo para visualizar los procesos de la Unidad objeto de estudio para la formación y capacitación de los estudiantes y de esta manera tener:
Una visión integrada de las actividades que la Carrera necesita para cumplir sus obligaciones ante la sociedad.
Una ayuda imprescindible para planificar nuevas estrategias o el despliegue de nuevas políticas. Este aspecto se hace especialmente relevante cuando la innovación (tecnológica o de reingeniería) tiene un papel destacado en esas nuevas políticas.
Existen varias vías para la elaboración del Mapa de Procesos, pero la que se propone a continuación es en referencia a la bibliografía consultada, en base a la Universidad de León y la Universidad de Tolima que manejan sistemas de gestión por procesos y el Estatuto Orgánico por procesos del CES.
La aplicación de este modelo se basa en tres procesos, haciendo referencia a los procesos establecidos en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional Por Procesos de la Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López, los cuales son: Gobernantes, Agregadores de Valor y Habilitantes de Asesoría y Apoyo, el equipo de trabajo con la asesora externa analizaron el núcleo de las actividades de la Carrera, identificando procesos y colocándolos en cada grupo antes descrito, relacionando los procesos en secuencias ordenadas.
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INVESTIGACIÓN
DOCENCIA
VINCULACIÓN
PROCESOS
AGREGADORES DE
VALOR
Estudiantes
Clientes internos
Clientes externos
Ing. Comerciales
Sociedad
Organizaciones
satisfechas
PROCESOS GOBERNANTES
GESTIÓN DE PLANIFICACIÓN G. COMUNICACIÓN Y AUDIOVISUALES COM. EVALUACIÓN INSTITUCIONALPROCESOS HABILITANTES DE ASESORÍA Y APOYO
GESTIÓN ADMINISTRATIVA GESTIÓN DE EXTENSIÓN Y
BINESTAR GESTIÓN TALENTO
HUMANO TECNOLÓGICA GESTIÓN
GESTIÓN DE SECRETARÍA GENERAL GESTIÓN DE COORDINACIÓN ACADÉMICA GESTIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA
GRÁFICO Nº 06. MAPA DE PROCESOS DE LA CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE LA ESPAM MFL Fuente: Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la ESPAM MFL
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Etapa 4: Identificación de los procesos relevantes.Una vez establecido el mapa de procesos de la Carrera de Administración de Empresas, el equipo de trabajo analizó cada clasificación para definir el área a dirigirse para el levantamiento de procesos.
Después de un análisis mediante la definición de cada uno de los procesos establecidos en el mapa y el aporte que brindan a la formación y capacitación de los/as estudiantes se decidió trabajar en los procesos agregadores de valor, como son: Docencia, investigación y vinculación, ya que el estudiante se encuentra inmerso directamente en ésta área, y el objetivo de la investigación es diseñar un modelo de gestión por procesos para la carrera de Administración de Empresas de la Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López, que contribuya al perfeccionamiento de los procesos agregadores de valor en la formación profesional de los/as estudiantes.
Etapa 5: Selección de los Procesos agregadores de valor estableciendo el orden de prioridad para la mejora de los mismos.
Para el despliegue de esta etapa se consideró la definición de procesos agregadores de valor que consta en el capítulo I del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos de la ESPAM MFL, publicado el 30 de julio de 2012. Implementan políticas, administran y controlan la generación de los productos y servicios destinados a usuarios externos y permiten cumplir con la misión institucional, denotan su especialización y constituyen la razón de ser de la Escuela Superior Politécnica Agropecuaria de Manabí Manuel Félix López.
Por tanto se consideraron los resultados de la entrevista realizada a la Directora de la Carrera en la cual de manera breve comentó: que para el inicio de cada semestre primero se analiza y define la plantilla Docente, después se designan las cargas horarias de acuerdo a los perfiles profesionales, una vez que la distribución y carga horaria está establecida para cada uno de los semestres existentes se da inicio a la labor académica, en el transcurso del ciclo lectivo los estudiantes se van sumergiendo en la parte de investigación mediante: el programa de semilleros de investigadores, proyectos de año, proyectos institucionales, proceso de tesis para niveles superiores, entre otros que se dan ocasionalmente; así mismo dentro de las reglamentaciones aplicadas a estudiantes, estos
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deben cumplir con 60 horas comunitarias, mediante la vinculación con las comunidades con proyectos de ayuda social, capacitaciones, donaciones a escuelas u otros relacionados.
De esta manera y siguiendo un orden de prioridad para la mejora de los procesos agregadores de valor se estableció trabajar de la siguiente manera:
1. Docencia 2. Investigación 3. Vinculación
Cabe indicar que para el desarrollo de cada uno de estos procesos en la Carrera de Administración de Empresas, se debe trabajar conjuntamente con los procesos estratégicos quienes autorizan la consecución de las actividades que se deseen realizar, así mismo hará uso de los procesos de apoyo para la viabilización de las tareas a desarrollar.
Etapa 6: Nombrar Responsable del Proceso Objeto de Mejora.
Una vez seleccionados los procesos agregadores de valor, el equipo de trabajo y la asesora externa proponen que el responsable para cada uno de ellos sea el Coordinador/a académico/a ya que es la persona que realiza un control diario de las actividades académicas, y es reconocido dentro de la organización, ya que posee autonomía de actuación y atribuciones que serán puestas de manifiesto públicamente, además es necesario indicar que es la más cercana y de confianza de la Dirección de Carrera.