DIAGNOSTICO 2 - ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN PÚBLICA.
Pregunta. Si No Observación
1.- ¿El archivo existente en la Notaria Primera, cuenta con mobiliario técnico y adecuado para el reposo cuidado y custodia documental de manera segura?
1 3
El mobiliario existente para el cuidado y custodia del archivo notarial es improvisado y no cumple ningún orden técnico ni norma estipulada, tampoco existe estética documental que permita generar información de manera rápida y segura.
Elaborado por: Maquisaca Bravo Jeydy Yicela Fuente: Investigación de Campo Anexo. – 1
Análisis
Al desarrollar este estudio, fue preciso examinar, los espacios físicos donde pudimos ver qué el mobiliario existente para el cuidado y custodia del archivo notarial es improvisado y no cumple ningún orden técnico ni norma estipulada, tampoco existe estética documental que permita generar información de manera rápida y segura, para alcanzar tal objetivo será necesario proponer una implementación paso a paso, modular, escalable pero de alcance general, que vaya poco a poco transformando la manera como se gestiona el proceso judicial, abandonando los viejos esquemas que se soportaban en el papel y el manejo de los expedientes
Tabla 8. Fácil acceso a las páginas de las distintas redes sociales
NOTARÍA PRIMERA DEL CANTON PASTAZA.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DE LA COMUNICACIÓN TIC´S.
DIAGNOSTICO 2 - ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN PÚBLICA.
Pregunta. Si No Observación
2.- ¿El proceso de acopio de archivo, recepción, clasificación, distribución, organización de documentos y los espacios físicos cumple con la normativa, equivalente para salvaguardar o custodiar equivalente para salvaguardar o custodiar los documentos públicos?
1 3
La custodia y administración de archivos físicos se encuentran activas e inactivas, para el desarrollo de esta actividad la notaria no cuenta con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad. El proceso de busca de documentación en la recepción no cuenta con codificación de búsqueda instantánea.
Elaborado por: Maquisaca Bravo Jeydy Yicela Fuente: Investigación de Campo Anexo. – 1
Análisis
Al desarrollar este estudio, fue preciso examinar, los espacios físicos donde pudimos ver la custodia y administración de archivos físicos se encuentran activas e inactivas, para el desarrollo de esta actividad la notaria no cuenta con bodegas dotadas con los elementos y sistemas necesarios para cumplir con requisitos de conservación y garantizar su seguridad engendrando imprecisión y desconfianza en la ciudadanía respecto a si los avances tecnológicos y sus espacios físicos de los que hace uso el notariado tutelan, de manera absoluta, la seguridad jurídica
Tabla 9. Fácil acceso a las páginas de las distintas redes sociales
NOTARÍA PRIMERA DEL CANTON PASTAZA.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DE LA COMUNICACIÓN TIC´S.
DIAGNOSTICO 2 - ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN PÚBLICA.
Pregunta. Si No Observación
3.- ¿Los espacios de recorrido de archivo son guiados con señaléticas instrumentada, así como la codificación, rotulación y ubicación para fácil acceso a la información de los documentos públicos.
1 3
La Notaria Primera no cuenta con un almacén adecuado de documentos públicos, su espacio es improvisado, los pasillos existentes no permiten una buena movilidad del personal. Es decir que los archivos que se guardan actualmente no tienen seguridad y son el único respaldo de la Notaria.
No se encuentra señalética que normen los espacios de movilidad en los pasillos de flujo en la bodega de archivo.
Elaborado por: Maquisaca Bravo Jeydy Yicela Fuente: Investigación de Campo Anexo. – 1
Análisis
Al desarrollar este estudio, fue preciso examinar, los espacios físicos donde pudimos ver la poca concordancia en tener un almacén adecuado de documentos públicos, fáciles de manejar y cómodos para trabajar en su espacio ya que el actual es improvisado, los pasillos existentes no permiten una buena movilidad del personal. Es decir que los archivos que se guardan actualmente no tienen seguridad y son el único respaldo de la Notaria.
Tabla 9. Calidad de servicios notariales
NOTARÍA PRIMERA DEL CANTON PASTAZA.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DE LA COMUNICACIÓN TIC´S.
DIAGNOSTICO 2 - ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN PÚBLICA.
Pregunta. Si No Observación
1.- ¿Los servicios Notariales que usted requiere, son resueltos de manera rápida con eficacia y eficiencia?
1 3
No Los trámites se demoran entre 24, 48, hasta 72 horas…y a veces tienen faltas de ortografía, o equivocaciones en la parte literal de documento, por lo que es necesario verificar mediante la lectura
Elaborado por: Maquisaca Bravo Jeydy Yicela Fuente: Investigación de Campo Anexo. – 1
Análisis
No Los trámites se demoran entre 24, 48, hasta 72 horas…y a veces tienen faltas de ortografía, o equivocaciones en la parte literal de documento, por lo que es necesario verificar mediante la lectura estos resultados finales permitirán proporcionar estimable información sobre la situación real respecto la magnitud del impacto del uso de las tecnologías de información y comunicación en el cumplimiento de finalidad de la función notarial: brindar seguridad jurídica
Tabla 10. Calidad de servicios notariales
NOTARÍA PRIMERA DEL CANTON PASTAZA.
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN DE LA COMUNICACIÓN TIC´S.
DIAGNOSTICO 2 - ESPACIOS FÍSICOS PARA ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN PÚBLICA.
Pregunta. Si No Observación
2.- ¿El personal que lo atiende, lo induce de manera técnica frente a su necesidad para el desarrollo de su
proceso notarial? 1 3
Si, pero al momento de la transacción de documentación que se necesita, el proceso es demorado.
Elaborado por: Maquisaca Bravo Jeydy Yicela Fuente: Investigación de Campo Anexo. – 1 Análisis
Si, pero al momento de la transacción de documentación que se necesita, el proceso es demorado con identificar las herramientas que vienen siendo utilizadas en la actividad notarial, sino cómo intervienen en su desempeño, para luego, explorar si la injerencia de la informatización puede llegar a menguar la seguridad jurídica, al debilitar los atributos de la obra notarial, cual es el instrumento público notarial.
Anexo 4.-
. PROPUESTA DE NORMATIVA El presente reglamento se basa en las siguientes leyes ecuatorianas: En la constitución del Ecuador, en la ley de transparencia y acceso de la información pública, en la ley orgánica de la función judicial, en la ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de dato; y su reglamento, en la ley notarial y en la ley del sistema nacional de registros de datos públicos. Introducción: El presente reglamento contiene la digitalización y sistematización de los procesos notariales que conforman el SISTEMA INTEGRADO NOTARIAL. El presente documento se denomina REGLAMENTO DEL SISTEMA INTEGRADO NOTARIAL. El presente reglamento para emplear dicho sistema de digitalización de la información y la automatización de procesos, requiere del modelamiento de la sistematización de procesos mediante el uso de un estándar tipo BPMbusinessprojectmanagement, además de un software especializado en manejo de sistemas. Los procesos se definen como un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado. Las notarías procesan documentos públicos y privados, voluntades expresas, etc.Con el fin de crear un instrumento público, mayormente se producen escrituras. Los procesos serán levantados por un equipo técnico, el cual genere la funcionalidad y operación del sistema integrado notarial, respaldado y controlado por el ministerio de telecomunicaciones y de la sociedad de la información y el consejo de la judicatura. El presente reglamento crea la conformación de un equipo técnico suministrado y adquirido por el Consejo de la Judicatura en conjunto con del ministerio de telecomunicaciones y de la sociedad de la información que colabore con equipos tecnológicos como: scanner de alta producción, scanner de libros, scanner de planos, scanner de cama baja, para transformar la información material en información electrónica y acoplar esta información en un sistema. El manejo de software necesario para la digitalización de los documentos y automatización de procesos. El presente reglamento de digitalización y automatización se centrara en la estandarización y definición de los procesos y documentos necesarios para el funcionamiento de una notaría. Cada elemento tecnológico antes citado se desarrollara dentro de la normativa. 75 El presente reglamento incorpora una metodología para el proceso de digitalización y automatización de procesos. Se divide en cinco fases: 1. Digitalizar los documentos notariales; 2. Levantar los procesos notariales; 3. Definir que documentos y que procesos funcionan dentro del Sistema Integral Notarial; 4.Archivo y Recuperación; 5.Del
SISTEMA INTEGRAL NOTARIAL; 6. Ejemplificar una notaría tipo; 7.Aplicación y puesta en práctica. El presente reglamento además de instaurar el SISTEMA INTEGRADO NOTARIAL, establece sus subsistemas y sus divisiones, que son: 1. Procesos con relación al usuario: 1.1. Contratos con cuantía determinada 1.2. Sociedades 1.3. Actos y contratos con cuantía indeterminada 1.4. Poderes 1.5. Diligencias notariales sin cuantía 1.6. Actos y contratos con tarifas especiales 2. Procesos con relación a la notaria y sus deberes con el Estado: 2.1. Incorporar diariamente al protocolo las escrituras públicas 2.2. Llevar el libro de diligencias 2.3. Organizar el índice especial de testamentos 2.4. Cerrar el ultimo día del año el protocolo y más libros a su cargo 2.5. Remitir cada año a la Corte superior de Justicia testimonio del índice de protocolo 2.6. Contratos del Estado 3. Archivo: 3.1. Índices de Protocolos 3.2. Índices de otros instrumentos públicos y privados 4. Comunicación: 4.1. Entre las notarías y la oficina provincial del archivo nacional notarial, el archivo nacional notarial, el consejo de la judicatura, y la corte superior de Justicia. 4.2. Gestión de Documentos por QUIPUX 5. Facturación: 5.1. Publica 5.2. Privada El presente reglamento incorpora el uso de tics en la función notarial ecuatoriana, algunos trámites y procesos pueden ser gestionados para su elaboración mediante medios informáticos, pero su realización tiene y debe ser con presencia del notario. 76 El presente reglamento puede ser incorporado al marco normativo de la institución notarial ecuatoriana mediante decreto ejecutivo; mediante proyecto de ley emitido por el Consejo de Judicatura hacia la Asamblea o como acuerdo Ministerial (Ministerio de telecomunicaciones y de la sociedad de la información) que es el caso aplicado.