Coldwell and Simkins’ conceptual framework

Principios generales del trabajo de la red interinstitucional

Para lograr que la red cumpla su propósito colaborativo de gestión de información estadística, se requiere un proceso continuo de coordinación inter e intrainstitucional, basado en los principios que se señalan a continuación:

1. Sensibilización de todos los estamentos de las instituciones participantes: directivos, técnicos y administrativos

Todos los estamentos participantes en la propuesta deben tener claridad en los objetivos, resultados y beneficios de trabajar juntos en la construcción y mantenimiento del Sistema de Indicadores Ambientales para que se pueda lograr un efectivo compromiso permanente. Esto significa enviar los mensajes adecuados y recordarles en grupo e individualmente la importancia de su aporte oportuno y sistemático, lo que a su vez requiere un fuerte liderazgo de la unidad o equipo responsable de los Indicadores Ambientales.

2. Comunicación por teléfono y e-mail, pero con respaldo escrito de todas las comunicaciones

Como el tiempo es uno de los elementos más escasos en las instituciones participantes, es muy importante utilizar los medios electrónicos disponibles para registrar los mensajes y los datos que se envían y se reciben, archivándolos adecuadamente ya sea en forma digital o impreso. Esto facilita llevar el control de los procesos, atender con mayor celeridad los objetivos que pudiesen estar atrasados, y también facilita el trabajo de continuación por parte de personal nuevo que se pueda ir rotando o sumando al proceso.

La experiencia de trabajo evidencia que es siempre una buena idea la conversación telefónica y personal, pero es vital también formalizar y tener un registro de las comunicaciones y de la transferencia de datos y de herramientas en proceso de elaboración.

3. Elaborar material metodológico y de inducción para nuevos actores que se van sumando al proceso

Resulta fundamental que no sólo las comunicaciones puntuales, sino también las herramientas y los materiales metodológicos e instrumentales del Sistema de Indicadores queden sistematizados y que éstos también se pongan a disposición para la formación de nuevos integrantes en la iniciativa. Esto facilitará la realización de la tarea de inducción para las personas que se vayan sumando.

4. Perseverancia ante la rotación de personal técnico y de directivos

No es recomendable agotarse ante las rotaciones de personal, puesto que esto es un elemento habitual en nuestro funcionamiento institucional. Por el contrario, se debe continuar persistiendo en los esfuerzos colectivos de construcción y perfeccionamiento del Sistema de Indicadores Ambientales, valorizando expresamente el aporte y facilitando la contribución de las nuevas personas que se incorporan, particularmente reeditando el proceso de capacitación.

5. Redes humanas permanentes. Dar crédito al esfuerzo colaborativo interinstitucional y al trabajo de los equipos

Ningún proceso o sistema de información puede funcionar desprovisto de redes humanas. Por eso es que la organización y el compromiso de todos cuantos han participado en el esfuerzo es imprescindible capitalizarlo y sostenerlo en el tiempo, siendo muy cuidadosos con cada uno de ellos, transparentando y explicitando la contribución de cada cual, haciendo saber esto a sus supervisores inmediatos y manteniendo la red humana con vitalidad y energía.

Aunque parezca difícil de realizar, la capacidad de motivación y de reconocimiento del otro es una garantía de que la red humana continuará produciendo el proceso colaborativo hoy y siempre, por lo que toda inversión de tiempo y esfuerzo en cuidarla y protegerla, será muy beneficiosa. Muchas veces se ha tenido la experiencia de identificar data potencial y experticias temáticas, gracias a los contactos que tanto a nivel técnico como directivo, constituyen la red humana que sostiene los Indicadores Ambientales en cada país.

6. Distribuir y poner los productos finales e intermedios a disposición general, para que todos los asociados se sientan beneficiados con el resultado del esfuerzo conjunto

Es necesario estipular que los productos intermedios, y los finales, deben quedar a la disposición de todos los que han participado en el esfuerzo, en forma transparente y oportuna. Es recomendable que el público y los usuarios generales, tengan acceso sólo a los productos finales ya revisados y validados.

De esta manera, los involucrados podrán comprobar a lo largo del proceso, que son socios y que los beneficios son colectivos, a través del acceso a la información, lo que recompensa todos los esfuerzos realizados en la tarea conjunta.

Seguramente el equipo a cargo de continuar los indicadores podrá ir refinando estos principios para guiar su accionar del día a día, puesto que explicitarlos apenas constituye un inicio, una enunciación de principios generales. A la hora de señalar procesos y prácticas concretas, resulta importante poder diferenciar entre indicadores internos de la Institución que lidera el proceso, y otros cuyos datos provienen de otras fuentes primarias o secundarias.

Coordinación intra e interinstitucional

Además de asegurar el sostenimiento de la red en el tiempo, según los principios recién mencionados, habrá que preocuparse de que los datos fluyan en el formato y con la periodicidad requerida. Para esto se requiere un proceso continuo de coordinación intrainstitucional e interinstitucional

Coordinación intrainstitucional

La coordinación intrainstitucional para asegurar el flujo de datos desde las unidades, departamentos y direcciones de la institución responsable del manejo de datos, hasta la unidad de Indicadores Ambientales, requiere la combinación de los siguientes elementos:

A. Un trabajo constante de sensibilización y socialización sobre la importancia institucional y transversal del Sistema de Indicadores Ambientales, realizada con los jefes o directores de áreas de la institución, y que incluya el apoyo reiterado y explícito de las máxima autoridad institucional que dirige el funcionamiento de la institución responsable.

B. Un trabajo constante de interlocución técnica con los equipos técnicos que en cada unidad temática son los encargados de desarrollar y actualizar, con sus datos propios, el indicador o los indicadores en cuestión.

C. Por ser necesario para la institucionalización plena del Sistema de Indicadores Ambientales, un proceso permanente de la institución responsable (y sus agencias colaboradoras), se recomienda respaldar todas las comunicaciones verbales, tanto formales e informales, con escritos dirigidos tanto a los directivos como a los técnicos, donde se precisen y valoren los aportes específicos de cada unidad temática de la institución, incluyendo la identificación de las variables, la periodicidad de transferencia y la identificación del indicador y del área temática del Indicador Ambiental en cuestión. Esta recomendación de formalización por escrito se inscribe dentro de los procesos de fortalecimiento institucional del Sistema de Indicadores Ambientales, a efectos que el historial del proceso, y su continuación en el tiempo, cuenten con respaldo formal para minimizar el costo de rotación de personal y de cambio organizacional que son propios en toda organización.

Coordinación interinstitucional

La coordinación interinstitucional para asegurar el flujo de datos desde las otras instituciones que colaboran con el Sistema de Indicadores Ambientales, requiere la combinación de los siguientes elementos:

A. Un trabajo constante de sensibilización y socialización sobre la importancia que tiene el Sistema de IA como información de importancia nacional para la toma de decisiones y la información ciudadana. Estas actividades de sensibilización que pueden extenderse idealmente a la formación de usuarios, debe ser realizada con los jefes o directores de nivel político de las diversas instituciones participantes o potencialmente participantes en el Sistema de Indicadores Ambientales, incluyendo el apoyo reiterado y explícito de la máxima autoridad institucional estadística o ambiental del país.

B. Un trabajo constante de interlocución técnica con los equipos técnicos que en cada unidad temática de la institución colaboradora, son los encargados de desarrollar y actualizar con sus datos propios el indicador o los indicadores en cuestión, y sin cuya colaboración decidida, no se puede mantener el Sistema de Indicadores Ambientales en el tiempo. Es importantísimo en este punto explicitar una valoración del aporte de estos técnicos en el sostenimiento del Sistema de Indicadores, y de ser posible, publicar los agradecimientos y créditos correspondientes a su tarea como forma de que éstos se vean comprometidos y hagan suyo el Sistema de Indicadores a lo largo del tiempo.

C. De igual forma que para el caso de la estrategia intrainstitucional, en el caso interinstitucional, se hace imprescindible la institucionalización plena del Sistema de Indicadores Ambientales como un proceso permanente de la institución que lidera el proceso.

D. En este caso cobra aún más relevancia respaldar todas las comunicaciones verbales, tanto formales e informales, con notas dirigidas tanto a los directivos como a los técnicos, donde se precisen y valoren los aportes específicos de cada unidad temática de las instituciones colaboradoras, incluyendo la identificación de las variables, la periodicidad de transferencia y la identificación del indicador y del área temática del Indicador Ambiental en cuestión (ficha de flujo interinstitucional de datos).

No será posible la coordinación entre las propias unidades de la Institución, o entre las distintas instituciones si no existe una institucionalización del trabajo de Indicadores Ambientales, con una unidad de la institución encargada exclusivamente de esta materia, de forma que sea vista por los colaboradores de otras instituciones y por sus directivos como un área de trabajo estable de la institución, y no como un proyecto pasajero.

3.5 Productos resultantes del proceso de