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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FECHA AUT. DIA MES AÑO AREA RESPONSABLE: ALMACENES Y FARMACIA

PROCEDIMIENTO 4: DISTRIBUCION DE MATERIALES Y REGISTRO DE SALIDAS

UNIDAD QUE INTERVIENE

ACT.

No. DESCRIPCION

AREAS USUARIAS 1 De acuerdo al calendario de abastecimiento y a las necesidades del área, la secretaria elabora Nota de Consumo por los materiales y/o productos que requiere; recaba la autorización del jefe del área y la entrega en el Almacén General.

ALMACENES Y FARMACIA

2 El encargado de la Mesa de Control recibe las Notas de Consumo y verifica que se encuentren debidamente requisitadas.

3 Folia las Notas de Consumo y las distribuye equitativamente entre los despachadores.

4 El despachador deposita en una bolsa de plástico los productos o materiales solicitados, la cierra y la sella; anota en la Nota de Consumo la clave y cantidad surtida, la firma y la engrapa a la bolsa colocándola en el área específica lista para su entrega.

4A En el caso de soluciones y material de curación, así como, de material de aseo, apila y acomoda la mercancía, señalando a que área pertenece, anota en la Nota de Consumo la clave y cantidad surtida, la firma y la adjunta al material colocándolo en el área específica listo para su entrega.

5 El repartidor recolecta la mercancía en un carro o plataforma; recaba la Hoja de Control de Entrega de Material a los Servicios y la muestra en la Mesa de Control para que verifique el material que sale del Almacén General para su entrega y a que áreas está destinada.

6 Se traslada al área correspondiente y entrega el material, solicitando a quien le recibe que verifique detalladamente lo que se le entrega, recaba firma de recibido en la Nota de Consumo y le entrega copia.

7 Anota en la Hoja de Control de Entrega de Material a los Servicios la hora de llegada y salida del área. Regresa al Almacén y en la Mesa de Control entrega dicha Hoja junto con las Notas de Consumo.

HOJA 38

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PROCEDIMIENTO 4: DISTRIBUCION DE MATERIALES Y REGISTRO DE SALIDAS

UNIDAD QUE INTERVIENE

ACT.

No. DESCRIPCION

del Almacén General contra lo entregado a las áreas. Al finalizar el día, revisa y da de baja las Notas de Consumo de la bitácora de registro de folios; separa las Notas de Consumo y de Transferencia, registrando éstas en la bitácora de transferencias y turna las notas al área de recepción para su captura.

9 El recepcionista recibe las Notas de Consumo, revisa la codificación y que corresponda a la descripción de los artículos, en su caso corrige y, las turna para su captura. 10 El capturista registra las salidas amparadas por las Notas

de Consumo en el sistema SAG y las devuelve a la Mesa de Control.

11 El encargado de la Mesa de Control separa las Notas de Consumo conservando la copia azul y turnando los originales a la secretaria para su archivo.

12 A fin de mes el capturista genera a través del sistema SAG la Relación de Movimientos (póliza) del período; el coordinador de sistemas lo revisa, recaba las firmas del encargado y del jefe del Almacén y la distribuye a:

− Contabilidad, − Adquisiciones,

− Activo Fijo (si hay movimientos),

− Unidad Contable de Proyectos (por recursos de terceros),

− Organo Interno de Control. Fin de procedimiento.

HOJA 42

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ALMACENES Y FARMACIA

HOJA 43

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ALMACENES Y FARMACIA

OBJETIVO ESPECIFICO

Abastecer con eficiencia y oportunidad los medicamentos y material de curación que requieren las áreas de servicio del Instituto, con la finalidad de dar continuidad a la operación y servicio en cumplimiento de los objetivos institucionales.

HOJA 44

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ALMACENES Y FARMACIA

POLITICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN

− Para proceder a surtir los medicamentos y/o material de curación requeridos por las diversas áreas del Instituto, la Farmacia deberá verificar que la Solicitud de Medicamentos y Material de Curación se encuentre completa y debidamente requisitada con letra legible.

− Adicionalmente, cuando se trate de medicamentos controlados, la solicitud deberá contener, invariablemente, el nombre completo, firma y número de cédula profesional del médico tratante. − Las solicitudes de medicamentos narcóticos (fentanest y/o morfina), deberán incluir una hoja

extra como copia al carbón que contenga los datos completos de la solicitud normal, mas el diagnóstico sin abreviaturas del paciente y su domicilio completo (calle, número exterior e interior, colonia, delegación y estado).

− Solamente podrá surtirse un medicamento controlado por solicitud presentada y, la entrega se hará únicamente a las enfermeras o auxiliares de enfermería que porten credencial vigente del Instituto.

− Las Solicitudes de Medicamentos y Material de Curación con carácter de urgente deberán ser surtidas por la Farmacia de manera inmediata, siempre y cuando estén debidamente firmadas por la jefa de enfermeras del piso o servicio que corresponda.

− Cuando no haya responsable de farmacia, por tratarse de turno nocturno o día festivo, el despachador en turno será el responsable de la entrega de medicamentos controlados o de la compra de medicamentos a farmacias externas.

− La entrega completa, en tiempo y forma, de los medicamentos y/o material de curación deberá ser verificada por el personal asignado para su despacho y, supervisada aleatoriamente por el encargado de la Farmacia, antes de su entrega al personal de enfermería.

− Una vez que se hayan entregado los medicamentos y/o el material de curación, el personal responsable de su despacho deberá solicitar el acuse de recibo (nombre y clave), del personal de enfermería en la solicitud correspondiente.

− Diariamente, el responsable de medicamentos controlados deberá realizar el corte para verificar las existencias físicas, una vez que se han surtido las solicitudes del día, cruzando dicha información con el registro realizado en el libro de medicamentos controlados, para evitar faltantes o detectar errores de información.

− Semanalmente, el responsable de medicamentos controlados deberá realizar conteo de medicamentos controlados, verificando el registro en los libros de la Secretaría de Salud y en el sistema FARMA, con la participación del encargado de la farmacia, dejando constancia firmada por ambos de dicho procedimiento.

HOJA 45

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ALMACENES Y FARMACIA

− Cuando la Solicitud de Medicamentos o de Material de Curación no pueda ser surtida por tratarse de medicamentos fuera del cuadro básico del Instituto o que no haya en existencia, el responsable de su despacho deberá notificar de inmediato al encargado de la Farmacia, para que éste decida la forma en que deberá surtirse el requerimiento, anotando en la solicitud la leyenda de “Pendiente”.

− La Farmacia será responsable de la custodia de los libros de medicamentos controlados de la Secretaría de Salud y, del resguardo y uso correcto de las recetas con código de barras en su poder, con lo que controlará las existencias y el correcto abastecimiento de los medicamentos de esta naturaleza; manteniendo actualizado su registro y a disposición de la eventual inspección de la Secretaría de Salud o cualquier otra autoridad normativa.

− El incumplimiento de estas políticas y/o normas de operación será sancionado conforme a la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos y demás legislación aplicable.

HOJA 46

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PROCEDIMIENTO 5: ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE