Los riesgos inherentes a toda operación deben manejarse en forma controlada a fin de evitar lesiones y enfermedades ocupacionales. El manejo del riesgo se obtiene a través de una adecuada planeación, ejecución controlada de trabajos, utilización de elementos y herramientas adecuadas y la ejecución de trabajos con personal entrenado para la labor que se desarrolla, lo cual facilita a la organización del trabajo, identificación de peligros y la aplicación de adecuada metodología para inspecciones e investigación de incidentes.
Todos los niveles de la organización son responsables de suministrar ambientes seguros de trabajo y de fomentar actitudes y practicas de trabajo seguras.
Es responsabilidad de la Gerencia establecer las normas y procedimientos para cada trabajo especifico, suministrar los equipos, herramientas y elementos apropiados y proporcionar capacitación para asegurar que los trabajadores conozcan su labor y responsabilidades.
Todo empleado, asociado o contratista debe cumplir con las políticas de salud y seguridad industrial, y seguir en todo momento las normas y procedimientos establecidos para cada trabajo en particular.
incidentes o circunstancias que puedan entrañar un riesgo para la salud, la seguridad o el medio a mbiente. Informar oportunamente de todas ellas a las autoridades y a las partes afectadas.
Conservar los recursos naturales mediante la reutilización y el reciclaje de materiales, utilizando en lo posible materiales, embalajes y otros reciclables.
Asegurar un uso responsable de la energía en todo nuestro negocio, incluyendo el ahorro energético, la mejora de la eficacia en el consumo de energía y la preferencia de fuentes de energía renovables sobre las no renovables cuando y donde sea viable.
Esta totalmente prohibido para empleados el consumo de cualquier bebida alcohólica o drogas o sustancias alucinógenas, antes o durante la ejecución de cualquier trabajo o durante el cumplimiento del turno de trabajo.
Llevar a cabo auditorias y auto-evaluaciones rigurosas del cumplimiento de esta política por parte de la organización y medir los progresos de ejecución en materia medioambiental e informar periódicamente a la Alta Dirección.
CONTROLES INDICADORES
Auditoria interna de Calidad.
Manejo y ejecución de programas de Salud Ocupacional. Manejo e implementación de normas y procedimientos.
Control de manejo de normas y procedimientos. Control de la salud laboral.
Identificado y evaluación Factores de riesgo y el estado de salud de los trabajadores
Eficacia Eficiencia Efectividad
DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION
Manual del Proceso Gestión de Seguridad Social Integral.
Procedimiento de Medicina Preventiva y del trabajo.
Procedimiento de Higiene Seguridad Industrial. Procedimiento de comité Paritario.
Página Web Boletines de Prensa Intranet
INFORMACION PRIMARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Factores de riesgo, estado de salud de los trabajadores, Incumplimiento de las normas y procedimientos.
Profesional talento humano
Líder de cada proceso.
Se debe realizar de manera inmediata y en forma escrita mediante los Formatos establecidos
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO
Profesional en el área de talento humano Recursos técnicos, tecnológicos y físicos de las áreas asignadas al Proceso. Disponibilidad de Presupuesto para el desarrollo de los programas de salud ocupacional.
SISTEMAS INTEGRADOS
4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.
1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1.
Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
Políticas de desarrollo administrativo Plan Institucional
Plan de Capacitación Plan de Estímulos
PROCESO: GESTIÓN DEL SERVICIO SUBPROCESO: PROMOCIÓN AMBIENTAL
OBJETIVO: Fomentar el interés de la comunidad para su participación en las actividades sobre el manejo de residuos sólidos LIDER DEL PROCESO:
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Técnico ambiental Necesidades de capacitación para la comunidad PEGIRS
P Diseño de un plan de capacitaciones dirigido a toda a
población implicada en el proceso
Plan de promoción ambiental
Técnico
ambiental Comunidad
Técnico ambiental Plan de promoción
ambiental H
Divulgación y exposición de las capacitaciones hacia la comunidad
Actividades de reciclaje
Técnico
ambiental Comunidad Técnico ambiental Actividades de
seguimiento V Verificación de los de los planes propuestos
Conclusiones y recomendaciones
Técnico
ambiental Comunidad Técnico ambiental Conclusiones y
recomendaciones A Análisis de conclusiones y recomendaciones
Nuevo plan de promoción ambiental
Técnico ambiental
Los temas de las capacitaciones deben tratar única y exclusivamente sobre el cuidado del medio ambiente Los encargados de la capacitación deben ser personas competentes, y que tengan un amplio dominio del tema. .
CONTROLES INDICADORES
Análisis de la toma de conciencia por parte de la comunidad por medio de la recolección de basuras.
Constante seguimiento a los encargados de las capacitaciones
Eficacia
% de capacitaciones hechas a la comunidad
Eficiencia
% en la eficiencia del tratamiento de residuos solidos
Efectividad
INFORMACION PRIMARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
RECURSOS
SISTEMAS INTEGRADOS
NTCGP 1000:2009 CALIDAD MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.
1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1.
Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
Políticas de desarrollo administrativo Plan Institucional
Plan de Capacitación Plan de Estímulos
MACROPROCESO: GESTION DEL SERVICIO PROCESO: LIMPIEZA
OBJETIVO:Prestar el servicio de barrido manual y aseo del espacio público en vías principales y secundarias acorde con la normatividad legal vigente.
LIDER DEL PROCESO:
PAULO EMILIO ORTEGA CORREAL
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Técnico operativo Planos municipio de
Roldanillo
P
Coordinación y Asignación de rutas de barrido y limpieza Rutas de barrido de las calles
Contratistas (Operarios de
Barrido) Comunidad.
Técnico operativo Solicitud de usuarios
P
Coordinación y Asignación de rutas para poda y césped Poda de césped de vías
púbicas
Contratistas (Operario de guadaña)
ENTRADA / INSUMO P H V A
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Técnico operativo Contratistas
(guadañeros) H
Poda de césped de las vías publicas y limpiezas zonas verdes del municipio.
Poda de césped
de vías publicas Comunidad.
Técnico operativo Contratistas H Barrido de las calles Eficiente barrido
de las calles Comunidad
ENTRADA / INSUMO P
H V A
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Técnico operativo Inspección ocular V
Realizar las interventorías de la prestación del servicio de barrido y limpieza de las rutas del día Calles limpias Contratistas (Operarios de Barrido Entes de regulación
POLITICAS DE OPERACIÓN
Estas actividades deben contar con el aval del técnico operativo el cual es el directamente implicado en el proceso de limpieza. También contara con control interno, para cumplir los requisitos del sistema integrado de gestión administrativa
El proceso implica la participación de la alta dirección la cual aprobara el presupuesto para la ejecución del proceso
CONTROLES INDICADORES
Constante vigilancia del personal operativo
Verificar el estado de la herramienta utilizada en el proceso
Eficacia
Cobertura de la prestación de servicio
Eficiencia
% en la eficiencia de la prestación del servicio
Efectividad
Nivel de satisfacción de los usuarios.
Técnico operativo Planillas de
evaluación A servicio de acuerdo a los resultados de la
verificación. mejoramiento del servicio operativo, control interno Comunidad
Direccionamiento Estratégico Página Web Boletines de Prensa Intranet
INFORMACION PRIMARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Presupuesto, asignación de recursos, SGC, políticas Alta dirección
En forma inmediata a partir de los formatos establecidos para este proceso.
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO
Gerente Recursos técnicos, tecnológicos y físicos de las áreas asignadas al Proceso. Disponibilidad de Presupuesto para el desarrollo de las actividades de direccionamiento estratégico.
SISTEMAS INTEGRADOS
NTCGP 1000:2009 CALIDAD MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.
1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1.
Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
Políticas de desarrollo administrativo Plan Institucional
Plan de Capacitación Plan de Estímulos
MACROPROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCESO: GESTIÓN DE COMPRAS
OBJETIVO: Establecer una relación mutuamente beneficiosa con los proveedores con el fin de crear valor para las partes y para los clientes. LIDER DEL PROCESO: Profesional Jurídico Y T.H
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Gestión de recursos físicos.
Todos los procesos
Necesidades de materia prima e insumos.
Establecer los requisitos del producto a comprar.
* Asegurarse de la adecuación de los requisitos de compra especificados antes de comunicárselos al proveedor.
Necesidades de Materia prima e insumos
Gestión de recursos físicos. Todos los procesos Gestión de recursos
físicos. Manual de Calidad.
Objetivos de calidad
Estructura documental
Elaborar documentos de compra.
Solicitud de recursos para el adecuado funcionamiento del proceso.
Gestión de recursos físicos.
Gestión de recursos físicos.
Gestión financiera
Presupuesto aprobado. Administrar los contratos, para las disposiciones con los subcontratistas. Información para pago a proveedores.
Gestión de recursos físicos. Gestión financiera
VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Gestión de recursos físicos.
Misión, Visión, principios y valores organizacionales. Política de calidad. Objetivos estratégicos. Cambios legales y reglamentarios. Catálogos, Propuestas.
Cotizaciones mínimo de dos proveedores.
Precio de la solicitud.
Condiciones de entrega y pago.
Calidad y garantía.
Evaluar y seleccionar proveedores en función de su capacidad para suministrar productos y/o servicios.
* Incluir proveedores aceptados en el listado maestro de proveedores habilitados.
* Aplicar los criterios de selección de proveedores periódicamente (anual) Solicitud de creación o modificación de la documentación. Proveedor seleccionado. Equipos, insumos y servicios con los estándares de calidad requeridos.
Condiciones de pago mutuamente favorables. Cumplimiento de itinerario de entrega. Contratos
Gestión de recursos físicos.
Gestión de recursos físicos
Orden de Compra.
Parámetros de Calidad y garantía.
Realizar recepción técnica de materias primas e insumos.
Verificar que el producto comprado cumple con los requisitos de compra
especificados.
Controlar el producto comprado que se desvía de los requisitos. Aceptar por concesión.
Realizar devoluciones a proveedores.
Administrar modulo de proveedores.
Materias primas aceptadas y almacenadas
Ordenes de ingreso y salida de almacén.
Devoluciones
Desempeño de los indicadores de gestión
Gestión de recursos físicos. Todos los procesos
Gestión de
recursos físicos Evaluación de proveedores Desarrollar nuevos proveedores y subcontratistas.
Análisis comparativo de proveedores
VA ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Gestión de recursos físicos Solicitud de informes y resultados de Indicadores. Resultados de la ejecución del proceso
V Realizar el seguimiento y control de las actividades e indicadores.
Informes de gestión y análisis de indicadores
Control interno Gestión de calidad. Gestión de recursos físicos
Entes interesados Control interno Gestión de calidad Informes de auditoria - Lineamientos
para la mejora del proceso
A Realizar la implementación de acciones correctivas,
preventivas y de mejoramiento Planes de mejoramiento
Control interno
Control de calidad. Entes interesados
CONTROLES INDICADORES
Lista de Inventarios
Actas del Comité de Compras
Ejecución de evaluación de desempeño del proveedor. Solicitud de datos legales Soportes de los contratos Auditoria Oficina de Control Interno
Auditoría Interna de Calidad Publicaciones en la página WEB Auditoria de la Contraloría General Informes a entes de control Informe a Cámara de Comercio
Eficacia
Gestión Proveedores
Eficiencia
Optimización de pedidos de compras y suministros
Efectividad
Contratación Directa sin formalidades plenas Solicitud disponibilidad presupuestal Requisición Certificado de Precio Estudios Previos Certificación de Cumplimiento Orden de Compra Entrada al Almacén Salidas Almacén Servicio Técnico Manual de calidad.
Procedimiento Control de Documentos. Procedimiento Control de Registros.
Procedimiento de Acciones Preventivas y Correctivas. Procedimiento de compras.
Página Web Boletines de Prensa Intranet
Video de Programas Institucionales Software SICE
Software SINAP
INFORMACION PRIMARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Portafolios de Servicios, Cotizaciones Proveedores Escrito, folletos, catálogos
Directorios Proveedores Legis Internet, Pagina Web
Leyes aplicables al Proceso Gobierno Comunicaciones Internas y Externas
INFORMACION SECUNDARIA
QUE INFORMA QUIEN INFORMA COMO SE INFORMA
Plan de Compras Alcaldía de Roldanillo, Valle. Informes Escritos
Requerimiento de Compra Proveedores Orden de Compra
RECURSOS
HUMANOS INFRAESTRUCTURA FINANCIERO
Profesional en el área Recursos técnicos, tecnológicos y físicos de las áreas asignadas al Proceso. Presupuesto para adquisición de materias primas e insumos, y para el mejoramiento y mantenimiento del proceso.
SISTEMAS INTEGRADOS
NTCGP 1000:2009 CALIDAD MECI 1000:2005 CONTROL INTERNO
ADMINISTRATIVO
4.2.3. Control de documentos, 4.2.4. Control de registros, 8.2.3. Seguimiento y medición de los procesos, 8.4, Análisis de datos, 8.5. Mejora, 8.5.1. Mejora continua, 8.5.2. Acción correctiva, 8.5.3. Acción preventiva.
1.3. Componente administración del riesgo, 1.3.1. Contexto estratégico, 1.3.2. Identificación del riesgo, 1.3.3. Análisis del riesgo, 1.3.4. Valoración del riesgo, 1.3.5. Políticas de administración del riesgo, 2.1.1.
Políticas de operación, 2.1.2. Procedimientos, 2.1.3. Controles, 2.1.4. Indicadores, 2.2.1. Información primaria, 2.2.2. Información secundaria, 3.1.2. Autoevaluación a la gestión. 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos.
Políticas de desarrollo administrativo Plan Institucional
Plan de Capacitación Plan de Estímulos
PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS SUBPROCESO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS FISICOS
OBJETIVO: Planear la adquisición, administrar y velar por la correcta custodia de los bienes Del instituto con el fin de satisfacer las necesidades de todos los procesos.
LIDER DEL PROCESO: GERENTE
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O
SERVICIO INTERNO EXTERNO
Todos los procesos
Necesidades de Bienes y Servicios Estudios de conveniencia y oportunidades P
Elaborar Plan Anual de Compras de conformidad con el
presupuesto. Proyecto Plan de Compras Gestión De Talento Humano
Diseñar mecanismos de consumo y austeridad del gasto
Control de Gastos
Secretario de Hacienda
Todos los Procesos
Información de
proveedores Consolidar bases de datos de proveedores
Informe consolidado de base
Bienes y Servicios
H
Atender compras y servicios de menor cuantía suministrados Todos los Procesos Datos requeridos
Elaborar informes de Gestión para organismos de Control Informe de Gestión Todos los procesos
Todos los organismos de control
Gestión De Talento
Humano Plan de Compras Publicar Plan de Compras y contratación Publicación Todos los Procesos
Comunidad
Organismos de Control Todos los Procesos Lista de chequeo de
bienes Adelantar y/o Coordinar el levantamiento físico del inventario.
Inventario de Bienes Todos los Procesos Organismos de Control Todos los Procesos Solicitudes de servicio Coordinar la prestación de los servicios de ASEO
ROLDANILLO.
Servicios Prestados Todos los Procesos Contratista Todos los Procesos Necesidades de
Bienes y Servicios Coordinar el suministro de los bienes contratados Bienes Todos los Procesos Contratista Todos los procesos Bienes y Servicios
Adquiridos Establecer mecanismos de control de consumo y austeridad del gasto.
Controles establecidos Control Interno Organismos de Control
ENTRADA / INSUMO PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO
SALIDA USUARIOS PROCESOS
Proveedor Entrada PRODUCTO Y/O SERVICIO INTERNO EXTERNO
Todos los Procesos Bienes y/ o servicios Adquiridos
V
Verificar cumplimiento del Plan de Compras y de Contratación
Informes Control Interno
Organismos de Control Todos los Procesos Bienes y/ o servicios
Adquiridos Analizar el Comportamiento de los indicadores de Gestión
Informes Control Interno
Todos los Procesos Adquiridos
A
Tomar acciones correctivas, preventivas y/o de mejoras Plan de Mejoramiento
Control Interno Organismos de Control
Proceso Administración de
Bienes y Servicios Requerimiento Convocar el Comité de Precios
Citación
Invitación Los Miembros del Comité
POLITICAS DE OPERACIÓN
Se debe verificar que la recepción de los materiales o bienes adquiridos cumplan con los requisitos establecidos en las órdenes de suministro o contratos. Solicitar a la persona encargada del manejo de inventarios la señalización del activo en el momento de ingresarlo al inventario de la Oficina de Recursos Físicos. Mantener actualizado el plan de compras de ASEO ROLDANILLO.
Integrar y resguardar expedientes con facturas originales de los bienes muebles que conforman el patrimonio de ASEO ROLDANILLO. Integrar y resguardar con fotocopias de escrituras de los bienes inmuebles que conforman el patrimonio de ASEO ROLDANILLO.
Para la baja definitiva de un bien mueble del inventario de ASEO ROLDANILLO deberá sujetarse a las características y procedimiento establecido.
Para efectuar la compra la Oficina de Recursos Físicos se debe seleccionar al proveedor que mejor cumpla con requisitos tales como: Especificaciones solicitadas, calidad, costos, garantía, fácil consecución de repuestos.
CONTROLES INDICADORES